設(shè)計(jì)院會(huì)議管理制度范本

設(shè)計(jì)院會(huì)議管理制度范本第一章總則

為確保設(shè)計(jì)院會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會(huì)議管理制度。本制度適用于設(shè)計(jì)院各級(jí)會(huì)議，包括但不限于院級(jí)、部門級(jí)及項(xiàng)目級(jí)會(huì)議。

一、會(huì)議目的

1.傳達(dá)政策、指示，研究工作計(jì)劃，部署工作任務(wù)。

2.分析問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)工作落實(shí)。

3.加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，提高工作效率。

4.培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，提升員工素質(zhì)。

二、會(huì)議原則

1.精簡(jiǎn)會(huì)議，提高效率。嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，減少無(wú)效、重復(fù)會(huì)議。

2.明確議題，充分準(zhǔn)備。會(huì)議議題應(yīng)具有針對(duì)性和實(shí)用性，提前通知參會(huì)人員，確保會(huì)議效果。

3.集中討論，民主決策。充分聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，保證決策的科學(xué)性和合理性。

4.嚴(yán)格保密，遵守紀(jì)律。會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

三、適用范圍

1.本制度適用于設(shè)計(jì)院各級(jí)會(huì)議，包括定期會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。

2.特殊性質(zhì)的會(huì)議，如學(xué)術(shù)交流、培訓(xùn)等，可根據(jù)實(shí)際情況參照本制度執(zhí)行。

四、會(huì)議類別

1.院級(jí)會(huì)議：主要包括院務(wù)會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、全院職工大會(huì)等。

2.部門級(jí)會(huì)議：主要包括部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

3.項(xiàng)目級(jí)會(huì)議：主要包括項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)等。

五、參會(huì)人員

1.院級(jí)會(huì)議：院領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。

2.部門級(jí)會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)人員及下屬單位負(fù)責(zé)人。

3.項(xiàng)目級(jí)會(huì)議：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組成員及相關(guān)人員。

六、會(huì)議組織

1.院級(jí)會(huì)議由院長(zhǎng)或院長(zhǎng)指派的副院長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織。

2.部門級(jí)會(huì)議由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織。

3.項(xiàng)目級(jí)會(huì)議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織。

七、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意離場(chǎng)。

2.參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。

3.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)歸檔。

4.會(huì)議結(jié)束后，組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，并督促落實(shí)。

八、本制度的解釋權(quán)歸設(shè)計(jì)院院務(wù)會(huì)所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.擬定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、資料準(zhǔn)備等。

3.報(bào)批程序：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，將會(huì)議方案報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門審批。

4.通知參會(huì)人員：在會(huì)議召開(kāi)前，提前通知參會(huì)人員，并確保相關(guān)人員收到通知。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，組織者應(yīng)安排簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人：由組織者或指定人員擔(dān)任會(huì)議主持人，負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程。

3.會(huì)議議程：按照預(yù)定議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，主持人應(yīng)控制好會(huì)議時(shí)間，確保每個(gè)議題充分討論。

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議題、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等。

三、會(huì)議決策

1.集中討論：針對(duì)議題，參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，展開(kāi)討論。

2.民主決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人可組織投票或表決，形成會(huì)議決策。

3.決策記錄：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策和下一步工作要求。

2.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并在最短時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

3.跟進(jìn)落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤督促會(huì)議決策的落實(shí)情況，確保工作順利進(jìn)行。

五、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果、組織等方面提出意見(jiàn)和建議。

2.會(huì)議組織者對(duì)反饋意見(jiàn)進(jìn)行梳理，不斷優(yōu)化會(huì)議流程和效果。

六、特殊情況處理

1.如遇特殊情況，如參會(huì)人員不能到場(chǎng)、會(huì)議時(shí)間沖突等，會(huì)議組織者應(yīng)提前調(diào)整會(huì)議安排。

2.如需緊急召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)按照本制度規(guī)定，及時(shí)通知參會(huì)人員并做好會(huì)議籌備工作。

七、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要、簽到表、決策記錄等相關(guān)資料應(yīng)整理歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議資料的保存期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)立即整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者或指定人員審核后，及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，應(yīng)明確責(zé)任人和執(zhí)行期限。

2.責(zé)任人接到任務(wù)后，應(yīng)立即制定執(zhí)行計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)工作。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況，提供必要的支持和協(xié)調(diào)。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

2.定期召開(kāi)跟進(jìn)會(huì)議，評(píng)估執(zhí)行進(jìn)度和效果，解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

3.對(duì)未能按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新設(shè)定完成時(shí)間。

四、信息反饋與溝通

1.責(zé)任人在執(zhí)行任務(wù)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋工作進(jìn)展和存在的問(wèn)題。

2.會(huì)議組織者應(yīng)搭建溝通平臺(tái)，確保信息暢通，便于參會(huì)人員之間的交流與合作。

3.對(duì)于重大問(wèn)題和突發(fā)情況，應(yīng)及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，尋求支持和指導(dǎo)。

五、效果評(píng)估與持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議決策執(zhí)行完畢后，應(yīng)進(jìn)行效果評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理制度和流程進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高決策執(zhí)行效率。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行回顧，優(yōu)化管理流程，確保會(huì)議決策能夠得到有效執(zhí)行。

六、責(zé)任追究與激勵(lì)機(jī)制

1.對(duì)于未能按時(shí)完成任務(wù)的責(zé)任人，應(yīng)視情況采取相應(yīng)的責(zé)任追究措施。

2.對(duì)于完成任務(wù)出色的責(zé)任人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)谋碚煤图?lì)，以提高工作積極性。

3.建立長(zhǎng)效的責(zé)任追究與激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)會(huì)議決策的高效執(zhí)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政管理部門或指定人員申請(qǐng)。

2.預(yù)訂時(shí)需提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便安排合適的會(huì)議室。

3.行政管理部門應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)訂臺(tái)賬，合理安排會(huì)議時(shí)間，避免沖突。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等。

2.定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保功能正常，及時(shí)維修或更換損壞的設(shè)備。

3.會(huì)議室環(huán)境應(yīng)保持整潔，提供舒適的會(huì)議氛圍。

三、會(huì)議期間管理

1.會(huì)議期間，行政管理部門應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的現(xiàn)場(chǎng)管理。

2.確保會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，提供必要的會(huì)務(wù)支持。

3.會(huì)議結(jié)束后，督促參會(huì)人員帶走個(gè)人物品，關(guān)閉門窗，確保會(huì)議室安全。

四、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守使用規(guī)范，不得隨意移動(dòng)或損壞設(shè)備。

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩，保持安靜，以免影響其他會(huì)議室或辦公區(qū)域。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁等。

2.會(huì)議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及機(jī)密時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

3.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議安全。

六、特殊會(huì)議室管理

1.對(duì)于特殊會(huì)議室，如視頻會(huì)議室、董事會(huì)會(huì)議室等，應(yīng)制定專門的管理規(guī)定。

2.針對(duì)不同類型的會(huì)議，提供專業(yè)化的會(huì)務(wù)服務(wù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.加強(qiáng)對(duì)特殊會(huì)議室的預(yù)約審批，