員工檔案密級(jí)管理制度

員工檔案密級(jí)管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范企業(yè)員工檔案的管理，維護(hù)企業(yè)信息安全，保護(hù)員工的隱私權(quán)和權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)管理要求，訂立本規(guī)章制度。第二條適用范圍本制度適用于本企業(yè)全部員工檔案的管理，包含入職檔案、績(jī)效檔案、培訓(xùn)檔案等。第三條基本原則檔案管理要堅(jiān)持合法、公正、嚴(yán)密、保密的原則。員工檔案信息應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，遵從信息最小化原則，僅收集與工作相關(guān)的必需信息。員工檔案信息的收集、處理、使用應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)法律法規(guī)，保護(hù)員工的合法權(quán)益。檔案管理應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案的緊要性和敏感程度，進(jìn)行科學(xué)的密級(jí)劃分和管理。第二章檔案管理等級(jí)第四條密級(jí)劃分檔案管理分為三個(gè)等級(jí)：一般檔案、緊要檔案、機(jī)密檔案。各等級(jí)檔案的劃分應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案的緊要性、機(jī)密程度和需要保護(hù)的隱私信息進(jìn)行評(píng)估決議。第五條檔案管理等級(jí)的標(biāo)識(shí)一般檔案：以“一般”標(biāo)識(shí)；緊要檔案：以“緊要”標(biāo)識(shí)；機(jī)密檔案：以“機(jī)密”標(biāo)識(shí)；檔案管理等級(jí)的標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)清楚、明確，不得模糊或錯(cuò)誤。第六條檔案管理等級(jí)的權(quán)限一般檔案：全部員工均可查閱，但不得隨便復(fù)制、外傳；緊要檔案：僅授權(quán)人員可查閱，且需授權(quán)人員承當(dāng)保密責(zé)任，不得復(fù)制、外傳；機(jī)密檔案：僅授權(quán)人員可查閱，且需授權(quán)人員承當(dāng)保密責(zé)任，不得復(fù)制、外傳。第三章檔案管理流程第七條檔案保管責(zé)任企業(yè)設(shè)立檔案保管特地部門，負(fù)責(zé)全面管理員工檔案，保障其安全性與完整性。檔案保管特地部門應(yīng)定期對(duì)員工檔案進(jìn)行清點(diǎn)、整理和修復(fù)，并記錄相關(guān)信息。第八條檔案保管措施員工檔案應(yīng)以電子化和紙質(zhì)兩種形式保管，確保數(shù)據(jù)安全和可靠性。電子檔案應(yīng)采取合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和加密措施，定期備份并存放在安全的服務(wù)器中。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在特地的檔案室，設(shè)立保管固定區(qū)域，防止損毀和泄露。檔案室應(yīng)設(shè)有特地的安全措施，包含防火、防盜、防潮等設(shè)備和制度。第九條檔案查閱權(quán)限檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記臺(tái)賬，記錄查閱人員、查閱事由、時(shí)間等信息。一般員工可以申請(qǐng)查閱本人的檔案，需在登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。查閱他人檔案應(yīng)當(dāng)獲得被查閱員工的書面同意，并進(jìn)行嚴(yán)格審核。第十條檔案借閱流程員工申請(qǐng)借閱檔案，需填寫借閱申請(qǐng)表，并供應(yīng)借閱事由。借閱申請(qǐng)需經(jīng)所在部門主管審批，并由檔案管理部門審核和確認(rèn)。借閱期限為不超出7天，如確有特殊情況需要延期，需提前申請(qǐng)并經(jīng)過批準(zhǔn)。第十一條檔案銷毀程序檔案管理部門應(yīng)訂立檔案銷毀程序，明確銷毀時(shí)限和銷毀人員的責(zé)任。檔案銷毀應(yīng)當(dāng)經(jīng)過授權(quán)人員審批，并依照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行銷毀。檔案銷毀記錄應(yīng)及時(shí)填寫銷毀登記表，包含銷毀日期、銷毀人員等信息。第四章檔案保密責(zé)任第十二條員工保密責(zé)任員工應(yīng)當(dāng)保守企業(yè)的商業(yè)秘密和員工的個(gè)人隱私，嚴(yán)禁私自查閱、復(fù)制、外傳檔案信息。員工在離職、調(diào)崗等情況下，應(yīng)歸還全部借閱檔案，嚴(yán)禁私自攜帶檔案信息離開企業(yè)。員工如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或遺失，應(yīng)立刻向檔案管理部門報(bào)告，幫助查找和處理。第十三條檔案管理部門責(zé)任檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案管理制度和檔案保密制度，保障檔案信息的安全性。檔案管理部門應(yīng)對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)保密培訓(xùn)，確保員工了解保密責(zé)任和措施。檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)矯正并提出改進(jìn)看法。第十四條違規(guī)懲罰對(duì)擅自查閱、復(fù)制、外傳檔案信息的員工，予以相應(yīng)的紀(jì)律處分，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任。對(duì)未按規(guī)定借閱、歸還檔案的員工，視情況予以批判教育或相應(yīng)的紀(jì)律處分。第五章附則第十五條本制度的解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，如有需要，可對(duì)本制度進(jìn)行適度的修改和增補(bǔ)。第十六條生效日期本制度自頒布之日起生效，并對(duì)公司全部員工具有管束力，前一版本規(guī)章制度同時(shí)廢止。第十