住建系統(tǒng)會議費管理制度

住建系統(tǒng)會議費管理制度第一章總則

為確保住建系統(tǒng)會議的效率與效果，規(guī)范會議費用管理，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及財務(wù)制度，特制定本會議費管理制度。

一、適用范圍

本制度適用于住建系統(tǒng)各部門、各單位組織召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題會、研討會、評審會等。

二、會議分類

根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，將會議分為以下三類：

1.系統(tǒng)內(nèi)會議：指系統(tǒng)內(nèi)部各部門、各單位之間召開的會議；

2.委托會議：指住建系統(tǒng)委托其他單位或組織召開的會議；

3.聯(lián)合會議：指住建系統(tǒng)與其他單位或組織聯(lián)合召開的會議。

三、會議費用構(gòu)成

會議費用主要包括以下幾部分：

1.場地租賃費：會議室租賃、設(shè)備租賃等費用；

2.交通費：會議代表往返交通費用；

3.住宿費：會議代表住宿費用；

4.餐飲費：會議期間餐飲費用；

5.材料費：會議材料印刷、發(fā)放等費用；

6.其他費用：會議期間發(fā)生的其他合理費用。

四、會議費管理原則

1.合理預(yù)算：會議費用應(yīng)按照實際需要合理預(yù)算，嚴格控制；

2.嚴格審批：會議費用報銷需經(jīng)審批，確保費用合規(guī)、合理；

3.透明公開：會議費用使用情況應(yīng)定期公示，接受監(jiān)督；

4.精簡節(jié)約：提倡節(jié)約辦會，嚴格控制會議規(guī)模和費用。

五、責(zé)任與監(jiān)督

1.會議組織單位應(yīng)負責(zé)會議費用的預(yù)算、報銷和管理工作；

2.財務(wù)部門負責(zé)對會議費用進行審核、報銷和監(jiān)督；

3.監(jiān)察部門負責(zé)對會議費用管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

本制度的解釋權(quán)歸住建系統(tǒng)管理部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。各部門、各單位應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護會議費管理的規(guī)范與秩序。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程至關(guān)重要。以下是會議流程的詳細規(guī)定：

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議的主題和目標(biāo)，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.擬定會議方案：制定會議時間、地點、議程、參會人員、預(yù)期成果等。

3.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程、參會要求等。

4.會議材料準(zhǔn)備：根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)會議材料，并于會前發(fā)送給參會人員。

5.會議場地及設(shè)備準(zhǔn)備：預(yù)訂會議室，確保會議場地及設(shè)備符合會議需求。

二、會議簽到

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)到達會議現(xiàn)場，完成簽到手續(xù)。

2.簽到表：會議組織單位應(yīng)準(zhǔn)備簽到表，記錄參會人員姓名、單位、簽到時間等信息。

三、會議議程

1.主持人宣布會議開始：主持人簡要介紹會議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)。

2.會議報告：根據(jù)議程安排，各報告人依次進行報告。

3.討論環(huán)節(jié)：參會人員針對報告內(nèi)容展開討論，提出意見和建議。

4.形成決議：會議主持人匯總討論意見，形成會議決議。

四、會議記錄

1.會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，記錄會議議程、報告內(nèi)容、討論意見、決議等。

2.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，根據(jù)會議記錄整理會議紀(jì)要，并于規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給參會人員。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議進行總結(jié)，強調(diào)會議成果和下一步工作要求。

2.參會人員對會議效果進行評價，提出改進意見和建議。

六、會議解散

1.會議主持人宣布會議結(jié)束。

2.參會人員有序離場。

本章節(jié)對會議流程進行了詳細規(guī)定，旨在確保會議的順利進行，提高會議效率。各部門、各單位應(yīng)嚴格按照會議流程組織會議，確保會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議成果的轉(zhuǎn)化和工作的推進，會議紀(jì)要的跟蹤落實至關(guān)重要。以下是對會議紀(jì)要跟蹤落實的具體規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、參會人員、討論議題、主要觀點、決議及下一步行動計劃等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核通過后，應(yīng)及時發(fā)送給所有參會人員，并在必要時抄送相關(guān)部門和單位。

二、決議任務(wù)的分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會議紀(jì)要中的決議，將任務(wù)分解為具體的執(zhí)行事項，明確責(zé)任人和完成時限。

2.各責(zé)任單位或個人應(yīng)按照分解的任務(wù)要求，制定詳細的實施方案，確保決議的落地執(zhí)行。

三、跟蹤督促與進度反饋

1.會議組織單位應(yīng)設(shè)立專人負責(zé)會議決議的跟蹤督促工作，定期了解任務(wù)進展情況。

2.責(zé)任單位或個人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)向會議組織單位報告任務(wù)進展情況，包括已完成事項、未完成事項及原因、下一步計劃等。

3.會議組織單位應(yīng)定期匯總進度反饋，形成會議決議跟蹤報告，并在適當(dāng)范圍內(nèi)公示。

四、問題協(xié)調(diào)與解決

1.在跟蹤落實過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任單位應(yīng)及時報告，并提出解決方案。

2.會議組織單位應(yīng)協(xié)助責(zé)任單位解決問題，必要時召開協(xié)調(diào)會議，確保會議決議順利推進。

五、評估與考核

1.會議組織單位應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進行評估，包括完成質(zhì)量、進度、效果等方面。

2.評估結(jié)果作為相關(guān)部門和單位工作考核的依據(jù)，對未按要求完成任務(wù)的，視情況予以通報批評或追究責(zé)任。

六、持續(xù)改進

1.各部門和單位應(yīng)結(jié)合會議紀(jì)要跟蹤落實情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化工作流程。

2.對會議決議執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時調(diào)整和改進，以提高工作效率和會議成果的轉(zhuǎn)化。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效利用和會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.各部門、各單位需使用會議室時，應(yīng)提前向會議室管理部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、會議主題、參會人數(shù)、所需設(shè)備等內(nèi)容。

3.會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請的先后順序和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室。

二、會議室使用

1.會議室使用單位應(yīng)按照預(yù)訂時間準(zhǔn)時使用會議室，不得隨意占用或更改。

2.會議期間，使用單位應(yīng)愛護會議室設(shè)施設(shè)備，遵守會議室使用規(guī)定。

3.會議室使用完畢，應(yīng)及時清理會議室內(nèi)外環(huán)境，關(guān)閉電源、門窗，確保設(shè)施設(shè)備完好。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門應(yīng)定期檢查和維護會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

2.使用單位如需額外設(shè)備或技術(shù)支持，應(yīng)提前向會議室管理部門申請。

3.會議室設(shè)備使用過程中，如出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告會議室管理部門，不得擅自拆卸或更改設(shè)備設(shè)置。

四、會議室衛(wèi)生與安全

1.會議室管理部門應(yīng)定期進行衛(wèi)生清潔，保持會議室整潔。

2.使用單位應(yīng)遵守會議室衛(wèi)生規(guī)定，不在會議室內(nèi)吸煙、進食，確保衛(wèi)生環(huán)境。

3.會議室管理部門應(yīng)確保會議室的安全設(shè)施齊全，如消防器材、應(yīng)急照明等，定期進行安全檢查。

五、會議室保密工作

1.使用單位應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得在會議室內(nèi)討論涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息。

2.會議室內(nèi)不得使用不具備保密功能的通訊設(shè)備，防止信息泄露。

六、會議室資源優(yōu)化配置

1.會議室管理部門應(yīng)定期評估會議室使用情況，合理調(diào)整會議室資源配置，提高使用效率。

2.鼓勵各部門、各單位共享會議室資源，減少會議室閑置時間，降低會議成本。

本章節(jié)對會議室管理規(guī)定進行了詳細闡述，各部門、各單位應(yīng)嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，共同維護會議室的正常秩序和使用效率。

第五章附則

為確保本會議費管理制度的實施效果，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸住建系統(tǒng)管理部門所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可由住建