甲方工程會議管理制度

甲方工程會議管理制度第一章總則

為保證甲方工程會議的效率與效果，確保會議內(nèi)容的落實與執(zhí)行，特制定本會議管理制度。本制度適用于甲方工程相關的所有會議，旨在規(guī)范會議流程、明確責任分工、加強會議紀要的跟蹤落實，以及優(yōu)化會議室的管理。

一、會議目的

1.溝通信息：及時傳達相關政策、法規(guī)及公司決策，確保團隊成員了解項目進展、存在的問題及解決方案。

2.決策討論：針對項目中的重大問題進行討論，形成決策，指導項目推進。

3.協(xié)調(diào)資源：協(xié)調(diào)各方資源，確保項目順利實施。

4.提高效率：通過會議提高團隊協(xié)作效率，促進項目目標的實現(xiàn)。

二、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間周期召開，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)項目需要，針對特定問題召開的會議。

3.專題會議：針對某一特定主題召開的會議。

三、參會人員

1.會議主持人：負責組織、主持并總結(jié)會議，一般為項目領導或相關部門負責人。

2.與會人員：根據(jù)會議主題及內(nèi)容，邀請相關團隊成員參加。

3.記錄人：負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要。

四、會議紀律

1.會議期間，與會人員應保持手機靜音或振動，避免影響會議進程。

2.與會人員應準時參加會議，如有特殊情況需提前請假。

3.會議期間，與會人員應遵守會議秩序，尊重他人發(fā)言，不隨意打斷他人講話。

4.會議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密或敏感信息，與會人員應嚴格遵守保密規(guī)定。

五、本制度的解釋權(quán)與修改權(quán)歸甲方工程管理部門所有，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充或調(diào)整。本制度的實施時間為頒布之日起，如有修改，以最新版本為準。

六、本制度的執(zhí)行情況將作為團隊及個人績效考核的依據(jù)，望全體與會人員嚴格遵守，共同為甲方工程項目的順利推進貢獻力量。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)程，現(xiàn)將會議流程規(guī)定如下：

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議主持人根據(jù)項目進展、存在的問題及目標，明確會議主題。

2.制定會議議程：會議主持人根據(jù)會議主題，制定會議議程，包括會議各環(huán)節(jié)的內(nèi)容、時間安排及責任人。

3.發(fā)送會議通知：會議主持人提前將會議議程、時間、地點等信息發(fā)送給與會人員，確保相關人員準時參加會議。

4.準備會議材料：會議主持人及相關責任人提前準備好會議所需的資料、數(shù)據(jù)、報告等，以便在會議中進行討論。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前進行簽到，記錄人負責統(tǒng)計參會人員。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程及注意事項。

3.各部門報告：按議程安排，各部門負責人匯報工作進展、存在的問題及需求。

4.討論與決策：針對會議主題及各部門報告，與會人員進行充分討論，形成決策。

5.總結(jié)發(fā)言：會議主持人對會議討論情況進行總結(jié)，明確下一步工作計劃及責任人。

三、會議記錄與紀要

1.會議記錄：記錄人詳細記錄會議內(nèi)容，包括討論的重點、決策結(jié)果等。

2.整理會議紀要：會議結(jié)束后，記錄人根據(jù)會議記錄整理會議紀要，明確會議決策、任務分配及完成時間。

3.發(fā)送會議紀要：會議紀要整理完成后，發(fā)送給與會人員，以便跟蹤落實。

四、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對與會人員表示感謝。

2.與會人員按照會議紀要中的任務分配，開展后續(xù)工作。

五、會議跟蹤與落實

1.會議主持人負責對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保會議成果得到落實。

2.記錄人定期收集會議決策執(zhí)行情況，向會議主持人匯報。

3.對未按期完成的任務，會議主持人應督促責任人盡快完成，確保項目進度不受影響。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策的有效執(zhí)行，加強對會議任務的跟蹤落實，特制定以下規(guī)定：

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應詳細記錄會議主題、議程、討論重點、決策結(jié)果、任務分配等內(nèi)容。

2.記錄人應在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀要的整理，并提交給會議主持人審核。

3.會議主持人審核通過后，記錄人將會議紀要發(fā)送給所有與會人員，并抄送相關領導。

4.會議紀要應明確任務完成的時間節(jié)點，責任到人，確保會議決策的執(zhí)行。

二、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.各任務責任人根據(jù)會議紀要的要求，制定具體實施方案，并按計劃推進。

2.會議主持人負責對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解任務進度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中遇到的問題。

3.記錄人應定期收集各責任人的工作進展情況，及時向會議主持人匯報。

4.對未按期完成的任務，會議主持人應及時了解原因，督促責任人采取措施，確保任務盡快完成。

三、會議紀要的反饋與評估

1.各任務責任人應在任務完成后，向會議主持人反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會議主持人對已完成任務進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后類似工作提供借鑒。

3.對于執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，會議主持人應及時組織討論，制定解決方案，并調(diào)整相關工作計劃。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.記錄人負責將會議紀要整理歸檔，便于日后查閱。

2.會議紀要歸檔后，相關人員如有需要，可向記錄人申請查閱。

3.會議紀要的歸檔與查閱應嚴格遵守公司保密規(guī)定，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議的順利進行，提高會議室使用效率，維護會議室設施設備，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂

1.需要召開會議的部門或個人，應提前向行政部門預訂會議室。

2.預訂會議室時，需提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便行政部門合理安排會議室資源。

3.行政部門應建立會議室預訂檔案，實時更新會議室使用情況，確保會議室合理分配。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應保持安靜、整潔，禁止吸煙、進食。

2.會議召開前，相關人員應提前到達會議室，檢查設施設備是否正常，確保會議順利進行。

3.會議期間，與會人員應愛護會議室設施，如發(fā)現(xiàn)問題，及時向行政部門報告。

4.會議結(jié)束后，與會人員應將會議室恢復原狀，關閉投影儀、音響等設備，切斷電源，關閉門窗。

三、會議室設施維護

1.行政部門應定期對會議室設施進行檢查、維護，確保設施設備正常運行。

2.如會議室設施出現(xiàn)故障，行政部門應及時聯(lián)系維修人員處理，以免影響會議召開。

3.會議室內(nèi)設備使用說明書、操作指南等資料應齊全，方便與會人員了解設備使用方法。

四、會議室安全管理

1.會議室內(nèi)應配備消防器材，并定期檢查，確保消防安全。

2.會議期間，與會人員應遵守安全規(guī)定，不得在會議室內(nèi)進行危險操作。

3.行政部門應加強對會議室的安全巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由行政部門統(tǒng)一管理，借用需登記，用畢及時歸還。

2.鑰匙借用者應妥善保管鑰匙，不得私自復制或轉(zhuǎn)借他人。

3.鑰匙丟失，應及時向行政部門報告，并承擔相應責任。

遵守以上規(guī)定，共同維護會議室的正常使用，為甲方工程項目提供良好的會議環(huán)境。

第五章附則

為確保甲方工程會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本管理制度自頒布之日起生效，如有修改，以最新版本為準。

二、本管理制度適用于甲方工程項目的所有