委機關(guān)會議管理制度

委機關(guān)會議管理制度”

第一章總則

為確保委機關(guān)會議的效率與效果，加強會議的組織與管理，明確會議相關(guān)職責(zé)，制定本會議管理制度。本制度適用于委機關(guān)所有會議，包括但不限于定期會議、臨時會議、專題會議等。

一、會議目的

1.傳達(dá)上級精神，貫徹決策部署；

2.分析形勢，研究工作，解決問題；

3.交流經(jīng)驗，提高工作效率；

4.統(tǒng)一思想，凝聚共識，推動工作落實。

二、會議原則

1.精簡高效，注重實效；

2.明確主題，充分準(zhǔn)備；

3.遵守紀(jì)律，保守秘密；

4.公開透明，接受監(jiān)督。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定時間、周期召開的會議；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時決定召開的會議；

3.專題會議：針對特定議題召開的會議。

四、參會人員

1.必須參加會議的人員應(yīng)按時參加，確有特殊情況不能參加的，需提前向會議主持人請假；

2.邀請參會的人員由會議主持人根據(jù)會議內(nèi)容和工作需要確定；

3.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不得遲到、早退，不得無故缺席。

五、會議組織與管理

1.會議的召開、延期、取消由會議主持人決定；

2.會議通知應(yīng)由會議組織者提前發(fā)送給參會人員，內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員等；

3.會議組織者負(fù)責(zé)會前準(zhǔn)備、會場布置、會議記錄、會議紀(jì)要的起草和發(fā)送等工作；

4.會議主持人負(fù)責(zé)會議的組織和主持，確保會議的順利進行。

六、本制度的解釋權(quán)歸委機關(guān)所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議議題：會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要和委機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求，提前確定會議議題，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示匯報。

2.制定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)確定的議題，制定會議議程，明確會議討論的重點、順序和時間安排。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)至少提前3天向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員、會議議程等。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會議相關(guān)材料，包括會議議程、議題背景資料、相關(guān)政策法規(guī)、往次會議紀(jì)要等，并確保材料準(zhǔn)確、完整。

二、會議召開

1.會前簽到：會議開始前，參會人員應(yīng)在指定位置簽到，會議組織者應(yīng)統(tǒng)計參會人員情況，及時向會議主持人報告。

2.會議主持人宣布會議開始：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，強調(diào)會議紀(jì)律，宣布會議正式開始。

3.討論議題：按照會議議程，依次對各個議題進行討論。議題提出人應(yīng)詳細(xì)闡述議題背景、目的和解決方案，參會人員充分發(fā)表意見，展開討論。

4.會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策結(jié)論。

三、會議記錄

1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議討論內(nèi)容，包括主要觀點、決策結(jié)論等；

2.會議記錄應(yīng)客觀、真實、全面，不得遺漏重要信息；

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀(jì)要。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論成果進行總結(jié)，強調(diào)會議決策的執(zhí)行和落實；

2.對未完成的議題，明確責(zé)任人和完成時間，確保問題得到及時解決；

3.會議主持人征求參會人員對會議組織、議題討論等方面的意見和建議，不斷改進會議質(zhì)量。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員的積極參與；

2.會議組織者負(fù)責(zé)收集會議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)材料，整理歸檔；

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容和決策結(jié)果。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人員在會議結(jié)束后及時整理，準(zhǔn)確反映會議討論內(nèi)容、主要觀點和決策結(jié)果。

2.會議紀(jì)要應(yīng)簡潔明了，條理清晰，便于理解和執(zhí)行。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核批準(zhǔn)后，由會議組織者及時發(fā)送給參會人員和相關(guān)單位，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容和決策事項。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各參會單位和相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議紀(jì)要中的決策事項，按照要求和時間節(jié)點完成任務(wù)。

2.會議組織者應(yīng)設(shè)立跟蹤機制，對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促，確保決策事項落到實處。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，會議組織者應(yīng)及時向會議主持人匯報，尋求解決方案。

三、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.各參會單位和相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將會議紀(jì)要執(zhí)行情況反饋給會議組織者。

2.會議組織者應(yīng)對反饋情況進行匯總，形成評估報告，向委機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告會議決策的執(zhí)行情況。

3.根據(jù)評估結(jié)果，對會議紀(jì)要執(zhí)行情況進行總結(jié)，為改進工作提供依據(jù)。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要作為委機關(guān)工作的重要資料，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔管理。

2.歸檔時應(yīng)確保會議紀(jì)要的完整、準(zhǔn)確，便于查找和利用。

3.會議紀(jì)要的歸檔管理應(yīng)遵循保密原則，確保信息安全。

五、會議紀(jì)要的監(jiān)督與問責(zé)

1.對于未按會議紀(jì)要執(zhí)行或執(zhí)行不力的單位和個人，會議組織者應(yīng)進行督促，必要時進行問責(zé)。

2.會議組織者應(yīng)建立健全會議紀(jì)要執(zhí)行監(jiān)督機制，加強對會議決策事項的跟蹤問效，確保會議決策的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

3.對會議紀(jì)要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)問題，按相關(guān)規(guī)定進行處理，嚴(yán)肅追究責(zé)任。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂與使用

1.會議室的預(yù)訂應(yīng)由會議組織者提前向管理部門提出申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等需求。

2.管理部門應(yīng)根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議場地，確保會議順利進行。

3.會議組織者在使用會議室時，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，保持會議室整潔，愛護會議設(shè)施。

二、會議室設(shè)備管理

1.管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

2.會議組織者在使用會議室設(shè)備前，應(yīng)了解設(shè)備操作方法，如有疑問應(yīng)及時向管理部門咨詢。

3.使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時報告并處理。

三、會議室環(huán)境與安全

1.會議室應(yīng)保持安靜、整潔，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進食。

2.會議組織者應(yīng)確保會議室內(nèi)的消防安全，了解消防設(shè)施位置和使用方法。

3.管理部門應(yīng)定期對會議室進行衛(wèi)生清潔，確保會議環(huán)境舒適。

四、會議室保密措施

1.會議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及機密信息時，會議組織者應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保信息安全。

2.參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

3.管理部門應(yīng)加強對會議室的監(jiān)控和巡查，防止信息泄露。

五、會議室服務(wù)與支持

1.管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會務(wù)服務(wù)，包括會議設(shè)備操作、會場布置、茶水服務(wù)等。

2.會議組織者如有特殊需求，應(yīng)及時與管理部門溝通，確保會議服務(wù)到位。

3.管理部門應(yīng)收集會議組織者和參會人員的意見和建議，不斷改進會議室管理和服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

1.本