高管會議管理制度

高管會議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

為規(guī)范本公司高管會議的管理，提高會議效率，確保決策的科學(xué)性、民主性和及時性，特制定本制度。本制度遵循高效、務(wù)實、公開、保密的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于公司高管層舉行的各類決策性會議，包括但不限于定期董事會、經(jīng)營管理會議、專項工作協(xié)調(diào)會議等。

第三條會議類別

高管會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

第四條參會人員

參會人員包括公司董事、監(jiān)事、高級管理人員及相關(guān)工作人員。根據(jù)會議內(nèi)容，可邀請相關(guān)部門負責(zé)人或?qū)I(yè)人員列席。

第五條會議通知

會議組織者應(yīng)在會議召開前至少三個工作日向參會人員發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、議程、參會要求等內(nèi)容。

第六條會議紀律

1.參會人員應(yīng)按時參加會議，因特殊原因不能參會的，應(yīng)提前向會議組織者請假。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離場，應(yīng)向主持人報告。

3.會議內(nèi)容應(yīng)嚴格保密，未經(jīng)許可，不得泄露給無關(guān)人員。

第七條會議決策

1.會議決策應(yīng)充分發(fā)揚民主，尊重多數(shù)人意見，確保決策的科學(xué)性和合理性。

2.會議決策事項應(yīng)明確責(zé)任人、完成時限和驗收標準。

3.會議決策結(jié)果應(yīng)以書面形式記錄，并由參會人員簽字確認。

第八條制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實際運行情況，適時進行修訂。修訂后的制度經(jīng)董事會審議通過后生效。

第九條解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有。

第十條施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.會議組織者根據(jù)工作計劃或臨時需要，確定會議主題和議程，明確會議目標。

2.會議組織者負責(zé)安排會議場地、設(shè)備、資料等相關(guān)事宜，并確保會議環(huán)境安靜、舒適。

3.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少三個工作日向參會人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、議程、參會人員、會議背景資料等。

第二條會議簽到

1.參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到。

2.會議組織者應(yīng)做好簽到記錄，確保參會人員到齊。

第三條會議開場

1.會議主持人宣布會議開始，并介紹參會人員。

2.會議主持人簡述會議主題和議程，明確會議目標。

第四條會議討論

1.與會人員針對會議主題和議程展開討論，充分發(fā)表意見和建議。

2.會議主持人應(yīng)確保討論有序進行，避免偏離主題。

3.討論過程中，會議記錄人應(yīng)詳細記錄與會人員的觀點、意見和建議。

第五條會議決策

1.會議主持人根據(jù)與會人員的意見和建議，總結(jié)形成決策方案。

2.決策方案提交給參會人員進行表決，參會人員應(yīng)對決策方案明確表示同意或反對。

3.決策結(jié)果由會議記錄人記錄，并由參會人員簽字確認。

第六條會議總結(jié)

1.會議主持人對會議討論和決策情況進行簡要總結(jié)。

2.會議主持人對下一步工作部署和責(zé)任分工進行明確。

第七條會議閉幕

1.會議主持人宣布會議結(jié)束。

2.會議組織者負責(zé)收集會議紀要、簽到表等資料，并存檔。

第八條會議后續(xù)工作

1.會議組織者應(yīng)及時將會議紀要分發(fā)給參會人員，要求相關(guān)人員按照會議決策推進工作。

2.會議組織者應(yīng)對會議決策的落實情況進行跟蹤，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

3.如有需要，會議組織者可組織召開后續(xù)會議，對會議決策進行補充和調(diào)整。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，并將初稿發(fā)送給會議主持人審核。

2.會議主持人應(yīng)在收到會議紀要初稿后的48小時內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.會議記錄人根據(jù)主持人的修改意見進行修改，形成最終會議紀要。

4.最終會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)，由會議組織者通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或其他官方通訊渠道發(fā)布給所有參會人員。

第二條會議紀要的內(nèi)容要求

1.會議紀要應(yīng)詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、討論主題、主要意見和建議、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會議紀要應(yīng)準確反映會議實際情況，確保內(nèi)容真實、完整、清晰。

第三條會議決策的落實責(zé)任

1.會議紀要中明確的決策事項，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀要的要求，制定具體實施方案，并報會議組織者備案。

3.責(zé)任人應(yīng)按時完成決策事項，并對完成情況進行自我評估。

第四條會議紀要的跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者應(yīng)建立會議決策跟蹤機制，對決策事項的落實情況進行定期檢查。

2.會議組織者可通過會議、報告、實地考察等方式，了解決策事項的進展情況，并及時解決實施過程中出現(xiàn)的問題。

3.對于未能按時完成的決策事項，會議組織者應(yīng)分析原因，制定整改措施，并督促責(zé)任人盡快完成。

第五條會議紀要的反饋與評估

1.責(zé)任人應(yīng)在決策事項完成后，向會議組織者提供完成情況報告。

2.會議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員對決策事項的完成情況進行評估，確保決策效果達到預(yù)期目標。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，對責(zé)任人進行相應(yīng)的激勵或問責(zé)。

第六條會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)作為公司重要檔案進行保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

2.公司員工可根據(jù)工作需要，向會議組織者申請查閱會議紀要。

3.會議組織者應(yīng)保護會議紀要的機密性，防止泄露公司內(nèi)部信息。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門提出申請。

2.行政部門負責(zé)統(tǒng)籌安排會議室使用，確保會議時間、地點無沖突。

3.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少三個工作日提交會議室預(yù)訂申請，并提供會議相關(guān)信息。

第二條會議室配置

1.行政部門應(yīng)確保會議室內(nèi)部設(shè)施齊全，包括但不限于投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.會議室應(yīng)保持干凈、整潔，定期進行衛(wèi)生清潔和設(shè)備維護。

3.會議室應(yīng)根據(jù)需要配置無線網(wǎng)絡(luò)、電源插座等基礎(chǔ)設(shè)施，以滿足會議需求。

第三條會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守會議室使用規(guī)定。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食，不得亂丟廢棄物。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負責(zé)整理會議室，確保設(shè)施完好、環(huán)境整潔。

第四條會議室保密措施

1.會議室應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置門禁、密碼鎖等。

2.會議期間，未經(jīng)許可，嚴禁無關(guān)人員進入會議室。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)確保會議資料、設(shè)備等物品妥善保管，防止泄露公司內(nèi)部信息。

第五條會議室應(yīng)急處理

1.行政部門應(yīng)制定會議室應(yīng)急預(yù)案，包括但不限于突發(fā)事件處理、設(shè)備故障維修等。

2.如遇會議室設(shè)備故障或突發(fā)事件，會議組織者應(yīng)及時聯(lián)系行政部門處理，確保會議正常進行。

第六條會議室使用反饋

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)對會議室使用情況進行反饋，包括設(shè)施狀況、服務(wù)滿意度等。

2.行政部門根據(jù)反饋意見，不斷優(yōu)化會議室管理，提升會議服務(wù)品質(zhì)。

本章規(guī)定的會議室管理規(guī)定旨在為公司各類會議提供良好的會議環(huán)境，確保會議的順利進行。各部門應(yīng)嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，共同維護會議室的正常使用。

第五章附則

第一條制度修訂

本制度的修訂由公司董事會負責(zé)，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及實際運行情況適時進行調(diào)整。

第二條解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有。

第三條施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行，如有與本制