外部會議管理制度

外部會議管理制度第一章總則

第一條目的與原則：為確保外部會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議責(zé)任，制定本管理制度。外部會議管理制度遵循高效、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、公開的原則。

第二條適用范圍：本制度適用于公司外部各類會議，包括但不限于與合作單位、政府部門、行業(yè)協(xié)會等舉行的定期會議、臨時會議、研討會、論壇等。

第三條會議類別：外部會議分為例行會議、臨時會議和專題會議。例行會議指定期舉行的外部會議，如年度工作會議、季度協(xié)調(diào)會等；臨時會議指根據(jù)工作需要臨時決定召開的外部會議；專題會議指針對特定主題或項(xiàng)目召開的外部會議。

第四條參會人員：參會人員分為主持人、主講人、記錄人和參會代表。主持人負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會議進(jìn)程；主講人負(fù)責(zé)就會議主題進(jìn)行發(fā)言；記錄人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容；參會代表參與會議討論。

第五條會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前合理時間向參會人員發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、議程、參會人員等。

第六條會議紀(jì)律：參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時參加會議，保持會場秩序，尊重他人發(fā)言，不得泄露會議保密內(nèi)容。

第七條保密規(guī)定：涉及公司機(jī)密或敏感信息的外部會議，應(yīng)按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。參會人員需簽訂保密協(xié)議，確保會議內(nèi)容不外泄。

第八條考核與問責(zé)：對違反會議管理制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核與問責(zé)。

第九條制度修訂：本管理制度可根據(jù)公司發(fā)展需要和外部環(huán)境變化進(jìn)行修訂，修訂后的管理制度經(jīng)審批后公布實(shí)施。

第十條附則：本管理制度的附則包括會議室管理規(guī)定、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)等，具體規(guī)定見后續(xù)章節(jié)。參會人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)、遵守本管理制度，共同提高外部會議的質(zhì)量和效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：明確會議目的、議題和預(yù)期成果，確保會議主題具有針對性和實(shí)用性。

2.制定會議方案：根據(jù)會議主題，制定會議議程、參會人員、會議時間、地點(diǎn)等。

3.會議通知：在會議召開前，提前向參會人員發(fā)送會議通知，確保參會人員了解會議相關(guān)信息。

4.會議資料準(zhǔn)備：收集與會議主題相關(guān)的資料，整理會議文件，提前分發(fā)給參會人員。

5.會議室預(yù)約：根據(jù)參會人數(shù)、會議時間等需求，提前預(yù)約合適的會議室。

二、會議簽到

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前到達(dá)會場，進(jìn)行簽到。

2.簽到方式：可采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等多種方式。

3.簽到記錄：記錄參會人員簽到情況，以便于會議結(jié)束后進(jìn)行參會人員統(tǒng)計(jì)。

三、會議召開

1.會議主持人：主持人應(yīng)提前到達(dá)會場，檢查會議設(shè)備，確保會議順利進(jìn)行。

2.會議開始：主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議議程：按照預(yù)定議程進(jìn)行會議討論，確保每個議題都有充分的時間進(jìn)行討論。

4.發(fā)言與討論：參會人員圍繞會議主題進(jìn)行發(fā)言和討論，鼓勵充分表達(dá)意見和建議。

5.會議記錄：指定記錄人員對會議內(nèi)容進(jìn)行記錄，確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性。

四、會議決策

1.決策程序：對于需要決策的事項(xiàng)，應(yīng)充分討論，形成共識。

2.表決：對于需要表決的事項(xiàng)，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行表決。

3.決策結(jié)果：會議主持人宣布決策結(jié)果，明確責(zé)任人和完成時間。

五、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)：會議主持人對會議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議重點(diǎn)和下一步工作計(jì)劃。

2.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，記錄人員整理會議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員。

3.會議評估：收集參會人員的意見和建議，對會議效果進(jìn)行評估，不斷優(yōu)化會議流程。

六、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員的參與。

2.參會人員離開會場，清理會議現(xiàn)場。

3.會議組織者對會議進(jìn)行總結(jié)，為下一次會議提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人員在會議結(jié)束后及時整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、主要討論內(nèi)容、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核無誤后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)通過電子郵件、公司內(nèi)部通訊平臺等方式發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)利益方。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)應(yīng)指定責(zé)任人和執(zhí)行期限。

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議決策制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，并按計(jì)劃執(zhí)行。

3.跟蹤管理：設(shè)立專門的跟蹤機(jī)制，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促，確保決策落實(shí)到位。

三、問題反饋與協(xié)調(diào)

1.在會議決策執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時反饋，并尋求協(xié)調(diào)解決。

2.對于重大問題，可再次召開會議進(jìn)行討論，必要時調(diào)整決策方案。

3.建立快速響應(yīng)機(jī)制，確保問題能夠得到及時有效的解決。

四、會議紀(jì)要的存檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行存檔，便于日后查詢和追溯。

2.建立會議紀(jì)要查閱制度，確保相關(guān)人員能夠在需要時方便地查閱到相關(guān)會議紀(jì)要。

3.會議紀(jì)要的存檔應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，確保信息安全。

五、會議紀(jì)要的考核與評價

1.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行考核，評價會議決策的實(shí)際效果。

2.考核結(jié)果作為相關(guān)人員工作績效的評價依據(jù)，納入個人和團(tuán)隊(duì)績效考核體系。

3.通過考核評價，不斷優(yōu)化會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)機(jī)制，提高會議決策的執(zhí)行力和工作效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門或會議室管理部門提出申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便于安排合適的會議室和配備必要的設(shè)施。

3.預(yù)訂成功后，會議組織者應(yīng)按時使用會議室，如有變動，需提前通知行政部門進(jìn)行修改。

二、會議室配置與設(shè)施

1.會議室應(yīng)根據(jù)不同規(guī)模和需求，配備相應(yīng)的設(shè)施，如投影儀、音響系統(tǒng)、白板、會議桌椅等。

2.行政部門負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時更新和維護(hù)。

3.會議室應(yīng)保持干凈整潔，提供必要的環(huán)境布置，如花卉、飲用水等。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范，保持安靜，不隨意移動設(shè)施，不損壞公物。

2.嚴(yán)禁在會議室吸煙、進(jìn)食或有其他影響會議進(jìn)行的行為。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)協(xié)助清理會議室，恢復(fù)原狀。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應(yīng)確保安全出口暢通，消防設(shè)施完好。

2.會議組織者應(yīng)對參會人員進(jìn)行必要的安全提示，如緊急疏散路線、消防設(shè)施使用方法等。

3.行政部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)公司工作時間合理設(shè)定，滿足日常會議需求。

2.特殊情況下，如需在非工作時間使用會議室，應(yīng)提前申請，并遵守公司的相關(guān)規(guī)定。

六、會議室預(yù)訂優(yōu)先級

1.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循優(yōu)先級原則，重要會議和緊急會議優(yōu)先安排。

2.當(dāng)會議室資源緊張時，行政部門可根據(jù)會議的重要性和緊急程度進(jìn)行協(xié)調(diào)和調(diào)整。

七、會議室使用反饋

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)向行政部門提供會議室使用反饋，包括設(shè)施狀況、服務(wù)滿意度等。

2.行政部門根據(jù)反饋意見，不斷改進(jìn)會議室管理服務(wù)，提高會議室使用效率。

第五章附則

1.本管理制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)