社團會議管理制度條例

社團會議管理制度條例第一章總則

第一條本社團會議管理制度條例（以下簡稱“本條例”）旨在規(guī)范社團會議的組織、召開及管理，確保會議的高效、有序進行。

第二條本條例適用于社團內(nèi)所有會議，包括但不限于會員大會、理事會、常務(wù)理事會、專業(yè)委員會和臨時性會議。

第三條會議應(yīng)遵循民主、集中、高效、務(wù)實的原則，充分發(fā)揚民主，確保廣泛聽取與會人員意見，保障會議決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

第四條召開會議應(yīng)根據(jù)實際需要，事先制定會議議程，明確會議目的、議題、時間、地點、參會人員等。

第五條會議分為定期會議和臨時會議。定期會議應(yīng)按照社團章程規(guī)定的時間、周期召開；臨時會議可根據(jù)工作需要，由社團領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門提出，報請社團領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后召開。

第六條會議通知應(yīng)提前發(fā)送給與會人員，確保與會人員有足夠的時間準(zhǔn)備會議材料，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程等。

第七條會議組織者應(yīng)確保會議場地、設(shè)施、資料等準(zhǔn)備工作到位，為會議的順利進行提供保障。

第八條與會人員應(yīng)按時參加會議，因故不能參加者，應(yīng)提前向會議組織者請假并說明原因。

第九條會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序，積極參與討論，尊重他人意見，不得無故離場。

第十條會議記錄應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確地記錄會議內(nèi)容，會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定程序進行審批、發(fā)布和歸檔。

第十一條本條例的解釋權(quán)歸社團理事會所有，自發(fā)布之日起實施。

第二章會議流程

第一條會議籌備

（一）會議組織者根據(jù)工作需要，確定會議主題、目的、議題和議程，制定會議方案。

（二）會議組織者向相關(guān)部門和人員征求會議議題，匯總后報請社團領(lǐng)導(dǎo)審批。

（三）會議組織者根據(jù)審批后的會議方案，準(zhǔn)備會議場地、設(shè)施、資料等，并提前通知與會人員。

（四）會議組織者應(yīng)在會議開始前檢查會場布置、設(shè)備運行等情況，確保會議順利進行。

第二條會議召開

（一）會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、目的、議程等。

（二）會議主持人按照議程安排，組織與會人員進行議題討論。

（三）與會人員圍繞議題充分發(fā)表意見，展開討論，提出建議和解決方案。

（四）會議主持人對與會人員的意見進行總結(jié)，形成會議決策。

第三條會議決策

（一）會議主持人根據(jù)討論情況，提出決策方案。

（二）與會人員對決策方案進行表決，表決方式可采取口頭、舉手或投票等形式。

（三）會議決策應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，決策結(jié)果由會議主持人宣布。

第四條會議紀(jì)要

（一）會議組織者指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄真實、完整、準(zhǔn)確。

（二）會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、主持人、與會人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

（三）會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核后，及時發(fā)送給與會人員，并按照規(guī)定程序進行審批、發(fā)布和歸檔。

第五條會議總結(jié)與反饋

（一）會議組織者對會議進行總結(jié)，分析會議效果，查找不足，為今后會議提供改進方向。

（二）會議組織者根據(jù)會議決策，制定具體實施方案，明確責(zé)任人和完成時間。

（三）會議組織者對會議決策的落實情況進行跟蹤，及時向社團領(lǐng)導(dǎo)匯報進展。

第六條會議資料的歸檔與保管

（一）會議組織者應(yīng)將會議紀(jì)要、決策文件等相關(guān)資料整理歸檔。

（二）會議資料的保管應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保資料的安全、保密和便于查閱。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第一條跟蹤落實責(zé)任分配

（一）會議組織者應(yīng)在會議紀(jì)要中明確各項決策的責(zé)任部門和責(zé)任人。

（二）責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要中的要求，制定具體實施計劃，明確工作步驟、完成時限和目標(biāo)。

（三）會議組織者應(yīng)對責(zé)任部門和責(zé)任人的執(zhí)行情況進行定期檢查，督促其按計劃推進工作。

第二條跟蹤落實過程管理

（一）責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者報告決策執(zhí)行情況，包括進度、存在的問題和需要協(xié)調(diào)的事項。

（二）會議組織者應(yīng)及時了解決策執(zhí)行過程中的困難和問題，提供必要的支持和協(xié)調(diào)。

（三）對于重大決策或關(guān)鍵問題的執(zhí)行，會議組織者應(yīng)組織專題會議，研究解決措施，確保決策落實到位。

第三條跟蹤落實結(jié)果評估

（一）會議組織者應(yīng)設(shè)立評估機制，對會議決策的落實結(jié)果進行評估。

（二）評估內(nèi)容包括但不限于決策目標(biāo)的實現(xiàn)程度、執(zhí)行效率、資源利用情況等。

（三）評估結(jié)果應(yīng)作為對責(zé)任部門和責(zé)任人工作績效考核的依據(jù)之一。

第四條跟蹤落實信息反饋

（一）會議組織者應(yīng)建立信息反饋機制，及時收集責(zé)任部門和責(zé)任人的反饋意見。

（二）反饋意見應(yīng)包括決策執(zhí)行的成效、改進建議等，以促進會議決策的持續(xù)優(yōu)化。

（三）會議組織者應(yīng)定期將跟蹤落實情況匯總，向社團領(lǐng)導(dǎo)報告，以便領(lǐng)導(dǎo)層及時了解工作動態(tài)。

第五條跟蹤落實記錄與歸檔

（一）會議組織者應(yīng)將會議紀(jì)要的跟蹤落實情況記錄在案，包括執(zhí)行過程、評估結(jié)果、反饋意見等。

（二）跟蹤落實的記錄應(yīng)作為工作檔案進行歸檔，以便日后查閱和審計。

（三）歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

（一）會議室使用應(yīng)提前預(yù)訂，預(yù)訂者需向會議室管理部門提交申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

（二）會議室管理部門應(yīng)合理安排會議室使用，確保會議需求得到滿足。

（三）若會議室已被預(yù)訂，預(yù)訂者需與會議室管理部門協(xié)商解決使用沖突。

第二條會議室配置

（一）會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施，如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

（二）會議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查和維護設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

（三）會議室管理部門可根據(jù)實際需要，對會議室進行布局調(diào)整，以適應(yīng)不同規(guī)模和類型的會議。

第三條會議室使用規(guī)范

（一）會議期間，與會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守使用規(guī)范。

（二）會議結(jié)束后，預(yù)訂者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，確保場地整潔。

（三）嚴(yán)禁在會議室吸煙、亂丟雜物，違反規(guī)定者將按照社團相關(guān)規(guī)定進行處理。

第四條會議室安全與保密

（一）會議室管理部門應(yīng)加強會議室的安全管理，確保會議期間人員和財產(chǎn)安全。

（二）會議涉及保密內(nèi)容時，預(yù)訂者應(yīng)提前告知會議室管理部門，采取相應(yīng)保密措施。

（三）會議結(jié)束后，預(yù)訂者應(yīng)確保攜帶重要文件和資料離開會議室，防止泄露。

第五條會議室費用管理

（一）會議室使用費用由預(yù)訂者承擔(dān)，具體收費標(biāo)準(zhǔn)由會議室管理部門制定。

（二）會議室管理部門應(yīng)定期公布會議室使用情況，提高會議室利用率。

（三）社團可根據(jù)實際情況，對會議室使用費用給予部分補貼。

第六條會議室管理與改進

（一）會議室管理部門應(yīng)不斷收集與會人員的意見和建議，改進會議室管理服務(wù)。

（二）會議室管理部門應(yīng)定期對會議室管理制度進行評估，提出完善措施。

（三）社團領(lǐng)導(dǎo)對會議室管理工作予以支持，確保會議室資源得到合理利用。

第五章附則

第一條本條例的解釋權(quán)歸社團理事會所有。

第二條本條例自發(fā)布之日起實施，