學(xué)校常用公文寫作

學(xué)校常用公文寫作黨辦校辦2021年3月目

錄

一、公文的定義及分類二、學(xué)校常用公文三、公文寫作的要求四、校內(nèi)報(bào)文注意事項(xiàng)公文的定義及分類什么是公文

公文屬應(yīng)用文，

是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活

動(dòng)中為行使職權(quán)、實(shí)施管理而使用的具有規(guī)范體式的文書。l

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)），中央辦公

廳、國(guó)務(wù)院辦公廳于2012年4月16日印發(fā)，自2012年7月1

日正式施行。l

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》

（GB/T9704—2012），國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

2012年6月29日發(fā)布，自2012年7月1

日起正式實(shí)施。公文的種類

公文種類主要有決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意

見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函和紀(jì)要等15種。（一）決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。（二）

決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人

員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）

命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制

性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。公文的種類

（四）公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。（五）公告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（七）意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（八）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者

執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情

況。公文的種類

（十）報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的

詢問。（十一）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（十二）批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（十三）議案。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)

或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。（十四）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)

求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十五）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。公文性質(zhì)的分類

按照公文性質(zhì)，公文可以分為幾類。1.

指導(dǎo)性公文，用于傳達(dá)貫徹政令，指導(dǎo)行動(dòng)的公文，例如決定、決議、命令、

批復(fù)等；2.

公布性公文，用于通報(bào)情況，公布要求的公文，例如公告、公報(bào)等；其中通知

被稱為“公文之王”，因此上至全國(guó)范圍的重大安排，

下到一個(gè)單位內(nèi)部的一

般事項(xiàng)，都可以使用通知。除了發(fā)布性通知以外，也包括知照性通知、指示性

通知及轉(zhuǎn)發(fā)性通知，

可見，通知的內(nèi)容上更為廣泛。3.

報(bào)請(qǐng)性公文，

向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示或報(bào)告工作情況的公文，例如請(qǐng)示、報(bào)告等；4.

商洽性公文，不相隸屬機(jī)關(guān)平等商洽問題和溝通情況的公文，主要是函。5.

其他公文，包括紀(jì)要（會(huì)議紀(jì)要）等。公文行文關(guān)系的分類

按照行文關(guān)系，公文可以分為如下三類。1.上行文：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，例如請(qǐng)示、報(bào)告等；2.平行文：平級(jí)機(jī)關(guān)單位或者不存在直接隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)單位之間的公文，

例如函等；3.下行文：從上往下的行文，例如決定、決議、通報(bào)等。上述三類公文性質(zhì)和作用有所不同，公文的名稱不同，用語(yǔ)語(yǔ)氣也是有

所區(qū)別的。公文傳發(fā)范圍的分類

根據(jù)傳發(fā)和使用范圍，公文可分為兩類。1.限制性公文，內(nèi)容涉及《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及其實(shí)施條例規(guī)定事項(xiàng)的公文，需要在一定的時(shí)期內(nèi)限定傳發(fā)范圍，密級(jí)分為絕密、

機(jī)密、秘密三級(jí)；有些內(nèi)容涉及本單位本部門本系統(tǒng)工作中不宜公開的

公文（工作秘密）。2.周知性公文，公開發(fā)布的公文，例如公告、通報(bào)等。學(xué)校常用公文《清華大學(xué)公文處理辦法》（2019年8月23日）（清校發(fā)〔2019〕47號(hào)）決定

用于學(xué)校對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，設(shè)

置機(jī)構(gòu)（組織），變更或撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。例如：l《中共清華大學(xué)委員會(huì)關(guān)于弘揚(yáng)偉大抗疫精神表彰學(xué)習(xí)身邊榜樣的決定》

（清委發(fā)〔2020〕31號(hào)）l《關(guān)于表彰慶祝中華人民共和國(guó)成立70周年活動(dòng)清華大學(xué)先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人的決定》（清校發(fā)〔2019〕61號(hào)）意

見

用于學(xué)校對(duì)重要工作進(jìn)行部署，對(duì)重要事項(xiàng)提出見解和處理辦法。

例如：l《清華大學(xué)關(guān)于在新發(fā)展階段進(jìn)一步深化研究生教育改革的若干意見》

（清委發(fā)〔2021〕9號(hào)）l《清華大學(xué)關(guān)于完善和發(fā)展大學(xué)創(chuàng)新體系的若干意見》（清校發(fā)〔2021〕10號(hào)）通

知

用于學(xué)校（或?qū)W校授權(quán)的職能部門）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求相關(guān)單位辦理、周知或執(zhí)行的事項(xiàng)；學(xué)校批轉(zhuǎn)職能部門的

公文，發(fā)布規(guī)章，任免人員。例如：l《關(guān)于成立清華大學(xué)求真書院的通知》（清校發(fā)〔2021〕15號(hào)）l《關(guān)于公布<清華大學(xué)研究生先進(jìn)集體評(píng)選辦法>的通知》（清校發(fā)〔2021〕16號(hào)）l《關(guān)于干部任免的通知》報(bào)

告

用于學(xué)校向上級(jí)機(jī)關(guān)或各單位向?qū)W校匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問。

例如：l《清華大學(xué)關(guān)于報(bào)送博士研究生教育綜合改革試點(diǎn)工作總結(jié)的報(bào)告》

（清校文〔2021〕6號(hào)）請(qǐng)

示

適用于學(xué)校向上級(jí)機(jī)關(guān)或各單位向?qū)W校請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

例如：l《清華大學(xué)關(guān)于申請(qǐng)舉辦中國(guó)國(guó)際當(dāng)代金屬藝術(shù)展的請(qǐng)示

》

（清校文〔2021〕26號(hào)）l《關(guān)于授予考切爾·比爾卡爾教授清華大學(xué)名譽(yù)博士學(xué)位的請(qǐng)示

》

（清校文〔2020〕181號(hào)）批

復(fù)

適用于學(xué)校答復(fù)各單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。例如：l《關(guān)于同意清華大學(xué)出版社有限公司拍攝校慶紀(jì)錄電影的批復(fù)》

（清校復(fù)〔2018〕44號(hào)）函

用于我校向其他不相隸屬機(jī)關(guān)、單位商洽工作、詢問和答復(fù)問題，溝通相關(guān)事項(xiàng)。例如：l《清華大學(xué)關(guān)于申請(qǐng)承辦首都高等學(xué)校第59屆學(xué)生田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)的函

》

（清校函〔2021〕

12號(hào)），主送單位：北京市教育委員會(huì)l《關(guān)于山西省文物局指定清華大學(xué)藝術(shù)博物館收藏蟠螭紋銅鼎的復(fù)函》

（清校函〔2021〕

19號(hào)），主送單位：山西省文物局會(huì)議紀(jì)要

用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。一般在會(huì)議結(jié)束后起草，需要主管領(lǐng)導(dǎo)簽字定稿。名稱一般為會(huì)議名稱+文種。會(huì)議紀(jì)要可以分為會(huì)議概況、

會(huì)議內(nèi)容和結(jié)束語(yǔ)三部分；也可以根據(jù)會(huì)議討論事項(xiàng)分項(xiàng)列出決定事項(xiàng)。例如：l清華大學(xué)黨委常委會(huì)會(huì)議紀(jì)要l清華大學(xué)校務(wù)會(huì)議紀(jì)要l各領(lǐng)導(dǎo)小組、委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要公文寫作的要求要求公文的內(nèi)容與形式以及公文形成的程序過程務(wù)必合乎黨的方針政策和國(guó)家法律法規(guī)，合乎上級(jí)指示和規(guī)定，與本機(jī)關(guān)其他現(xiàn)行有效文件保持一致。

內(nèi)容要合法，形式要合法。命令（令）這個(gè)文種，除軍隊(duì)系統(tǒng)，只有為憲法和其他有關(guān)法律明確規(guī)定有權(quán)發(fā)布命令的機(jī)關(guān)才能使用，一般的部門不能使用。合“法”——內(nèi)容合法，形式合法l

××大學(xué)校長(zhǎng)××號(hào)令×《全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于修改〈中華人民共和國(guó)刑事訴訟法〉的決定》已由中華人民共和國(guó)第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常

務(wù)委員會(huì)第六次會(huì)議于2018年10月26日通過，現(xiàn)予公布，自公布之日

起施行。中華人民共和國(guó)主席

習(xí)近平

2018年10月26日示例中華人民共和國(guó)主席令第十號(hào)文種要選準(zhǔn)，準(zhǔn)確選擇文種的依據(jù)：l看作者與主要受文者間的工作關(guān)系；l看作者的法定權(quán)限（選用超越自身權(quán)限的文種，就構(gòu)成越權(quán)行為，公文也

會(huì)因失去法律保護(hù)而失效）

；l看行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。合“法”——文種準(zhǔn)確合“法”——文種準(zhǔn)確

l沒有請(qǐng)示報(bào)告這個(gè)文種《關(guān)于××問題的請(qǐng)示報(bào)告》×l嚴(yán)格區(qū)分請(qǐng)示與報(bào)告“報(bào)告”不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；“報(bào)告”可以回復(fù)也可以不回復(fù)，如果該請(qǐng)示的事項(xiàng)用了“報(bào)告”這個(gè)

文種，可能會(huì)使事情延誤；必須根據(jù)行文的目的、要求和主旨，在相同或者相近的文種中選取最適

合的一個(gè)。求實(shí)，簡(jiǎn)明

公文的內(nèi)容能從實(shí)際情況出發(fā)，有切實(shí)的客觀針對(duì)性，有利于解決實(shí)際問題；要忠實(shí)地反映情況和問題，不作任何夸大、縮小和虛構(gòu)；各種判斷要合乎實(shí)際，杜絕主觀臆想、臆斷；各種解決問題的方法措施應(yīng)切實(shí)可行，具有可操作性。失實(shí)的表述舉例：被告用兩只手掐著被害人的脖子，同時(shí)用另外一只手猛擊被害人的太陽(yáng)穴?！燎髮?shí)，簡(jiǎn)明

要求盡量用最簡(jiǎn)潔的文字順暢而有條理地明確表達(dá)充實(shí)豐富的內(nèi)容，做

到言簡(jiǎn)意賅。一篇公文不簡(jiǎn)明的原因是多方面的：l

主觀故意：

如“夾帶”事項(xiàng)，

“推卸”責(zé)任，等等；l

業(yè)務(wù)不熟練，工作不熟悉；l

文字水平不過關(guān)。合體，得體

公文是以白話文為原則的應(yīng)用文體，兼有議論文、說明文、記敘文的一般特點(diǎn)。應(yīng)用文區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有：直接性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)

格式的規(guī)范性。公文也應(yīng)該具有應(yīng)用文的以上特點(diǎn)。這種文體要求：直接表意，不渲染、不用曲筆；只表達(dá)與解決實(shí)際事務(wù)

和問題有直接應(yīng)用價(jià)值的事與理；

不虛構(gòu)不夸張，追求從本質(zhì)到細(xì)節(jié)的全面真實(shí)；

使用通用性強(qiáng)的符號(hào)系統(tǒng)表意；兼用議論、說明、敘述三種基本

表達(dá)方式；慎用修辭格。合體，得體

公文語(yǔ)言運(yùn)用要得體，符合特定場(chǎng)合、對(duì)象的需要。不夠得體的表述舉例：切切！

（報(bào)告語(yǔ)）以迅即批復(fù)為要！

（請(qǐng)示語(yǔ)）正確表達(dá)：以上請(qǐng)示。妥否，請(qǐng)指示。尊敬的××校長(zhǎng)：蘭葉春葳蕤，桂華秋皎潔。2020年9月31日上午9時(shí)，我們將懷著激動(dòng)的

心情在主樓接待廳舉行××慶祝大會(huì)。為向教育部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)我們十年來(lái)廢寢忘食、嘔心瀝血取得的驚人進(jìn)步，一展學(xué)院動(dòng)人風(fēng)采，現(xiàn)在要以學(xué)校名義行文請(qǐng)教育部領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議。以上請(qǐng)示，請(qǐng)您速批有關(guān)部門處理。此致敬禮！××學(xué)院二零二零年9月15日示例嚴(yán)謹(jǐn)，準(zhǔn)確

公文的結(jié)構(gòu)必須嚴(yán)密有序；用語(yǔ)務(wù)必周密確切不生歧義，沒有漏洞。語(yǔ)病舉例：我們要嚴(yán)厲打擊少數(shù)犯罪分子。在主席臺(tái)就座的還有幾個(gè)項(xiàng)目小組的代表。嚴(yán)謹(jǐn)，準(zhǔn)確

要求從對(duì)公文制發(fā)意圖與依據(jù)的反映，到每項(xiàng)具體內(nèi)容的表達(dá)，從文種的選擇，到概念的使用，以至于每個(gè)符號(hào)的書寫印刷均必須準(zhǔn)確無(wú)誤，不允

許有任何欠缺、失當(dāng)或失真。公文的材料，一般包括情況、背景、摸底、措施、辦法、意見、數(shù)字等等。一定要可靠，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。完整，規(guī)范

公文結(jié)構(gòu)就是公文的構(gòu)成，它具有規(guī)范性和相對(duì)確定性。公文結(jié)構(gòu)應(yīng)符

合有關(guān)規(guī)定，不允許“標(biāo)新立異”。公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字

號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、

印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。公文不遺漏任何必備的內(nèi)容，以保證公文能完整有效地消除受文者對(duì)特定問題認(rèn)識(shí)上的不確定性，減少溝通次數(shù)，提高溝通效率。公文稿版式要規(guī)范，打印字跡要清楚，字體要標(biāo)準(zhǔn)、工整，避免因字跡不清、模糊混亂而造成錯(cuò)漏。公文標(biāo)記符號(hào)

l

密級(jí)和保密期限：不是所有發(fā)文單位都有定密權(quán)限；l

簽發(fā)人：明確誰(shuí)對(duì)公文內(nèi)容負(fù)責(zé)，上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名；l

標(biāo)題：公文標(biāo)題要完整，一般是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文的事由、文種三

個(gè)要素組成，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，不要出現(xiàn)兩個(gè)“關(guān)于”

；l

主送機(jī)關(guān)：表述要規(guī)范，可以用全稱或者規(guī)范簡(jiǎn)稱，例：國(guó)家發(fā)展和改

革委員會(huì)，規(guī)范簡(jiǎn)稱是國(guó)家發(fā)展改革委，不能隨意簡(jiǎn)稱為發(fā)改委；l

發(fā)文機(jī)關(guān)署名：全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱；l

日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全。示例校內(nèi)報(bào)文注意事項(xiàng)校內(nèi)報(bào)文基本要求

l符合黨的路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；l一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提措施和辦法切實(shí)可行；l內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練；l文種正確，格式規(guī)范；l深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見；l公文涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)與相關(guān)單位會(huì)商達(dá)成一致意見。國(guó)家秘密與工作秘密

提醒大家在公文工作中注意保守國(guó)家秘密與工作秘密：lOA中各項(xiàng)流程均已增加保密承諾，請(qǐng)老師們不要將含有國(guó)家秘密或工作

秘密的文件上傳至OA系統(tǒng)。國(guó)家秘密與工作秘密

l備注欄標(biāo)有“僅可OA流轉(zhuǎn)，不可拍照、轉(zhuǎn)發(fā)或以其他方式流轉(zhuǎn)”的公文，

請(qǐng)按備注方式流轉(zhuǎn)。國(guó)家秘密與工作秘密

l如收到蓋有內(nèi)部文件紅色方章的紙版文件，請(qǐng)勿使用任何聯(lián)網(wǎng)設(shè)備復(fù)制、拍攝、掃描、存儲(chǔ)、處理、傳輸和發(fā)布。如果難以判斷內(nèi)容是否屬于國(guó)家秘密或工作秘密，請(qǐng)隨時(shí)咨詢本單位機(jī)要秘書，或與兩辦機(jī)要室聯(lián)系校內(nèi)部門向兩辦報(bào)文

對(duì)于校內(nèi)單位報(bào)到兩辦的公文，要以“清華大學(xué)校內(nèi)報(bào)文”的格式上報(bào)

公文，需要有主管領(lǐng)導(dǎo)和單位的電子章。申請(qǐng)方式：T-新建流程-校內(nèi)報(bào)文并有以下要求：l

原則上只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)（兩辦）；l

請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；l

屬職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體事項(xiàng)，應(yīng)直接報(bào)職能部門，或經(jīng)職能部門

簽署意見后再上報(bào)學(xué)校；l

職能部門須就各單位的請(qǐng)示事項(xiàng)提出傾向性意見后上報(bào)。校內(nèi)部門向兩辦報(bào)文

l

請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他單位時(shí)，應(yīng)協(xié)商一致后上報(bào)；經(jīng)協(xié)商未能取得一致意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中列明各方意見及理?yè)?jù)，經(jīng)各單位會(huì)簽后上報(bào)；l

除校領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，公文不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人；l

沒有開通OA報(bào)文權(quán)限的單位，通過掛靠院系辦公室報(bào)文；l

報(bào)文中提及的材料，需要一并報(bào)送；l

一定寫明清楚報(bào)文事項(xiàng)的聯(lián)系人。主管職能單位事項(xiàng)國(guó)際處涉外活動(dòng)資產(chǎn)處校內(nèi)資產(chǎn)基建處校內(nèi)基建研究生院研究生教務(wù)教務(wù)處本科教務(wù)文科處文科工作科研院科研活動(dòng)人事處全校教職工隊(duì)伍建設(shè)校內(nèi)部門向兩辦報(bào)文

以學(xué)校名義向外行文

各單位如果想以學(xué)校名義向外行文，應(yīng)該按照上述要求，草擬要報(bào)出的

文稿，并以校內(nèi)報(bào)文中請(qǐng)示的形式報(bào)到兩辦審批。合同倒簽

按照學(xué)校合同管理相關(guān)規(guī)定，合同項(xiàng)下主要權(quán)利義務(wù)已經(jīng)開始實(shí)際履行后簽署合同，或者學(xué)校在合同項(xiàng)下的主要義務(wù)已經(jīng)履行完畢后簽署合同的，均屬于倒簽。倒簽的合同均需向校辦報(bào)文，存在合同倒簽現(xiàn)象的合同承辦單位在撰寫報(bào)文時(shí)，務(wù)必在報(bào)文當(dāng)中明晰以下四點(diǎn)：1.造成合同倒簽以致違反合同管理規(guī)定的原因；2.造成合同倒簽的直接責(zé)任人及對(duì)其的處理結(jié)果；3.今后防止再次出現(xiàn)合同倒簽的整改措施。4.附件需上傳合同