組織部會議室管理制度

組織部會議室管理制度第一章總則

為確保組織部會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議目的，制定本會議室管理制度。以下內(nèi)容適用于組織部所有會議的組織、召開及管理。

一、會議目標(biāo)

1.會議應(yīng)圍繞中心工作，突出重點(diǎn)，解決實(shí)際問題。

2.會議旨在加強(qiáng)溝通，統(tǒng)一思想，提高工作效率。

二、會議原則

1.精簡會議，嚴(yán)格控制會議規(guī)模和次數(shù)。

2.減少無效會議，提倡高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的會議作風(fēng)。

3.會議應(yīng)注重實(shí)效，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時組織召開的會議。

3.專題會議：針對特定主題或問題召開的會議。

四、參會人員

1.會議主持人：由組織部負(fù)責(zé)人或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)會議的組織和主持。

2.與會人員：包括組織部全體成員及與會議議題相關(guān)的其他人員。

3.記錄人員：負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的記錄和整理。

五、會議紀(jì)律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意離場。

3.會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露會議討論情況。

六、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由組織部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各階段任務(wù)，現(xiàn)將會議流程規(guī)定如下：

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議主持人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議主題，并在會議通知中注明。

2.制定會議議程：會議主持人應(yīng)提前制定會議議程，包括會議議題、討論重點(diǎn)、預(yù)計(jì)時長等。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議相關(guān)人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的資料、數(shù)據(jù)、報(bào)告等，并在會議前1個工作日提交給會議主持人。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，進(jìn)行簽到。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程及與會人員。

3.會議議題討論：按照會議議程，逐一討論議題，與會人員可就議題發(fā)表意見和建議。

4.會議決策：針對議題進(jìn)行表決或討論，形成會議決策。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工。

三、會議記錄與匯報(bào)

1.會議記錄：記錄人員應(yīng)詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果以及與會人員意見。

2.會議紀(jì)要整理：會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，記錄人員完成會議紀(jì)要的整理，并提交給會議主持人審核。

3.會議紀(jì)要通報(bào)：會議紀(jì)要經(jīng)審核通過后，由會議組織者向全體與會人員通報(bào)，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

四、會議反饋與落實(shí)

1.與會人員對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，如有問題及時向會議主持人匯報(bào)。

2.會議主持人應(yīng)關(guān)注會議決策的落實(shí)情況，對存在的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對與會人員的參與表示感謝。

2.與會人員應(yīng)將會議紀(jì)要、相關(guān)資料等帶回，認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議決策。

本章規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由會議主持人負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會議決策的有效執(zhí)行，強(qiáng)化會議成果的轉(zhuǎn)化，特制定會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)制度如下：

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果和責(zé)任分工。

2.會議紀(jì)要由記錄人員在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成初稿，并提交給會議主持人審核。

3.會議主持人應(yīng)在收到會議紀(jì)要后2個工作日內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

4.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)由會議組織者及時發(fā)布給全體與會人員和相關(guān)人員。

二、會議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會議紀(jì)要應(yīng)包含會議基本信息，包括會議時間、地點(diǎn)、與會人員、缺席人員等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄各議題的討論情況、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時限。

3.會議紀(jì)要應(yīng)突出重點(diǎn)，簡明扼要，便于閱讀理解和執(zhí)行。

三、會議紀(jì)要的跟蹤

1.會議組織者應(yīng)建立會議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，及時向會議組織者報(bào)告工作進(jìn)展和存在問題。

3.會議組織者應(yīng)針對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)相關(guān)資源，確保會議決策得到有效落實(shí)。

四、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.會議組織者應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)收集會議決策的執(zhí)行結(jié)果，并向會議主持人匯報(bào)。

2.會議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員對會議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)工作提供參考。

3.對于未按期完成或執(zhí)行不力的會議決策，會議主持人應(yīng)查明原因，督促責(zé)任人采取措施予以整改。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行歸檔，便于日后查閱。

2.會議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)按照保密要求和工作需要合理設(shè)置，確保信息安全。

3.會議紀(jì)要的歸檔和查閱工作由會議組織者負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

本章規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由會議組織者負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用，維護(hù)會議秩序，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用需提前預(yù)訂，由會議組織者負(fù)責(zé)向行政部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便行政部門合理安排會議室。

3.行政部門應(yīng)在收到預(yù)訂申請后1個工作日內(nèi)予以答復(fù)，確認(rèn)會議室使用安排。

二、會議室配置

1.行政部門應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，為會議提供合適的會議室。

2.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

3.會議室設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期檢查、維護(hù)，確保正常運(yùn)行。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議組織者應(yīng)確保會議在預(yù)定時間內(nèi)開始和結(jié)束，不得擅自占用他人預(yù)定的時間段。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持安靜，遵守會議紀(jì)律，不得在會議室吸煙、進(jìn)食或大聲喧嘩。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)檢查會議室，確保設(shè)施設(shè)備完好，關(guān)閉電源，并妥善處理垃圾。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔，保持會議室整潔衛(wèi)生。

2.會議組織者在使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)公共財(cái)物，不得隨意損壞或搬動設(shè)施設(shè)備。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)及時向行政部門報(bào)修，確保會議室的正常使用。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，會議組織者應(yīng)關(guān)注消防安全，確保消防通道暢通。

2.會議組織者應(yīng)妥善保管會議資料，防止信息泄露。

3.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全隱患排查，確保會議室安全。

本章規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。

第五章附則

為確保本會議室管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則