凱里市會議管理制度

凱里市會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范凱里市會議的管理工作，提高會議效率，確保決策的科學性和權威性，依據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國行政監(jiān)察法》及相關法律法規(guī)，結合本市實際情況，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于凱里市行政區(qū)域內各級黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位召開的各類會議管理。

第三條會議分類

會議分為例行會議、專題會議、緊急會議和臨時會議。

1.例行會議是指定期召開的工作匯報會、計劃總結會等；

2.專題會議是指針對某一特定議題或問題召開的會議；

3.緊急會議是指遇到突發(fā)事件需要緊急討論處理的會議；

4.臨時會議是指因工作需要臨時決定召開的會議。

第四條會議原則

1.精簡高效原則。嚴格控制會議數(shù)量和規(guī)模，減少無效會議，提高會議質量；

2.準備充分原則。會議召開前，應充分準備會議材料，明確會議議題，確保會議效果；

3.討論充分原則。會議討論要充分、深入，確保決策的科學性和民主性；

4.決策權威原則。會議決策要具有權威性，一經(jīng)形成，必須堅決執(zhí)行；

5.保密原則。會議內容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的，應嚴格遵守保密規(guī)定。

第五條責任追究

違反本制度規(guī)定，造成不良影響的，將依法追究相關人員的責任。

第六條制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。修訂程序按照相關規(guī)定執(zhí)行。

第七條實施時間

本制度自發(fā)布之日起實施。原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.確定會議議題：會議召開部門應根據(jù)工作需要，提前確定會議議題，明確議題的性質、目標和預期成果；

2.擬定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、議程安排等，報請領導審批；

3.發(fā)送會議通知：會議方案經(jīng)批準后，應及時向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點等；

4.準備會議材料：會議召開部門應提前準備會議所需的各種材料，包括會議議程、報告、討論稿等，并確保材料的準確性和完整性。

第二條會議召開

1.會議簽到：會議開始前，參會人員應按時簽到，會議組織者應統(tǒng)計參會人員，確保會議的正式召開；

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議要求；

3.各部門或個人按照議程安排進行匯報、發(fā)言或討論；

4.會議主持人根據(jù)討論情況，適時進行引導，確保會議討論充分、有序；

5.形成會議決議：對會議討論的事項進行總結，形成會議決議或決策。

第三條會議記錄

1.指定專人負責會議記錄，記錄會議討論的主要觀點、決策結果等；

2.會議記錄應真實、客觀、全面，確保記錄的準確性；

3.會議結束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要。

第四條會議總結與反饋

1.會議主持人或指定專人負責對會議進行總結，梳理會議成果，明確責任人和完成時限；

2.會議紀要經(jīng)領導審批后，及時向參會人員和相關單位進行反饋，確保會議決策的落實；

3.對會議中提出的問題和建議進行分類整理，提出改進措施，跟蹤督促落實。

第五條會議資料的歸檔與保管

1.會議結束后，會議組織者應將會議通知、會議議程、會議紀要等資料進行歸檔，妥善保管；

2.按照檔案管理規(guī)定，對會議資料進行分類、編號、存檔，確保資料的安全和便于查閱。

第六條會議評估

1.定期對會議效果進行評估，了解會議決策的執(zhí)行情況，收集參會人員的意見和建議；

2.根據(jù)評估結果，對會議管理制度進行修訂和完善，提高會議質量和效果。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與審批

1.會議紀要應詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、討論內容、決策結果等信息；

2.會議紀要由專人負責編制，確保內容的準確性、完整性和可執(zhí)行性；

3.會議紀要編制完成后，應提交給會議主持人或相關領導審批，確保紀要內容的權威性；

4.審批通過后的會議紀要，應及時發(fā)放給相關人員，以便跟蹤落實。

第二條會議紀要的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議紀要中明確的任務和決策，應明確責任人和完成時限；

2.責任部門或個人應按照會議紀要的要求，制定具體實施方案，確保決策的落實；

3.建立會議紀要執(zhí)行情況的監(jiān)督機制，對執(zhí)行過程進行跟蹤、督促和檢查；

4.對執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應及時反饋給會議組織者，尋求解決方案。

第三條會議紀要的進度報告

1.定期召開會議，對會議紀要中任務的完成情況進行匯報；

2.責任部門或個人應向會議組織者提交進度報告，報告內容包括已完成事項、正在進行事項和未完成事項；

3.會議組織者根據(jù)進度報告，了解會議決策的執(zhí)行情況，對未完成事項進行督促。

第四條會議紀要的整改與反饋

1.對會議紀要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并反饋給相關領導和部門；

2.整改措施應具體、明確，確保問題得到有效解決；

3.會議組織者應將整改情況和結果反饋給參會人員，以便大家了解會議決策的執(zhí)行情況。

第五條會議紀要的歸檔與應用

1.會議紀要經(jīng)過審批后，應進行歸檔，便于查閱和追溯；

2.會議紀要作為工作指導和決策依據(jù)，應廣泛應用于日常工作；

3.對會議紀要中的優(yōu)秀建議和成功經(jīng)驗進行總結，為今后類似工作提供借鑒。

第六條會議紀要的持續(xù)改進

1.定期對會議紀要的編制、審批、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)進行總結和分析；

2.根據(jù)總結和分析結果，對會議紀要的管理制度進行持續(xù)改進，提高會議決策的執(zhí)行效果；

3.鼓勵參會人員提出改進意見和建議，不斷完善會議紀要的跟蹤落實機制。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂

1.會議室預訂采取預約制度，各部門需提前向會議室管理部門提交申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息；

2.會議室管理部門根據(jù)申請的先后順序、會議規(guī)模和需求，合理分配會議室資源；

3.預訂成功的部門應按時使用會議室，如需取消或變更，應提前通知會議室管理部門。

第二條會議室布置與設施

1.會議室管理部門應確保會議室整潔、設施齊全，包括但不限于音響、投影儀、白板等；

2.根據(jù)會議需求，提前進行會議室布置，包括座位安排、資料擺放等；

3.定期檢查會議室設施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保會議順利進行。

第三條會議室使用規(guī)范

1.會議室內應保持安靜、整潔，禁止吸煙、進食；

2.參會人員應愛護會議室設施，不得隨意損壞或搬離；

3.會議期間，應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，如有緊急事項，應離開會議室接聽電話；

4.嚴格遵守會議時間，按時開始和結束會議，以免影響其他會議的進行。

第四條會議室安全管理

1.會議室管理部門應制定安全措施，包括消防、防盜等；

2.會議室內應配備必要的安全設施，如滅火器、安全出口標識等；

3.參會人員應熟悉安全設施的使用方法，遇到緊急情況時，能迅速采取相應措施。

第五條會議室服務與支持

1.會議室管理部門應提供必要的服務支持，如會前準備、會中服務、會后清理等；

2.根據(jù)會議需求，提供技術支持，包括設備操作、網(wǎng)絡連接等；

3.參會人員如有特殊需求，應提前告知會議室管理部門，以便做好相應準備。

第六條會議室資源優(yōu)化

1.會議室管理部門應定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計分析，優(yōu)化會議室資源配置；

2.鼓勵采用視頻會議、網(wǎng)絡會議等現(xiàn)代化手段，提高會議室使用效率；

3.推廣無紙化會議，減少會議室資源浪費，提高環(huán)保意識。

第七條會議室違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，會議室管理部門有權進行提醒、警告或制止；

2.對故意損壞會議室設施或造成嚴重影響的，依法追究相關責任；

3.定期對會議室管理規(guī)定的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

第五章附則

第一條解釋權

本制度的最終解釋權歸凱里