會議決策管理制度

會議決策管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范會議決策過程，確保會議高效、有序進行，提高決策質(zhì)量。制定和實施會議管理制度應(yīng)遵循以下原則：

-整體性原則：會議管理制度應(yīng)涵蓋會議的籌備、召開、紀(jì)要整理、跟蹤落實等全過程；

-規(guī)范性原則：明確會議的組織、流程、參會人員職責(zé)等，確保會議的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；

-高效性原則：優(yōu)化會議流程，減少無效和重復(fù)性工作，提高會議效率；

-公開透明原則：會議決策過程應(yīng)保持公開透明，便于監(jiān)督和追溯。

第二條適用范圍

本制度適用于公司各級別、各類別的會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

第三條會議類型

根據(jù)會議性質(zhì)和目的，會議可分為以下幾類：

-決策性會議：對重大事項進行討論、決策的會議；

-通報性會議：對重要信息進行傳達、通報的會議；

-專題性會議：針對特定主題或問題進行研討的會議；

-協(xié)調(diào)性會議：協(xié)調(diào)各部門工作、解決問題的會議。

第四條參會人員職責(zé)

-主持人：負(fù)責(zé)組織、主持、總結(jié)會議，確保會議按照既定議程進行；

-記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要；

-參會人員：積極參與會議討論，提出意見和建議，對會議決策結(jié)果負(fù)責(zé)。

第五條會議決策流程

會議決策應(yīng)遵循以下流程：

-提交議題：議題提交人應(yīng)在會議前向主持人提交議題，明確議題背景、目的、建議方案等；

-討論議題：主持人組織參會人員對議題進行充分討論；

-形成決策：參會人員根據(jù)討論結(jié)果，形成明確的決策意見；

-表決：必要時，進行表決，表決結(jié)果作為會議決策依據(jù)；

-公布決策：會議結(jié)束后，主持人應(yīng)及時公布會議決策結(jié)果。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際需要，適時進行調(diào)整和完善。修訂程序按照公司相關(guān)制度執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題與目標(biāo)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，明確會議主題，設(shè)定會議目標(biāo)，確保會議的針對性和實用性。

2.制定會議議程：根據(jù)會議主題和目標(biāo)，編制會議議程，明確各議題的討論時間、順序及責(zé)任人。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門和人員參加，確保參會人員具備相關(guān)決策權(quán)限。

4.發(fā)送會議通知：在會議召開前，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

5.準(zhǔn)備會議材料：收集與會議議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報表等，整理成會議材料，提前發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員在會議開始前簽到，確認(rèn)參會人員到場情況。

2.會議主持人開場：主持人簡述會議主題、目標(biāo)和議程，強調(diào)會議紀(jì)律，確保會議有序進行。

3.議題討論：按照會議議程，逐一討論各個議題。議題提交人負(fù)責(zé)對議題進行詳細闡述，參會人員針對議題展開討論，提出意見和建議。

4.決策表決：針對需要決策的議題，參會人員進行表決，形成會議決策。

5.會議總結(jié)：主持人對會議討論情況進行總結(jié)，明確會議決策結(jié)果，對參會人員的意見和建議給予回應(yīng)。

三、會議紀(jì)要整理與發(fā)布

1.會議記錄：記錄人詳細記錄會議討論過程、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.整理會議紀(jì)要：根據(jù)會議記錄，整理形成會議紀(jì)要，明確列出會議決策事項、責(zé)任人和完成時間。

3.會議紀(jì)要審批：將整理好的會議紀(jì)要提交給主持人審批。

4.發(fā)布會議紀(jì)要：會議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，及時發(fā)送給參會人員，確保相關(guān)人員了解會議決策內(nèi)容。

四、會議后續(xù)工作

1.任務(wù)分配：根據(jù)會議紀(jì)要，將決策事項分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時間。

2.跟蹤落實：會議組織者對決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保會議決策得到有效落實。

3.反饋與評估：責(zé)任人在任務(wù)完成后，向會議組織者反饋執(zhí)行情況，會議組織者對會議決策效果進行評估。

4.持續(xù)改進：根據(jù)會議反饋和評估結(jié)果，對會議管理制度和流程進行優(yōu)化，以提高會議效果。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.紀(jì)要編制：會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的初稿，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.紀(jì)要審批：會議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

3.紀(jì)要發(fā)布：審批通過后的會議紀(jì)要，應(yīng)在48小時內(nèi)通過郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊平臺等方式發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

二、任務(wù)分解與責(zé)任分配

1.決策事項分解：根據(jù)會議紀(jì)要，將決策事項細化為具體可執(zhí)行的任務(wù)，明確每項任務(wù)的目標(biāo)、要求和完成標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任人指定：為每項任務(wù)指定具體的責(zé)任人，責(zé)任人應(yīng)具備完成任務(wù)所需的資源和權(quán)限。

3.時間節(jié)點設(shè)定：為每項任務(wù)設(shè)定明確的完成時間節(jié)點，確保任務(wù)按時推進。

三、執(zhí)行跟蹤與監(jiān)督

1.定期匯報：責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者或指定監(jiān)督人匯報任務(wù)執(zhí)行情況，包括進度、遇到的問題和解決方案。

2.現(xiàn)場檢查：會議組織者或監(jiān)督人員可對任務(wù)執(zhí)行情況進行現(xiàn)場檢查，確保執(zhí)行效果與會議決策一致。

3.跨部門協(xié)調(diào)：對于涉及多個部門的任務(wù)，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保任務(wù)順利推進。

四、問題處理與調(diào)整

1.問題反饋：責(zé)任人在執(zhí)行過程中遇到的問題，應(yīng)及時反饋給會議組織者，以便快速解決。

2.決策調(diào)整：對于因?qū)嶋H情況變化需要調(diào)整決策的情況，應(yīng)召開臨時會議進行討論和決策，并更新會議紀(jì)要。

3.紀(jì)要更新：根據(jù)執(zhí)行過程中的實際情況，對會議紀(jì)要內(nèi)容進行及時更新，反映最新的決策和執(zhí)行情況。

五、效果評估與反饋

1.任務(wù)完成評估：任務(wù)完成后，會議組織者應(yīng)對任務(wù)完成情況進行評估，包括任務(wù)質(zhì)量、進度和效果。

2.反饋機制：建立反饋機制，鼓勵參會人員和執(zhí)行部門對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行評價和建議。

3.持續(xù)改進：根據(jù)評估和反饋，對會議紀(jì)要的跟蹤落實流程進行優(yōu)化，提高會議決策的執(zhí)行力和效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂原則：會議室預(yù)訂應(yīng)遵循“先到先得”的原則，同時考慮會議規(guī)模、重要性和緊急程度。

2.預(yù)訂流程：需使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前通過企業(yè)內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)提交會議室申請，包括會議時間、參會人數(shù)等信息。

3.審批權(quán)限：會議室預(yù)訂申請需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，確保會議室資源合理分配。

二、會議室配置與維護

1.基本配置：會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如會議桌椅、投影儀、白板、音響設(shè)備等。

2.環(huán)境維護：保持會議室整潔、安靜，定期進行設(shè)備檢查與維護，確保會議順利進行。

3.技術(shù)支持：設(shè)立專門的技術(shù)支持團隊，負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的調(diào)試、故障排除及使用培訓(xùn)。

三、會議室使用規(guī)范

1.使用時間：會議召開前15分鐘，責(zé)任人應(yīng)確保會議室準(zhǔn)備就緒。會議結(jié)束后，責(zé)任人負(fù)責(zé)檢查會議室，確保設(shè)備關(guān)閉、資料整理歸位。

2.會議紀(jì)律：參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，準(zhǔn)時參加會議，會議期間保持手機靜音或振動，不隨意離開會議室。

3.資源共享：鼓勵跨部門共享會議室資源，提高會議室使用效率。

四、會議室安全與保密

1.安全檢查：會議召開前，責(zé)任人應(yīng)對會議室進行安全檢查，確保消防設(shè)施正常，逃生通道暢通。

2.保密措施：涉及敏感、保密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置門禁、使用保密協(xié)議等。

3.資料管理：會議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)確保所有會議資料歸檔，防止泄露公司機密。

五、違規(guī)處理與投訴

1.違規(guī)處理：對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，將視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.投訴渠道：設(shè)立投