【青島S健康管理公司采購與付款內(nèi)部控制探究10000字（論文）】

青島S健康管理公司采購與付款內(nèi)部控制研究摘要隨著世界經(jīng)濟(jì)體的快速發(fā)展，全球化的經(jīng)濟(jì)體系給企業(yè)帶來了深遠(yuǎn)的影響，企業(yè)與全球間的交流越來越緊密。全球經(jīng)濟(jì)體系的改變，給中國經(jīng)濟(jì)市場帶來了高速發(fā)展時(shí)期，成為中小企業(yè)發(fā)展的搖籃。而在中小企業(yè)的發(fā)展過程中，內(nèi)部控制在企業(yè)長期發(fā)展中起有主要作用。在企業(yè)中采購與付款是是企業(yè)的基本活動(dòng)，因而采購與付款的內(nèi)部控制尤為重要。若采購業(yè)務(wù)與付款業(yè)務(wù)某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，企業(yè)的采購的計(jì)劃、銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃都可能受到影響，企業(yè)的經(jīng)營也會(huì)隨之而來許多問題。企業(yè)要想要在激烈的市場經(jīng)濟(jì)中尋求方法，就必須重視風(fēng)險(xiǎn)，正視采購與付款內(nèi)部控制所存在的問題，并對相應(yīng)問題作出相應(yīng)措施。關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；內(nèi)部控制；采購與付款目錄TOC\o"1-3"\h\u1緒論 11.1研究背景 11.2研究目的及意義 12理論概述 22.1內(nèi)部控制基本概述 22.1.1內(nèi)部控制的歷史發(fā)展 22.1.2內(nèi)部控制五要素理論 22.2采購與付款的內(nèi)部控制相關(guān)理論 33青島S健康管理公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀 53.1青島S健康管理公司概況 53.2公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀介紹 53.2.1采購業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制 53.2.2付款業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制 54S健康管理公司采購與付款內(nèi)部控制存在的問題 74.1內(nèi)部控制環(huán)境薄弱 74.2控制活動(dòng)不合理 74.2.1請購制度不完善 74.2.2采購員直接向采購單位付款 74.2.3合同管理制度不完整 84.3風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和監(jiān)督機(jī)制待完善 84.4信息與溝通機(jī)制不健全 84.4.1供應(yīng)商信息更新不及時(shí) 84.4.2公司內(nèi)部信息傳遞不及時(shí) 95青島S健康管理公司采購與付款內(nèi)部控制改進(jìn)建議 105.1優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境 105.1.1加強(qiáng)科學(xué)管理理念 105.1.2積極建設(shè)企業(yè)文化 105.2采購與付款控制活動(dòng)合理化 105.2.1完善請購管理 115.2.2完善職責(zé)分離制度 115.2.3嚴(yán)格審批制度 115.2.4優(yōu)化采購合同管理 115.3加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督機(jī)制 115.3.1設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門 115.3.2借助部門間的監(jiān)督 125.3.3加強(qiáng)外部審計(jì)監(jiān)督 125.4健全企業(yè)信息溝通系統(tǒng) 125.4.1建立企業(yè)內(nèi)部的信息溝通系統(tǒng) 125.4.2重視企業(yè)外部的信息溝通 126結(jié)論與展望 136.1結(jié)論 136.2展望 13參考文獻(xiàn) 14 1緒論1.1研究背景自從2000年開始，以海爾、三九集團(tuán)、民生銀行等為例的世界級(jí)別的財(cái)務(wù)舞弊新聞時(shí)有發(fā)生。因這些案件的曝光，引起了社會(huì)各界的關(guān)注造成了嚴(yán)重的后果。其中根本原因是企業(yè)在內(nèi)部控制方面存在缺陷，導(dǎo)致企業(yè)無法快速發(fā)現(xiàn)和有效控制生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)。通過對這些案例的反思，企業(yè)的內(nèi)部控制得到了社會(huì)相關(guān)人士的關(guān)注。同時(shí)也發(fā)現(xiàn)企業(yè)想要持續(xù)發(fā)展，投資者的利益想要要的到保障，企業(yè)必須有健全的、有效的內(nèi)部控制制度。依據(jù)我國經(jīng)濟(jì)市場的高速發(fā)展，我國中小企業(yè)的規(guī)模也在日趨擴(kuò)大，這些企業(yè)的出現(xiàn)讓我國的實(shí)體經(jīng)濟(jì)有了更進(jìn)一步的發(fā)展趨勢。而從生產(chǎn)總值來看，我國中小企業(yè)每年能夠在我國經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)總值的比重中占據(jù)百分之六十的地位；在國家統(tǒng)計(jì)的企業(yè)納稅額中，中小企業(yè)的稅收也占了全國稅收的50%。不僅如此，在專利以及新產(chǎn)品的發(fā)布方面，中小企業(yè)也是我國市場的中堅(jiān)力量，雖然說中小企業(yè)的發(fā)展勢頭好、發(fā)展規(guī)模大、發(fā)展速度快，但是在現(xiàn)如今市場競爭日趨激烈的現(xiàn)狀之下，中小企業(yè)的市場前景并不樂觀，很多中小企業(yè)的壽命超不過三年，而造成這一負(fù)面狀態(tài)的原因在于中小企業(yè)人員梯隊(duì)水平不足、規(guī)模小、經(jīng)營不規(guī)范、制度不健全等問題，其內(nèi)部控制在中小企業(yè)經(jīng)營中也沒有得到足夠的重視。1.2研究目的及意義采購與付款是企業(yè)關(guān)鍵組成部分，同時(shí)也是最容易發(fā)生徇私舞弊、中飽私囊的環(huán)節(jié)。在采購和付款的環(huán)節(jié)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)采購人員或付款人員違法操作。這種現(xiàn)象導(dǎo)致企業(yè)利益受到侵犯，使企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營受到阻礙。因內(nèi)部控制可以監(jiān)督核查企業(yè)內(nèi)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，可以使各部門獲得準(zhǔn)確的信息，有效的幫助企業(yè)規(guī)避各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)，有利于企業(yè)建立安全高效的經(jīng)營模式。內(nèi)部控制使企業(yè)采購有據(jù)可查有章可循。防范企業(yè)在采購支付活動(dòng)中的各種漏洞，從而保證企業(yè)采購成本的節(jié)約以及資源的優(yōu)化性。所以本文主要講將青島S健康管理有限公司作文案例，來分析該公司的內(nèi)控相關(guān)流程，并以此來發(fā)現(xiàn)該公司內(nèi)部控制的相關(guān)缺陷，之后根據(jù)該公司的相關(guān)缺陷進(jìn)行解決辦法的制定，這不但有助于幫助該公司進(jìn)行內(nèi)控環(huán)節(jié)的改善，同時(shí)也能為我國的同類型企業(yè)提供一定的理論借鑒。2理論概述2.1內(nèi)部控制基本概述2.1.1內(nèi)部控制的歷史發(fā)展內(nèi)部控制（InternalControl）最原始的思想來自于內(nèi)部牽制（InternalCheck）。而內(nèi)部控制作為制度首次出現(xiàn)則是在上世紀(jì)四十年代的AICPA協(xié)會(huì)中發(fā)表的相關(guān)文章。而七年后的《獨(dú)立審計(jì)人員評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)部控制的范圍》里也基本確定了內(nèi)部控制的相關(guān)內(nèi)容——會(huì)計(jì)控制以及管理控制，這種理論也是“二元論”階段的早期雛形。在1963年，AICPA發(fā)布的《審計(jì)準(zhǔn)則程序》中主要提出了審計(jì)人員應(yīng)該在控制審計(jì)效果不佳、審計(jì)方法落后等前提下進(jìn)行會(huì)計(jì)控制工作的重視。而在15年后，該組織又發(fā)布了《審計(jì)準(zhǔn)則公告55號(hào)：在財(cái)務(wù)報(bào)告審計(jì)中考慮內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)》，該公告的內(nèi)容是將原有的內(nèi)部控制分類方法中加入控制程序要素。從此內(nèi)部控制走上了“三元論”時(shí)代。2.1.2內(nèi)部控制五要素理論(1)內(nèi)部環(huán)境內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)經(jīng)營管理的重要要素，內(nèi)部環(huán)境在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)以及生產(chǎn)活動(dòng)中的作用無法替代，而通常來說，我們會(huì)以四種要素對企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境進(jìn)行分類，分別是企業(yè)文化、職位配置、經(jīng)營結(jié)構(gòu)以及人力資源等。良好的內(nèi)部環(huán)境有助于營造健康的企業(yè)文化，健康的企業(yè)文化有助于形成良好的辦公氛圍，良好的辦公氛圍提高了幫效率，從而形成良性循環(huán)使內(nèi)部環(huán)境變得更好。(2)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是對企業(yè)未來發(fā)展中可能會(huì)出現(xiàn)的潛在風(fēng)險(xiǎn)作出評(píng)估，而該項(xiàng)工作從性質(zhì)上來說屬于預(yù)防的范疇，特別是現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)技術(shù)高度發(fā)展，企業(yè)可以憑借這項(xiàng)技術(shù)來分析將來發(fā)展的相關(guān)走向，并對其結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。通過評(píng)估來規(guī)避企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，減少企業(yè)損失。(3)控制活動(dòng)控制活動(dòng)是企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)有效的監(jiān)督機(jī)制，確保公司經(jīng)營活動(dòng)的健康、合理，對于公司經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)避、控制活動(dòng)從實(shí)質(zhì)上來說就是控制企業(yè)自身的經(jīng)營與生產(chǎn)活動(dòng)，控制企業(yè)的生產(chǎn)成本、采購成本，減少企業(yè)成本增加企業(yè)利潤。也是控制企業(yè)內(nèi)部流程的規(guī)范性、合理性，建立嚴(yán)格有序的辦公流程。(4)信息與溝通在內(nèi)控工作的進(jìn)行當(dāng)中，企業(yè)不但要將內(nèi)控工作所需要的信息材料進(jìn)行實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、快速的搜集，而且企業(yè)還要保證這些搜集來的信息在企業(yè)內(nèi)部各部門之間的流通性。如今社會(huì)中，企業(yè)信息化的程度逐漸加深，企業(yè)也應(yīng)該憑借這種技術(shù)來準(zhǔn)確識(shí)別、篩選以及校對各種外部信息，從而h保證企業(yè)接收到的信息的質(zhì)量和實(shí)用性，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)也應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部信息交流的時(shí)效性，明確傳遞方法和應(yīng)對措施等。(5)監(jiān)督內(nèi)部監(jiān)督是指企業(yè)內(nèi)部組織、人員間的相互促進(jìn)相互制約。在公司的經(jīng)營活動(dòng)中不能缺少一個(gè)有效的內(nèi)部控制體系，在體系中不可缺少內(nèi)部監(jiān)督。如果企業(yè)的經(jīng)營中出現(xiàn)問題從而導(dǎo)致潛在風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)，內(nèi)部監(jiān)督就會(huì)發(fā)揮其對企業(yè)的監(jiān)督以及指導(dǎo)作用，防止風(fēng)險(xiǎn)的進(jìn)一步擴(kuò)大甚至從源頭上規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最終約束企業(yè)財(cái)務(wù)舞弊的行為。2.2采購與付款的內(nèi)部控制相關(guān)理論企業(yè)采購和付款流程即企業(yè)向供應(yīng)商購買產(chǎn)品并付款的行為。企業(yè)必須在采購付款工作中建立詳細(xì)、準(zhǔn)確、高效的內(nèi)部控制體系，如企業(yè)供貨商名單的篩選和更新；采購合同及采購價(jià)格相關(guān)條款的核驗(yàn)；采購貨物的驗(yàn)收、倉儲(chǔ)；付款程序方式及付款金額審批權(quán)限。在企業(yè)采購過程中應(yīng)全責(zé)分離，明晰各采購流程分工責(zé)任，明晰各崗位的權(quán)利范圍。采購部對請購物資的數(shù)量規(guī)格進(jìn)行審查，確認(rèn)符合相關(guān)規(guī)定填寫采購計(jì)劃書。同時(shí)將一份計(jì)劃書交由財(cái)務(wù)部門，以便財(cái)務(wù)進(jìn)行付款。采購計(jì)劃書中，對于采購物資的具體名稱、采購數(shù)量、采購時(shí)間、供應(yīng)商信息以及供應(yīng)商所在地等信息都要詳細(xì)記錄，并由授權(quán)采購人簽字。之后財(cái)務(wù)部門接管采購計(jì)劃書并在審核完畢后進(jìn)行付款操作。在辦理支付業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格檢查相關(guān)支付條件與采購合同的支付條件以、發(fā)票的信息、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格等有關(guān)信息的完整性、真實(shí)性、合法性[11]。付款時(shí)，除不能轉(zhuǎn)款或者轉(zhuǎn)款不足以現(xiàn)金支付的單位或者個(gè)人外，一般需要對公轉(zhuǎn)賬。當(dāng)采購時(shí)發(fā)生購買發(fā)票額外的費(fèi)用、損失和成本，必須經(jīng)過會(huì)計(jì)部門核對產(chǎn)生的額外費(fèi)用是否合情合理。企業(yè)要定期與供應(yīng)商連系，定期核對供應(yīng)商核對信息。3青島S健康管理公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀3.1青島S健康管理公司概況青島S健康管理公司總部位于美麗的濱海城市山東青島，成立于2015年，主要專注于健康產(chǎn)品研發(fā)、健康產(chǎn)品的銷售和健康服務(wù)的提供。建立為顧客提供家庭健康管理的平臺(tái)型公司。2019年搭建具有線下藥店實(shí)體和線上健康管理中心的完整健康管理體系。2019年S轉(zhuǎn)型為服務(wù)于中國家庭的綜合健康管家，借助物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)，在家庭健康、慢病管理及疾病管理領(lǐng)域?yàn)槎鄠€(gè)家庭進(jìn)行科學(xué)健康服務(wù)。S實(shí)行精品戰(zhàn)略，產(chǎn)品中心分為“OTC、保健食品、普通食品、個(gè)人護(hù)理”四大類，以營養(yǎng)素補(bǔ)充、免疫力調(diào)節(jié)、健康管理、慢病調(diào)理為產(chǎn)品主要開發(fā)方向，在持續(xù)升級(jí)核心產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，不斷延展各種輔助產(chǎn)品，構(gòu)成結(jié)構(gòu)完善、層次分明的大健康管理、調(diào)養(yǎng)、護(hù)理產(chǎn)品體系。3.2公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀介紹3.2.1采購業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制(1)請購。銷售部門需要根據(jù)現(xiàn)如今的市場情況來分析市場需求，從而進(jìn)行銷售計(jì)劃的制定，在制定好銷售計(jì)劃后，生產(chǎn)部門會(huì)根據(jù)銷售計(jì)劃來進(jìn)行生產(chǎn)計(jì)劃的敲定，而生產(chǎn)計(jì)劃也會(huì)成為采購部門制定年度計(jì)劃的依據(jù)。最后使用部門(生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、品質(zhì)部門)根據(jù)本部門的生產(chǎn)周期提所需要填制請購單，將請購單給采購部門，作為采購物資的依據(jù)。(2)選擇供應(yīng)商。根據(jù)采購申請，采購部門將采購物資分類進(jìn)行采購并制定預(yù)算。采購時(shí)首先供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，然后進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)選，最后由部門負(fù)責(zé)人協(xié)商確定供應(yīng)商。(3)簽訂采購合同。用采購部門簽訂合同。采購合同必須有編號(hào)，以青島S健康管理公司簽訂合同的日期為編號(hào)來源。(4)付款。采購人員進(jìn)行采購訂單的核對一級(jí)檢查后從系統(tǒng)中發(fā)起付款申請采購人員核實(shí)需要付款的采購訂單中供應(yīng)商賬號(hào)、名稱賬號(hào)、合同編碼、金額等有關(guān)信息后，在系統(tǒng)中申請付款。(5)驗(yàn)收。受到物資后需要以采購訂單為準(zhǔn)進(jìn)行到貨物資數(shù)量、規(guī)格等指標(biāo)的核對和驗(yàn)收。如果物資通過驗(yàn)收環(huán)節(jié)后需要你定三份驗(yàn)收單，財(cái)務(wù)部、倉儲(chǔ)部以及采購部三個(gè)部門各一份。如果物資出現(xiàn)問題要及時(shí)與采購部和財(cái)務(wù)部進(jìn)行聯(lián)系。(6)月底對賬。每月末的時(shí)候采購部門會(huì)對整個(gè)賬單進(jìn)行核對，確認(rèn)已經(jīng)收貨和還未收貨的具體情況。3.2.2付款業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制(1)采購部準(zhǔn)備有效的付證明證向財(cái)務(wù)部門提出付款申請。(2)采購申請需要采購主管進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)之后進(jìn)行簽字。(3)當(dāng)財(cái)務(wù)部門接收到采購申請，由財(cái)務(wù)主管審核。(4)每月下旬由財(cái)務(wù)部提供的付款申請表匯總，由財(cái)務(wù)經(jīng)理和副總經(jīng)理審核簽字。(5)付款。首先財(cái)務(wù)人員核對付款申請表中基本信息是否正確合理，財(cái)務(wù)經(jīng)理在之后對其進(jìn)行審核，總經(jīng)理在最后負(fù)責(zé)付款申請的批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后出納會(huì)接收付款申請，進(jìn)行核對信息然后進(jìn)行付款操作。準(zhǔn)備相應(yīng)原始單據(jù)并在相應(yīng)賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)登記。4S健康管理公司采購與付款內(nèi)部控制存在的問題通過對青島S健康管理公司采購與付款業(yè)務(wù)的探究，并結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，和資料收集、實(shí)地調(diào)查、內(nèi)部詢問的方式，對收集到的信息進(jìn)行分析，根據(jù)采購與付款活動(dòng)內(nèi)控的相關(guān)理論，認(rèn)為青島S健康管理公司在采購與付款活動(dòng)的內(nèi)部控制中存在以下問題及不足。4.1內(nèi)部控制環(huán)境薄弱公司管理者內(nèi)部控制意識(shí)不強(qiáng)。公司很多中層管理人員都是從基層提拔出來的，知識(shí)儲(chǔ)備能力和知識(shí)更新速度不足。雖然公司對中層管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，但對管理人員幾天的培訓(xùn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。對于內(nèi)控工作以及內(nèi)部審計(jì)工作的重要性，公司的管理人員的認(rèn)識(shí)程度往往存在問題。而采購人員的風(fēng)險(xiǎn)重視程度與管理人員的風(fēng)險(xiǎn)重視程度成正比，也就是說如果采購人員也向前文中提到的管理人員的情況相類似的話，整個(gè)采購活動(dòng)都會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的負(fù)面影響。在接觸了該公司的相關(guān)工作人員后我們不難看出，該公司在采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)較為薄弱，而且相關(guān)的專業(yè)知識(shí)也存在一定程度的欠缺，應(yīng)對管理工作的不重視不及時(shí)吸取更新專業(yè)知識(shí)、使其經(jīng)驗(yàn)不足。其總體水平有待提高。公司的制度形同虛設(shè)，對于公司員工約束無力。公司存在相關(guān)制度，但是在執(zhí)行時(shí)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度來覺定是否執(zhí)行，久而久之成為了“慣例”制度就成了“無根制度”。公司頒發(fā)一項(xiàng)制度，剛開始按制度實(shí)行，過了一段時(shí)間由于沒有相應(yīng)跟進(jìn)導(dǎo)致制度“荒廢”。在此基礎(chǔ)上，公司的制度也沒有徹底貫徹下去，很多部門的預(yù)算超支情況基本相同，超支的原因也一樣。不同的部門可能會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并簽署不同的結(jié)果。這些問題反映了公司內(nèi)部控制環(huán)境的薄弱。4.2控制活動(dòng)不合理4.2.1請購制度不完善在會(huì)計(jì)記賬憑證中，因?yàn)椴少徎顒?dòng)比較緊急，部門之間并沒有填寫請購單而是直接通過電話溝通進(jìn)行采購，在進(jìn)行后續(xù)工作時(shí)也沒有及時(shí)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)，這也就導(dǎo)致了轉(zhuǎn)賬憑證中原始憑證的缺乏。這主要反映了公司在制度上的缺陷。尤其在會(huì)計(jì)制度、采購制度、審批制度、付款制度的缺陷。即使是采購金額不大，也應(yīng)該填制采購申請單。并且在記賬前應(yīng)對原始單據(jù)的完整性與真實(shí)性進(jìn)行核查。4.2.2采購員直接向采購單位付款該公司并未制定成文規(guī)章來規(guī)范公司預(yù)付款交易范圍及預(yù)付款交易禁止事項(xiàng)，這導(dǎo)致該公司存在采購員直接向供應(yīng)商付款的不規(guī)范行為。采購員在采購小金額貨物或零星物資時(shí)，并沒有相關(guān)的付款程序，而是在采購單位收到采購員的款項(xiàng)后可以允許其直接將貨品帶回至公司，而且采購人員可以自行去財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用核銷。明公司規(guī)章制度不完善，財(cái)務(wù)人員并不具備相應(yīng)的財(cái)務(wù)控制思想。在收到來自采購部門的相關(guān)申請后，財(cái)務(wù)部門人員對于后續(xù)發(fā)票等事宜的跟進(jìn)并不到位，最終使得很多預(yù)付賬款的時(shí)間被拉長，而如果此時(shí)負(fù)責(zé)該項(xiàng)款項(xiàng)的人員出現(xiàn)離職的話，后續(xù)的交接工作也會(huì)導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)出現(xiàn)較大的風(fēng)險(xiǎn)。4.2.3合同管理制度不完整通常來說，采購部門如果想要采購的話首選需要得到需求部門的訂單，之后其進(jìn)行供應(yīng)商的挑選，在選到合適的供應(yīng)商之后進(jìn)行合同的簽訂以及訂單的確認(rèn)，最后的生效訂單會(huì)被企業(yè)存檔備案。通過行之有效的手段管理合同可以幫助企業(yè)在出現(xiàn)合同條款違反等事項(xiàng)的時(shí)候采取積極、及時(shí)的應(yīng)對措施，這可以讓公司的損失降到最低。在采購時(shí)不簽訂采購合同就開始采購。這會(huì)讓采購物品的質(zhì)量和后期服務(wù)產(chǎn)生一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)，而且很多采購中的相關(guān)流程也具備一定的不可控因素，這會(huì)讓企業(yè)所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)過大，最終甚至可能會(huì)讓公司承擔(dān)不應(yīng)該承擔(dān)的損失。4.3風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和監(jiān)督機(jī)制待完善由于公司管理人員專業(yè)知識(shí)以及教育程度的欠缺，其對于風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制以及內(nèi)控管理的重要性并不是十分在意，雖然公司設(shè)置了較多的機(jī)構(gòu)，公司架構(gòu)相對完整，但是并沒有一個(gè)在獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)專門的內(nèi)控以及風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)工作。眾所周知，一個(gè)相對獨(dú)立的風(fēng)險(xiǎn)管控以及內(nèi)部審計(jì)部門可以幫助公司進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等方面的相關(guān)工作，對于公司經(jīng)營過程中所面臨的各方面風(fēng)險(xiǎn)也能進(jìn)行評(píng)估與防控。要能夠及時(shí)識(shí)別企業(yè)中的風(fēng)險(xiǎn)、診斷企業(yè)中風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)控企業(yè)中風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避企業(yè)中風(fēng)險(xiǎn)。采購過程中的一些不確定因素可能給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)，甚至影響企業(yè)的競爭力。4.4信息與溝通機(jī)制不健全4.4.1供應(yīng)商信息更新不及時(shí)公司沒有定期與供應(yīng)商對賬。青島S健康管理有限公司有著60多家供應(yīng)商，其中常用供應(yīng)商大概有40多家，該公司針對于供應(yīng)商的評(píng)估系統(tǒng)并沒有建立，采購人員對于財(cái)務(wù)人員反饋的供應(yīng)商問題也沒有足夠的重視。除此之外，供應(yīng)商可能會(huì)隨時(shí)進(jìn)行企業(yè)名稱、電話、地址等方面的信息變更，這時(shí)候財(cái)務(wù)部需要來自采購人員的信息提供，之后將信息審核并錄入到系統(tǒng)中進(jìn)行系統(tǒng)信息的更改，但是很多時(shí)候采購人員經(jīng)常會(huì)忘記此項(xiàng)工作，最終會(huì)導(dǎo)致因企業(yè)實(shí)際信息與系統(tǒng)登記信息不符出現(xiàn)打款失敗的情況。4.4.2公司內(nèi)部信息傳遞不及時(shí)該公司有重復(fù)付款的情況發(fā)生，這樣的情況其實(shí)也反映了該公司缺乏有效的溝通機(jī)制。采購與付款是公司內(nèi)部最基本發(fā)生最頻的活動(dòng)，所涉及的部門也很廣，所需要的信息也很多。如果與部門間的溝通不及時(shí)、信息遞不準(zhǔn)確付款時(shí)就有可能發(fā)生重復(fù)付款或付失敗的情行。采購時(shí)因采購材料不能及時(shí)到位而影響生產(chǎn)活動(dòng)。當(dāng)質(zhì)檢部檢查出物資出現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量問題時(shí)不與財(cái)務(wù)部和采購部進(jìn)行溝通就會(huì)導(dǎo)致貨物退回而財(cái)務(wù)未收退款給公司造成損失。公司應(yīng)該針對此種情況打造相對完善的內(nèi)部溝通系統(tǒng)，讓不同層級(jí)、不同部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速流通。5青島S健康管理公司采購與付款內(nèi)部控制改進(jìn)建議內(nèi)部控制與企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。采購活動(dòng)是一個(gè)企業(yè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，采購業(yè)務(wù)是公司最為重要的業(yè)務(wù)，發(fā)生非常頻繁，采購流程很多，容易發(fā)生徇私舞弊的現(xiàn)象。采購與支付業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)部控制制度是否完善，對企業(yè)起著至關(guān)重要的作用。5.1優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境5.1.1加強(qiáng)科學(xué)管理理念該公司并不具備完善的公司管理組織結(jié)構(gòu)，總經(jīng)理掌握執(zhí)行權(quán)以及監(jiān)督權(quán)，而當(dāng)這兩種權(quán)力結(jié)合之后，管理人員就會(huì)因?yàn)楸O(jiān)督的缺乏而出現(xiàn)問題。作為企業(yè)財(cái)務(wù)最終管理者應(yīng)該高度重視公司內(nèi)部控制流程，完善企業(yè)治理結(jié)構(gòu)和機(jī)制，明確以董事會(huì)核心負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部控制，使其充分行使職權(quán)，積極規(guī)劃和設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)內(nèi)控流程，并要求自身及企業(yè)內(nèi)部員工嚴(yán)格按內(nèi)控流程履行業(yè)務(wù)，建立常態(tài)化監(jiān)督和動(dòng)態(tài)化監(jiān)督工作機(jī)制。將企業(yè)管理模式應(yīng)用科學(xué)的手段改善可以完善企業(yè)的文化環(huán)境，同時(shí)，對于企業(yè)員工培訓(xùn)的加強(qiáng)也有助于提升員工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)。企業(yè)在制定職工培訓(xùn)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)該在培訓(xùn)的過程中加強(qiáng)內(nèi)部控制教育，第一步，企業(yè)應(yīng)該制定相關(guān)的內(nèi)控流程，對員工進(jìn)行培訓(xùn)和考核，讓員工充分了解方案的原理和規(guī)則并在工作中進(jìn)行應(yīng)用。其次，內(nèi)部控制的培訓(xùn)與考核應(yīng)當(dāng)是相互依存的，考核應(yīng)有獎(jiǎng)懲。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制在公司的宣傳，增強(qiáng)員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、勤勉素質(zhì)和良好的敬業(yè)精神。5.1.2積極建設(shè)企業(yè)文化企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立企業(yè)文化部門，應(yīng)有專業(yè)負(fù)責(zé)人，組織團(tuán)隊(duì)開發(fā)建設(shè)企業(yè)文化理念?；谄髽I(yè)的發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)目標(biāo)、社會(huì)地位、員工現(xiàn)狀的基礎(chǔ)，將企業(yè)文化獨(dú)特化，之后憑借將企業(yè)使命、企業(yè)精神、企業(yè)口號(hào)等的科學(xué)性藝術(shù)性的概括。根據(jù)提取的概念和企業(yè)的實(shí)際需要，設(shè)計(jì)概念說明書和掛圖。企業(yè)文化部門通過組織各種團(tuán)健活動(dòng)及對員工的肯定和獎(jiǎng)勵(lì)，不斷提升員工讓員工肯定自己的價(jià)值。5.2采購與付款控制活動(dòng)合理化5.2.1完善請購管理在生產(chǎn)部門請購時(shí)需要進(jìn)行采購申請，而且這種申請不應(yīng)該以金額大小作為必要性的判定依據(jù)，所有的采購流程都應(yīng)該進(jìn)行申請。在此之外，申請書一定要按照相關(guān)流程填寫，所有的信息（采購數(shù)量、規(guī)格、用途等）都不應(yīng)該遺漏，都需填寫采購申請單。請購單的書寫必須符合規(guī)定，包括物品的品名、型號(hào)、數(shù)量，當(dāng)填寫完申請書后一定要有相關(guān)負(fù)責(zé)人的千字才能生效。而且對于采購業(yè)務(wù)要實(shí)行不定期檢查，以此規(guī)范采購流程。5.2.2完善職責(zé)分離制度職責(zé)分離制度一定要進(jìn)行完善，具體做法為會(huì)計(jì)和出納工作的分離性，而這種分離性的前提就是原始單據(jù)的核對，兩個(gè)部門一定要仔細(xì)核對原始單據(jù)確保信息準(zhǔn)確，而且所有憑證上滿都應(yīng)該加入原始單據(jù)作為證據(jù)。會(huì)計(jì)部門應(yīng)該按時(shí)與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等相關(guān)信息，以此來讓財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性以及全面性得到保證。而分離制度下，記賬工作與付款工作、采購工作與付款工作都應(yīng)該進(jìn)行職責(zé)分離，應(yīng)由不同的人進(jìn)行。5.2.3嚴(yán)格審批制度采購是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中最重要的環(huán)節(jié)，對材料采購、成本的控制和企業(yè)的經(jīng)營績效至關(guān)重要。公司應(yīng)嚴(yán)格界定各部門負(fù)責(zé)人的授權(quán)審批權(quán)限，禁止超越審查員權(quán)限審批。通過不同部門和人員之間相互監(jiān)督及制約，來避免應(yīng)一人控制采購的全過程而出現(xiàn)徇私舞弊行為。對于審批不同部門、不同層次所審批目的是不同的。例如，管理生產(chǎn)部門的管理人員需要對采購物品的種類以及規(guī)模進(jìn)行審批；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人在審批時(shí)注意的是物品的采購成本；采購部負(fù)責(zé)人在審批時(shí)注意采購的數(shù)量、采購成本和防止充分采購。5.2.4優(yōu)化采購合同管理企業(yè)應(yīng)制定匯總合同模板，日常的合同簽訂從匯總合同模板中提取相應(yīng)合同樣本修。首先要對合同進(jìn)行編號(hào)，用來區(qū)分合同，對合同更好的管理；其次，合同內(nèi)容中物品的數(shù)目、價(jià)錢和日期等一定要進(jìn)行詳細(xì)描寫，不能出現(xiàn)遺漏；第三，編號(hào)一般按照年月日的時(shí)間順序進(jìn)行編寫。合同編制完成應(yīng)向相關(guān)法律機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核，以免出現(xiàn)合同內(nèi)容不公平給企業(yè)帶來損失。合同應(yīng)該保證供應(yīng)商、采購部門和財(cái)務(wù)部門都具備合同文件，為后期核算金額提供幫助。合同簽訂后應(yīng)及時(shí)有序的歸檔。5.3加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督機(jī)制5.3.1設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門在青島S健康管理公司的體制中并沒有設(shè)置相關(guān)部門。公司應(yīng)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門可以有效的監(jiān)管公司內(nèi)部活動(dòng)。公司財(cái)務(wù)支出和收入應(yīng)該受到相關(guān)部門的監(jiān)督與審計(jì)，與此同時(shí)，相關(guān)部門還應(yīng)該把控每個(gè)部門的內(nèi)控流程并為其流程改進(jìn)提供一定的幫助，以此來盡可能規(guī)避企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險(xiǎn)，讓企業(yè)的競爭力得到充分提升。5.3.2借助部門間的監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部通過不同部門間的監(jiān)督機(jī)制，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的不規(guī)范中，加強(qiáng)企業(yè)日常監(jiān)管。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的縱向牽制和橫向牽制。例如，縱向牽制指的是在采購部門只有通過采購部主管簽字審批的請購單，才可以憑借請購單再進(jìn)行采購活動(dòng)；橫向牽制則是如果想要辦理入庫后的各種手續(xù)的話只能在驗(yàn)收工作完畢后進(jìn)行。5.3.3加強(qiáng)外部審計(jì)監(jiān)督外部審計(jì)通過科學(xué)有效的審計(jì)方案和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方案幫助企業(yè)客觀評(píng)價(jià)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行的有效性，并最大程度發(fā)揮企業(yè)內(nèi)控缺陷，因此企業(yè)應(yīng)定期聘請相關(guān)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)提供專業(yè)服務(wù)，已解決企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題。5.4健全企業(yè)信息溝通系統(tǒng)5.4.1建立企業(yè)內(nèi)部的信息溝通系統(tǒng)一個(gè)優(yōu)秀高效的企業(yè)必然有一個(gè)優(yōu)秀的信息溝通系統(tǒng)。當(dāng)員工想要獲得完整、高效以及符合時(shí)限性的信息的話，信息溝通平臺(tái)的完善就成了當(dāng)務(wù)之急，對于企業(yè)來說，可以從公司內(nèi)部打造一個(gè)網(wǎng)絡(luò)共享文件、郵箱、QQ微信群或SAP等信息系統(tǒng)來加強(qiáng)企業(yè)間的信息溝通。各部門之間可以及時(shí)溝通，高效完成工作。采購部與財(cái)務(wù)部可及時(shí)溝通付款情況可以提高采購的工作效率。質(zhì)檢部及時(shí)與財(cái)務(wù)部溝通并及時(shí)提交退款資料以便安排扣款事宜，各部門的及時(shí)溝通及協(xié)調(diào)使各部門能夠在合理的時(shí)間范圍內(nèi)進(jìn)行信息的傳遞，最終讓企業(yè)的工作效率得到提升。5.4.2重視企業(yè)外部的信息溝通青島S健康管理公司要重視與供應(yīng)商的溝通，對于供貨物資的交貨時(shí)限要嚴(yán)格遵守，對于采購部門來說，要時(shí)刻關(guān)注供應(yīng)商供貨價(jià)格的變更、質(zhì)量的差異以及是否具有一定的優(yōu)惠活動(dòng)。要與供應(yīng)商保持長時(shí)間的溝通聯(lián)系，對供應(yīng)商也要進(jìn)行持續(xù)性的標(biāo)準(zhǔn)考核。對于財(cái)務(wù)部門來說也應(yīng)該與供應(yīng)商保持隨時(shí)聯(lián)系，聯(lián)系的內(nèi)容在于賬目的核對、款項(xiàng)的提交以及發(fā)票的開具。企業(yè)應(yīng)該與供應(yīng)商建立良好的信息溝通，總的來說，供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)得分前提是信息平臺(tái)的優(yōu)質(zhì)化，這也能讓企業(yè)與供應(yīng)商之間的聯(lián)系更加緊密，最終實(shí)現(xiàn)雙贏。6結(jié)論與展望6.1結(jié)論目前為止，中小企業(yè)在市場高濃度、高強(qiáng)度的競爭下呈現(xiàn)出了舉步維艱的狀態(tài)。與企業(yè)集團(tuán)相比，中小微企業(yè)商業(yè)信用不高，影響力不足，缺乏充足的營運(yùn)資金、技術(shù)研發(fā)和產(chǎn)業(yè)鏈條銜接能力，致使其生產(chǎn)采購中面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)。因此中小微企業(yè)應(yīng)通過提高企業(yè)采購管理水平，充分解決企業(yè)采購中的層層問題，以此來降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本，才能應(yīng)對巨大的行業(yè)競爭壓力。例如文中說列出的公司內(nèi)部控制意識(shí)不強(qiáng)，管理者的能力方面的差異、制度的差異、合同規(guī)定的差異