線上會(huì)議管理制度范文

線上會(huì)議管理制度范文第一章總則

為確保線上會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議各方職責(zé)，制定本線上會(huì)議管理制度。本制度適用于公司所有線上會(huì)議的組織、召開及管理。

一、目的

1.規(guī)范線上會(huì)議的組織和召開流程，提高會(huì)議效率。

2.明確會(huì)議參與者的職責(zé)與權(quán)利，確保會(huì)議的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

3.加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策的執(zhí)行。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司各級(jí)單位、部門及項(xiàng)目組召開的線上會(huì)議。

2.本制度所稱線上會(huì)議，包括但不限于視頻會(huì)議、電話會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等形式。

三、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議，如周例會(huì)、月度例會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)組織的會(huì)議。

四、會(huì)議組織者

1.定期會(huì)議的組織者為公司各級(jí)單位、部門及項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人。

2.臨時(shí)會(huì)議的組織者可根據(jù)實(shí)際情況指定。

五、會(huì)議參與者

1.會(huì)議參與者包括主持人、發(fā)言人和其他參會(huì)人員。

2.主持人負(fù)責(zé)主持會(huì)議，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

3.發(fā)言人負(fù)責(zé)匯報(bào)工作、發(fā)表意見或建議。

4.其他參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，并提出建設(shè)性意見。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議參與者應(yīng)按時(shí)參加，不得遲到、早退。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)安靜，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。如有違反本制度規(guī)定，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第二章會(huì)議流程

為確保線上會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，制定以下會(huì)議流程：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，并在會(huì)議通知中注明。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)提前制定會(huì)議議程，包括會(huì)議議題、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、發(fā)言順序等。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前至少1個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、議程、參會(huì)人員等。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議相關(guān)材料，并在會(huì)議召開前至少1個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員。

5.技術(shù)測(cè)試：會(huì)議組織者應(yīng)提前進(jìn)行線上會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)測(cè)試，確保會(huì)議當(dāng)天設(shè)備正常、網(wǎng)絡(luò)暢通。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，會(huì)議組織者應(yīng)進(jìn)行參會(huì)人員簽到，確保參會(huì)人員按時(shí)參加。

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，并對(duì)會(huì)議紀(jì)律提出要求。

3.會(huì)議議程執(zhí)行：按照會(huì)議議程，依次進(jìn)行議題討論。

4.發(fā)言人發(fā)言：發(fā)言人針對(duì)議題進(jìn)行匯報(bào)、發(fā)表意見或建議。

5.會(huì)議討論：參會(huì)人員圍繞議題展開討論，提出建議和意見。

6.會(huì)議決策：根據(jù)討論結(jié)果，會(huì)議主持人或指定人員對(duì)議題進(jìn)行決策。

三、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、決策等進(jìn)行總結(jié)。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議組織者指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成初稿。

3.會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)：會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)征求參會(huì)人員的意見，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

4.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)無誤后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)發(fā)布給參會(huì)人員。

四、會(huì)議延期或取消

1.如因特殊情況需延期或取消會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)提前通知參會(huì)人員。

2.會(huì)議延期或取消的通知應(yīng)包括原因、延期后的時(shí)間或取消后的后續(xù)安排。

3.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，重新安排會(huì)議議程和通知參會(huì)人員。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，提高工作效率，制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施：

一、會(huì)議紀(jì)要的制定與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等信息。

2.會(huì)議紀(jì)要制定人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成初稿，并提交給會(huì)議組織者審核。

3.會(huì)議組織者應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要初稿后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

4.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)無誤后，由會(huì)議組織者發(fā)布給參會(huì)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，并按時(shí)完成。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，了解進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決問題。

4.如會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中出現(xiàn)重大問題，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者匯報(bào)，并尋求解決方案。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人在完成任務(wù)后，應(yīng)將執(zhí)行情況反饋給會(huì)議組織者。

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議提供借鑒。

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)分析原因，督促責(zé)任人盡快完成，并視情況調(diào)整工作計(jì)劃。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)確保信息安全，防止泄露公司內(nèi)部信息。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔情況進(jìn)行檢查，確保歸檔完整、準(zhǔn)確。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的高效利用，維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境，制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向行政部門或指定人員提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.行政部門或指定人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，合理安排會(huì)議室，并在會(huì)議前做好準(zhǔn)備工作。

4.如遇會(huì)議室沖突，按照申請(qǐng)?zhí)峤坏南群箜樞蜻M(jìn)行協(xié)調(diào)。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，不得隨意擺放私人物品。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，保持安靜，不得吸煙、亂扔垃圾。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，確保設(shè)備處于安全狀態(tài)。

4.如需在會(huì)議室內(nèi)就餐，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并在餐后清理現(xiàn)場(chǎng)。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循設(shè)備操作規(guī)程，不得擅自拆卸、更改設(shè)置。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門或指定人員，以便及時(shí)維修。

4.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備的使用，應(yīng)由指定人員進(jìn)行操作，非專業(yè)人員不得隨意操作。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、電源線路等安全無隱患。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)加強(qiáng)保密意識(shí)，會(huì)議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

3.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)確保攜帶個(gè)人物品離開，不得遺留含有敏感信息的文件或資料。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況制定，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。

2.特殊情況下，行政部門可根據(jù)需要調(diào)整會(huì)議室開放時(shí)間，并提前通知相關(guān)人員。

遵循以上管理規(guī)定，共同維護(hù)良好的會(huì)議室環(huán)境，提高會(huì)議效率。如有違反規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第五章附則

為確保本線上會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋