運(yùn)動(dòng)公司會(huì)議室管理制度

運(yùn)動(dòng)公司會(huì)議室管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范運(yùn)動(dòng)公司會(huì)議室的管理和使用，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)議室管理制度秉持公開、公平、高效、節(jié)約的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于運(yùn)動(dòng)公司內(nèi)部所有會(huì)議室的預(yù)定、使用、管理及維護(hù)活動(dòng)。所有公司員工、部門及外部訪客在使用會(huì)議室時(shí)，均應(yīng)遵守本制度。

第三條管理機(jī)構(gòu)

會(huì)議管理由行政部門負(fù)責(zé)，具體職責(zé)包括但不限于會(huì)議室預(yù)定、會(huì)議設(shè)施管理、會(huì)議服務(wù)協(xié)調(diào)及會(huì)議紀(jì)律監(jiān)督。

第四條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和規(guī)模，會(huì)議分為日常會(huì)議、部門會(huì)議、公司級(jí)會(huì)議及外部接待會(huì)議。各類會(huì)議的管理要求應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，參照本制度相關(guān)條款執(zhí)行。

第五條預(yù)定與使用

會(huì)議室的預(yù)定與使用應(yīng)遵循先申請(qǐng)、先使用的原則。各部門需合理預(yù)估會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議室資源浪費(fèi)。

第六條變更與取消

如遇特殊情況需變更或取消已預(yù)定的會(huì)議室，預(yù)定人應(yīng)至少提前一天通知行政部門，以便及時(shí)調(diào)整會(huì)議室安排。

第七條違規(guī)處理

對(duì)違反本制度的個(gè)人或部門，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、限制會(huì)議室使用權(quán)等。

第八條制度修訂

本制度將根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際需要適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修訂。修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效，并及時(shí)通知全體員工。

第九條生效與解釋

本制度自發(fā)布之日起生效，由行政部門負(fù)責(zé)解釋。如有疑問，請(qǐng)咨詢行政部門。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會(huì)議目的、議題、參會(huì)人員等因素，確定會(huì)議類型、時(shí)間、地點(diǎn)及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。

2.會(huì)議發(fā)起人需在會(huì)議開始前至少兩個(gè)工作日提交會(huì)議申請(qǐng)，填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，并明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員名單及所需會(huì)議設(shè)施。

3.行政部門收到會(huì)議申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室資源及預(yù)定情況，安排合適的會(huì)議室，并通過郵件或系統(tǒng)通知會(huì)議發(fā)起人和參會(huì)人員。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、會(huì)議主持人等信息。

2.會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議開始前至少一個(gè)工作日發(fā)送至參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有充足的時(shí)間準(zhǔn)備。

3.如有特殊原因需臨時(shí)變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等信息，應(yīng)第一時(shí)間通知所有參會(huì)人員。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前，行政部門負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)議簽到臺(tái)，并提供簽到表。

2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到。

3.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘，確認(rèn)參會(huì)人員到齊，并對(duì)未簽到人員進(jìn)行提醒。

四、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、高效。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，如有緊急事項(xiàng)需離開會(huì)議室，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

3.會(huì)議記錄員應(yīng)記錄會(huì)議主要議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等，確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，明確下一步行動(dòng)計(jì)劃及責(zé)任人。

2.會(huì)議記錄員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，并發(fā)送至?xí)h發(fā)起人和參會(huì)人員。

3.參會(huì)人員收到會(huì)議紀(jì)要后，如有異議或補(bǔ)充意見，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)提出。

六、會(huì)議后續(xù)跟進(jìn)

1.行政部門應(yīng)定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行催辦。

2.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行結(jié)果負(fù)責(zé)，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.對(duì)會(huì)議中提出的問題和建議，行政部門應(yīng)進(jìn)行匯總、分析，為公司改進(jìn)管理提供參考。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議記錄員應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，整理出詳盡的會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果及后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、清晰地反映會(huì)議內(nèi)容，避免個(gè)人觀點(diǎn)的干擾。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核確認(rèn)后，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)通過郵件或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)發(fā)送給所有參會(huì)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的反饋與修改

1.收到會(huì)議紀(jì)要的參會(huì)人員應(yīng)對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審查，如有遺漏、錯(cuò)誤或異議，應(yīng)在收到紀(jì)要后的24小時(shí)內(nèi)提出。

2.會(huì)議記錄員應(yīng)根據(jù)反饋及時(shí)修改會(huì)議紀(jì)要，并再次發(fā)送給相關(guān)人員確認(rèn)。

3.確認(rèn)無(wú)誤的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)視為最終版本，并由會(huì)議主持人簽字確認(rèn)。

三、會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.行政部門應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行跟蹤管理。

2.各責(zé)任部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的要求，按時(shí)完成相關(guān)工作任務(wù)，并及時(shí)向行政部門報(bào)告進(jìn)展情況。

3.行政部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議決策的執(zhí)行情況，并對(duì)執(zhí)行不力的部門或個(gè)人進(jìn)行催促和提醒。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.最終版本的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由行政部門進(jìn)行歸檔管理，確保紀(jì)要的長(zhǎng)期保存和便于查閱。

2.員工因工作需要查閱會(huì)議紀(jì)要時(shí)，可向行政部門提出申請(qǐng)，行政部門應(yīng)在合理范圍內(nèi)提供便利。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，防止泄露公司內(nèi)部信息。

五、會(huì)議紀(jì)要的考核與應(yīng)用

1.會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況應(yīng)作為部門及個(gè)人工作考核的依據(jù)之一。

2.對(duì)于會(huì)議決策執(zhí)行不力的部門或個(gè)人，公司應(yīng)視情況給予相應(yīng)的處罰或警告。

3.通過會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，公司可以不斷優(yōu)化管理流程，提高決策執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)定

1.會(huì)議室的預(yù)定采用先申請(qǐng)、先安排的原則，各部門應(yīng)提前規(guī)劃會(huì)議時(shí)間，避免沖突。

2.預(yù)定會(huì)議室需填寫《會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)表》，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)施等。

3.行政部門負(fù)責(zé)審核會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)，并在預(yù)定確認(rèn)后通知申請(qǐng)部門。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行，不得提前占用或延遲退場(chǎng)。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，保持環(huán)境整潔，嚴(yán)禁吸煙、飲食等不文明行為。

3.如需調(diào)整會(huì)議室布局或使用額外設(shè)備，需提前通知行政部門協(xié)助安排。

三、會(huì)議室設(shè)施管理

1.行政部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，如有故障應(yīng)及時(shí)報(bào)修。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、白板、音響設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)提供充足的文具、飲用水等，以滿足會(huì)議需求。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀，確保下次會(huì)議的正常使用。

2.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

3.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定，造成設(shè)施損壞或環(huán)境污染的，將追究相關(guān)部門或個(gè)人的責(zé)任。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，確保安全。

3.行政部門應(yīng)定期進(jìn)行會(huì)議室安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

六、特殊會(huì)議室管理

1.對(duì)于特殊會(huì)議室（如VIP會(huì)議室、視頻會(huì)議室等），預(yù)定和使用需遵循專門的管理規(guī)定。

2.特殊會(huì)議室的設(shè)施和布局不得隨意更改，使用前需經(jīng)過行政部門批準(zhǔn)。

3.使用特殊會(huì)議室，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定操作設(shè)備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

第五章附則

1.本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

2.本制度的