合同資料保管操作規(guī)程（2024版）

標(biāo)準(zhǔn)合同模板范本甲方：XXX乙方：XXX20XXPERSONALRESUMERESUMEPERSONAL標(biāo)準(zhǔn)合同模板范本甲方：XXX乙方：XXX20XXPERSONALRESUMERESUMEPERSONAL

合同資料保管操作規(guī)程（2024版）本合同目錄一覽1.合同資料的定義與范圍1.1資料的種類1.2資料的保管范圍1.3資料的有效期限2.資料保管的責(zé)任分配2.1保管人的職責(zé)2.2使用人的職責(zé)2.3監(jiān)管人的職責(zé)3.資料的收集與接收3.1收集的要求3.2接收的程序3.3接收后的核對(duì)4.資料的保管與存儲(chǔ)4.1保管的方式4.2存儲(chǔ)的要求4.3定期檢查與維護(hù)5.資料的借閱與使用5.1借閱的程序5.2使用的規(guī)定5.3歸還的要求6.資料的復(fù)制與分發(fā)6.1復(fù)制的條件6.2分發(fā)的范圍6.3復(fù)制品的管理7.資料的銷毀與處置7.1銷毀的條件7.2銷毀的程序7.3處置的記錄8.資料的安全與保密8.1安全措施的實(shí)施8.2保密義務(wù)的履行8.3保密期限的規(guī)定9.資料保管的異常處理9.1丟失或損壞的處理9.2泄露或被盜的處理9.3異常情況的報(bào)告10.資料保管的監(jiān)督與檢查10.1監(jiān)督的方式10.2檢查的頻率10.3檢查結(jié)果的處理11.資料保管的培訓(xùn)與教育11.1培訓(xùn)的內(nèi)容11.2教育的對(duì)象11.3培訓(xùn)與教育的實(shí)施12.資料保管的考核與評(píng)價(jià)12.1考核的標(biāo)準(zhǔn)12.2評(píng)價(jià)的方法12.3考核與評(píng)價(jià)的反饋13.資料保管的獎(jiǎng)懲措施13.1獎(jiǎng)勵(lì)的條件13.2懲罰的規(guī)定13.3獎(jiǎng)懲的實(shí)施與申訴14.合同資料保管操作規(guī)程的修訂與更新14.1修訂的程序14.2更新的內(nèi)容14.3修訂與更新的公告第一部分：合同如下：第一條合同資料的定義與范圍1.1資料的種類本合同所稱資料包括但不限于：合同文本、合同附件、往來函件、電子郵件、傳真、電話記錄、會(huì)議紀(jì)要、談判記錄、審批文件、法律文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文件、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。1.2資料的保管范圍合同資料保管范圍包括：所有合同相關(guān)的原始資料、復(fù)印件、電子版文件及其他與合同執(zhí)行相關(guān)的文件。1.3資料的有效期限資料的有效期限自合同簽署之日起至合同終止或履行完畢之日止。第二條資料保管的責(zé)任分配2.1保管人的職責(zé)（1）對(duì)合同資料進(jìn)行分類、編號(hào)，并建立資料檔案；（2）按照規(guī)定的程序和期限接收、保管、借閱、復(fù)制、分發(fā)和銷毀資料；（3）定期檢查資料的完整性和安全性，確保資料不受損壞或丟失；（4）對(duì)資料的借閱、使用情況進(jìn)行記錄，并定期匯總報(bào)告；（5）按照保密協(xié)議的要求，對(duì)涉及商業(yè)秘密的資料進(jìn)行保密。2.2使用人的職責(zé)（1）在規(guī)定的范圍內(nèi)使用資料，不得擅自復(fù)制、分發(fā)或泄露；（2）按照規(guī)定的程序借閱資料，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還；（3）對(duì)使用過程中的資料進(jìn)行妥善保管，防止損壞或丟失；（4）不得將資料用于合同約定范圍以外的用途。2.3監(jiān)管人的職責(zé)（1）對(duì)合同資料的保管工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保資料的完整、準(zhǔn)確和安全；（2）對(duì)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決；（3）對(duì)違反合同資料保管規(guī)定的行為進(jìn)行處理。第三條資料的收集與接收3.1收集的要求（1）資料收集應(yīng)遵循全面、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的原則；（2）收集資料時(shí)應(yīng)注明資料的來源、日期、版本等信息；（3）對(duì)于重要資料，應(yīng)同時(shí)收集電子版和紙質(zhì)版。3.2接收的程序（1）接收資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性；（2）對(duì)接收的資料進(jìn)行歸類、編號(hào)，并登記在資料接收登記簿中；（3）將資料存放在指定的位置，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行管理。3.3接收后的核對(duì)（1）接收資料后，應(yīng)及時(shí)與發(fā)送方進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)資料的準(zhǔn)確性和完整性；（2）如發(fā)現(xiàn)資料缺失或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)通知發(fā)送方進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或更正；（3）對(duì)于無法核對(duì)的資料，應(yīng)注明原因，并報(bào)告給監(jiān)管人。第四條資料的保管與存儲(chǔ)4.1保管的方式（1）資料應(yīng)按照種類、重要性、有效期限等進(jìn)行分類，并編號(hào)；（2）紙質(zhì)資料應(yīng)存放在防盜、防火、防潮、防蟲蛀的場(chǎng)所；（3）電子版資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的電子設(shè)備中，并定期備份；（4）對(duì)于重要資料，應(yīng)實(shí)行雙備份，分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。4.2存儲(chǔ)的要求（2）存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防磁、防輻射、防塵等功能；（3）存儲(chǔ)資料的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行；（4）電子版資料的存儲(chǔ)格式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并定期轉(zhuǎn)換格式以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展。4.3定期檢查與維護(hù)（1）保管人應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行清點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性；（2）對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備安全可靠；（3）對(duì)重要資料進(jìn)行定期審核，確保資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性；（4）對(duì)資料保管工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。第八條資料的借閱與使用8.1借閱的程序（1）借閱人應(yīng)向保管人提交借閱申請(qǐng)，注明借閱資料的名稱、編號(hào)和用途；（2）保管人應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)人的借閱權(quán)限；（3）批準(zhǔn)借閱后，借閱人應(yīng)在指定的時(shí)間內(nèi)歸還資料；（4）借閱過程中，借閱人應(yīng)確保資料的完整性和安全性，不得擅自復(fù)制、分發(fā)或泄露；（5）歸還資料時(shí)，借閱人應(yīng)與保管人進(jìn)行核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。8.2使用的規(guī)定（1）資料的使用應(yīng)遵循合同約定的用途和范圍；（2）使用資料時(shí)，不得篡改、損壞或丟失資料；（3）對(duì)于涉及商業(yè)秘密的資料，使用人應(yīng)履行保密義務(wù)，不得泄露給第三方；（4）使用資料產(chǎn)生的成果歸合同當(dāng)事人共有或按照約定分配。8.3歸還的要求（1）借閱人應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還資料，如有特殊情況需延長(zhǎng)期限，應(yīng)提前向保管人申請(qǐng)；（2）歸還的資料應(yīng)保持原狀，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；（3）歸還資料時(shí)，借閱人應(yīng)簽署歸還確認(rèn)書，確認(rèn)資料的歸還時(shí)間和狀態(tài)。第九條資料的復(fù)制與分發(fā)9.1復(fù)制的條件（1）資料復(fù)制應(yīng)符合合同約定的用途和范圍；（2）復(fù)制資料時(shí)，應(yīng)確保復(fù)制品的質(zhì)量和準(zhǔn)確性；（3）對(duì)于涉及商業(yè)秘密的資料，復(fù)制時(shí)應(yīng)履行保密義務(wù)，不得泄露給第三方。9.2分發(fā)的范圍（1）分發(fā)資料應(yīng)遵循合同約定的范圍和對(duì)象；（2）分發(fā)資料時(shí)，應(yīng)確保接收人的資格和權(quán)限；（3）分發(fā)資料的方式應(yīng)確保資料的完整性和安全性，不得擅自公開或泄露給無關(guān)第三方。9.3復(fù)制品的管理（1）復(fù)制品應(yīng)標(biāo)明“復(fù)制版”字樣，并注明原件的編號(hào)和來源；（2）復(fù)制品的使用、保管和銷毀應(yīng)遵守本合同有關(guān)條款；（3）復(fù)制品的保管人應(yīng)定期對(duì)復(fù)制品進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)制品的完整性和準(zhǔn)確性。第十條資料的銷毀與處置10.1銷毀的條件（1）資料銷毀應(yīng)符合合同約定的用途和范圍；（2）銷毀資料前，應(yīng)進(jìn)行審核，確認(rèn)資料已無需保存；（3）對(duì)于涉及商業(yè)秘密的資料，銷毀時(shí)應(yīng)履行保密義務(wù)，確保資料不被非法獲取。10.2銷毀的程序（1）銷毀資料前，應(yīng)編制銷毀清單，注明資料的名稱、編號(hào)和銷毀原因；（3）銷毀資料后，銷毀人應(yīng)簽署銷毀確認(rèn)書，確認(rèn)資料已徹底銷毀。10.3處置的記錄（1）銷毀資料的過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、見證人等信息；（2）銷毀記錄應(yīng)由銷毀人簽字，并歸檔保存；（3）銷毀記錄應(yīng)按照合同約定的保存期限進(jìn)行保管。第十一條資料的安全與保密11.1安全措施的實(shí)施（1）保管人應(yīng)采取必要的安全措施，確保資料的安全；（2）對(duì)涉及商業(yè)秘密的資料，應(yīng)實(shí)行加密存儲(chǔ)和傳輸；（3）對(duì)于重要資料，應(yīng)實(shí)行雙備份，分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。11.2保密義務(wù)的履行（1）各方應(yīng)對(duì)在合同執(zhí)行過程中獲知的對(duì)方商業(yè)秘密予以保密；（2）保密義務(wù)在本合同終止后繼續(xù)有效，直至對(duì)方書面同意解除保密義務(wù)；（3）各方應(yīng)確保其員工、代理人、關(guān)聯(lián)公司等履行保密義務(wù)。11.3保密期限的規(guī)定（1）保密期限自合同簽署之日起計(jì)算；（2）保密期限的長(zhǎng)短應(yīng)根據(jù)合同的具體內(nèi)容和雙方的協(xié)商確定；（3）保密期限屆滿后，各方可以將已公開的保密信息用于合法目的。第十二條資料保管的異常處理12.1丟失或損壞的處理（1）發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告給監(jiān)管人；（2）監(jiān)管人應(yīng)組織調(diào)查，確認(rèn)損失的原因和責(zé)任；（3）根據(jù)調(diào)查結(jié)果，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如第二部分：其他補(bǔ)充性說明和解釋說明一：附件列表：1.附件一：合同資料分類及編號(hào)規(guī)則詳細(xì)說明各類資料的分類標(biāo)準(zhǔn)及編號(hào)規(guī)則，包括資料的種類、編號(hào)方式等。2.附件二：資料接收登記簿詳細(xì)說明登記簿的格式、內(nèi)容和要求，包括資料的名稱、編號(hào)、接收日期、接收人等信息。3.附件三：資料借閱申請(qǐng)表詳細(xì)說明申請(qǐng)表的格式、內(nèi)容和要求，包括借閱人的信息、借閱資料的名稱、編號(hào)、用途等。4.附件四：資料歸還確認(rèn)書詳細(xì)說明確認(rèn)書的格式、內(nèi)容和要求，包括歸還日期、歸還資料的名稱、編號(hào)、狀態(tài)等信息。5.附件五：資料復(fù)制申請(qǐng)表詳細(xì)說明申請(qǐng)表的格式、內(nèi)容和要求，包括復(fù)制人的信息、復(fù)制資料的名稱、編號(hào)、用途等。6.附件六：資料分發(fā)清單詳細(xì)說明分發(fā)清單的格式、內(nèi)容和要求，包括分發(fā)資料的名稱、編號(hào)、分發(fā)對(duì)象等信息。7.附件七：資料銷毀清單詳細(xì)說明銷毀清單的格式、內(nèi)容和要求，包括銷毀資料的名稱、編號(hào)、銷毀原因等信息。8.附件八：保密協(xié)議詳細(xì)說明保密協(xié)議的格式、內(nèi)容和要求，包括保密義務(wù)的履行、保密期限的規(guī)定等。9.附件九：安全措施實(shí)施指南詳細(xì)說明安全措施的實(shí)施方式和要求，包括加密存儲(chǔ)和傳輸、雙備份等。10.附件十：異常處理流程詳細(xì)說明異常處理流程的步驟和要求，包括資料丟失或損壞的報(bào)告、調(diào)查、補(bǔ)救措施等。說明二：違約行為及責(zé)任認(rèn)定：1.違約行為未按照合同約定的程序和期限借閱、歸還、復(fù)制、分發(fā)、銷毀資料；未妥善保管資料，導(dǎo)致資料損壞或丟失；泄露或分發(fā)合同約定的保密信息；使用資料超出合同約定的范圍；未按照約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式歸還資料；未按照約定的期限履行保密義務(wù)。2.責(zé)任認(rèn)定違約行為導(dǎo)致的損失，違約方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；因保管人的原因?qū)е沦Y料損壞或丟失，保管人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任；因使用人的原因?qū)е沦Y料損壞或丟失，使用人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任；泄露或分發(fā)保密信息，泄露方應(yīng)承擔(dān)責(zé)任；使用超出合同約定范圍的資料，使用人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任；未按約定歸還資料，借閱人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任；未按約定履行保密義務(wù)，違約方應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。示例說明：若借閱人未在約定的時(shí)間內(nèi)歸還資料，導(dǎo)致資料丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。若保管人未妥善保管資料，導(dǎo)致資料損壞，保管人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。說明三：法律名詞及解釋：1.合同：本合同是指合同資料保管操作規(guī)程（2024版）及其附件。2.資料：指合同文本、合同附件、往來函件、電子郵件、傳真、電話記錄、會(huì)議紀(jì)要、談判記錄、審批文件、法律文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文件、市場(chǎng)調(diào)研