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文檔簡介
委機關(guān)會議管理制度”
第一章總則
為確保委機關(guān)會議的效率與效果,加強會議的組織與管理,明確會議相關(guān)職責(zé),制定本會議管理制度。本制度適用于委機關(guān)所有會議,包括但不限于定期會議、臨時會議、專題會議等。
一、會議目的
1.傳達(dá)上級精神,貫徹決策部署;
2.分析形勢,研究工作,解決問題;
3.交流經(jīng)驗,提高工作效率;
4.統(tǒng)一思想,凝聚共識,推動工作落實。
二、會議原則
1.精簡高效,注重實效;
2.明確主題,充分準(zhǔn)備;
3.遵守紀(jì)律,保守秘密;
4.公開透明,接受監(jiān)督。
三、會議類型
1.定期會議:按照規(guī)定時間、周期召開的會議;
2.臨時會議:根據(jù)工作需要,臨時決定召開的會議;
3.專題會議:針對特定議題召開的會議。
四、參會人員
1.必須參加會議的人員應(yīng)按時參加,確有特殊情況不能參加的,需提前向會議主持人請假;
2.邀請參會的人員由會議主持人根據(jù)會議內(nèi)容和工作需要確定;
3.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律,不得遲到、早退,不得無故缺席。
五、會議組織與管理
1.會議的召開、延期、取消由會議主持人決定;
2.會議通知應(yīng)由會議組織者提前發(fā)送給參會人員,內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員等;
3.會議組織者負(fù)責(zé)會前準(zhǔn)備、會場布置、會議記錄、會議紀(jì)要的起草和發(fā)送等工作;
4.會議主持人負(fù)責(zé)會議的組織和主持,確保會議的順利進行。
六、本制度的解釋權(quán)歸委機關(guān)所有。
第二章會議流程
一、會議籌備
1.確定會議議題:會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要和委機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求,提前確定會議議題,并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示匯報。
2.制定會議議程:會議組織者應(yīng)根據(jù)確定的議題,制定會議議程,明確會議討論的重點、順序和時間安排。
3.發(fā)送會議通知:會議組織者應(yīng)至少提前3天向參會人員發(fā)送會議通知,通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員、會議議程等。
4.準(zhǔn)備會議材料:會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會議相關(guān)材料,包括會議議程、議題背景資料、相關(guān)政策法規(guī)、往次會議紀(jì)要等,并確保材料準(zhǔn)確、完整。
二、會議召開
1.會前簽到:會議開始前,參會人員應(yīng)在指定位置簽到,會議組織者應(yīng)統(tǒng)計參會人員情況,及時向會議主持人報告。
2.會議主持人宣布會議開始:會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員,強調(diào)會議紀(jì)律,宣布會議正式開始。
3.討論議題:按照會議議程,依次對各個議題進行討論。議題提出人應(yīng)詳細(xì)闡述議題背景、目的和解決方案,參會人員充分發(fā)表意見,展開討論。
4.會議決策:會議主持人根據(jù)討論情況,總結(jié)各方意見,形成決策結(jié)論。
三、會議記錄
1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議討論內(nèi)容,包括主要觀點、決策結(jié)論等;
2.會議記錄應(yīng)客觀、真實、全面,不得遺漏重要信息;
3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理,形成會議紀(jì)要。
四、會議總結(jié)
1.會議主持人對本次會議的討論成果進行總結(jié),強調(diào)會議決策的執(zhí)行和落實;
2.對未完成的議題,明確責(zé)任人和完成時間,確保問題得到及時解決;
3.會議主持人征求參會人員對會議組織、議題討論等方面的意見和建議,不斷改進會議質(zhì)量。
五、會議結(jié)束
1.會議主持人宣布會議結(jié)束,感謝參會人員的積極參與;
2.會議組織者負(fù)責(zé)收集會議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)材料,整理歸檔;
3.會議結(jié)束后,會議組織者應(yīng)及時將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員,以便了解會議內(nèi)容和決策結(jié)果。
第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實
一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布
1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人員在會議結(jié)束后及時整理,準(zhǔn)確反映會議討論內(nèi)容、主要觀點和決策結(jié)果。
2.會議紀(jì)要應(yīng)簡潔明了,條理清晰,便于理解和執(zhí)行。
3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核批準(zhǔn)后,由會議組織者及時發(fā)送給參會人員和相關(guān)單位,確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容和決策事項。
二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤
1.各參會單位和相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議紀(jì)要中的決策事項,按照要求和時間節(jié)點完成任務(wù)。
2.會議組織者應(yīng)設(shè)立跟蹤機制,對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促,確保決策事項落到實處。
3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難,會議組織者應(yīng)及時向會議主持人匯報,尋求解決方案。
三、會議紀(jì)要的反饋與評估
1.各參會單位和相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將會議紀(jì)要執(zhí)行情況反饋給會議組織者。
2.會議組織者應(yīng)對反饋情況進行匯總,形成評估報告,向委機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告會議決策的執(zhí)行情況。
3.根據(jù)評估結(jié)果,對會議紀(jì)要執(zhí)行情況進行總結(jié),為改進工作提供依據(jù)。
四、會議紀(jì)要的歸檔與管理
1.會議紀(jì)要作為委機關(guān)工作的重要資料,應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔管理。
2.歸檔時應(yīng)確保會議紀(jì)要的完整、準(zhǔn)確,便于查找和利用。
3.會議紀(jì)要的歸檔管理應(yīng)遵循保密原則,確保信息安全。
五、會議紀(jì)要的監(jiān)督與問責(zé)
1.對于未按會議紀(jì)要執(zhí)行或執(zhí)行不力的單位和個人,會議組織者應(yīng)進行督促,必要時進行問責(zé)。
2.會議組織者應(yīng)建立健全會議紀(jì)要執(zhí)行監(jiān)督機制,加強對會議決策事項的跟蹤問效,確保會議決策的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。
3.對會議紀(jì)要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)問題,按相關(guān)規(guī)定進行處理,嚴(yán)肅追究責(zé)任。
第四章會議室管理規(guī)定
一、會議室預(yù)訂與使用
1.會議室的預(yù)訂應(yīng)由會議組織者提前向管理部門提出申請,明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等需求。
2.管理部門應(yīng)根據(jù)會議室使用情況,合理安排會議場地,確保會議順利進行。
3.會議組織者在使用會議室時,應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定,保持會議室整潔,愛護會議設(shè)施。
二、會議室設(shè)備管理
1.管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備,確保設(shè)備正常運行。
2.會議組織者在使用會議室設(shè)備前,應(yīng)了解設(shè)備操作方法,如有疑問應(yīng)及時向管理部門咨詢。
3.使用會議室設(shè)備時,應(yīng)遵循操作規(guī)程,發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時報告并處理。
三、會議室環(huán)境與安全
1.會議室應(yīng)保持安靜、整潔,禁止在會議室內(nèi)吸煙、進食。
2.會議組織者應(yīng)確保會議室內(nèi)的消防安全,了解消防設(shè)施位置和使用方法。
3.管理部門應(yīng)定期對會議室進行衛(wèi)生清潔,確保會議環(huán)境舒適。
四、會議室保密措施
1.會議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及機密信息時,會議組織者應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施,確保信息安全。
2.參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定,不得泄露會議內(nèi)容。
3.管理部門應(yīng)加強對會議室的監(jiān)控和巡查,防止信息泄露。
五、會議室服務(wù)與支持
1.管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會務(wù)服務(wù),包括會議設(shè)備操作、會場布置、茶水服務(wù)等。
2.會議組織者如有特殊需求,應(yīng)及時與管理部門溝通,確保會議服務(wù)到位。
3.管理部門應(yīng)收集會議組織者和參會人員的意見和建議,不斷改進會議室管理和服務(wù)質(zhì)量。
第五章附則
1.本
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