學(xué)校教學(xué)類檔案管理辦法

學(xué)校教學(xué)類檔案管理辦法為了規(guī)范我院教學(xué)類檔案管理，根據(jù)國家教育部發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》制定我院教學(xué)類檔案管理辦法如下：一、基本原則1、凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體均屬教學(xué)檔案。2、教學(xué)檔案是衡量學(xué)院教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，也是學(xué)院檔案的主體、核心和重點(diǎn)。3、教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分。應(yīng)實(shí)行三納入、四同步，即納入教學(xué)工作計劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一；下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步，檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步，評審鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步，上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案、證明同步。4、各系(部)和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和配備專(兼)職檔案管理人員，統(tǒng)一管理本部門的教學(xué)文件材料，并按期向?qū)W院指定的檔案管理部門辦理移交。5、努力提高教學(xué)管理檔案部門和人員的現(xiàn)代化管理水平，逐步參與教學(xué)管理，成為教學(xué)管理和教學(xué)改革的參謀部門。6、要把教學(xué)檔案工作列入學(xué)院教育發(fā)展計劃，在經(jīng)費(fèi)、庫房設(shè)備和人員配備等方面給予保證，每年從教學(xué)經(jīng)費(fèi)中給予教學(xué)檔案工作適當(dāng)資助。二、歸檔范圍1、在教學(xué)實(shí)踐中形成的文件材料，具有長期的參考價值和憑證作用的材料。2、必須反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的材料。3、必須遵循自然形成規(guī)律，符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動的成套性特點(diǎn)的材料。三、歸檔主要內(nèi)容和重點(diǎn)1、歸檔主要內(nèi)容包括綜合管理、專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教材等方面。具體范圍見附件《教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表》。2、歸檔的重點(diǎn)是本部門在教學(xué)工作特別是教學(xué)實(shí)踐各個環(huán)節(jié)中形成的不同載體的文件材料。四、教學(xué)文件材料的整理和歸檔1、形成和積累(1)每年新學(xué)年開始后，各系(部)主任、副主任或干事接受由學(xué)院下達(dá)的積累教學(xué)文件材料的任務(wù)。(2)教務(wù)處會同檔案部門向各系(部)發(fā)放各種教學(xué)文件材料表格、學(xué)籍登記表(卡)、卷宗袋等。(3)系(部)兼職檔案員按文件材料分類表分別積累教學(xué)文件材料，并定期進(jìn)行整理。(4)檔案室隨時了解、督促、檢查、指導(dǎo)兼職檔案員做好文件材料的積累工作。2、整理組卷(1)由教務(wù)處或各系(部)的專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)將積累的文件材料向檔案室移交歸檔。(2)根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行組卷。原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷便于利用，同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時可分別組成若干卷，也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一、文件較少的按不同內(nèi)容分別組卷。(3)教學(xué)文件材料按永久、長期、短期順序要求分門別類排列。按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后的要求排列。(4)歸檔的教學(xué)文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)完整后歸檔。(5)卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂。(6)凡是文件材料未注明標(biāo)題的應(yīng)注明題名、責(zé)任者、時間。(7)按順序編排頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號的位置在非裝訂線側(cè)的下角。(8)填寫卷內(nèi)目錄及備考表。五、歸檔驗(yàn)收1、移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求。如不符合規(guī)定要求，接收人應(yīng)拒絕接收并予以指正。2、移交時應(yīng)填寫移交憑證，一式兩份，雙方各執(zhí)一份，以防丟失。3、教學(xué)綜合管理文件次年6月底歸檔，其它各類材料完成一個培養(yǎng)周期(即一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè))于當(dāng)年寒假前一次性歸檔，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門檔案管理人員按時移交。六、教學(xué)檔案工作崗位責(zé)任制1、系(部)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)(1)制訂和健全有關(guān)管理制度，切實(shí)做到把教學(xué)檔案全面納入教學(xué)管理之中，并監(jiān)督執(zhí)行。(2)加強(qiáng)與教務(wù)處、學(xué)院檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作，保證教學(xué)檔案質(zhì)量。(3)對本部門管理干部和兼職檔案員提出具體要求，并幫助他們解決一些實(shí)際困難。2、教務(wù)處職責(zé)(1)保管教學(xué)運(yùn)行中的各類計劃、文件和系(部)各類教學(xué)匯總情況、報表。(2)負(fù)責(zé)指導(dǎo)各系(部)的教學(xué)檔案管理。3、各部門兼職教學(xué)檔案干部職責(zé)(1)將收集、積累的文件材料整理組卷裝訂，做到組卷合理、編目清楚、標(biāo)題準(zhǔn)確、裝訂整齊，并及時向院檔案室移交。(2)做好存放本部門的教學(xué)檔案的組卷、分類、編目、登記、保管、利用等工作。4、學(xué)院檔案室職責(zé)(1)認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規(guī)，制定本院教學(xué)檔案工作各項(xiàng)管理制度并付諸實(shí)施。(2)督促、指導(dǎo)和檢查全院教學(xué)檔案工作，驗(yàn)收各部門移交的教學(xué)檔案。(3)按照《教學(xué)類檔案管理辦法》要求做好教學(xué)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。(4)努力開發(fā)教學(xué)檔案信息資源，充分發(fā)揮其作用。(5)組織全院專(兼)職教學(xué)檔案員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，經(jīng)驗(yàn)交流。附：

教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表

類別序號類目名稱保管期限立卷部門教學(xué)文件1上級下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料永久院辦2專業(yè)建設(shè)論證、評估、申報、審批材料永久教務(wù)處3各專業(yè)教學(xué)計劃及教學(xué)（考試）大綱永久4自編教材、講義、習(xí)題集及實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書長期5教材統(tǒng)計表及教材簡介、教材采購發(fā)放紀(jì)錄三年師資隊(duì)伍6教師學(xué)歷證書和職稱證書的復(fù)印件、檔案、雙師教師證明材料、兼職教師聘書及任課情況材料長期組織人事處7教師培訓(xùn)規(guī)劃、年度計劃、措施和實(shí)施紀(jì)實(shí)材料；專任教師繼續(xù)教育和培訓(xùn)證明材料長期8教師進(jìn)修、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及獎勵情況長期教務(wù)處9教師年度工作量登記表長期專業(yè)設(shè)置10專業(yè)教室設(shè)施一覽表三年系（部）11各實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)基地的名稱、功能、使用情況登記三年系（部）教務(wù)處12實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)場地財產(chǎn)登記三年13校外實(shí)習(xí)基地的協(xié)議（合同）、基本情況介紹、實(shí)習(xí)過程材料三年15專業(yè)期刊統(tǒng)計表三年圖書館15專業(yè)藏書統(tǒng)計表三年16全院專業(yè)開設(shè)情況、開設(shè)課程及教師任課情況匯總長期教務(wù)處學(xué)籍管理17新生入學(xué)登記表永久學(xué)生處招生處教務(wù)處18學(xué)生學(xué)籍卡片永久19學(xué)生成績總冊永久20在校學(xué)生名冊永久21學(xué)生學(xué)籍變動材料長期22畢業(yè)證（結(jié)業(yè)證、肄業(yè)證）存根、領(lǐng)證簽收紀(jì)錄長期教學(xué)管理23教學(xué)管理制度長期教務(wù)處24學(xué)術(shù)委員會章程、成員名單、工作紀(jì)錄

科研產(chǎn)業(yè)處教務(wù)處25專業(yè)指導(dǎo)委員會名單及基本情況介紹，校外成員的職務(wù)證書復(fù)印件三年26專業(yè)指導(dǎo)委員會章程及參與專業(yè)建設(shè)工作紀(jì)錄三年27教學(xué)工作質(zhì)量考核辦法、各項(xiàng)考核的原始資料、考核結(jié)果及反饋資料三年督評辦教務(wù)處28教學(xué)質(zhì)量分析表、記分冊三年29教學(xué)部門工作計劃、總結(jié)三年各教學(xué)部門

理論教學(xué)30教學(xué)任務(wù)書及課表、進(jìn)程表三年教務(wù)處31專業(yè)課授課計劃、教案三年系（部）教務(wù)處32使用電化教學(xué)的原始紀(jì)錄及統(tǒng)計資料三年教務(wù)處33CAI課件分類目錄及簡介、專業(yè)教師開發(fā)的專業(yè)課程CAI課件清單三年34語音室、教學(xué)用機(jī)房設(shè)備清單及統(tǒng)計資料三年各相關(guān)責(zé)任部門及教務(wù)處實(shí)踐教學(xué)35實(shí)踐教學(xué)課授課計劃、教案三年系（部）36實(shí)訓(xùn)報告和實(shí)訓(xùn)總結(jié)材料三年37各類實(shí)驗(yàn)開出的登記表和統(tǒng)計資料三年38綜合性實(shí)驗(yàn)開出的原始資料及統(tǒng)計資料三年教研教改39專業(yè)教學(xué)與生產(chǎn)實(shí)際相結(jié)合的情況分析三年40教師科研、技術(shù)服務(wù)、論文、立項(xiàng)課題以及主、參編教材情況統(tǒng)計表；學(xué)院學(xué)報、教學(xué)研究簡報等。三年科研產(chǎn)業(yè)處教務(wù)處41選修課開發(fā)過程材料三年系（部）42專業(yè)課課程建設(shè)過程材料三年43教研活動計劃、總結(jié)、記錄三年44學(xué)術(shù)講座的內(nèi)容、時間和主講人情況介紹三年科研產(chǎn)業(yè)處水平測試45理論課、實(shí)習(xí)