內(nèi)部文件傳遞管理制度

內(nèi)部文件傳遞管理制度第一章總則第一條制度目的依據(jù)公司的發(fā)展需要，為規(guī)范內(nèi)部文件的傳遞管理，提高工作效率，加強(qiáng)信息的安全性，訂立本《內(nèi)部文件傳遞管理制度》（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部全部部門、員工在日常工作中傳遞、保管、歸檔各類內(nèi)部文件的相關(guān)管理工作。第二章文件傳遞流程第三條文件類型公司內(nèi)部文件分為以下類型：1.公告文件：用于發(fā)布企業(yè)緊要決策、政策、規(guī)章制度等公告；2.內(nèi)部通知：用于轉(zhuǎn)達(dá)部門內(nèi)部的緊要通知、會(huì)議通知等；3.業(yè)務(wù)文件：用于處理日常業(yè)務(wù)工作的各類文檔、表格等；4.審批文件：包含各種申請(qǐng)、報(bào)批、備案等審批文件；5.會(huì)議文件：包含會(huì)議紀(jì)要、議題料子等與公司會(huì)議相關(guān)的文件。第四條發(fā)文流程發(fā)文者填寫(xiě)發(fā)文表格，包含文件標(biāo)題、內(nèi)容、附件等信息，并注明發(fā)文部門、編號(hào)和日期；發(fā)文者將發(fā)文表格提交給本部門負(fù)責(zé)人審核；本部門負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，將發(fā)文表格轉(zhuǎn)交給公司辦公室；公司辦公室對(duì)發(fā)文表格進(jìn)行核對(duì)，并將發(fā)文登記在冊(cè)；公司辦公室將所需的文件內(nèi)容、附件等進(jìn)行整理，并依照發(fā)文表格上的收件部門、個(gè)人進(jìn)行打印/復(fù)印/裝訂等處理；公司辦公室將發(fā)文文件和發(fā)文表格一并交由專人進(jìn)行投遞或通過(guò)內(nèi)部郵箱發(fā)送給收件人。第五條收文流程收文人員收到文件后，檢查文件的完整性和與發(fā)文表格內(nèi)容的全都性，并填寫(xiě)收文確認(rèn)表，并簽字確認(rèn)；收文人員將收文確認(rèn)表交給本部門負(fù)責(zé)人；本部門負(fù)責(zé)人對(duì)收文確認(rèn)表進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)；本部門負(fù)責(zé)人將收文確認(rèn)表交給公司辦公室；公司辦公室將收文確認(rèn)表核對(duì)無(wú)誤后，將其歸檔，并將文件保管至電子文檔系統(tǒng)或進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆职l(fā)。第三章文件保管與歸檔管理第六條保管期限公告文件、內(nèi)部通知、業(yè)務(wù)文件、審批文件等非緊要文件的保管期限為一年；會(huì)議文件的保管期限為兩年；緊要文件、合同文件等需要長(zhǎng)期保管的文件，應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行備份，并依照備份計(jì)劃進(jìn)行保管。第七條歸檔管理公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)全部文件進(jìn)行登記、歸檔，并建立認(rèn)真的檔案目錄；檔案目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文部門、日期等基本信息，并依照肯定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔；歸檔文件需依照文件類型、年份進(jìn)行分別存放，并采取合適的防火、防潮、防蟲(chóng)等措施；檔案室應(yīng)保持乾凈、干燥，定期清理和整理存檔文件，并訂立檔案保管的巡查制度；緊要文件的電子備份應(yīng)在多個(gè)存儲(chǔ)設(shè)備上進(jìn)行，并定期進(jìn)行檢查和更新。第四章文件安全與保密管理第八條文件安全管理文件在傳遞過(guò)程中應(yīng)盡量使用內(nèi)部郵箱或?qū)Ｓ梦募鬟f系統(tǒng)進(jìn)行，不得使用非安全的傳輸方式，如個(gè)人電子郵箱、即時(shí)通訊工具等；文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)加密壓縮或進(jìn)行密碼保護(hù)，確保文件的機(jī)密性和完整性；對(duì)于涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的文件，應(yīng)加強(qiáng)權(quán)限掌控，僅限相關(guān)人員查閱；全部文件傳遞、存儲(chǔ)等操作均需記錄，包含發(fā)文表格、收文確認(rèn)表、電子備份等。第九條文件保密管理公司內(nèi)部文件的保密等級(jí)分為機(jī)密、秘密和普通三個(gè)級(jí)別，應(yīng)依據(jù)文件的內(nèi)容、緊要性進(jìn)行合理的保密分級(jí)；對(duì)于機(jī)密、秘密級(jí)別的文件，必需明確指定閱讀權(quán)限，并遵守保密協(xié)議，未經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)禁復(fù)制、傳遞、外泄；顯現(xiàn)文件泄密或遺失情況時(shí)，應(yīng)立刻報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和保密管理部門，并依照相關(guān)規(guī)定采取相應(yīng)的處理措施。第五章違紀(jì)懲罰與附則第十條違紀(jì)懲罰對(duì)于違反本制度的行為，依據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定予以相應(yīng)的紀(jì)律處分，包含但不限于口頭警告、書(shū)面警告、扣發(fā)獎(jiǎng)金、降職、辭退等；對(duì)于有意泄露