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任務(wù)5.5收發(fā)存報(bào)表編制【任務(wù)目的】1.能根據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)信息處理思路設(shè)計(jì)Excel工作表內(nèi)容;2.熟練使用Excel公式及函數(shù)進(jìn)行相關(guān)計(jì)算或數(shù)據(jù)處理;3.學(xué)會(huì)條件格式的多種使用方法;4.熟悉保護(hù)工作表操作。【知識(shí)鏈接】1.收發(fā)存簡(jiǎn)介收、發(fā)、存是所有倉(cāng)庫(kù)的三個(gè)基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。收是指從上游供應(yīng)商訂購(gòu)貨品到貨后,經(jīng)過(guò)接運(yùn)、卸貨、驗(yàn)收、搬運(yùn)、入庫(kù)、上架的業(yè)務(wù)活動(dòng);發(fā)是指收到下游客戶(hù)訂貨后,按照客戶(hù)需求的貨品種類(lèi)和數(shù)量經(jīng)揀貨、打包、裝車(chē)、配送等業(yè)務(wù)活動(dòng);存是指貨品在倉(cāng)庫(kù)中相對(duì)靜止的狀態(tài),倉(cāng)庫(kù)需要做好盤(pán)點(diǎn)和養(yǎng)護(hù)工作。收發(fā)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性在很大程度上影響倉(cāng)庫(kù)運(yùn)營(yíng)的效率。2.VLOOKUP函數(shù)【格式】=VLOOKUP(查找值,查找區(qū)域,返回值的列序號(hào),查找類(lèi)型)【作用】在指定區(qū)域中查找給定值,最終返回找到值所在的行號(hào)和指定列號(hào)交叉位置的值?!菊f(shuō)明】查找值必須屬于查找區(qū)域的第一列的值;查找類(lèi)型有True和False兩種,當(dāng)取True時(shí)表示近似查找,如果找不到精確匹配值,則匹配小于查找值的最大數(shù)值,要求查找區(qū)域的值必須是經(jīng)過(guò)排序的。當(dāng)取值為False時(shí),表示進(jìn)行精確查找,大多數(shù)情況下均用此類(lèi)型。3.SUMIF函數(shù)【格式】=SUMIF(條件判斷區(qū)域,過(guò)濾條件,求和區(qū)域)【作用】對(duì)滿(mǎn)足過(guò)濾條件的行進(jìn)行求和。【工作任務(wù)】某汽車(chē)配件經(jīng)銷(xiāo)商經(jīng)營(yíng)如表所示的汽車(chē)零配件,現(xiàn)需要準(zhǔn)確記錄零部件的入庫(kù)及出庫(kù)信息,并實(shí)時(shí)自動(dòng)計(jì)算出零部件的庫(kù)存量。因經(jīng)營(yíng)規(guī)模不大,暫不需要購(gòu)置專(zhuān)門(mén)的管理軟件。由于Excel具有簡(jiǎn)單易學(xué),成本低廉的特點(diǎn),所以Excel是制作收發(fā)存報(bào)表的首選工具。該收發(fā)存報(bào)表的功能包括:能夠記錄入庫(kù)流水賬信息;能夠記錄出庫(kù)流水賬信息;能夠自動(dòng)匯總計(jì)算商品庫(kù)存量?!緦?shí)施步驟】1.創(chuàng)建“物料清單”表2.創(chuàng)建“物料入庫(kù)”表3.創(chuàng)建“物料出庫(kù)”表4.設(shè)計(jì)“庫(kù)存匯總”表5.?dāng)?shù)據(jù)測(cè)試1.創(chuàng)建“物料清單”表物料清單表主要存放商品的編碼、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、存放位置等信息,如圖所示,其他所有表中的有關(guān)商品的信息均引用該表。2.創(chuàng)建“物料入庫(kù)”表物料入庫(kù)表用于存放入庫(kù)記錄的流水賬,如圖所示,應(yīng)包括以下列:(1)入庫(kù)單號(hào):要求根據(jù)入庫(kù)日期自動(dòng)編號(hào),格式例如“RK20170526001”,其中,RK表示入庫(kù),20170526表示入庫(kù)日期(8位數(shù)字表示),001表示該天入庫(kù)的序號(hào),每天之內(nèi)連續(xù)編號(hào);(2)入庫(kù)日期:入庫(kù)時(shí)通過(guò)“ctrl+分號(hào)”快捷鍵手工輸入;(3)物料編碼:利用數(shù)據(jù)有效性引用物料清單表中的編碼;(4)物料名稱(chēng):利用VLOOKUP函數(shù)通過(guò)物料編碼到物料清單表中查詢(xún)對(duì)應(yīng)的名稱(chēng);(5)規(guī)格型號(hào):利用VLOOKUP函數(shù)通過(guò)物料編碼到物料清單表中查詢(xún)對(duì)應(yīng)的規(guī)格型號(hào);(6)單位:利用VLOOKUP函數(shù)通過(guò)物料編碼到物料清單表中查詢(xún)對(duì)應(yīng)的單位;(7)入庫(kù)數(shù)量:該列根據(jù)實(shí)際入庫(kù)數(shù)量手工輸入;(8)單價(jià):利用VLOOKUP函數(shù)通過(guò)物料編碼到物料清單表中查詢(xún)對(duì)應(yīng)的單價(jià);(9)金額:數(shù)量乘以單價(jià);(10)所在庫(kù)區(qū):利用VLOOKUP函數(shù)通過(guò)物料編碼到物料清單表中查詢(xún)對(duì)應(yīng)的所在庫(kù)區(qū)。3.創(chuàng)建“物料出庫(kù)”表物料入庫(kù)表用于存放入庫(kù)記錄的流水賬,如圖所示,應(yīng)包括以下列:(1)出庫(kù)單號(hào):參照入庫(kù)單號(hào)的方法自動(dòng)編號(hào),格式例如“CK20170526001”;(2)出庫(kù)日期:手動(dòng)輸入;(3)物料編碼:利用數(shù)據(jù)有效性引用物料清單表中的編碼;(4)物料名稱(chēng):利用VLOOKUP函數(shù)通過(guò)物料編碼到物料清單表中查詢(xún)對(duì)應(yīng)的名稱(chēng);(5)規(guī)格型號(hào):利用VLOOKUP函數(shù)通過(guò)物料編碼到物料清單表中查詢(xún)對(duì)應(yīng)的規(guī)格型號(hào);(6)單位:利用VLOOKUP函數(shù)通過(guò)物料編碼到物料清單表中查詢(xún)對(duì)應(yīng)的單位;(7)出庫(kù)數(shù)量:該列根據(jù)實(shí)際出庫(kù)數(shù)量手工輸入;(8)單價(jià):利用VLOOKUP函數(shù)通過(guò)物料編碼到物料清單表中查詢(xún)對(duì)應(yīng)的單價(jià);(9)金額:數(shù)量乘以單價(jià);(10)所在庫(kù)區(qū):利用VLOOKUP函數(shù)通過(guò)物料編碼到物料清單表中查詢(xún)對(duì)應(yīng)的所在庫(kù)區(qū)。思考與點(diǎn)撥:物料入庫(kù)表和出庫(kù)表設(shè)計(jì)的關(guān)鍵點(diǎn)是什么?物料入庫(kù)表和出庫(kù)表中的數(shù)據(jù)大多通過(guò)VLOOKUP函數(shù)引用物料清單,使用時(shí)只需要通過(guò)錄入物料編碼、日期和數(shù)量即可完成一條記錄的錄入,特別需要注意的是為防止錄入錯(cuò)誤的物料編碼,入庫(kù)表和出庫(kù)表的物料編碼列使用了數(shù)據(jù)有效性來(lái)確保用戶(hù)輸入的物料編碼的正確性。4.設(shè)計(jì)“庫(kù)存匯總”表庫(kù)存匯總表用于對(duì)入庫(kù)和出庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算,實(shí)時(shí)獲得各種商品的在庫(kù)數(shù)量,如圖5-45所示,應(yīng)包括以下列:(1)物料編號(hào);(2)物料名稱(chēng);(3)規(guī)格型號(hào);(4)單位;(5)單價(jià)。以上五列數(shù)據(jù)引用自物料清單表。(1)期初數(shù)量:該列根據(jù)盤(pán)點(diǎn)情況手工輸入;(2)本期購(gòu)進(jìn):利用SUMIF函數(shù)對(duì)物料入庫(kù)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總;(3)本期領(lǐng)用:利用SUMIF函數(shù)對(duì)物料出庫(kù)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總;(4)本期結(jié)存:按照期初數(shù)量+本期購(gòu)進(jìn)-本期領(lǐng)用進(jìn)行計(jì)算;(5)金額:本期結(jié)存乘以單價(jià)。5.?dāng)?shù)據(jù)測(cè)試請(qǐng)?jiān)谌霂?kù)表和出庫(kù)表中分別錄入幾條記錄,查看庫(kù)存表的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是否正確。【任務(wù)小結(jié)】本任務(wù)主要針對(duì)數(shù)據(jù)量不太大的場(chǎng)合,記錄商品進(jìn)銷(xiāo)存數(shù)據(jù)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。首先需要設(shè)計(jì)一個(gè)表用于存儲(chǔ)基礎(chǔ)數(shù)據(jù),在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)入庫(kù)表和出庫(kù)表,入庫(kù)表和出庫(kù)表的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容基本一致,都用來(lái)記錄出入庫(kù)的流水賬,庫(kù)存匯總表用于對(duì)期初庫(kù)存、入庫(kù)數(shù)量、出庫(kù)數(shù)量進(jìn)行匯總后得出本期結(jié)余庫(kù)存。任務(wù)中大量使用了VLOOKUP函數(shù)和SUMIF函數(shù),分別用于商品匹配和條件求和,最后通過(guò)手動(dòng)編輯公式進(jìn)行了庫(kù)存結(jié)余計(jì)算。【實(shí)踐訓(xùn)練】公司現(xiàn)已制作出能夠記錄入庫(kù)和出庫(kù)的收發(fā)月報(bào)表,現(xiàn)需對(duì)該月報(bào)表按照以下要求進(jìn)行完善:1.打開(kāi)素材文件,制作出計(jì)算庫(kù)存結(jié)余的“收發(fā)存總表”的框架結(jié)構(gòu)。2.保護(hù)“入庫(kù)表”、“出庫(kù)表”及“收發(fā)存總表”中的物品信息單元格區(qū)域。3.利用公式及函數(shù)計(jì)算每種物品當(dāng)前的庫(kù)存量,并對(duì)存貨不足的物品進(jìn)行預(yù)警提示,要求:
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