ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理體系之3：“4 組織環(huán)境-4.3 確定人工智能管理體系的范圍”解讀、實施流程和風(fēng)險描述(雷澤佳編制-2024)

“4組織環(huán)境——4.3確定人工智能管理體系的范圍”解讀、實施流程和風(fēng)險描述ISO∕IEC42001-2023人工智能管理體系之3：“4組織環(huán)境——4.3確定人工智能管理體系的范圍”解讀、實施流程和風(fēng)險描述(雷澤佳編制，2024年9月)第1部分：“4.3確定人工智能管理體系的范圍”解讀“4.3確定人工智能管理體系的范圍”條文“4.3確定人工智能管理體系的范圍”標準條文解讀4.3確定人工智能管理體系的范圍確定人工智能管理體系的范圍的意義提高管理效率：通過明確人工智能管理體系的范圍和邊界，組織可以更加有針對性地制定和實施管理策略和措施。這有助于避免資源的浪費和重復(fù)勞動，提高管理效率和質(zhì)量；增強風(fēng)險應(yīng)對能力：確定范圍還有助于組織更好地識別和管理與人工智能相關(guān)的風(fēng)險。通過明確哪些領(lǐng)域或環(huán)節(jié)可能受到風(fēng)險的影響，組織可以采取相應(yīng)的預(yù)防和應(yīng)對措施，降低潛在損失；促進持續(xù)改進：人工智能管理體系是一個持續(xù)改進的過程。通過定期評估和調(diào)整人工智能管理體系的范圍和邊界，組織可以確保其始終與組織的發(fā)展目標和外部環(huán)境保持同步，推動人工智能技術(shù)的健康、可持續(xù)發(fā)展。組織應(yīng)確定人工智能管理體系的邊界和適用性，以確定其范圍。理解人工智能管理體系的范圍與邊界確定確定人工智能管理體系的邊界；邊界的涵義：邊界在人工智能管理體系（人工智能管理體系）中指的是人工智能管理體系所管轄和控制的特定范圍或領(lǐng)域。它界定了哪些人工智能活動、系統(tǒng)、流程、服務(wù)、數(shù)據(jù)和人員等將受到人工智能管理體系的規(guī)范和指導(dǎo)，同時也明確了人工智能管理體系的管轄范圍之外的內(nèi)容。組織應(yīng)清晰地界定人工智能管理體系所涵蓋的具體領(lǐng)域或項目。這包括哪些人工智能系統(tǒng)、應(yīng)用或服務(wù)將納入人工智能管理體系之中，以及它們之間的關(guān)聯(lián)和界限。通過明確邊界，組織可以確保人工智能管理體系的實施不會超出預(yù)定范圍，從而保持管理的有效性和可控性；界定邊界的步驟與方法。邊界的界定應(yīng)基于組織的戰(zhàn)略目標、業(yè)務(wù)需求以及法律法規(guī)的要求。具體而言，組織可以通過以下步驟來界定邊界：明確戰(zhàn)略目標：首先，組織需要清晰定義其戰(zhàn)略目標和業(yè)務(wù)愿景，這有助于確定哪些人工智能活動是核心和關(guān)鍵的；評估業(yè)務(wù)需求：分析當(dāng)前和未來的業(yè)務(wù)需求，識別出需要人工智能技術(shù)支持的關(guān)鍵領(lǐng)域和流程；考慮法律與合規(guī)性：考慮相關(guān)的法律法規(guī)要求，確保人工智能管理體系的邊界符合法律框架；溝通與協(xié)作：與內(nèi)部利益相關(guān)者（如IT部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等）進行溝通，確保邊界的界定得到廣泛認可和支持。確定人工智能管理體系的適用性。適用性涵義：指人工智能管理體系對組織內(nèi)部人工智能活動的適用程度和有效性。它評估人工智能管理體系是否能夠有效地滿足組織的實際需求，解決存在的問題，并推動人工智能技術(shù)的健康發(fā)展；評估適用性的關(guān)鍵因素。適用性的評估應(yīng)基于組織的特定環(huán)境、資源和技術(shù)能力。以下是一些評估適用性的關(guān)鍵因素：組織文化與技術(shù)能力：人工智能管理體系的適用性首先取決于組織是否具備實施該體系所需的技術(shù)能力和文化背景。組織應(yīng)評估其員工的技術(shù)水平、對人工智能的認知程度以及是否愿意接受新的人工智能管理體系；資源投入：實施人工智能管理體系需要一定的人力、物力和財力投入。組織應(yīng)評估其是否有足夠的資源來支持人工智能管理體系的建立和運行；業(yè)務(wù)匹配度：人工智能管理體系應(yīng)與組織的主要業(yè)務(wù)活動緊密相關(guān)，以確保其能夠真正發(fā)揮作用。組織應(yīng)評估人工智能管理體系是否與其核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域相匹配。開展適用性的評估；需求分析：進行全面的需求分析，對組織內(nèi)部現(xiàn)有的人工智能應(yīng)用、技術(shù)、過程以及外部環(huán)境（如法律法規(guī)、行業(yè)標準等）的全面考察，判斷人工智能管理體系是否符合實際需求，是否能夠有效應(yīng)對潛在的風(fēng)險和挑戰(zhàn)；體系匹配度：分析人工智能管理體系與組織內(nèi)部人工智能活動的匹配程度，包括體系的覆蓋范圍、流程控制、風(fēng)險管理等方面是否能夠滿足實際需求。組織應(yīng)根據(jù)以下內(nèi)容確定人工智能管理體系的范圍：——4.1提及的內(nèi)部和外部因素；——4.2提及的要求。理解組織環(huán)境對人工智能管理體系范圍的影響；確定人工智能管理體系的范圍時，應(yīng)考慮“4.1理解組織及其環(huán)境”中提及的內(nèi)部和外部因素。這些因素不僅涉及組織自身的資源、能力、治理結(jié)構(gòu)，還包括外部的法律法規(guī)、市場環(huán)境、技術(shù)趨勢等。內(nèi)部因素：包括組織的戰(zhàn)略目標、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、資源配置、技術(shù)能力、文化氛圍等。這些因素直接影響人工智能管理體系的設(shè)計和實施方式。例如，一個技術(shù)導(dǎo)向型組織可能更傾向于在人工智能管理體系中強調(diào)技術(shù)創(chuàng)新和研發(fā)能力；外部因素：涵蓋法律法規(guī)要求、行業(yè)標準、市場競爭態(tài)勢、技術(shù)進步等。這些因素要求組織在建立人工智能管理體系時，必須確保合規(guī)性，同時緊跟市場和技術(shù)發(fā)展趨勢，保持競爭力。相關(guān)方需求和期望對人工智能管理體系范圍的指導(dǎo)；“4.2理解相關(guān)方的需求和期望”提及的要求是確定人工智能管理體系范圍的另一重要依據(jù)。相關(guān)方包括客戶、員工、供應(yīng)商、監(jiān)管機構(gòu)、投資者等，他們的需求和期望對組織具有重要影響。客戶需求：客戶對人工智能產(chǎn)品或服務(wù)的需求直接影響組織在人工智能管理體系中的投入方向。例如，如果客戶高度關(guān)注數(shù)據(jù)安全和隱私保護，組織就需要在人工智能管理體系中加強這方面的規(guī)定和執(zhí)行力度；員工期望：員工對工作環(huán)境、職業(yè)發(fā)展、工作生活平衡等方面的期望也是組織必須考慮的因素。一個完善的人工智能管理體系應(yīng)能夠滿足員工的合理期望，提高員工的工作滿意度和忠誠度；監(jiān)管要求：監(jiān)管機構(gòu)對人工智能技術(shù)的監(jiān)管要求日益嚴格，組織必須確保人工智能管理體系符合相關(guān)法律法規(guī)和標準的要求，避免因違規(guī)而面臨法律風(fēng)險和聲譽損失；投資者偏好：投資者的偏好和期望對組織的發(fā)展方向和戰(zhàn)略決策具有重要影響。一個關(guān)注可持續(xù)發(fā)展和社會責(zé)任的投資者可能會更傾向于支持那些在人工智能領(lǐng)域具有明確道德準則和負責(zé)任行為的組織。組織應(yīng)4.1提及的內(nèi)部和外部因素和4.24.2提及的要求來確定人工智能管理體系的范圍。組織在確定人工智能管理體系范圍時，應(yīng)全面評估內(nèi)外部因素，確保人工智能管理體系既符合組織實際情況，又能適應(yīng)外部環(huán)境變化，提高人工智能管理體系的有效性和適應(yīng)性；組織在確定人工智能管理體系范圍時，應(yīng)充分考慮相關(guān)方的需求和期望，準確地把握市場需求和趨勢，確保人工智能管理體系能夠滿足各方的合理訴求，實現(xiàn)多方共贏，提高人工智能管理體系的針對性和有效性。范圍應(yīng)作為成文信息可獲取。成文信息的重要性：人工智能管理體系的范圍是組織根據(jù)其業(yè)務(wù)需求、戰(zhàn)略目標及相關(guān)方的要求而界定的，是體系運行的基礎(chǔ)；成文信息（如文件、記錄等）具有正式性、可追溯性和權(quán)威性，能夠清晰地界定人工智能管理體系的范圍，為體系的運行提供指導(dǎo)?？色@取性的含義：成文信息應(yīng)被妥善保存，并易于被組織內(nèi)部的相關(guān)人員（如管理者、員工、審核員等）及外部相關(guān)方（如客戶、監(jiān)管機構(gòu)等）訪問和查閱；可獲取性不僅指物理上的可訪問性（如文件存放在易于找到的位置），還包括信息格式和媒介的適宜性（如電子文檔、紙質(zhì)文檔等），以確保信息能夠被各類用戶方便地獲取和理解。人工智能管理體系范圍的具體內(nèi)容：范圍應(yīng)明確界定人工智能管理體系所覆蓋的過程、活動、產(chǎn)品和服務(wù)；可能包括但不限于人工智能系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)、部署、運行、監(jiān)視、審核和持續(xù)改進等全生命周期過程；范圍還可能涉及人工智能技術(shù)的具體應(yīng)用領(lǐng)域（如自然語言處理、計算機視覺、機器學(xué)習(xí)等）以及與之相關(guān)的數(shù)據(jù)安全、隱私保護、倫理合規(guī)等方面。確保成文信息的可獲取性。制定并執(zhí)行文件管理程序，確保人工智能管理體系范圍的成文信息得到妥善保存和及時更新；提供多種信息獲取渠道（如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、文件服務(wù)器、紙質(zhì)文件柜等），以滿足不同用戶的需求；對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，提高他們對人工智能管理體系范圍的理解和認識，促進信息的有效傳遞和利用。人工智能管理體系的范圍應(yīng)根據(jù)本文件對人工智能管理體系、領(lǐng)導(dǎo)、策劃、支持、運行、績效評價、改進、控制和目標的要求確定組織的活動。ISO∕IEC42001-2023依據(jù)《人工智能管理體系》標準要求確定組織活動：基于標準要求；組織在界定AI人工智能管理體系范圍時，必須以ISO/IEC42001-2023標準為依據(jù)，確保所確定的范圍符合標準的各項要求；這要求組織深入理解標準的每一項條款，明確各項管理要素的具體含義和實施要求。全面覆蓋關(guān)鍵活動；組織活動應(yīng)涵蓋從領(lǐng)導(dǎo)決策到運行維護，從績效評價到持續(xù)改進的全過程（見《附件A：組織的人工智能管理體系管理活動清單》）；這包括明確AI戰(zhàn)略方向、制定詳細實施計劃、提供必要資源支持、監(jiān)視AI系統(tǒng)運行狀況、定期評估績效指標、及時識別并改進問題等多個方面。附件A：組織的人工智能管理體系管理活動清單人工智能管理體系要素體系要素對應(yīng)的確定組織的活動組織環(huán)境分析組織的內(nèi)外部環(huán)境，包括法律法規(guī)、市場動態(tài)、技術(shù)進步等理解相關(guān)方的需求和期望領(lǐng)導(dǎo)確定組織的人工智能愿景、使命和價值觀制定并發(fā)布人工智能管理體系的方針和目標分配職責(zé)和權(quán)限，確保人工智能管理體系的有效運行提供資源支持人工智能的建立、實施、保持和持續(xù)改進策劃進行風(fēng)險評估，確定人工智能相關(guān)的潛在風(fēng)險和機遇制定風(fēng)險應(yīng)對策略和機遇利用計劃規(guī)劃人工智能系統(tǒng)的開發(fā)、實施、運行和維護策略確立人工智能管理體系的過程和程序支持提供培訓(xùn)和教育，確保員工具備實施人工智能管理體系所需的知識和技能維護和更新人工智能相關(guān)的技術(shù)文檔和標準確保獲取和維護必要的技術(shù)和資源來支持人工智能系統(tǒng)的運行和維護運行開發(fā)和部署人工智能系統(tǒng)，確保其符合組織人工智能管理方針和目標監(jiān)視人工智能系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性，確保符合既定的標準和要求記錄和報告人工智能系統(tǒng)的關(guān)鍵活動、異常和事件績效評價定期進行績效評價和審核，確保人工智能管理體系的有效性監(jiān)視和評價人工智能系統(tǒng)的關(guān)鍵績效指標（KPIs）收集和分析用戶反饋，評估人工智能系統(tǒng)的用戶滿意度和效果改進根據(jù)績效評價和審核結(jié)果，制定并實施改進計劃鼓勵員工提出改進建議，并積極參與改進活動控制目標設(shè)定明確、可量化的控制目標，以確保人工智能系統(tǒng)的合規(guī)性、安全性、有效性和可持續(xù)性定期監(jiān)視和評價控制目標的達成情況，并采取必要的糾正和預(yù)防措施控制實施必要的控制措施，如訪問控制、變更管理、數(shù)據(jù)保護等，以確保人工智能系統(tǒng)的安全性和合規(guī)性管理對人工智能系統(tǒng)的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問系統(tǒng)定期評審和更新控制措施，以應(yīng)對新的風(fēng)險和威脅精細劃分組織活動。在確定范圍時，組織需要對各項活動進行精細劃分，明確各項活動的責(zé)任主體、執(zhí)行流程、輸入輸出要求等關(guān)鍵要素；這有助于組織實現(xiàn)管理活動的標準化、流程化和規(guī)范化，提高管理效率和效果。第2部分：“4.3確定人工智能管理體系的范圍”流程控制表一級流程二級流程三級流程流程節(jié)點控制要點期望輸出通過界定確定人工智能管理體系的邊界和適用性來確定人工智能管理體系范圍理解組織環(huán)境分析內(nèi)部和外部因素識別并評估組織內(nèi)部因素（如戰(zhàn)略目標、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、技術(shù)能力）識別并評估組織外部因素（如法律法規(guī)、市場趨勢）內(nèi)外部因素分析報告確定人工智能管理體系邊界明確人工智能管理體系涵蓋領(lǐng)域和具體項目確定哪些AI活動、系統(tǒng)、流程、服務(wù)、數(shù)據(jù)和人員將納入人工智能管理體系界定人工智能管理體系的邊界，避免管理范圍過大或過小人工智能管理體系邊界定義文檔評估人工智能管理體系適用性評估組織文化與技術(shù)能力、資源投入和業(yè)務(wù)匹配度評估組織是否具備實施AI人工智能管理體系所需的技術(shù)能力和文化背景評估組織是否有足夠資源支持人工智能管理體系運行分析人工智能管理體系與組織主要業(yè)務(wù)活動的匹配度人工智能管理體系適用性評估報告根據(jù)內(nèi)部和外部因素和相關(guān)方要求確定范圍分析4.1提及的內(nèi)部和外部因素對照標準要求分析內(nèi)外部因素確保人工智能管理體系范圍符合組織的戰(zhàn)略目標和業(yè)務(wù)需求確保人工智能管理體系符合外部法律法規(guī)和行業(yè)標準要求范圍定義符合標準的文檔整合4.2提及的相關(guān)方需求和期望綜合考慮客戶、員工、監(jiān)管機構(gòu)等的要求和期望確保人工智能管理體系范圍能夠響應(yīng)客戶對AI產(chǎn)品或服務(wù)的需求滿足員工對工作環(huán)境和職業(yè)發(fā)展的期望符合監(jiān)管機構(gòu)的合規(guī)性要求相關(guān)方需求和期望整合報告生成范圍應(yīng)作為成文信息并可獲取編寫范圍定義文檔明確人工智能管理體系的邊界、適用性和范圍詳細記錄人工智能管理體系的范圍、邊界和具體涵蓋內(nèi)容確保文檔清晰、準確，易于理解和獲取成文信息范圍定義文檔確保成文信息的可獲取性制定并執(zhí)行文件管理程序制定文件管理程序，確保范圍定義文檔的妥善保存和更新提供多種信息獲取渠道，如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、文件服務(wù)器等成文信息管理程序及訪問指南確定組織活動對照標準要求分析人工智能管理體系活動識別關(guān)鍵管理活動并明確責(zé)任主體識別人工智能管理體系涉及的關(guān)鍵活動，如領(lǐng)導(dǎo)決策、資源分配、運行維護等明確各項活動的責(zé)任主體和執(zhí)行流程人工智能管理體系活動清單及責(zé)任分配文檔制定詳細活動計劃制定活動執(zhí)行計劃、輸入輸出要求和監(jiān)控措施為每項關(guān)鍵活動制定詳細的執(zhí)行計劃和時間表明確活動的輸入輸出要求及監(jiān)控指標確保計劃的可執(zhí)行性和有效性詳細活動執(zhí)行計劃及監(jiān)控措施文檔第3部分：“4.3確定人工智能管理體系的范圍”過程風(fēng)險清單過程名稱風(fēng)險描述（風(fēng)險源及流程運行可能發(fā)生什么并產(chǎn)生什么后果或?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)流程目標帶來什么影響）確定人工智能管理體系邊界和適用性

風(fēng)險源：對內(nèi)外部因素評估不足；-風(fēng)險描述：未充分識別和分析內(nèi)部（如組織資源、技術(shù)能力）和外部（如法律法規(guī)、市場競爭）因素，可能導(dǎo)致確定的范圍不準確，無法有效覆蓋關(guān)鍵的人工智能管理活動，進而影響體系的有效性和合規(guī)性。風(fēng)險源：范圍界定不清晰。-風(fēng)險描述：人工智能管理體系的邊界和適用性界定模糊，可能導(dǎo)致體系實施過程中的職責(zé)不明確，資源分配不合理，進而影響體系的運行效率和目標實現(xiàn)。根據(jù)內(nèi)外部因素確定范圍風(fēng)險源：內(nèi)外部因素變化未及時更新；-風(fēng)險描述：未定期監(jiān)測和評估內(nèi)外部因素的變化（如政策調(diào)整、技術(shù)革新），可能導(dǎo)致體系范圍過時，無法適應(yīng)新的環(huán)境和要求，進而影響體系的適應(yīng)性和有效性。風(fēng)險源：因素識別不全面。-風(fēng)險