會議物資的日常管理制度

會議物資的日常管理制度第一章總則

為確保會議物資的合理使用、有效管理以及保障會議的順利進行，特制定本會議物資日常管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部所有會議所需物資的采購、保管、分發(fā)、使用及回收等環(huán)節(jié)。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會議物資管理流程，提高會議效率，降低成本，實現(xiàn)資源合理分配。

2.會議物資管理應(yīng)遵循以下原則：

a)合理規(guī)劃：根據(jù)會議需求，合理預(yù)測物資需求量，避免浪費；

b)統(tǒng)一采購：集中采購，確保物資質(zhì)量，降低采購成本；

c)規(guī)范使用：明確物資使用范圍，確保物資合理、規(guī)范使用；

d)嚴格保管：加強物資保管，防止丟失、損壞，確保物資安全；

e)及時更新：根據(jù)物資使用情況，及時補充、更新物資庫存。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會議所需的物資，包括但不限于：辦公文具、會議設(shè)備、宣傳資料等。

2.本制度適用于公司全體員工，以及與會議物資管理相關(guān)的供應(yīng)商、服務(wù)商等。

三、責任與權(quán)限

1.會議物資管理部門（以下簡稱“物資部門”）負責本制度的制定、修訂、解釋及監(jiān)督執(zhí)行。

2.各部門負責人負責本部門會議物資的申請、使用、保管及回收工作。

3.物資部門有權(quán)對違反本制度的行為進行糾正，并對相關(guān)責任人進行通報批評或處罰。

四、制度修訂

1.本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及實際需要，適時進行調(diào)整。

2.修訂后的制度需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后公布實施。

3.修訂內(nèi)容涉及重大變更時，應(yīng)進行公告，確保全體員工了解。

五、制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸公司物資部門所有。如對本制度有任何疑問，請及時向物資部門咨詢。本制度的實施為公司內(nèi)部管理行為，不涉及員工個人權(quán)益。

六、制度生效

本制度自公布之日起生效，原有相關(guān)制度與本制度不符的，以本制度為準。請各部門認真貫徹執(zhí)行，共同維護會議物資的日常管理秩序。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程至關(guān)重要。以下為本制度規(guī)定的會議流程：

一、會議籌備

1.會議主題確認：各部門根據(jù)工作需要，提前確定會議主題，并向物資部門提出會議申請。

2.會議時間與地點安排：物資部門根據(jù)會議申請，統(tǒng)籌安排會議時間、地點，并通知相關(guān)部門。

3.會議物資準備：物資部門根據(jù)會議需求，提前準備會議所需物資，包括但不限于：會議資料、文具、設(shè)備等。

4.會議通知：物資部門將會議時間、地點、議程等信息通知參會人員，并要求各部門在會議前提交相關(guān)材料。

二、會議進行

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會場，進行簽到。

2.會議主持：會議主持人負責組織會議，確保會議按議程進行。

3.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議內(nèi)容、決議及待辦事項。

4.會議發(fā)言：會議主持人按照議程安排，邀請相關(guān)人員發(fā)言。

5.會議討論：參會人員針對會議議題進行充分討論，提出建議和意見。

三、會議決策

1.會議決議：根據(jù)討論結(jié)果，形成會議決議。

2.決策表決：對于重大事項，采取表決方式，形成最終決策。

3.決策記錄：會議記錄人將會議決策內(nèi)容詳細記錄，并由會議主持人簽字確認。

四、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)：會議主持人對本次會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決議及待辦事項。

2.會議記錄分發(fā)：將會議記錄整理成會議紀要，并在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送至各部門及參會人員。

3.會議反饋：各部門負責人收集本部門對會議的意見和建議，并向物資部門反饋。

五、會議后續(xù)

1.待辦事項落實：各部門根據(jù)會議紀要，按時完成待辦事項。

2.跟蹤檢查：物資部門對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保會議成果得以落實。

3.評估與改進：根據(jù)會議執(zhí)行情況，對會議流程進行評估，不斷優(yōu)化和改進。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議決議的跟蹤落實至關(guān)重要。以下為本制度規(guī)定的會議紀要跟蹤落實相關(guān)內(nèi)容：

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀要的整理。

2.會議紀要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決議及待辦事項等內(nèi)容。

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核簽字后，由物資部門在1個工作日內(nèi)發(fā)送至各部門及參會人員。

二、會議決議的分解與責任落實

1.各部門根據(jù)會議紀要，將決議事項分解為具體任務(wù)，明確責任人和完成時限。

2.各責任人應(yīng)按照分解任務(wù)要求，制定詳細的工作計劃，確保按時完成。

三、跟蹤檢查與督促

1.物資部門負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，了解進度，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。

2.各部門負責人應(yīng)主動匯報本部門會議決議執(zhí)行情況，積極配合物資部門的督促工作。

四、進度反饋與協(xié)調(diào)

1.各責任人在完成任務(wù)過程中，如遇到困難或需協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)及時向物資部門反饋。

2.物資部門收到反饋后，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門，協(xié)助解決問題，確保會議決議順利實施。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)作為公司重要文件進行歸檔，保存期限不少于三年。

2.公司員工有權(quán)查閱會議紀要，了解會議決議及執(zhí)行情況。

六、考核與評價

1.物資部門應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評價，評價結(jié)果納入部門績效考核。

2.對于會議決議執(zhí)行不力的部門或個人，視情況給予通報批評、處罰等處理。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議的順利進行，提高會議室使用效率，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.各部門需提前向物資部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.物資部門根據(jù)預(yù)訂申請，統(tǒng)籌安排會議室，并在會議前確認會議室準備情況。

3.會議室預(yù)訂實行優(yōu)先原則，重要會議和緊急會議優(yōu)先安排。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離席。

3.會議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，確保設(shè)備處于安全狀態(tài)。

4.各部門應(yīng)愛護會議室設(shè)施，如發(fā)現(xiàn)損壞，應(yīng)及時報告物資部門。

三、會議室設(shè)備管理

1.物資部門負責會議室設(shè)備的采購、維護、更新等工作。

2.設(shè)備使用前，使用人應(yīng)進行功能檢查，確保設(shè)備正常運行。

3.會議室內(nèi)設(shè)備使用過程中，如出現(xiàn)故障，應(yīng)及時聯(lián)系物資部門進行維修。

四、會議室安全管理

1.會議室內(nèi)應(yīng)配備消防器材，確保消防通道暢通。

2.物資部門定期檢查會議室電路、設(shè)備等，排除安全隱患。

3.會議期間，各部門負責人應(yīng)關(guān)注會議室安全狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。

五、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.物資部門安排專人負責會議室的清潔衛(wèi)生工作，確保會議環(huán)境整潔。

2.會議結(jié)束后，各部門應(yīng)協(xié)助清理會議室，恢復(fù)原狀。

六、會議室使用評價

1.物資部門定期收集各部門對會議室使用的意見和建議，進行改進。

2.對會議室管理工作中存在的問題，及時采取措施予以解決，提高會議室使用效率。

本章規(guī)定了會議室的管理規(guī)定，旨在為會議提供良好的硬件環(huán)境，保障會議的順利進行。請各部門嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，共同維護會議室的管理秩序。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

二、本制度的解釋權(quán)歸公司物資部門所有。如有疑問，請及時向物資部門咨詢。

三、本制度可根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及實際需要，適時進行調(diào)整和修訂。

四