山東會議管理制度

山東會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據：為確保山東公司會議的效率與效果，規(guī)范會議的組織與管理，根據公司發(fā)展需要和相關法律法規(guī)，特制定本會議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于山東公司內部各類會議的組織、召開、管理及跟蹤落實，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會、項目協調會等。

第三條基本原則：

-會議應堅持精簡、高效、務實、節(jié)儉的原則；

-會議應明確目標，講究實效，避免形式主義；

-會議組織應遵循預先計劃、充分準備、準時開始、嚴格控制時間流程的要求。

第四條會議分類：

-定期會議：根據公司工作計劃定期召開的會議；

-臨時會議：因特殊情況需要，臨時召集的會議；

-例行會議：按照公司規(guī)定必須定期召開的會議；

-專題會議：針對特定議題召開的會議。

第五條會議權限：

-董事會：決定公司重大事項，審批公司戰(zhàn)略規(guī)劃等；

-高級管理層會議：決策公司重要管理事項，審批重大投資項目等；

-部門會議：決策部門內部工作計劃，協調部門間工作等；

-項目會議：針對具體項目進行協調、決策。

第六條參與人員：

-與會議議題相關的公司職員、特邀專家和外部人士；

-各級管理人員、相關職能部門負責人及必要的工作人員。

第七條會議紀律：

-與會人員應按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退；

-會議期間，應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，保持會場安靜；

-會議內容應嚴格保密，不得擅自泄露。

本章節(jié)為山東會議管理制度的第一章總則，旨在為整個會議管理體系奠定基礎，明確會議的組織原則、分類、權限和紀律，為后續(xù)章節(jié)提供指導框架。后續(xù)章節(jié)將詳細闡述會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定以及附則等內容。

第二章會議流程

第一條會議籌備：

-會議發(fā)起人應根據工作需要提出會議議題，明確會議目的、參會人員、會議時間、地點等，并向相關部門或人員發(fā)送會議通知；

-會議通知應包括會議主題、議題、議程、參會人員、時間地點等信息，并提前合理時間發(fā)送，以確保與會人員有充足的時間準備；

-會務組負責安排會議場地、設備、資料準備、會議簽到等工作。

第二條會議召開：

-會議主持人負責把控會議流程，確保會議按照既定議程進行；

-會議開始時，由主持人宣布會議主題、目的，并對與會人員進行介紹；

-各議題負責人按議程順序匯報、討論議題，與會人員可就議題進行發(fā)言、提問、建議等；

-會議主持人應確保會議討論充分、有序，避免跑題，同時注意控制會議時間。

第三條會議決策：

-對于需要決策的議題，會議主持人應引導與會人員進行充分討論，確保各方意見得到充分表達；

-會議決策應遵循民主集中制原則，根據公司規(guī)定和實際情況進行投票或表決；

-會議決策結果由主持人宣布，并形成書面記錄。

第四條會議紀要：

-會議紀要應由指定人員負責記錄，內容包括會議主題、參會人員、討論議題、決策結果等；

-會議紀要應在會議結束后及時整理，并于規(guī)定時間內發(fā)送給與會人員，以便大家了解會議內容；

-與會人員應對會議紀要進行確認，如有異議應在規(guī)定時間內提出。

第五條會議跟蹤與落實：

-會議決策事項應明確責任人、完成時限，并由責任人負責具體執(zhí)行；

-責任人應定期向會議發(fā)起人報告事項進展，會議發(fā)起人負責對落實情況進行跟蹤、監(jiān)督；

-對于未按期完成的決策事項，應分析原因，制定整改措施，并在后續(xù)會議中進行匯報。

第六條會議評估與改進：

-會議結束后，會務組應收集與會人員的意見和建議，對會議組織、流程、效果等方面進行評估；

-根據評估結果，對會議管理制度進行持續(xù)改進，優(yōu)化會議流程，提高會議效率。

本章詳細闡述了會議籌備、召開、決策、紀要、跟蹤落實及評估改進等環(huán)節(jié)，旨在確保山東公司會議的規(guī)范、高效進行，為公司發(fā)展提供有力支持。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)對會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定以及附則等內容進行詳細闡述。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的發(fā)布與確認：

-會議紀要應在會議結束后盡快整理完畢，并在最遲不超過兩個工作日內由會務組通過公司內部通訊系統(tǒng)或郵件形式發(fā)送給所有與會人員；

-與會人員應在收到會議紀要后一個工作日內進行確認，如有異議或補充意見，應及時反饋給會務組；

-會務組應對反饋意見進行整理，并在必要時對會議紀要進行修訂。

第二條會議決策任務的分配與執(zhí)行：

-會議紀要中明確的決策任務應詳細記錄任務內容、責任人和完成時限；

-責任人應在會議紀要發(fā)布后的兩個工作日內制定具體的執(zhí)行計劃，并開始執(zhí)行；

-責任人應定期更新任務進度，并在遇到問題時及時提出解決方案或尋求支持。

第三條會議決策結果的監(jiān)督與評估：

-上一級管理人員或指定的監(jiān)督人員應定期檢查決策任務的執(zhí)行情況，確保任務按時完成；

-對于未能按時完成的任務，監(jiān)督人員應了解原因，提供幫助或調整計劃，并記錄在案；

-執(zhí)行結果應與會議紀要中的決策要求進行對比評估，確保決策效果符合預期。

第四條會議紀要的歸檔與管理：

-會務組負責將確認無誤的會議紀要按照規(guī)定格式進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性；

-歸檔的會議紀要應便于查詢，并設置合理的訪問權限，保護公司內部信息的安全；

-會務組應定期對會議紀要進行整理，對長期未解決的決策事項進行追蹤和提醒。

第五條會議決策的閉環(huán)管理：

-對于已完成任務的執(zhí)行結果，應形成閉環(huán)管理報告，總結經驗教訓，為后續(xù)類似決策提供參考；

-若決策執(zhí)行過程中出現重大偏差或問題，應及時上報，并根據實際情況調整決策或采取補救措施；

-會務組應定期對會議決策的閉環(huán)管理情況進行匯總報告，以促進會議決策質量和執(zhí)行效率的提升。

本章著重于會議紀要的發(fā)布、決策任務的分配執(zhí)行、監(jiān)督評估、歸檔管理以及閉環(huán)管理，確保會議決策能夠得到有效落實，并形成持續(xù)改進的機制。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)探討會議室管理規(guī)定及附則等內容。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂：

-會議室預訂采用預約制度，由會務組負責管理；

-預訂會議室時，應詳細填寫會議主題、參會人數、時間等信息，并提前至少一個工作日提交預約申請；

-會務組根據預訂情況進行統(tǒng)籌安排，確保會議室資源合理分配。

第二條會議室配置與維護：

-會議室應配備必要的設施設備，如會議桌椅、投影儀、白板等，并保持設施設備完好；

-會務組負責定期檢查會議室設施設備，發(fā)現問題及時報修，確保會議順利進行；

-會議室應保持清潔衛(wèi)生，會前會后應進行簡單打掃，營造良好的會議環(huán)境。

第三條會議室使用規(guī)范：

-與會人員在會議室內應保持安靜，遵守會議紀律，不得吸煙、進食或亂丟垃圾；

-會議期間，與會人員應愛護會議室內的設施設備，不得隨意移動或損壞；

-會議結束后，責任人應確保會議室恢復原狀，關閉電源、水源等，并通知會務組進行驗收。

第四條會議室安全管理：

-會議室應定期進行安全檢查，確保消防、疏散等安全設施正常；

-會議期間，與會人員應了解會議室的安全出口位置，掌握基本的消防知識；

-會務組應制定應急預案，針對突發(fā)事件進行及時處理。

第五條會議室資源優(yōu)化：

-會務組應定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計分析，提高會議室利用率；

-鼓勵采用視頻會議、網絡會議等遠程會議形式，節(jié)約會議室資源；

-對于長期閑置或使用頻率較低的會議室，會務組可對其進行調整或改造，以適應公司需求。

本章針對會議室的預訂、配置維護、使用規(guī)范、安全管理和資源優(yōu)化等方面進行詳細闡述，旨在確保會議室資源得到合理利用，為會議的順利進行提供保障。后續(xù)章節(jié)將探討附則等相關內容。

第五章附則

第一條制度修訂：

-本會議管理制度如有變更，由會務組提出修訂方案，報公司管理層審批；

-修訂后的會議管理制度應及時通知全體員工，并按照新規(guī)定執(zhí)行。

第二條解釋權與施行日期：

-本會議管理制度的解釋權歸公司管理層所有；

-本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第三條特殊