華為行政會議室管理制度

華為行政會議室管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范華為公司行政會議室的管理，確保會議的高效、有序進行，提高會議質(zhì)量與決策效率。制定與實施本管理制度，應(yīng)遵循以下原則：

-規(guī)范性：確保會議流程的標準化、制度化；

-高效性：提高會議效率，縮短無效會議時間；

-公平性：確保各部門、各層級對會議室資源的使用公平；

-保密性：加強會議內(nèi)容的保密工作，防止信息泄露。

第二條適用范圍

本管理制度適用于華為公司全球范圍內(nèi)所有行政會議室的管理與使用。

第三條管理機構(gòu)

設(shè)立會議室管理部門（以下簡稱“部門”），負責會議室的日常管理、維護及調(diào)度工作。部門應(yīng)設(shè)立專門的管理崗位，明確崗位職責，制定工作流程。

第四條會議類型

根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，將會議分為以下類型：

-例會：定期舉行的常規(guī)性會議；

-專題會：針對特定主題或項目召開的會議；

-緊急會議：因突發(fā)事件或緊急情況需立即召開的會議。

第五條會議級別

根據(jù)參會人員級別和會議內(nèi)容，將會議分為以下級別：

-高級別會議：公司領(lǐng)導(dǎo)出席的會議；

-中級別會議：部門負責人或項目經(jīng)理主持的會議；

-基礎(chǔ)級別會議：普通員工參加的會議。

第六條參會人員職責

參會人員應(yīng)按照會議通知準時參加會議，遵守會議紀律，積極參與討論，并對會議內(nèi)容保密。

第七條制度修訂

本管理制度根據(jù)公司發(fā)展需要，由部門負責定期進行修訂。修訂后的管理制度需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并通知全體員工。

第二章會議流程

一、會議申請

1.會議申請人應(yīng)為會議主持人或指定負責人，需提前向部門提交會議申請。

2.會議申請應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、會議類型、會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、會議室需求、會議議程等。

3.會議申請人需在會議召開前3個工作日提交申請，緊急會議可根據(jù)實際情況適當縮短時間。

二、會議通知

1.部門收到會議申請后，應(yīng)及時通知參會人員，確保相關(guān)人員準時參加。

2.會議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議議程等。

3.會議通知可通過郵件、電話、短信等方式進行。

三、會議簽到

1.會議開始前，部門負責安排專人進行會議簽到，確保參會人員到齊。

2.簽到表需記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。

3.會議主持人應(yīng)在會議開始前5分鐘，核對簽到情況，對未到人員及時聯(lián)系。

四、會議議程

1.會議主持人應(yīng)按照會議議程逐項進行討論，確保會議內(nèi)容有序進行。

2.會議議程應(yīng)提前發(fā)放給參會人員，以便于大家提前準備。

3.會議議程可根據(jù)實際情況進行調(diào)整，但需經(jīng)主持人同意。

五、會議記錄

1.會議過程中，指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括討論重點、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理完成，并發(fā)送給主持人及相關(guān)部門。

3.會議記錄需作為會議紀要的附件，一并存檔。

六、會議決策

1.會議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，引導(dǎo)參會人員形成決策。

2.會議決策應(yīng)明確責任人和完成時限，確保決策的實施。

3.會議決策需在會議紀要中體現(xiàn)，并跟蹤落實。

七、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)總結(jié)會議成果，對參會人員表示感謝。

2.主持人需提醒相關(guān)部門及時整理會議紀要，并跟蹤落實。

3.會議結(jié)束后，部門負責清理會議室，確保會議室環(huán)境整潔。

八、會議反饋

1.會議結(jié)束后，主持人或指定人員需收集參會人員的意見和建議，以提高會議質(zhì)量。

2.會議反饋可通過調(diào)查問卷、口頭反饋等形式進行。

3.部門應(yīng)定期分析會議反饋，針對問題進行改進。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制

1.會議紀要應(yīng)由指定的記錄員在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，詳細記錄會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責任分配等信息。

2.會議紀要應(yīng)采用清晰、簡潔、規(guī)范的語言，確保信息的準確傳達。

3.會議紀要初稿完成后，應(yīng)由會議主持人進行審核，確保紀要內(nèi)容的準確性和完整性。

二、會議紀要的發(fā)布

1.審核通過的會議紀要應(yīng)在48小時內(nèi)通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或指定的信息平臺發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)利益方。

2.會議紀要的發(fā)布應(yīng)確保覆蓋所有相關(guān)人員，以便于大家了解會議內(nèi)容和決策要求。

三、決策任務(wù)的分配與跟蹤

1.會議紀要中明確的決策任務(wù)應(yīng)分配給具體責任人，并明確完成時限。

2.部門應(yīng)建立決策任務(wù)跟蹤機制，定期檢查任務(wù)進度，確保決策的有效執(zhí)行。

3.責任人應(yīng)定期向會議主持人或指定負責人匯報任務(wù)進展情況，遇到問題應(yīng)及時溝通解決。

四、會議紀要的執(zhí)行反饋

1.會議室管理部門應(yīng)設(shè)立反饋機制，收集會議紀要執(zhí)行過程中的意見和建議。

2.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時分析原因，制定解決方案，并調(diào)整執(zhí)行計劃。

3.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)會議提供參考。

五、會議紀要的歸檔

1.會議紀要發(fā)布后，應(yīng)由部門負責歸檔，以便于日后查詢和追溯。

2.歸檔的會議紀要應(yīng)按照一定的分類標準進行整理，確保資料的完整性和可檢索性。

3.會議紀要的歸檔工作應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，確保信息安全。

六、會議紀要的持續(xù)改進

1.定期對會議紀要的編制和執(zhí)行情況進行回顧，識別存在的問題和改進點。

2.根據(jù)回顧結(jié)果，更新會議紀要的編制流程和跟蹤機制，提高會議決策的執(zhí)行效率。

3.鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)優(yōu)化會議紀要的管理流程，提升整體會議管理水平。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需根據(jù)會議需求提前預(yù)訂。

2.預(yù)訂會議室時，需提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便于管理部門合理安排。

3.管理部門應(yīng)設(shè)立會議室預(yù)訂平臺，實現(xiàn)會議室資源的在線查詢和預(yù)訂，提高預(yù)訂效率。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)根據(jù)會議類型和規(guī)模進行合理配置，包括但不限于音響設(shè)備、投影儀、白板等。

2.確保會議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施完好，定期進行維護和檢查，以保障會議的順利進行。

3.會議室布置應(yīng)簡潔、大方，符合公司形象。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持環(huán)境整潔。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不隨意離開會議室。

3.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負責清理會議室，恢復(fù)原狀，確保會議室的整潔和設(shè)備完好。

四、會議室安全管理

1.會議室管理部門應(yīng)制定安全管理制度，確保會議室使用安全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備消防器材，并定期進行安全演練。

3.管理部門應(yīng)加強對會議室鑰匙、設(shè)備等物品的管理，防止丟失或損壞。

五、會議室資源優(yōu)化

1.管理部門應(yīng)定期分析會議室使用情況，合理調(diào)整會議室資源配置，提高使用效率。

2.鼓勵采用視頻會議、電話會議等遠程會議形式，節(jié)省會議室資源。

3.通過對會議室使用情況的統(tǒng)計分析，為未來會議室建設(shè)和改造提供依據(jù)。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，管理部門有權(quán)進行制止，并視情節(jié)給予相應(yīng)處罰。

2.對造成會議室設(shè)備損壞的，責任人需按公司規(guī)定承擔相應(yīng)責任。

3.會議室管理部門應(yīng)定期對違規(guī)行為進行