協(xié)會(huì)會(huì)議內(nèi)部管理制度

協(xié)會(huì)會(huì)議內(nèi)部管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范協(xié)會(huì)會(huì)議的組織與管理，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量。制定與實(shí)施本制度時(shí)，應(yīng)遵循以下原則：

-公開透明：確保會(huì)議內(nèi)容的公開性，保障協(xié)會(huì)成員的知情權(quán)與參與權(quán)。

-效率優(yōu)先：合理安排會(huì)議時(shí)間，精簡(jiǎn)議程，提高決策效率。

-民主集中：充分聽取各方意見，集中全體智慧，實(shí)現(xiàn)民主決策。

第二條適用范圍

本制度適用于協(xié)會(huì)各類會(huì)議，包括但不限于會(huì)員大會(huì)、理事會(huì)、常務(wù)理事會(huì)、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議等。

第三條會(huì)議類型

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和目的，會(huì)議可分為以下幾種類型：

-定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間周期召開的會(huì)議，如每月一次的理事會(huì)。

-臨時(shí)會(huì)議：因特殊情況需要，臨時(shí)召集的會(huì)議。

-專題會(huì)議：針對(duì)特定議題召開的會(huì)議。

第四條會(huì)議組織

會(huì)議的組織工作由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)。主持人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議通知、場(chǎng)地安排、會(huì)議紀(jì)要等事宜。

第五條參會(huì)人員

參會(huì)人員應(yīng)具備以下條件：

-具備相應(yīng)的代表資格或被授權(quán)代表他人參加會(huì)議。

-了解會(huì)議議題，并做好發(fā)言準(zhǔn)備。

-遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議。

第六條會(huì)議紀(jì)律

參會(huì)人員應(yīng)遵守以下紀(jì)律：

-保持會(huì)場(chǎng)秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)。

-尊重發(fā)言人，不隨意打斷發(fā)言。

-保守會(huì)議秘密，未經(jīng)許可不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

第七條制度的修訂與解釋

本制度可根據(jù)實(shí)際需要適時(shí)修訂。修訂后的制度應(yīng)及時(shí)通知全體會(huì)員。本制度的解釋權(quán)歸協(xié)會(huì)理事會(huì)所有。

第八條施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)制度與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題與目的：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)協(xié)會(huì)工作計(jì)劃及實(shí)際需要，明確會(huì)議主題和目的，確保會(huì)議的必要性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程，包括會(huì)議主題、各議題討論順序、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等。議程應(yīng)在會(huì)議前充分征求參會(huì)人員意見，并在會(huì)議前通知全體參會(huì)人員。

3.會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前至少三個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知。通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、會(huì)議準(zhǔn)備工作等。

4.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)收集、整理與會(huì)議議題相關(guān)的資料，并在會(huì)議前至少一個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解議題內(nèi)容。

會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會(huì)人員到場(chǎng)情況。

2.主持人開場(chǎng)：會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，并對(duì)會(huì)議紀(jì)律提出要求。

3.議題討論：按照會(huì)議議程，逐項(xiàng)進(jìn)行議題討論。每個(gè)議題由議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯報(bào)，參會(huì)人員充分發(fā)表意見，展開討論。

4.決策表決：針對(duì)議題討論結(jié)果，主持人組織參會(huì)人員進(jìn)行表決。表決方式可根據(jù)協(xié)會(huì)章程和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果和后續(xù)工作安排。

會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要，記錄會(huì)議主題、議程、討論情況、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要反饋：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員，征求大家對(duì)會(huì)議紀(jì)要的意見。

3.會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)：參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后一個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者提出。

4.會(huì)議資料歸檔：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)將會(huì)議相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

5.后續(xù)工作落實(shí)：會(huì)議決策的執(zhí)行責(zé)任人和完成時(shí)限應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要中明確，以確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和后續(xù)工作安排。

2.會(huì)議紀(jì)要的編制應(yīng)清晰、條理分明，便于理解和執(zhí)行。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，由會(huì)議組織者在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

4.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)采用書面形式，通過電子郵件、協(xié)會(huì)內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式進(jìn)行。

會(huì)議決策的跟蹤

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決策的責(zé)任人、執(zhí)行期限和預(yù)期目標(biāo)。

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)工作。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查決策的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。

執(zhí)行情況的反饋

1.責(zé)任人應(yīng)在執(zhí)行過程中定期向會(huì)議組織者或主持人報(bào)告工作進(jìn)展，確保決策執(zhí)行的透明度。

2.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告，并尋求支持和幫助。

3.會(huì)議組織者應(yīng)收集和整理執(zhí)行情況的反饋，為后續(xù)會(huì)議提供決策參考。

監(jiān)督與評(píng)估

1.協(xié)會(huì)應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或人員，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

2.監(jiān)督機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，并向協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)。

3.對(duì)于未按期完成或執(zhí)行不力的決策，應(yīng)查明原因，必要時(shí)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

會(huì)議紀(jì)要的更新與歸檔

1.若會(huì)議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變更，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要，并通知相關(guān)人員。

2.會(huì)議紀(jì)要的最終版應(yīng)在決策執(zhí)行完畢后進(jìn)行歸檔，作為協(xié)會(huì)工作歷史記錄，便于今后的查詢和審計(jì)。

3.歸檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照協(xié)會(huì)的檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、保存和銷毀。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂者需向會(huì)議室管理員提交會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間等詳細(xì)信息。

2.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用，確保會(huì)議時(shí)間不沖突，并根據(jù)會(huì)議需求提供相應(yīng)的設(shè)施和服務(wù)。

3.預(yù)訂者應(yīng)在會(huì)議前確認(rèn)會(huì)議室準(zhǔn)備情況，包括設(shè)備、座位、資料等是否齊全。

會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食或進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如投影儀、音響、桌椅等，不得隨意損壞。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁私拉亂接電源線、網(wǎng)絡(luò)線等，確保消防安全。

會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如會(huì)議過程中出現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)議室管理員或技術(shù)人員進(jìn)行修復(fù)。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用者應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)至原狀，關(guān)閉電源，避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)。

會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)安排會(huì)議室的清潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.清潔工作應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行，避免影響下次會(huì)議的使用。

3.會(huì)議室內(nèi)的垃圾應(yīng)分類投放，遵循環(huán)保原則。

會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、限制出入權(quán)限等，確保會(huì)議安全。

2.會(huì)議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及機(jī)密時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議室管理員有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.如造成會(huì)議室設(shè)施損壞，使用者需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按協(xié)會(huì)規(guī)定賠償損失。

3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)管理規(guī)定進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高參會(huì)人員的自律意識(shí)。

第五章附則

1.本制度的解釋權(quán)