論信息系統(tǒng)的合同管理

摘要：2019年6月，我作為項目經理參與了某市水文局發(fā)布的《某河流水環(huán)境智能檢測模擬預警平臺》項目建設。該項目作為本市五年計劃的重點項目，作為智慧城市建設的組成部分，投資金額為800萬元，建設工期為18個月。該項目包括河流水質水文數據采集處理，未來指標數據預測和預警，生成評估報告和專家建議等，該系統(tǒng)經過汛期（5-9月）和非汛期的運行測試，達到了預期目標。2021年1月，該系統(tǒng)通過了由水文局組織的7位專家組成專家團的驗收。本文結合作者的實踐管理經驗，以真實的項目管理為例，討論了信息系統(tǒng)的合同管理過程，主要從以下幾個方面進行闡述，最后總結了項目采購合同管理中存在的不足和解決方案。正文：近年來隨著人們對生活環(huán)境要求的不斷提升，國家不斷加大對治理和保護水環(huán)境的要求和力度。2019年6月，公司中標了某市水文局發(fā)布的《某某河流水環(huán)境智能檢測模擬預警平臺》項目，我參與該項目的前期調研分析、可行性研究、前景論證工作以及項目投標，在項目管理辦公室發(fā)布的項目章程匯總我被任命為項目經理。該項目作為本市五年計劃的重點項目，作為智慧城市建設的組成部分，投資金額為800萬元，建設工期為18個月。該項目通過對河流流域和水體的水環(huán)境進行實時監(jiān)控和指標采集，利用建立的人工智能模型對重大污染和洪水等自然災害進行提前預警，生成評估報告和專家建議等。其主要原理是通過物聯(lián)網的傳感器獲取數據，由4G/5G無線網絡傳輸數據至云端，利用數據倉庫技術進行計算和存儲；然后經過大數據技術和智能模擬仿真平臺進行模擬和分析，得出事物的現狀和發(fā)展的規(guī)律并及時預測未來重大問題和災害，可以為政府管理部門提供河流的實時水質水文指標數據和預測模擬情景，為社會的生產生活提供更加有效的服務。該項目主要采用java和Python語言，運用了SpringCloud,HBase,Spark,Kafka,百度Paddle等技術，應政府國產化要求要求，承載部分采用金蝶中間件，綜合管理功能部分數據庫采用人大金倉數據庫KingBaseESV8，采用集群分布式技術部署在政務云服務器Linux操作系統(tǒng)上。該項目作為某市重點項目公開招標，受到社會多方面關注，時間緊任務重社會影響打的特點，經公司同意，我組建了項目型團隊，經過和專家團隊討論，預計該項目需要人力資源約為18人，其中需求分析3人，開發(fā)小組7人，測試小組3人，質量控制小組2人，實施小2人，配置管理1人，每個小組組長直接向我匯報。之后我們共同制定了責任分配表格，將任務分配到具體成員。該河流總長度約90公里，流域面積約2500平方公里，涉及干系人眾多。需求、溝通、技術等制約因素較多，且根據物聯(lián)網項目的建設經驗，涉及到的軟硬件采購項目較多，軟件部分我們團隊可以通過研發(fā)團隊努力實現，硬件部分需要采購。需要采購的硬件主要分為兩類：1.物聯(lián)網傳感器設備2.水質化驗檢測設備，根據以往經驗，我知道合同管理是十分重要的。如果做不好合同管理會導致工期延長，成本超支，會給水利部門和公司帶來極為不利的影響。因此在本項目中，我作為項目經理，除了對其他管理領域進行恪盡職守的工作還特別重視合同管理。本文主要從合同簽訂管理、合同履行管理、合同變更管理、合同檔案管理、合同違約索賠管理以及合同首尾管理幾個方面進行闡述。一、合同的簽訂根據采購管理計劃和采購計劃時間表，我們有序的實施了采購活動。本項目的主要采購需求有云服務器和采購和多種硬件設備的采購。由于云服務和各種硬件設備需求情況比較明確，為了避免采購中的風險，我們決定采用總價合同的方式來簽訂采購合同，此外為避免因條款的不完備或歧義而引起合同糾紛，因此，在達成交易和簽訂合同前，有必要使雙方進一步對他們所同意的條款有一致的認識。對合同標的的描述務必要達到準確、簡練、清晰的標準要求，切忌含混不清。合同的內容包括在項目的初期就需要完成河流環(huán)境監(jiān)測和水質檢測化驗設備的采購，包括專用服務器、數據庫和批量的計算資源等服務。在選擇服務商時，由于甲方是政府部門性質的特殊需求，我們首先排除了WaterDeal,RiverPro等外國的產品，只能在國內的主流水處理專業(yè)廠商之間選擇。如今的詢價過程已經非常簡單了，直接在產品的網站上就可以查詢到詳細的服務保教。我們根據前期準備好的采購工作說明書中確定了所需服務的配置得到了3家服務商的價格并進行了對比分析，結論是三家的服務都滿足項目的需求，某研究所的價格最貴但是行業(yè)份額最高服務最為穩(wěn)定，綜合考慮選擇該服務商?！靖杏X字數比較多的話上面的例子也可以不寫，直接寫下面這個招投標的例子】對于項目的物聯(lián)網硬件部分比如水質監(jiān)測Pad，水文監(jiān)測站和數量種類眾多的傳感器、等采用招投標的方式進行采購，我們在公司的主頁及某招投標網站上發(fā)布了招標公告，進入了采購招標階段，一共有8家合格的潛在供應商購買了標書，當時我們這個采購項目從發(fā)標到開標一共有20天的時間，在開標前10天，我們組織召開了一次投標人的會議，8家潛在供應商都參加了投標人答疑會，最后又7家供應商在規(guī)定的時間前提交了他們的投標文件。開標和評標的當天，我們組織了7名專家組成的評標小組，經濟和技術方面的專家占了2/3,參與了評標工作，按照采購管理計劃、評標標準、招標文件，對7家潛在的供應商從技術方案、商務資質、和報價等3方面進行了綜合的評分，最后確定了得分最高的一家潛在供應商中標，之后我們發(fā)出了中標通知書，通知了中標的供應商和未中標的供應商，最后并與之簽訂了合同。考慮到采購的風險，我們在合同中詳細的描述了硬件設備的參數，以及質量相關的要求，同時考慮到項目進度的風險，在合同里明確供貨時間，以及違約責任與違約金。二、合同的履行管理在簽訂了采購合同之后，我們和供應商按照合同規(guī)定開始履行雙方的權利和義務。在這個過程中，讓我印象深刻對的是硬件設備部分的采購工作，我們在合同中已詳細的規(guī)定了交付的時間和安裝調試的時效要求，并依次督促供應商履行合同的約定，但是在實際執(zhí)行的過程中還是出現了影響項目進度的情況，例如所采購的GPS和水質傳感器，由于供應商人手方面的安排，項目甲方的配合、設備匹配等各方面的原因，安裝調試工作比計劃推遲了2周才完成，在設備啟用后的一個月內，我們嚴格監(jiān)控設備的運行狀態(tài)，通過數據整理分析，我們發(fā)現GPS設備離線時間超長（不合格），從而要求供應商整改，發(fā)現是物聯(lián)網卡數據服務的問題，為了防止此類事件的繼續(xù)發(fā)生，我們將經驗總結歸檔于組織過程資產庫中，以便在下次采購活動中提前做好應對的措施。三、合同的變更管理項目的建設過程中難免出現一些不可預見的事項，包括要求修改或變更合同條款的情況，例如，在合同履行過程中，客戶覺得原來的系統(tǒng)架構一些應用不具備容災能力，希望增加一些服務器，以提高系統(tǒng)的可用性。所以客戶就此發(fā)起了范圍變更請求，等變更請求按照流程走完以后，我開始著手服務器采購合同的變更事項。我組織采購經理，采購專員、團隊成員進行會議討論，明確這次合同變更需要追加的數量，型號，價款等事項，然后由采購專員編寫書面合同變更申請，內部審核通過后，將合同變更申請文件發(fā)給供應商，不久供應商通過書面的方式給與了答復，同意此次變更，最后我們與供應商簽訂了補充合同。四、合同的檔案管理合同檔案管理(文本管理)是整個合同管理的基礎。它作為項目管理的組成部分，是被統(tǒng)一整合為一體的一套具體的過程、相關的控制職能和自動化工具。在本項目中我們使用合同檔案管理系統(tǒng)對合同文件和記錄進行管理。該系統(tǒng)用于維持合同文件和通信往來的索引記錄，并協(xié)助相關的檢索和歸檔，合同文本是合同內容的載體。我們嚴格按照公司的規(guī)定對合同檔案進行管理，合同檔案管理還包括正本和副本管理、合同文件格式等內容。在文本格式上，為了限制執(zhí)行人員隨意修改合同，一般要求采用電腦打印文本，手寫的旁注和修改等不具有法律效力。五、合同的違約管理合同索賠是在合同履行過程中有可能會出現一些意外情況，如果合同一方或雙方存在違約行為和事實，并且由此造成了損失，責任應由對方承擔。按索賠的目的分類，可分為工期索賠和費用索賠。工期索賠就是要求買方延長項目工期，使原規(guī)定的完工日期順延，從而避免違約罰金的發(fā)生;費用索賠就是要求買方(或賣方)補償費用損失，進而調整合同價款。例如在本項目中，由于暴雨天氣，運輸服務器的車輛無法按照規(guī)定的交貨日期抵達，此時供應商向我們發(fā)起了延長工期的請求，考慮到無法按期交貨的原因是不可抗力的因素，我們同意了供應商的請求，同時把相關的變更記錄在合同檔案管理系統(tǒng)中進行備案。在項目中由于供應商的疏忽導致部分原始材料丟失，需要重新組織人員整理查驗，給我公司和水利部門帶來很大影響。我公司向監(jiān)理提出索賠要求。項目發(fā)生索賠事件后，一般先由監(jiān)理工程師調解，若調解不成，由政府建設主管機構進行調解，若仍調解不成，由經濟合同仲裁委員會進行調解或仲裁。合同索賠遵循的原則包括：索賠的有理性、索賠依據的有效性、索賠計算的正確性。我們處理索賠的流程：①首選向監(jiān)理提出索賠要求②根據監(jiān)理要求報送索賠資料③等待監(jiān)理工程師答復，進過監(jiān)理與供應商的協(xié)商，對方同意給與適當的經濟補償。最后，合同管理還需要做好收尾工作，認真核對合同的條款，確認該執(zhí)行的責任都已進行，各項移交的物品資料都已完成，并給于對方結清賬目。除了以上這些管理過程，我認為還要做好變更和配置管理。在項目的實施過程中，由于用戶需求、政策導向或新技術的出現都會導致變更不可避免，但我嚴格按照變更控制流程進行管理，并未導致項目范圍有較大變動。同時也必須做好配置管理，否則容易造成版本混亂，權責不清。我們團隊專門設置配置管理員，對項目進行定期不定期的配置狀態(tài)審核等工作，保證配置項版本的統(tǒng)一。結尾：經過我們團隊不懈的努力，該項目于2021年1月通過水利部門的驗收，極大的提高了他們的工作效率和信息化辦公水平，同時也獲得了河流沿岸相關關系人的積極評價。本項目的成功得益于良好的合同管理。總結這次管理實踐經驗，我認為做好采購合同管理,必須做到全員參與，調動相關關系人的積極性，增加他們的合同