辦事處會議管理制度模板

辦事處會議管理制度模板第一章總則

第一條目的與原則

（一）為了加強(qiáng)辦事處會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保決策的科學(xué)性、民主性和合法性，特制定本制度。

（二）會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則，注重會議質(zhì)量，減少會議數(shù)量，縮短會議時間。

第二條適用范圍

本制度適用于辦事處召開的各類會議，包括但不限于：工作例會、專題協(xié)調(diào)會、決策評審會等。

第三條會議類型

根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，將會議分為以下幾類：

（一）常規(guī)性會議：定期召開，如周例會、月例會等。

（二）專題性會議：針對特定問題或項目召開的會議。

（三）臨時性會議：因特殊情況需要及時召開的會議。

第四條會議組織

（一）會議的召開應(yīng)由相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，明確會議主題、議程、參會人員等。

（二）會議的組織工作由會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)，包括會議通知、會議材料準(zhǔn)備、會場布置等。

第五條參會人員

（一）參會人員應(yīng)按時參加，確有特殊情況不能參加的，需提前向會議主持人請假。

（二）參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，積極參與討論，保守會議秘密。

第六條會議記錄

（一）會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

（二）會議記錄應(yīng)包括會議時間、地點、主持人、參會人員、主要議題、討論情況、決策結(jié)果等。

第七條制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂，修訂后的制度報請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。

第二章會議流程

第一條會議籌備

（一）會議提議：會議提議人應(yīng)根據(jù)工作需要向會議主持人提出會議議題，明確議題背景、目的和預(yù)期解決的問題。

（二）會議審批：會議主持人或主管部門應(yīng)對會議提議進(jìn)行審批，確定會議議題、時間、地點和參會人員。

（三）會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少1個工作日向參會人員發(fā)出會議通知，通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程等。

第二條會議召開

（一）簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，會議組織者應(yīng)統(tǒng)計簽到情況并在會議開始時報告主持人。

（二）會議議程：會議主持人應(yīng)按照預(yù)定議程逐項組織討論，確保會議有序進(jìn)行。

（三）會議討論：參會人員應(yīng)圍繞議題展開充分討論，各抒己見，為決策提供依據(jù)。

第三條會議決策

（一）表決：對于需要決策的事項，會議主持人應(yīng)組織參會人員進(jìn)行表決，表決方式可以為口頭表決、舉手表決或投票表決。

（二）決策記錄：會議組織者應(yīng)詳細(xì)記錄決策過程和結(jié)果，包括表決情況、決策意見等。

第四條會議總結(jié)

（一）會議主持人應(yīng)對本次會議進(jìn)行簡要總結(jié)，概括會議成果、部署下一步工作。

（二）會議紀(jì)要：會議記錄人應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容編寫會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。

第五條會議資料的歸檔

（一）會議組織者應(yīng)將會議通知、會議議程、會議紀(jì)要、表決結(jié)果等資料整理歸檔，以備查閱。

（二）會議資料的保存期限原則上不少于1年，特殊事項根據(jù)實際情況確定。

第六條會議延期與取消

（一）如因特殊情況需延期或取消會議，會議組織者應(yīng)提前通知參會人員，并說明原因。

（二）延期或取消的會議，如需重新召開，應(yīng)按照本制度規(guī)定重新進(jìn)行會議籌備。

文件，而應(yīng)直接以文字形式展開描述。

第二章會議流程

第一條會議籌備

（一）會議籌備工作應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1.明確會議目的、議題、議程及預(yù)期結(jié)果。

2.確定會議時間、地點、參會人員名單。

3.準(zhǔn)備會議材料，包括議題背景資料、相關(guān)文件、報告等。

4.發(fā)送會議通知，確保參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好參會準(zhǔn)備。

（二）會議籌備負(fù)責(zé)人需確保：

1.會議議題的相關(guān)部門或人員提前提交議題資料。

2.會議通知中包含會議主題、時間、地點、議程等詳細(xì)信息。

3.會議材料在會前分發(fā)至參會人員。

第二條會議召開

（一）會議主持人負(fù)責(zé)：

1.按照會議議程主持會議，確保會議有序進(jìn)行。

2.鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分討論議題。

3.控制會議時間，避免偏離主題。

（二）會議召開過程中，參會人員應(yīng)：

1.準(zhǔn)時參加會議，如有特殊情況需提前請假。

2.積極參與討論，發(fā)表建設(shè)性意見。

3.保持會議紀(jì)律，尊重他人發(fā)言。

第三條會議決策

（一）會議決策應(yīng)遵循以下原則：

1.民主集中制原則：充分討論，集中決策。

2.科學(xué)決策原則：以事實為依據(jù)，充分考慮各方面意見。

3.合法合規(guī)原則：確保決策符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)定。

（二）會議決策過程應(yīng)包括：

1.對議題進(jìn)行充分討論，形成共識。

2.主持人總結(jié)討論成果，提出決策方案。

3.參會人員進(jìn)行表決，達(dá)成一致意見。

4.形成會議決議，明確責(zé)任人和完成時間。

第四條會議總結(jié)

（一）會議總結(jié)應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1.會議成果：總結(jié)會議討論的主要成果和決策事項。

2.存在問題：分析會議過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足。

3.改進(jìn)措施：針對存在的問題，提出具體改進(jìn)措施。

（二）會議總結(jié)由主持人或指定專人負(fù)責(zé)，并在會議結(jié)束后及時發(fā)送給參會人員。

第五條會議資料的歸檔與保管

（一）會議紀(jì)要、決議等資料應(yīng)進(jìn)行歸檔，以便查閱。

（二）會議資料的保管應(yīng)遵循保密原則，確保信息安全。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議成果的有效落實。參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會議秩序。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

（一）會議室預(yù)訂應(yīng)由會議組織者提前進(jìn)行，以確保會議所需場地和設(shè)備。

（二）預(yù)訂時應(yīng)提供會議名稱、時間、參會人數(shù)等信息，由行政部門或指定專人負(fù)責(zé)審核安排。

（三）會議室預(yù)訂需遵循先到先得的原則，特殊情況下，可根據(jù)實際情況調(diào)整。

第二條會議室配置

（一）會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，包括但不限于：會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

（二）會議室應(yīng)保持整潔、安靜、舒適，溫度、濕度適宜，確保會議順利進(jìn)行。

（三）會議室布局應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行調(diào)整，確?？臻g合理利用。

第三條會議室使用

（一）會議組織者應(yīng)在會議開始前檢查會議室設(shè)施設(shè)備是否齊全、正常，如有問題應(yīng)及時聯(lián)系相關(guān)部門解決。

（二）會議期間，參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，遵守會議室使用規(guī)定，保持安靜，不得吸煙、進(jìn)食。

（三）會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，確保場地整潔。

第四條會議室安全

（一）會議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施完好。

（二）會議組織者應(yīng)了解緊急疏散路線，遇有緊急情況，及時組織參會人員疏散。

（三）會議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

第五條會議室保密

（一）會議室應(yīng)具備一定的保密性，確保會議內(nèi)容不被泄露。

（二）會議期間，未經(jīng)允許，不得錄音、錄像、拍照。

（三）會議資料、文件等應(yīng)在會議結(jié)束后妥善保管，防止丟失或泄露。

第六條會議室維護(hù)

（一）會議室設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保正常使用。

（二）會議組織者和參會人員應(yīng)共同維護(hù)會議室環(huán)境，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。

（三）會議室的更新改造應(yīng)結(jié)合實際需求，合理安排，提高使用效率。

本章規(guī)定旨在保障會議室的有效使用，為各類會議提供良好的環(huán)境，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會議室秩序。

第五章附則

第一條本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可