會務(wù)工作手冊

會務(wù)工作手冊會議是集思廣益、聚眾議事的一種討論形式。上海工程技術(shù)大學(xué)對在校區(qū)內(nèi)舉行的會議管理，目的是追求會議之必需，會議之效率，避免凡事開會之會?，F(xiàn)象。下面是店鋪精心為你們整理的會務(wù)工作手冊的相關(guān)內(nèi)容，希望你們會喜歡!會務(wù)工作手冊一、會議管理會議是集思廣益、聚眾議事的一種討論形式。上海工程技術(shù)大學(xué)對在校區(qū)內(nèi)舉行的會議管理，目的是追求會議之必需，會議之效率，避免凡事開會之會?，F(xiàn)象。我校將會議分成周安排會議、部門會議、外單位借場(委托)會議三類。1、周安排會議管理周安排會議是通過校長辦公室將由校領(lǐng)導(dǎo)主持的重要活動和會議組織安排在一周會議安排中之會議活動。為使一周會議安排及時準(zhǔn)確，做到“一周會議早知道”，要求有關(guān)部門做好向校辦報送工作，報送截止時間要求為每周四下午15:00。2、部門會議管理部門會議是由部門組織、召集，部門負(fù)責(zé)人主持的各種會議。為了使部門會議有序進(jìn)行，請有關(guān)部門提前三天到校辦辦理會場使用登記手續(xù)。3、外單位借場(委托)會議管理外單位借場會議是外單位借用我校會議場所進(jìn)行相關(guān)活動的會議。外單位委托會議是外單位委托我校有關(guān)部門組織實(shí)施，并使用我校會場的會議。外單位借場會議需要該單位與校辦聯(lián)系，簽訂借用協(xié)議，并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才予進(jìn)行。外單位委托會議需由我校有關(guān)承接部門以部門報告形式向?qū)W校申請，并經(jīng)批準(zhǔn)，在校辦組織協(xié)調(diào)下進(jìn)行各項(xiàng)會務(wù)準(zhǔn)備工作。二、會務(wù)準(zhǔn)備工作內(nèi)容會務(wù)準(zhǔn)備工作是保證會議舉行質(zhì)量和效果的重要部分，需認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝瓿伞皯?yīng)制訂會務(wù)預(yù)案。1、明確會議主題主題是舉行會議要完成的任務(wù)和目標(biāo)。主題往往與會名相關(guān)，會名要名實(shí)相符，妥帖恰當(dāng)。根據(jù)會議主題預(yù)設(shè)出席會議人員范圍和人數(shù)，以達(dá)到會議舉辦效果。2、明確會議議程會議議程通常是指會議要進(jìn)行的逐相內(nèi)容的安排，也是主持者主持的方案。應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定通過，并作為會議文件一部分發(fā)放給與會者。3、明確會場布置與設(shè)備要求會場是開會的場所，要結(jié)合參加會議的人數(shù)和會議效果來綜合考慮會場的選用;會場布置要簡約，與會議內(nèi)容相符。根據(jù)會議的不同類型進(jìn)行桌臺、席卡、話筒、投影、鮮花等的準(zhǔn)備。4、明確會議責(zé)任人會議籌備班子的人員組成和工作分配是保證會議組織完成重要前提，以使各部門(人員)分別按照其職責(zé)要求完成會議籌備和會議工作任務(wù)，做到人有專責(zé)，事有專人。5、會議通知擬定發(fā)放會議通知必須簡明扼要。通常須具備會名、會期、開始時間、地點(diǎn)、會議參加人員范圍、入場憑證、籌備會議的聯(lián)系人(單位、聯(lián)系方式)等七要素。上述七要素，可據(jù)會議的特點(diǎn)，相取選用。通知發(fā)放應(yīng)該與會議舉行時間有一提前量，保證有途中時間和反饋時間。通知發(fā)出后，應(yīng)跟蹤落實(shí)。邀請市領(lǐng)導(dǎo)、委辦領(lǐng)導(dǎo)出席，提前一個月報上級主管部門;邀請校領(lǐng)導(dǎo)出席，提前五～十個工作日報兩辦。6、會議文件準(zhǔn)備會議文件在經(jīng)有關(guān)方面審定完成后，應(yīng)事先印制成冊(頁)，在會議期間發(fā)放至每位與會者。7、會前檢查會前檢查是落實(shí)預(yù)案、保證開好會議的重要步驟?，F(xiàn)場檢查的主要內(nèi)容有會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置以及會場擴(kuò)音、播放設(shè)備等。這一工作應(yīng)在會議正式開始前2小時完成，如是隔天上午舉行的會議應(yīng)在前一天下午完成。三、會間服務(wù)1、入場禮儀會務(wù)服務(wù)人員在會議開始前須站在會場入口處禮貌熱情地向客人問好，并引請客人進(jìn)入會場入座。先到達(dá)的客人入座以后，及時提供服務(wù)。2、會議簽到及時了解準(zhǔn)確掌握與會人員出席情況，及時正確地把出席、列席及缺席人數(shù)統(tǒng)計出來，報告主辦方有關(guān)人員。會議進(jìn)行半小時后，將簽到冊、簽到臺的整理、收集工作。3、規(guī)范服務(wù)會議期間，服務(wù)員站于會議室門口隨時提供服務(wù)，直至?xí)h結(jié)束。服務(wù)員20-30分鐘為客人添加茶水、更換煙缸等，特殊情況按客人要求服務(wù)。會議中間休息，要盡快整理會場，補(bǔ)充和更換各種用品。4、技術(shù)保障影像、擴(kuò)音設(shè)備操作者須保持高度的注意力，要有內(nèi)外場分工，協(xié)調(diào)聯(lián)系保持工況正常。5、相互協(xié)作相關(guān)會務(wù)工作人員保持在會場內(nèi)外崗位工作，以便做好協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，臨機(jī)應(yīng)變。6、會議記錄做好有關(guān)如會議錄像、照相、錄音等會議記錄工作。7、外延工作如布置休會茶歇，文體活動、與會人員合影及住宿交通返程等有關(guān)服務(wù)。8、安全保衛(wèi)指定專人維護(hù)會場秩序，保持良好的會場秩序，確保會場安全。四、會后工作1、禮儀服務(wù)會議結(jié)束時，服務(wù)員、工作人員應(yīng)站在會場門口，微笑著向客人道別。2、會場檢查與會人員完全離場后，會務(wù)人員及時仔細(xì)地檢查會場，查看是否有遺忘的東西和文件，爭取及時交還。對未及時交還的物品要有專人負(fù)責(zé)保存，盡快與主辦方取得聯(lián)系，及早送還。3、設(shè)施、設(shè)備檢查將會議舉辦中使用的用具、設(shè)備整理好，對借用的用具、設(shè)備及時歸還。關(guān)閉空調(diào)、電燈、窗、鎖好會議室門。并對會場設(shè)備設(shè)施的使用狀況做好檢查并記錄。4、材料、記錄整理做好會議材料的整理工作。文件、席卡及相關(guān)材料的清退、收集、歸檔工作。5、工作總結(jié)對會務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)，肯定成績，找出問題。對給予會議幫助的有關(guān)人士，及時寄感謝信表示謝意。五、會務(wù)工作的分類與要求1、會見在約定時間、場合和方式為前提，接待者與來訪者彼此對面相見的活動。各種級別的會談、交往、交流活動。雙方要共同協(xié)商安排好會見計劃，明確時間、地點(diǎn)、議程及內(nèi)容。2、晚會晚上舉行的以文娛節(jié)目為主的集會。重大慶典等系列交流活動的組成部分。要根據(jù)來賓的性質(zhì)、身份、風(fēng)俗習(xí)慣、雙方的相互關(guān)系，本地的傳統(tǒng)文化和實(shí)際能力擬定，應(yīng)以具有本地特色的音樂、歌曲、戲劇、舞蹈為主，必要時可加入一兩個來賓所在地知名節(jié)目或來賓本人喜愛的節(jié)目。正裝出席。演出時應(yīng)印制專門的節(jié)目單，人手一份，對每個節(jié)目略加介紹。來賓座位的安排要便于安全保衛(wèi)，位置要最佳，通常最好的座位在第七至九排的中間。還要讓賓主集中就座，來賓進(jìn)場、退場要比較方便。演出前，接待人員要在門口迎候，并專門設(shè)立休息廳，主人與來賓共同步入劇場，其他觀眾應(yīng)起立鼓掌歡迎。演出結(jié)束時，主人與來賓要一同上臺，向演員獻(xiàn)花、見面、合影，來賓退場后，觀眾才離開。3、茶會用茶點(diǎn)招待賓客的社交活動集會。休閑、輕松、隨意的社交活動。舉行茶話會的最佳時間是下午四點(diǎn)鐘左右。有些時候，亦可將其安排在上午十點(diǎn)鐘左右。茶話會時間的長度，若是將其限定在一個小時至兩個小時之內(nèi)，效果最佳。適宜舉行茶話會的大致場地主要有學(xué)校的會議廳、學(xué)校的多功能廳、賓館的多功能廳、包高檔的營業(yè)性茶樓或茶室。安排具體座次時，主要采取環(huán)繞式、散座式、圓桌式、主席式。除主要供應(yīng)茶水之外，在茶話會上還可以為與會者略備一些點(diǎn)心、水果或是小吃。要求品種對路、數(shù)量充足，并且便于取食，最好同時將擦手巾一并上桌。4、座談是在約定的時間、場所中，雙方不拘形式地討論的活動。各種討論性、增進(jìn)性、多邊性的交流活動。舉行雙邊洽談時，應(yīng)使用長桌或橢圓形桌子。在進(jìn)行洽談時，各方的主談人員應(yīng)在自己一方居中而坐，其余人員則應(yīng)遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員的兩側(cè)就坐。舉行多邊洽談時，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。5、展覽以相關(guān)的主題，通過某種表現(xiàn)方式將展品陳列，供參觀者觀看的活動?？勺鳛閰⒂^活動的一部分。工作內(nèi)容主要包括參展單位的確定、展覽內(nèi)容的宣傳、展示位置的分配、安全保衛(wèi)的事項(xiàng)、輔助服務(wù)的項(xiàng)目等等。對參展人員要求在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個主要方面特別的重視：(1)、努力維護(hù)整體形象。在一般情況下，要求在展位上工作的人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一著裝,男士應(yīng)當(dāng)剃須，女士則最好化淡妝。(2)、時時注意待人禮貌。當(dāng)觀眾走近自己的展位時，工作人員都要面含微笑，主動地向?qū)Ψ秸f：“您好!歡迎光臨!”當(dāng)觀眾離去時，工作人員應(yīng)當(dāng)真誠地向?qū)Ψ角飞硎┒Y，并道以“謝謝光臨”，或是“再見”。(3)、三要善于運(yùn)用解說技巧。在實(shí)事求是的前提下，要注意對其揚(yáng)長避短。不過，爭搶尾隨觀眾兜售展品，弄虛作假，或是強(qiáng)行向觀眾推介展品，則不可取。6、發(fā)布會以一定的主題向社會、新聞界傳播信息的活動。具有重要意義的信息傳播、宣傳活動。發(fā)布會組織工作應(yīng)當(dāng)包括會議的籌備、媒體的邀請、現(xiàn)場的應(yīng)酬、善后的事宜等四個主要方面的內(nèi)容?；I備新聞發(fā)布會，要做好主題的確定、時空的選擇、人員的安排、材料的準(zhǔn)備等項(xiàng)具體工作。新聞發(fā)布會主持人應(yīng)善于把握大局，長于引導(dǎo)提問，并且具有豐富的會議主持經(jīng)驗(yàn)。(1)、材料的準(zhǔn)備：①.發(fā)言提綱;②.問答提綱;③.宣傳提綱;④.輔助材料。(2)、會后的事宜：①.了解新聞界的反應(yīng);②.整理保存會議資料;③.酌情采取補(bǔ)救措施;④.對于失誤，要主動采取一些必要的對策。六、座次安排常識1、關(guān)于會議主席臺座次的安排(1)、主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。(2)、主席臺座次排列：①.領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。主席臺人數(shù)為奇數(shù)時②.領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。主主席臺人數(shù)為偶數(shù)時③.幾個機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，