公司級(jí)會(huì)議管理辦法

公司級(jí)會(huì)議管理辦法第一章總則

為確保公司級(jí)會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，提高決策效能，明確會(huì)議職責(zé)，特制定本辦法。

一、會(huì)議目的

公司級(jí)會(huì)議旨在傳達(dá)公司戰(zhàn)略、決策重大事項(xiàng)、協(xié)調(diào)部門合作、解決重大問題、部署工作計(jì)劃等，是公司決策層、管理層進(jìn)行溝通交流的重要平臺(tái)。

二、適用范圍

本辦法適用于公司級(jí)各類會(huì)議，包括但不限于公司董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議原則

1.高效原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，議題明確，議程緊湊，確保會(huì)議質(zhì)量。

2.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員需保守秘密，不得泄露。

3.民主原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見，尊重不同意見，實(shí)行民主決策。

4.責(zé)任原則：會(huì)議決議事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

四、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，由公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)決定召開的會(huì)議。

五、參會(huì)人員

1.公司領(lǐng)導(dǎo)：公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人等。

2.與會(huì)議議題相關(guān)的部門人員：根據(jù)會(huì)議議題，由會(huì)議主持人指定相關(guān)人員參會(huì)。

3.會(huì)議記錄人：由會(huì)議主持人指定，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容。

六、會(huì)議組織

1.會(huì)議籌備：由會(huì)議主持人或指定人員負(fù)責(zé)，包括會(huì)議通知、會(huì)議材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置等。

2.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，遲到或早退需向會(huì)議主持人說明原因。

3.會(huì)議議程：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題，合理安排議程，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

七、本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

八、本辦法最終解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議主持人根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和當(dāng)前工作需要，提前收集會(huì)議議題，明確會(huì)議目標(biāo)。

2.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議籌備人應(yīng)在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人或指定人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)材料，并于會(huì)議召開前至少2個(gè)工作日送達(dá)參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行簽到，會(huì)議籌備人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員。

2.會(huì)議開幕：會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議議題和議程，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律。

3.討論議題：會(huì)議主持人按照議程逐項(xiàng)組織討論，鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見，確保議題得到充分討論。

4.形成決議：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議決議：會(huì)議主持人對(duì)議題進(jìn)行總結(jié)，提出決策方案，由參會(huì)人員進(jìn)行表決。

2.決策記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議決策過程和結(jié)果，包括表決情況、決策方案等。

3.決策執(zhí)行：會(huì)議主持人根據(jù)表決結(jié)果，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的落實(shí)和下一步工作計(jì)劃。

2.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等，并于會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送至參會(huì)人員。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，感謝參會(huì)人員參與。

2.會(huì)議籌備人負(fù)責(zé)整理會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)場(chǎng)整潔。

3.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決議，積極開展相關(guān)工作。

本章內(nèi)容旨在明確會(huì)議流程，確保公司級(jí)會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，為公司的決策提供有力支持。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過后，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體實(shí)施方案，并按照既定時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)。

2.會(huì)議主持人或指定跟蹤人對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保決策得到有效落實(shí)。

3.如在執(zhí)行過程中遇到問題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告，共同尋求解決方案。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.會(huì)議決議執(zhí)行完畢后，責(zé)任人應(yīng)向會(huì)議主持人提交執(zhí)行情況報(bào)告。

2.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)存在的問題進(jìn)行分析，提出改進(jìn)措施。

3.對(duì)于重要會(huì)議決議，可定期組織專項(xiàng)評(píng)估，以確保決策效果。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)公司保密規(guī)定執(zhí)行，確保信息安全。

3.如有需要，會(huì)議紀(jì)要可提供給相關(guān)部門或人員參考，但需遵循保密原則。

五、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議決策流程。

2.對(duì)于重復(fù)出現(xiàn)的問題，應(yīng)深入分析原因，制定針對(duì)性措施，防止問題再次發(fā)生。

3.通過持續(xù)改進(jìn)，提高公司級(jí)會(huì)議的管理水平和決策效能。

本章內(nèi)容旨在強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保公司級(jí)會(huì)議決策得到有效執(zhí)行，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作順利推進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)由會(huì)議籌備人或會(huì)議主持人提前進(jìn)行，以確保會(huì)議所需場(chǎng)地。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便會(huì)務(wù)人員做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

3.會(huì)議室預(yù)訂需遵循先到先得的原則，如遇沖突，可協(xié)商調(diào)整或安排其他會(huì)議室。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，提前布置會(huì)議室，包括座位安排、設(shè)備檢查、資料準(zhǔn)備等。

2.會(huì)議室布置應(yīng)考慮參會(huì)人員的舒適度和視線，確保投影、音響等設(shè)備正常運(yùn)行。

3.對(duì)于重要會(huì)議，可根據(jù)需要設(shè)置簽到臺(tái)、擺放花卉等，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。

三、會(huì)議室使用

1.參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)整潔。

2.會(huì)議期間，手機(jī)等通訊設(shè)備應(yīng)調(diào)至靜音，如有緊急事項(xiàng)，請(qǐng)?jiān)跁?huì)場(chǎng)外溝通。

3.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)議秩序，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)務(wù)人員應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，盡量減少對(duì)會(huì)議的影響。

3.對(duì)于特殊設(shè)備需求，如視頻會(huì)議系統(tǒng)，會(huì)務(wù)人員應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

五、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)務(wù)人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)議室的整潔。

2.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行保潔，確保會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

3.對(duì)于會(huì)議室設(shè)施損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議室的正常使用。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議室的管理，為公司級(jí)會(huì)議提供良好的會(huì)議環(huán)境，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第五章附則

一、本辦法解釋權(quán)