DA-T18-2022檔案著錄規(guī)則

DA/T18—2022

檔案著錄規(guī)則

1范圍

本文件確立了檔案多級(jí)著錄模型和原則明確了檔案著錄項(xiàng)目及其約束性著錄層級(jí)及著錄主體

,、,

規(guī)定了各著錄項(xiàng)目的著錄要求

。

本文件適用于檔案館室對各類檔案的著錄

()。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文件僅

。,,

該日期對應(yīng)的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

;,()。

所有部分語種名稱代碼

GB/T4880()

中國語種代碼

GB/T4881

檔案分類標(biāo)引規(guī)則

GB/T15418

檔號(hào)編制規(guī)則

DA/T13

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件

。

31

.

著錄description

為檢索和管理檔案資源對檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)背景或管理活動(dòng)進(jìn)行分析選擇組織和記錄的過程

,、、、、。

32

.

著錄單元unitofdescription

作為基本著錄單位的一份文件或一個(gè)文件集合

。

33

.

多級(jí)著錄multileveldescription

從文件案卷類別到全宗分層級(jí)實(shí)施著錄的方法

、、。

34

.

著錄層級(jí)levelofdescription

著錄單元在全宗內(nèi)所處的層次位置

。

注著錄層級(jí)包括文件級(jí)案卷級(jí)類別級(jí)全宗級(jí)等

:、、、。

35

.

著錄項(xiàng)目elementofdescription

揭示檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)背景或管理活動(dòng)的記錄事項(xiàng)

、、。

36

.

著錄條目entryofdescription

一個(gè)著錄單元所有著錄項(xiàng)目的組合

。

注手工著錄環(huán)境下著錄條目的形式為著錄卡片計(jì)算機(jī)環(huán)境下著錄條目的形式為一條數(shù)據(jù)記錄

:,;,。

33

DA/T18—2022

37

.

著錄主體subjectofdescription

對著錄工作負(fù)有責(zé)任的機(jī)構(gòu)或部門

。

4總體原則和要求

41層級(jí)性

.

根據(jù)檔案整理結(jié)果從文件級(jí)到全宗級(jí)分級(jí)著錄檔案信息以反映部分與整體的層次結(jié)構(gòu)

,,。

42相稱性

.

僅記錄著錄單元所在層級(jí)的相關(guān)信息例如當(dāng)著錄單元為全宗時(shí)不提供案卷的詳細(xì)內(nèi)容信息

。,,;

當(dāng)著錄單元為文件時(shí)僅著錄文件信息當(dāng)著錄單元的責(zé)任者是某個(gè)單位的分支機(jī)構(gòu)或下屬機(jī)構(gòu)時(shí)不

,;,

提供該單位的組織機(jī)構(gòu)沿革信息

。

43關(guān)聯(lián)性

.

標(biāo)識(shí)著錄條目的著錄層級(jí)將其與上一級(jí)著錄單元相連接以明確著錄單元在著錄層級(jí)結(jié)構(gòu)中的位

,,

置揭示各層級(jí)之間的有機(jī)聯(lián)系可采用相應(yīng)著錄層級(jí)的檔號(hào)或其他方式進(jìn)行連接

,。。

44動(dòng)態(tài)性

.

著錄項(xiàng)目的內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)應(yīng)重新著錄根據(jù)實(shí)際需要保留原著錄內(nèi)容或重新賦值例如著

,。,。,

錄單元的開放審核意見發(fā)生變化時(shí)開放標(biāo)識(shí)項(xiàng)重新賦值著錄單元的密級(jí)發(fā)生變更時(shí)密級(jí)項(xiàng)在保留

,;,

原著錄內(nèi)容的基礎(chǔ)上補(bǔ)充變更情況

,。

5多級(jí)著錄模型

圖給出了多級(jí)著錄的一般模型但未詳盡所有可能的著錄層級(jí)類別級(jí)一般著錄一級(jí)類別檔案門類

1,。()。

圖1檔案多級(jí)著錄一般模型

34

DA/T18—2022

6著錄項(xiàng)目清單

檔案著錄項(xiàng)目分為標(biāo)識(shí)背景內(nèi)容與結(jié)構(gòu)查閱與利用控制相關(guān)檔案材料附注著錄控制個(gè)大

、、、、、、7

項(xiàng)個(gè)小項(xiàng)表規(guī)定了著錄項(xiàng)目及其約束性指出了其適用的著錄層級(jí)和著錄主體各著錄層級(jí)

,35。1,。

的完整著錄項(xiàng)目分別參見附錄附錄附錄和附錄

A、B、CD。

表1著錄項(xiàng)目清單

著錄項(xiàng)目約束性著錄層級(jí)著錄主體

必著全宗級(jí)檔案館

檔案館代碼

選著文件級(jí)案卷級(jí)類別級(jí)檔案館

、、

著錄層級(jí)必著所有檔案室檔案館

、

標(biāo)識(shí)檔號(hào)必著所有檔案室檔案館

、

題名必著所有檔案室檔案館

、

文件編號(hào)有則必著文件級(jí)檔案室

日期必著所有檔案室檔案館

、

責(zé)任者必著所有檔案室檔案館

、

組織機(jī)構(gòu)沿革人物生平選著全宗級(jí)檔案室檔案館

背景/、

必著全宗級(jí)

檔案保管沿革檔案室檔案館

選著文件級(jí)案卷級(jí)類別級(jí)、

、、

范圍和提要選著所有檔案室檔案館

、

人名選著文件級(jí)案卷級(jí)檔案室

、

稿本選著文件級(jí)檔案室

文種選著文件級(jí)檔案室

附件選著文件級(jí)檔案室

有則必著文件級(jí)檔案室

載體形態(tài)

內(nèi)容與結(jié)構(gòu)選著案卷級(jí)類別級(jí)全宗級(jí)檔案室檔案館

、、、

計(jì)算機(jī)文件大小選著文件級(jí)案卷級(jí)檔案室檔案館

、、

計(jì)算機(jī)文件格式選著文件級(jí)案卷級(jí)檔案室檔案館

、、

生成方式選著文件級(jí)案卷級(jí)檔案室檔案館

、、

整理情況選著類別級(jí)全宗級(jí)檔案室檔案館

、、

保管期限必著文件級(jí)案卷級(jí)檔案室檔案館

、、

銷毀情況有則必著文件級(jí)案卷級(jí)檔案室檔案館

、、

密級(jí)有則必著文件級(jí)檔案室檔案館

、

公開屬性有則必著文件級(jí)檔案室

查閱與

開放標(biāo)識(shí)必著文件級(jí)案卷級(jí)檔案室檔案館

利用控制、、

語言或文字選著文件級(jí)檔案室

主題詞或關(guān)鍵詞選著文件級(jí)檔案室

35

DA/T18—2022

表1著錄項(xiàng)目清單續(xù)

()

著錄項(xiàng)目約束性著錄層級(jí)著錄主體

分類號(hào)選著文件級(jí)案卷級(jí)檔案室檔案館

、、

查閱與

縮微號(hào)選著所有檔案室檔案館

利用控制、

存儲(chǔ)位置選著所有檔案室檔案館

、

原件存放位置選著所有檔案室檔案館

、

相關(guān)檔案材料復(fù)制件存放位置選著所有檔案室檔案館

、

相關(guān)著錄單元選著類別級(jí)全宗級(jí)檔案室檔案館

、、

附注附注選著所有檔案室檔案館

、

著錄者選著所有檔案室檔案館

著錄控制、

著錄日期選著所有檔案室檔案館

、

7標(biāo)識(shí)項(xiàng)著錄細(xì)則

71檔案館代碼

.

檔案館代碼是國家檔案主管部門為每個(gè)檔案館賦予的唯一代碼檔案館代碼應(yīng)照實(shí)著錄

。。

示例

:442002

72著錄層級(jí)

.

記錄著錄單元的著錄層級(jí)

。

示例文件級(jí)

:

案卷級(jí)

類別級(jí)

全宗級(jí)

73檔號(hào)

.

731檔號(hào)是以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼用于反映固定和識(shí)別檔案排列順序

..,、。

規(guī)定了按卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)全宗號(hào)類別號(hào)案卷號(hào)組號(hào)冊號(hào)件號(hào)頁號(hào)以及按

DA/T13:--//-/,

件整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)全宗號(hào)類別號(hào)件號(hào)應(yīng)按照的規(guī)則對各著錄層級(jí)賦予不同的檔號(hào)

:--。DA/T13,:

全宗級(jí)檔號(hào)取全宗號(hào)

———;

示例說明全宗級(jí)檔號(hào)全宗號(hào)

:X033(:,)

類別級(jí)檔號(hào)取類別號(hào)及其上位類代碼即全宗號(hào)類別號(hào)

———,“-”;

示例說明類別級(jí)檔號(hào)全宗號(hào)一級(jí)類別號(hào)

:X033-ZP(:,-)

案卷級(jí)檔號(hào)取案卷號(hào)及其所有上位類代碼即全宗號(hào)類別號(hào)案卷號(hào)組號(hào)冊號(hào)

———,“--//”;

示例說明案卷級(jí)檔號(hào)全宗號(hào)類別號(hào)案卷號(hào)

:X033-ZP·2008-001(:,--)

文件級(jí)檔號(hào)取件號(hào)頁號(hào)及其所有上位類代碼即全宗號(hào)類別號(hào)案卷號(hào)件號(hào)頁號(hào)或全宗

———/,“---/”“

號(hào)類別號(hào)件號(hào)

--”。

示例1說明文件級(jí)檔號(hào)全宗號(hào)類別號(hào)案卷號(hào)件號(hào)

:X033-ZP·2008-001-00006(:,---)

示例2說明文件級(jí)檔號(hào)全宗號(hào)類別號(hào)件號(hào)

:A002-WS·2019·Y-0001(:,--)

732在檔案館室內(nèi)管理檔案時(shí)采用檔號(hào)作為檔案的唯一標(biāo)識(shí)館際交流時(shí)宜采用檔案館代

..(),;,“

碼檔號(hào)作為檔案的唯一標(biāo)識(shí)國際交流時(shí)宜采用國家代碼檔案館代碼檔號(hào)作為檔案的唯一

-”;,“--”

36

DA/T18—2022

標(biāo)識(shí)

。

示例1說明館際交流

:··(:)

436001-X043-LX2011Y-016-0038

示例2說明國際交流

:CN-436001-X043-LX·2011·Y-016-0038(:)

74題名

.

741題名的界定

..

題名又稱標(biāo)題題目是表達(dá)檔案中心內(nèi)容形式特征的名稱可以是文件題名案卷題名類別題

,、,、,、、

名全宗題名文件題名一般指正題名也可能同時(shí)存在并列題名副題名和說明題名文字

、。,、。

742正題名

..

7421正題名是檔案的主要題名應(yīng)在相應(yīng)的著錄層級(jí)上擬寫或照原文記錄著錄單元的正

...。,

題名

。

7422文件題名的著錄應(yīng)符合以下要求

...:

有題名時(shí)一般照原文著錄

a),;

原題名過于冗長或不能揭示內(nèi)容時(shí)原題名照錄并根據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后加

b),,,“[]”;

示例1通知共青團(tuán)中央關(guān)于紀(jì)念一二九的通知

:[·]

示例2某某省人委國家資本主義辦公室關(guān)于某某縣七月十一日某工字第零六號(hào)來函所提問題的答復(fù)某某省人委

:[

國家資本主義辦公室關(guān)于對某某縣劃分個(gè)體手工業(yè)戶農(nóng)業(yè)戶的標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)文

、]

原題名中出現(xiàn)人名但人名不全時(shí)宜補(bǔ)全缺少的人名有別名的宜注明常用名

c),,。

示例毛澤東給蕭旭東蔡林彬蔡和森并在法諸友會(huì)說明文件原題名為給蕭旭東蔡林彬并在法諸友

:[]《、[]》(:《、

會(huì)

》)

無題名時(shí)依據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名并加

d),“[]”。

7423案卷題名一般宜照原文著錄案卷題名不能揭示內(nèi)容或過于冗長時(shí)應(yīng)重新擬寫將原題名

...。,,

修改好后再著錄

。

7424類別題名一般包括責(zé)任者問題和材料形式問題可反映職能活動(dòng)主題地點(diǎn)等

...、,、、、。

示例某某省人大辦公廳全宗照片檔案

:

7425全宗題名即全宗名稱應(yīng)照實(shí)著錄

...,。

743并列題名

..

并列題名是以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名必要時(shí)并列題名與正題名一并著

。

錄并列題名前加

,“=”。

示例某某市污染氣象要素的研究說明正題名并

:=ResearchofthePollutionMeteorologicalElementinXXXX(:+

列題名

)

744副題名及說明題名文字

..

7441副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名副題名一般宜照原文著錄正題名能夠反映檔案

...。,

內(nèi)容時(shí)副題名不必著錄

,。

7442說明題名文字是在題名前后對檔案內(nèi)容范圍用途等進(jìn)行說明的文字必要時(shí)說明題名文

...、、。

字照原文著錄

。

7443副題名及說明題名文字前加

...“:”。

示例1新民主主義的政治與新民主主義的文化在陜甘寧邊區(qū)文化協(xié)會(huì)第一次代表大會(huì)上的講演說明正題名

::(:

副題名

)

+

示例2武松電視連續(xù)劇說明正題名說明題名文字

::(:+)

37

DA/T18—2022

75文件編號(hào)

.

751文件編號(hào)是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)文件編號(hào)包括發(fā)文字

..、。

號(hào)科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)圖號(hào)等

、、、。

752文件編號(hào)應(yīng)照實(shí)著錄

..。

示例1中發(fā)號(hào)

:〔〕

198016

示例2

:GB/T18894—2016

753對于有多個(gè)文件編號(hào)的檔案應(yīng)將所有文件編號(hào)逐一記錄之間用隔開

..,,“;”。

示例1府書新字第號(hào)府事新字第號(hào)府務(wù)新字第號(hào)府際新字第號(hào)

:;;;

1444144414441444

示例2府事字第號(hào)府事字第號(hào)

:11235;11236

76日期

.

761通則

..

日期為著錄單元的形成日期或起止日期文件級(jí)著錄單元應(yīng)著錄其形成日期案卷級(jí)以上含案

。,;(

卷級(jí)著錄單元應(yīng)著錄其起止日期

),。

762日期表示方法

..

7621以公元紀(jì)年的日期應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示第位數(shù)表示年第位數(shù)表示月第位

...,1~4,5~6,7~8

數(shù)表示日

。

示例

:19810824

7622歷史檔案中的朝代紀(jì)年農(nóng)歷地支代月韻目代日應(yīng)照原文著錄同時(shí)將對應(yīng)的公元紀(jì)年

...、、、,,

附后

。

示例清乾隆十年九月二十六日17451021

:()

763形成日期

..

文件的形成日期應(yīng)完整著錄年月日著錄形成日期時(shí)一般宜符合以下規(guī)則

、、。,:

公私文書信札為發(fā)文日期

———、;

決議決定命令法令規(guī)程規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)條例等文件為通過或發(fā)布日期

———、、、、、、、;

條約合同協(xié)議為簽署日期

———、、;

技術(shù)評審證書技術(shù)鑒定證書轉(zhuǎn)產(chǎn)證書為通過日期

———、、;

獲獎(jiǎng)證書發(fā)明證書專利證書為頒發(fā)日期

———、、;

科研試驗(yàn)報(bào)告學(xué)術(shù)論文為發(fā)表日期

———、;

工程施工圖產(chǎn)品加工圖為設(shè)計(jì)完成日期

———、;

竣工圖為繪制完成日期

———;

原始試驗(yàn)記錄測定檢驗(yàn)數(shù)據(jù)為記錄日期

———、。

764起始日期

..

起始日期應(yīng)記錄著錄單元中最早形成的文件的日期無論是本年度或跨年度著錄起始日期時(shí)均

。,

不應(yīng)省略年度

。

示例說明全宗級(jí)

:1950(:)

765終止日期

..

終止日期應(yīng)記錄著錄單元中最遲形成的文件的日期無論是本年度或跨年度著錄終止日期時(shí)均

。,

不應(yīng)省略年度

。

38

DA/T18—2022

766考證日期

..

無確切日期的著錄單元應(yīng)考證并按照以下規(guī)則著錄同時(shí)在附注項(xiàng)中說明考證前的原日期和考證

,,

依據(jù)

。

沒有形成日期的文件根據(jù)其內(nèi)容形式特征等考證出形成日期后著錄并加

a),、,“[]”。

示例

:[19520110]

文件形成日期不完整或部分日期字跡不清時(shí)考證前仍照原文著錄原日期中缺少或字跡不

b),,

清部分以補(bǔ)之考證后著錄考證出的日期并加

“□”;,,“[]”。

示例1說明考證前的原日期

:1945□□□□(:)

說明考證日期

[19450815](:)

示例2說明考證前的原日期

:□□□□1209(:)

說明考證日期

[19691209](:)

示例3說明考證前的原日期

:19□□□204(:)

說明考證日期

[193□1204](:)

文件形成日期記載有誤或有疑義時(shí)考證前仍照原文著錄考證后著錄考證出的日期并加

c),;,,

“[]”。

示例說明考證前的原日期

:19500105(:)

說明考證日期

[19510105](:)

文件形成日期考證不出時(shí)著錄為或著錄文件上的收文日期審核日期印發(fā)日期等其他

d),“□□□□□□□□”,、、

日期但應(yīng)在附注中注明著錄的是何種日期

,。

若考證出的形成日期根據(jù)不足時(shí)在其后加一并著錄于內(nèi)

e),“?”,“[]”。

示例說明考證前的原日期

:194705□□(:)

說明考證日期

[19470505?](:)

8背景項(xiàng)著錄細(xì)則

81責(zé)任者

.

811通則

..

8111責(zé)任者是對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人

...。

8112責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)照原文著錄

...,。

文件級(jí)著錄單元責(zé)任者有多個(gè)時(shí)應(yīng)逐一著錄案卷級(jí)以上含案卷級(jí)著錄單元責(zé)任者有多個(gè)時(shí)著

,;()

錄主要責(zé)任者立檔單位本身是責(zé)任者的必著其余視需要著錄被省略的責(zé)任者用等表示責(zé)任

,,。“[]”。

者之間以相隔多個(gè)責(zé)任者具有同一職責(zé)或身份又須著錄時(shí)宜將職責(zé)或身份置于最末一個(gè)責(zé)任者

“;”。,

后的中責(zé)任者之間以相隔同一責(zé)任者有多個(gè)職責(zé)或身份又須著錄時(shí)宜將多個(gè)職責(zé)或身份

“()”,“,”。,

置于責(zé)任者后的中職責(zé)或身份之間以相隔

“()”,“,”。

示例1科技部國家檔案局

:;

示例2教育部等

:[]

示例3徐昌霖編劇導(dǎo)演舒適項(xiàng)堃上官云珠主演陳歌辛作曲

:(,);,,();()

8113所署責(zé)任者為別名筆名時(shí)應(yīng)照原文著錄但應(yīng)將其真實(shí)名稱附后并加

...、,,,“()”。

示例1白芳渠中共中央北方局

:()

示例2茅盾沈雁冰

:()

812組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者

..

組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者的著錄應(yīng)符合以下規(guī)則

。

39

DA/T18—2022

組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者應(yīng)著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡稱不同時(shí)期有不同名稱時(shí)著錄文件形

a)。,

成時(shí)期使用的名稱以往使用過的名稱在著錄項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)沿革中予以說明

;“”。

示例1中國共產(chǎn)黨中央委員會(huì)

:

中共中央

示例2中華人民共和國外交部

:

外交部

示例3中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部

:

科技部

示例4河北省人民政治協(xié)商會(huì)議

:

河北省政協(xié)

以上不應(yīng)簡稱為中央本部科委省政協(xié)

“”“”“”“”。

歷代政權(quán)組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者著錄時(shí)其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱并加

b),,“()”。

示例1清內(nèi)閣

:()

示例1民國外交部

:()

813個(gè)人責(zé)任者

..

個(gè)人責(zé)任者的著錄應(yīng)符合以下規(guī)則

。

個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名必要時(shí)在姓名后著錄單位職務(wù)職稱或其他職責(zé)并加

a)