鄭州交易所會(huì)議管理制度

鄭州交易所會(huì)議管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)鄭州交易所（以下簡(jiǎn)稱“交易所”）會(huì)議管理的規(guī)范化、制度化，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及交易所的實(shí)際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于交易所召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.實(shí)事求是，注重實(shí)效；

2.議題明確，準(zhǔn)備充分；

3.遵守時(shí)間，提高效率；

4.保密原則，確保信息安全；

5.記錄完整，及時(shí)歸檔。

四、交易所各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定，認(rèn)真組織、參與會(huì)議，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

五、會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議籌備工作，包括但不限于：

1.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；

2.確定會(huì)議議程、議題；

3.邀請(qǐng)參會(huì)人員；

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料；

5.安排會(huì)議通知及簽到；

6.確保會(huì)議設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。

六、會(huì)議參加者應(yīng)積極參與會(huì)議討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)提交會(huì)議材料，保守會(huì)議秘密。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，交易所原有會(huì)議管理制度同時(shí)廢止。如本制度與國(guó)家法律法規(guī)相抵觸，按照國(guó)家法律法規(guī)執(zhí)行。

八、本制度的解釋權(quán)歸鄭州交易所所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議類型、目的和議題，明確參會(huì)人員范圍及職責(zé)。

2.提交會(huì)議申請(qǐng)，經(jīng)審批通過后，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)籌備。

3.會(huì)議組織者應(yīng)制定會(huì)議方案，包括會(huì)議議程、時(shí)間安排、參會(huì)人員、會(huì)議材料等。

4.會(huì)議組織者需提前通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員了解會(huì)議相關(guān)信息。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容。

2.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員做好時(shí)間安排和工作準(zhǔn)備。

3.會(huì)議通知可通過電子郵件、短信、電話等方式進(jìn)行。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前設(shè)置簽到臺(tái)，負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作。

2.簽到時(shí)，參會(huì)人員需簽字確認(rèn)，以示出席。

3.會(huì)議組織者應(yīng)統(tǒng)計(jì)簽到情況，及時(shí)向未簽到人員了解原因。

四、會(huì)議議程

1.會(huì)議議程應(yīng)明確議題、討論時(shí)間、報(bào)告人等內(nèi)容。

2.會(huì)議組織者應(yīng)按照議程安排，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.參會(huì)人員應(yīng)按照議程要求，圍繞議題展開討論。

五、會(huì)議討論

1.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題展開充分討論，確保各方意見得到充分表達(dá)。

2.參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表自己的觀點(diǎn)和建議。

3.會(huì)議主持人應(yīng)保持會(huì)議秩序，確保討論有序進(jìn)行。

六、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成會(huì)議決策。

2.會(huì)議決策應(yīng)明確、具體，具有可操作性。

3.會(huì)議決策需經(jīng)過參會(huì)人員的充分討論，并達(dá)成一致意見。

七、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄員應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論過程、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整，反映會(huì)議實(shí)際情況。

3.會(huì)議記錄需經(jīng)過參會(huì)人員簽字確認(rèn)，并存檔備查。

八、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行總結(jié)。

2.總結(jié)內(nèi)容包括會(huì)議效果、決策執(zhí)行、問題與不足等方面。

3.會(huì)議總結(jié)應(yīng)形成書面材料，向相關(guān)部門和人員通報(bào)。

九、會(huì)議資料歸檔

1.會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、簽到表、會(huì)議議程、會(huì)議記錄等資料整理歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確，便于查詢和追溯。

3.會(huì)議資料歸檔應(yīng)符合保密要求，確保信息安全。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄員應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄和討論內(nèi)容，及時(shí)編制會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由會(huì)議組織者進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

4.審核通過的會(huì)議紀(jì)要，需提交給相關(guān)部門和人員進(jìn)行審批。

二、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.審批通過的會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要可通過內(nèi)部郵件、公告、微信群等方式進(jìn)行傳達(dá)。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)給所有參會(huì)人員及相關(guān)人員，以便了解會(huì)議決策和執(zhí)行要求。

三、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各相關(guān)部門和人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，按時(shí)完成相關(guān)工作任務(wù)。

2.會(huì)議組織者應(yīng)設(shè)立跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.各相關(guān)部門和人員在執(zhí)行會(huì)議決策過程中，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋執(zhí)行情況。

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)反饋信息進(jìn)行整理和分析，評(píng)估會(huì)議決策的執(zhí)行效果。

3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，會(huì)議組織者可對(duì)會(huì)議決策進(jìn)行修訂和完善，以提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效果。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)過審批、發(fā)布、執(zhí)行和評(píng)估后，應(yīng)由會(huì)議組織者歸檔保存。

2.歸檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照一定的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行管理，便于查閱和追溯。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱需遵循保密規(guī)定，確保信息安全。

六、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、審批、發(fā)布、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)。

2.針對(duì)存在的問題，會(huì)議組織者應(yīng)制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高會(huì)議紀(jì)要的管理水平。

3.持續(xù)改進(jìn)的目的是為了提高會(huì)議效率、確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，促進(jìn)交易所各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.交易所各部門需使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門提交預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息。

3.會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議需求得到滿足。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

2.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

3.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔大方，符合交易所形象。

三、會(huì)議室使用

1.使用會(huì)議室時(shí)，各部門應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議開始前，使用部門應(yīng)檢查會(huì)議室環(huán)境，確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)整理會(huì)議室，恢復(fù)原狀，并關(guān)閉設(shè)施設(shè)備。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。

2.對(duì)于會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保使用安全。

3.如會(huì)議室內(nèi)出現(xiàn)損壞或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，以免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的安全措施，確保會(huì)議室使用過程中的安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備消防器材，并定期檢查，確保其有效性。

3.使用會(huì)議室時(shí)，各部門應(yīng)遵守安全規(guī)定，防止發(fā)生安全事故。

六、會(huì)議室保密工作

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)保密工作，確保會(huì)議內(nèi)容不被泄露。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置保密柜，用于存放會(huì)議資料和重要文件。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議相關(guān)內(nèi)容。

七、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.交易所各部門使用會(huì)議室，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況繳納相應(yīng)的使用費(fèi)用。

2.會(huì)議室管理部門應(yīng)制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并定期公布。

3.使用部門應(yīng)按時(shí)足額繳納會(huì)議室使用費(fèi)用，支持會(huì)議室的維護(hù)和管理。

八、會(huì)議室管理優(yōu)化

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期收集會(huì)議室使用意見和建議，不斷優(yōu)化管理規(guī)定。

2.針對(duì)存在的問題，會(huì)議室管理部門應(yīng)制定改進(jìn)措施，提高會(huì)議室使用效率。

3.通過持續(xù)優(yōu)化，為交易所提供更好的會(huì)議服務(wù)，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。

第五章附則

一、本制度的