檔案工作人員的基本職業(yè)素養(yǎng)

在檔案信息化建設(shè)中檔案工作人員的基本職業(yè)素養(yǎng)一、定義和檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)1、定義。(1)素養(yǎng)：是指一個人在思想作風(fēng)，道德品質(zhì)和知識、能力等方面經(jīng)過長期實(shí)踐，學(xué)習(xí)所達(dá)到的一定水平。它是人的一種較為穩(wěn)定的品質(zhì)，能對人的各種行為起到長期的持久的影響，甚至決定的因素。(2)職業(yè)素養(yǎng)：是指一個人所從事的工作應(yīng)該具備的素質(zhì)和修養(yǎng)。檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)是指檔案工作者從事檔案工作應(yīng)該具備的素質(zhì)和修養(yǎng)。2、檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)。檔案工作是一門專門職業(yè)，有區(qū)別于其它職業(yè)的特殊要求。檔案職業(yè)的特點(diǎn)是由檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)所決定的。概括起來主要有以下五個方面的突出特點(diǎn)：(檔案工作的性質(zhì)可概括為管理性、服務(wù)性、政治性、科學(xué)性和文化性“五性”)(1)產(chǎn)生效益的間接性。檔案工作不直接創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，也不直接從事國家管理、科學(xué)研究和文藝創(chuàng)作等活動，而是以間接的形式(主要是向社會傳遞檔案信息)為社會提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，以此來推動社會進(jìn)步。(如湯河橋改造節(jié)約130萬元)(2)對人類歷史的傳承性。檔案是一種歷史文化遺產(chǎn)，是人類進(jìn)行各種活動的紀(jì)錄，它反映了人類所獲得的知識和經(jīng)驗(yàn)，是人類文化和文明的基礎(chǔ)。試想：沒有檔案的世界，將是一個沒有記憶，沒有文化，沒有法律權(quán)利，沒有歷史的世界。因此，檔案工作在繼承和保持社會文化的統(tǒng)一性和完整性的過程中發(fā)揮著極其重要的作用。(3)工作內(nèi)容的專業(yè)性。檔案工作有其自身的規(guī)律和一整套專門的理論、原則和方法，并有許多的職業(yè)技術(shù)規(guī)范，檔案工作要根據(jù)科學(xué)的理論原則，科學(xué)的技術(shù)方法，搞好檔案的管理、保管和利用。因此檔案工作人員要接受專門培訓(xùn)。(如辦班，繼續(xù)教育等)(4)涉獵知識的廣泛性。檔案工作內(nèi)容涉及到古今中外和社會生活的各個方面，涉及的知識面很廣，尤其在今天，社會分工越來越細(xì)，各個領(lǐng)域的專業(yè)化水平越來越高，管理手段越來越先進(jìn)的情況下，要求檔案工作者要努力成為既具備檔案專業(yè)知識又了解和掌握其他門類專業(yè)知識的復(fù)合型人才。(如稅務(wù)局，財(cái)政局等部門的檔案工作者)(5)職業(yè)道德水準(zhǔn)的特殊性。檔案工作的性質(zhì)(滯后性，服務(wù)性等)決定了檔案工作者不可能像其他行業(yè)的工作者那些站在“舞臺”的前臺和中央，而是需要默默無聞的當(dāng)“無名英雄”。這就需要檔案工作者“長作綠葉扶紅花，愿為蠟燭照他人”。淡泊名利，自我犧牲，無私奉獻(xiàn)，甘為人梯，不講條件，不計(jì)得失，熱心服務(wù)。同時，更要忠于職守，尊重歷史，尊重檔案，無私無畏地維護(hù)歷史的真實(shí)面貌。二、檔案工作人員應(yīng)該具備的知識結(jié)構(gòu)知識結(jié)構(gòu)是指人的知識體系的構(gòu)成因素和各因素之間的聯(lián)系。檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)是指他們?yōu)檫m應(yīng)專業(yè)工作所需要的文化知識。主要是四個方面的知識：1、文史知識。檔案工作主要是通過文字來記錄人類社會實(shí)踐活動的。因此，檔案工作者應(yīng)該具有較高的語言文字水平，包括古代漢語，外語知識，少數(shù)民族語言等方面的知識。才能正確地判斷檔案的價值和社會需求，搞好檔案的收集，管理和開發(fā)利用。2、檔案管理和相關(guān)學(xué)科的知識。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。它既有一定的理論基礎(chǔ)，又有一定的業(yè)務(wù)知識。目前，檔案學(xué)分為兩大部類：一是理論檔案學(xué)(包括檔案學(xué)概論，檔案術(shù)語學(xué)，比較檔案學(xué)，檔案法規(guī)學(xué)，檔案事業(yè)史等)；二是應(yīng)用檔案學(xué)，(包括檔案管理學(xué)，科技檔案管理學(xué)，檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)，檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)，縮微復(fù)制，電子文件及電子檔案管理等)。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，和相關(guān)的日益復(fù)雜紛繁的現(xiàn)代生產(chǎn)和管理，特別是隨著文書檔案管理和檔案---圖書---情報管理一體化的日益加強(qiáng)，還要求檔案工作者既要學(xué)習(xí)和掌握文書學(xué)、情報學(xué)、圖書館學(xué)、目錄學(xué)等，還要涉獵哲學(xué)、自然科學(xué)、社會科學(xué)、思想科學(xué)等知識，成為“專才”基礎(chǔ)上的“通才”。3、現(xiàn)代科技知識。知識經(jīng)濟(jì)時代，信息已成為比資產(chǎn)和能源更為重要的，對生產(chǎn)力發(fā)展和社會進(jìn)步起決定作用的戰(zhàn)略資源。特別是以電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)四、檔案工作人員應(yīng)具備的職業(yè)道德職業(yè)道德是從事某種職業(yè)的人員共同認(rèn)可的并在職業(yè)活動中應(yīng)自覺遵守的行為準(zhǔn)則與規(guī)范，它是社會道德體系中的一個重要組成部分。檔案工作者的職業(yè)道德是指檔案工作人員在從事檔案行政、檔案保管和利用服務(wù)等項(xiàng)活動中應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則。主要包括以下七個方面：1、維護(hù)歷史的真實(shí)面貌。檔案價值的實(shí)現(xiàn)是以其真實(shí)性為前提的。檔案記錄內(nèi)容的真實(shí)與否對歷史將產(chǎn)生至關(guān)重要的影響，往往一字之差將會改變歷史的本來面貌。因此，將維護(hù)歷史的真實(shí)面貌作為首要的職業(yè)道德的根本準(zhǔn)則。首先、要客觀公正地履行自己的專業(yè)職責(zé)，不隱瞞、歪曲事實(shí)、不篡改文件和歷史證據(jù)，努力維護(hù)歷史的真實(shí)性。其次，對特殊時期產(chǎn)生的檔案要辯證理解和對待。如文革時期產(chǎn)生的檔案其內(nèi)容失真，虛假甚至完全違背了真實(shí)情況。既不能一律相信和采用，又不能因?yàn)橛袉栴}就隨意銷毀和改造。要認(rèn)真地加以鑒辨，以卷內(nèi)備考表或其他形式加以說明。2、忠于和熱愛檔案事業(yè)。愛崗敬業(yè)是一種起碼的職業(yè)態(tài)度。不熱愛本職工作就談不上忠于職守，檔案工作人員的自我價值，是通過自己所從事的檔案事業(yè)展現(xiàn)出來的，只有熱愛本職工作，全心全意地盡到保護(hù)管理檔案的義務(wù)和為利用者提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的職責(zé)，忠于職守，樂于在平凡的崗位上默默奉獻(xiàn)，才能實(shí)現(xiàn)自己的人生價值。3、具有全心全意為人民服務(wù)的精神。當(dāng)今社會檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)越來越凸現(xiàn)出來。只有將檔案工作服務(wù)中心工作，服務(wù)社會和服務(wù)百姓放在重要位置，檔案工作才有生機(jī)和活力，檔案事業(yè)才有大的發(fā)展。首先、要大力抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，夯實(shí)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，要積極主動地服務(wù)，改變坐等利用者前來查閱檔案的做法，主動采取各種方式方法：如公布檔案目錄、編輯參考資料，在互聯(lián)網(wǎng)上建立檔案信息崗、網(wǎng)站，舉辦展覽、提供現(xiàn)行文件查詢等等，實(shí)踐證明深受廣大群眾歡迎，效果明顯。第三，以良好的態(tài)度和作風(fēng)為利用者服務(wù)，對利用者熱情、禮貌、態(tài)度和藹、親切，使每一位利用者滿意。4、養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣。一是要注意做好國家、集體及公民個人的信息安全；不得銷毀相關(guān)的檔案信息，尤其是易于更新和消除的電子文件信息。二是不利用工作之便泄露對社會不宜公開的檔案信息內(nèi)容。三是檔案工作人員要自覺地遵守保密工作紀(jì)律，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，同各種失密、泄密、竊密行為作斗爭。5、樹立高度的法制意識與觀念。檔案法規(guī)是發(fā)展檔案事業(yè)的根本性法律規(guī)范。檔案工作者首選應(yīng)增強(qiáng)依法守法的意識與觀念，做到六不準(zhǔn)：第一、不準(zhǔn)損毀、丟失國家所有的檔案；第二，不準(zhǔn)擅自提供抄錄，公布屬于國家所有的檔案；第三，不許涂改，仿造檔案；第四，不準(zhǔn)擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓對國家和社會具有保存價值的或保密的檔案，也不準(zhǔn)將這種檔案倒賣牟利或者賣給外國人；第五，不準(zhǔn)明知自己保存的檔案面臨危險而不采取措施保護(hù)，造成損失；第六，不準(zhǔn)攜運(yùn)禁止出館的檔案及其復(fù)印件出館等等。其次，檔案工作者要依法行使自己的職責(zé)，定期接收和移交檔案，妥善保護(hù)好檔案，杜絕玩忽職守現(xiàn)象發(fā)生。6、保持嚴(yán)細(xì)深實(shí)快的工作作風(fēng)。首先要求按照檔案的形成規(guī)律辦事，按照工作特征和標(biāo)準(zhǔn)辦事，不能有半點(diǎn)的粗心大意，敷衍了事。如整理檔案時，要堅(jiān)持便于保管和利用的原則，做好區(qū)分全宗、分類、組卷、案卷排列和目錄編制工作；檔案統(tǒng)計(jì)工作中，要保證統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確真實(shí)等等。在每一個細(xì)小的工作環(huán)節(jié)中一絲不茍，嚴(yán)肅認(rèn)真。7、發(fā)揚(yáng)開拓進(jìn)取的奮斗精神。檔案事業(yè)的發(fā)展也要與時俱進(jìn)。在檔案工作中比較普遍存在的看攤守業(yè)，因循守舊，固步自封等問題不符合檔案事業(yè)發(fā)展要求，必須擯棄。首先要把握檔案工作的新規(guī)律、新標(biāo)準(zhǔn)、新方法。如在新的形勢任務(wù)下，如何發(fā)揮檔案信息作用為中心工作、為社會、為百姓服務(wù)？電子檔案如何歸檔、存貯和管理？現(xiàn)行文件的利用、檔案信息化建設(shè)等等問題。其次，要不斷研究解決檔案工作中的新問題，前面提到的幾個問題有待于我們從理論上深入探討，在實(shí)踐中廣泛有效地應(yīng)用。辦班學(xué)習(xí)研討的意義也在于此。五、如何提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)前面講了檔案工作人員應(yīng)具備的知識，能力和職業(yè)道德，關(guān)鍵是把它們運(yùn)用到檔案工作中去，化為職業(yè)行動，從而提高自己的職業(yè)素養(yǎng)。如何提高檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)的主要途徑有兩個：一是不斷學(xué)習(xí)是提高職業(yè)素養(yǎng)的必由之路。馬克思有句名言：“在科學(xué)上沒有平坦的大路，只有不畏勞苦沿著陡峭山路攀沿的人，才有希望到達(dá)光輝的頂點(diǎn)”。只有孜孜不倦的人，才能成為有知識有學(xué)問有競爭力的人。首先要會學(xué)。學(xué)習(xí)的渠道和途徑很多，但是怎么學(xué)，學(xué)什么，要從自身的實(shí)際需求出發(fā)，要切合自己的實(shí)際情況。古人講：“三人行必有我?guī)煛保湃诉€說：“學(xué)而不思則惘”。看書讀報聽人講話處處皆學(xué)問。要學(xué)會觸類旁通，由此及彼的分析和思考。其次，要學(xué)以致用，用學(xué)到的新知識新理論武裝頭腦指導(dǎo)工作。也叫“學(xué)習(xí)發(fā)生”或叫理論聯(lián)系實(shí)際。通過不斷地學(xué)習(xí)，來不斷地充實(shí)完善提高自我，做一個對社會對事業(yè)有用的人才。檔案工作者必須樹立終生學(xué)習(xí)的思想，活到老學(xué)到老。二是積極參與社會實(shí)踐是提高職業(yè)素養(yǎng)的根本途徑。馬克思說過：無論是改造主觀世界，還是改造客觀世界，都離不開實(shí)踐。毛澤東主席也曾經(jīng)說過：“實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的標(biāo)準(zhǔn)”。提高職業(yè)素養(yǎng)，實(shí)際就是一種對檔案工作人員主觀世界的改造，它同樣只有在職業(yè)素養(yǎng)的實(shí)踐中才能實(shí)現(xiàn)。所以要注意參加各種社會實(shí)踐，在實(shí)踐中鍛煉提高自己六、在電子檔案管理中檔案工作者應(yīng)該注意的幾個問題（一）要充分認(rèn)識檔案管理現(xiàn)狀。隨著計(jì)算機(jī)的普及，越來越多的文件以電子文檔的形式進(jìn)行傳輸和歸檔。越來越多的單位為了提高辦公效率和管理水平，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，“無紙化”辦公。信息時代的到來，使得原有的檔案管理理論和方法已經(jīng)不完全適用于電子文檔的管理要求了，隨之出現(xiàn)了許多的新問題，主要是：1、不管是地方綜合性檔案館還是各機(jī)關(guān)的檔案室，所存的檔案大部分是紙介質(zhì)檔案，這種檔案不容易長時間保存。2、檔案的整理、編纂工作耗時費(fèi)力，歸檔和管理等都很麻煩。3、檔案查找非常麻煩，查全、查準(zhǔn)率低。4、檔案的安全性得不到保證。由于直接對原始資料查閱，容易出現(xiàn)破損、丟失、涂改等問題。5、實(shí)物管理形式下的檔案資料，無法與單位檔案OA辦公系統(tǒng)對接，信息斷檔，無法達(dá)到資源共享，利用效率低。6、更為突出的問題是：已經(jīng)形成的電子文件沒有作為檔案材料保存下來，丟失，不齊全完整，現(xiàn)象十分嚴(yán)重。如果重新利用掃描等電子化方式來補(bǔ)救的話，將是很大的資源浪費(fèi)。（二）要充分認(rèn)識新形勢下電子檔案管理的變化要求。1、檔案形式發(fā)生變化：在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，還是從簡策檔案到紙質(zhì)檔案，檔案的載體和信息都是一體的不可分離的。而電子檔案中信息是獨(dú)立存在的，既可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、接收還可以進(jìn)行復(fù)制。2、檔案的整理和管理發(fā)生了變化。紙質(zhì)檔案在庫房中是上架排列的，是有形有序的。但是電子檔案在數(shù)據(jù)庫中的排列是無形的，分散性的。但是當(dāng)我們給他輸入一個指令，它們都以有序的方式迅速集中顯示和輸出，不僅極大地提高了查全、查準(zhǔn)率，而且提高了工作效率，并且做到了資源共享。在管理上，使行“雙套制”管理：即：網(wǎng)上在線歸檔，在線根據(jù)權(quán)限對現(xiàn)行和歸檔文件進(jìn)行檢索和借閱；檔案管理人員也可以在線對檔案