ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理體系之13：“7支持-7.4溝通”解讀、實施流程和風險描述(雷澤佳編制-2024)

“7支持-7.4溝通”解讀、實施流程和風險描述ISO∕IEC42001-2023《信息技術-人工智能管理體系》之13：“7支持-7.4溝通”解讀、實施流程和風險描述(雷澤佳編制，2024年9月)第1部分：“7.4溝通”解讀“7.4溝通”條文“7.4溝通”標準條文解讀7.4溝通組織應確定與人工智能管理體系相關的內部和外部溝通，包括：——溝通什么；——何時溝通；——與誰溝通；——如何溝通。溝通的目的；組織應建立并實施與其人工智能管理體系相關的全面溝通策略，旨在促進信息在組織內部各部門、員工以及外部相關方之間的有效傳遞。這一策略旨在確保人工智能管理體系的目標、要求、進展及成果得到廣泛認知和支持，從而推動人工智能管理體系的持續(xù)改進和高效運行。內部溝通的重要性；內部溝通的核心作用；共識建立：通過定期的內部溝通會議、培訓和工作坊，確保所有員工對人工智能管理體系的目標、方針和流程有共同的理解和認同。協調合作：促進跨部門間的信息共享和協作，確保各部門在人工智能管理體系實施過程中保持步調一致，減少沖突和誤解。問題反饋：建立有效的內部反饋機制，鼓勵員工報告人工智能管理體系實施中遇到的問題、風險和改進建議，確保問題得到及時解決。外部溝通的作用。透明度提升：通過公開報告、新聞稿、社交媒體等渠道，向公眾、投資者、客戶和合作伙伴展示組織在人工智能管理體系方面的努力和成果，增強信任。相關方參與：邀請關鍵相關方（如監(jiān)管機構、行業(yè)協會、消費者組織）參與人工智能管理體系的審議和評估過程，確保人工智能管理體系的外部合規(guī)性和社會認可度。資源獲取與合作：通過外部溝通，識別并吸引潛在的合作伙伴、投資者和專家，為人工智能管理體系的持續(xù)優(yōu)化和創(chuàng)新提供資源和支持。組織應確定與人工智能管理體系相關的內部和外部溝通，包括：溝通什么（溝通內容的界定）；人工智能方針：組織應確保所有內部員工了解并遵守人工智能管理體系的方針，以確保人工智能管理體系的一致性和有效性；目標、計劃和進展結果：組織應向員工明確人工智能管理體系的目標、計劃以及實施的進展情況，以便員工能夠了解自己在人工智能管理體系中的角色和貢獻；相關的風險和機遇：組織應就人工智能管理體系所面臨的風險和機遇與員工進行溝通，以便員工能夠認識到潛在的問題和挑戰(zhàn)，并準備好應對措施；解決方案：當遇到問題時，組織應及時與員工溝通解決方案，確保問題能夠得到及時解決；人工智能管理體系的有效性：組織應向員工展示人工智能管理體系的有效性，增強員工對人工智能管理體系的信心和支持；績效的益處：組織應讓員工了解人工智能管理體系帶來的績效益處，以激勵員工積極參與人工智能管理體系的實施和改進；不符合人工智能管理體系要求的后果：組織應明確告知員工不符合人工智能管理體系要求的后果，以確保員工能夠遵守人工智能管理體系的各項規(guī)定；改進需求：組織應定期評估人工智能管理體系的有效性，并與員工溝通改進需求，以推動人工智能管理體系的持續(xù)改進；任何其他與人工智能管理體系相關的重要信息：除了上述內容外，組織還應根據實際情況，及時與員工溝通其他與人工智能管理體系相關的重要信息。何時溝通（確定人工智能管理體系溝通的最佳時機）；項目啟動階段：在項目或人工智能管理體系啟動之初，組織應立即開展內部溝通，確保所有相關成員對項目的目標、范圍、預期成果有清晰的認識。同時，也應適時與外部相關方進行溝通，如供方、客戶等，以建立初步的合作關系和預期；關鍵里程碑達成時：每當項目達到重要的里程碑，如需求確認、設計完成、測試通過等，組織應及時進行內部溝通，總結成果，規(guī)劃下一步工作。對于外部相關方，可通過簡報會、報告等形式分享進展，增強信任與合作；風險和問題發(fā)生時：面對人工智能管理體系中的風險和問題，組織應迅速啟動內部溝通機制，組織相關人員討論解決方案，確保問題得到及時處理。對于可能影響外部相關方的風險和問題，也應及時溝通，共同尋找應對策略；體系審核與評審時：在人工智能管理體系的審核、評審等關鍵環(huán)節(jié)，組織應組織全面的內外部溝通，收集反饋意見，評估人工智能管理體系的有效性，為持續(xù)改進提供依據；持續(xù)改進時：在人工智能管理體系的持續(xù)優(yōu)化和改進過程中，組織應定期與內外部相關方進行溝通，分享改進成果，討論新的改進方向，形成持續(xù)改進的良性循環(huán)；緊急情況下：在出現緊急情況時，如安全事故、數據泄露等，組織應立即啟動應急溝通機制，確保信息的快速傳遞和危機的有效應對。與誰溝通（明確人工智能管理體系的溝通對象）；識別內部溝通對象。內部溝通對象主要包括組織內部涉及人工智能管理體系的各級員工、管理層以及各部門。具體包括但不限于：各級員工：包括直接參與人工智能項目開發(fā)、測試、部署、運維等不同環(huán)節(jié)的工作人員。他們需要了解各自在人工智能管理體系中的角色、職責以及項目進展等相關信息；管理層：包括高層管理人員和部門經理等，他們需要全面掌握人工智能管理體系的運行狀況、成效以及未來規(guī)劃，以便做出決策和提供支持；其他部門：如人力資源、法務、財務等部門，他們雖然不直接參與技術工作，但在人員培訓、合規(guī)審查、預算控制等方面對人工智能管理體系有重要影響，因此也是重要的內部溝通對象。界定外部溝通對象。外部溝通對象則主要包括客戶、供方、合作伙伴、監(jiān)管機構以及公眾等。具體包括：客戶：他們是人工智能系統的直接使用者，需要了解系統的功能、性能、安全性以及如何使用和維護系統；供方和合作伙伴：他們?yōu)榻M織提供技術、數據等資源，需要了解人工智能管理體系對他們提出的合作要求和期望；監(jiān)管機構：負責監(jiān)督和管理人工智能技術的合規(guī)使用，組織需要與他們保持溝通以確保符合法律法規(guī)要求；公眾：雖然不直接參與人工智能管理體系的運行，但他們對人工智能技術的認知和評價會影響組織的聲譽和形象，因此也是重要的外部溝通對象。誰來溝通（明確人工智能管理體系的溝通責任人）；內部溝通責任人的確定：內部溝通責任人通常是組織內部負責管理人工智能項目或體系的相關人員，他們負責確保信息的順暢傳遞和理解。這些責任人可能包括：項目經理：作為項目的核心管理人員，項目經理需要負責整個項目的溝通和協調工作，確保各部門之間信息的暢通；部門主管：各部門的主管人員負責將相關信息傳遞給本部門員工，并確保員工理解其角色和職責；專職溝通人員：在一些大型組織中，可能設有專職的溝通人員或團隊，他們負責跨部門的溝通和協調，確保信息的準確性和一致性。外部溝通責任人的確定：外部溝通責任人則是負責與外部相關方進行溝通和協調的人員。這些人員通常包括：客戶關系經理：負責與客戶進行日常溝通和關系維護，確?？蛻魧θ斯ぶ悄芟到y有充分的理解和使用能力；供方管理團隊：負責與供方進行溝通和協調，確保技術、數據和服務的及時交付和質量控制；法務和合規(guī)團隊：負責與監(jiān)管機構進行溝通和匯報，確保組織的合規(guī)性，并及時了解最新的法律法規(guī)要求；公關部門：在必要時與公眾進行溝通，維護組織的形象和聲譽，回應社會關切。如何溝通（明確人工智能管理體系的溝通方式與方法）。選擇合適的內部溝通方式。內部溝通方式的選擇應根據信息的緊急程度、重要性和受眾特點來確定；常見的內部溝通方式包括：會議與研討會：定期或不定期召開項目會議、部門會議或專題研討會，以促進團隊成員之間的信息共享和討論；內部報告與簡報：通過編制定期報告或簡報，向不同層級的員工傳達項目進展、成果和問題；內部通訊系統：利用電子郵件、企業(yè)社交軟件等內部通訊工具，實現信息的即時傳遞和反饋；內部論壇與博客：設立內部論壇或博客平臺，鼓勵員工發(fā)表觀點、分享經驗和知識，促進內部交流與合作。采用有效的外部溝通策略；外部溝通策略的制定應考慮溝通對象的需求、期望和關注點；有效的外部溝通方式包括：公開聲明與報告：發(fā)布組織在人工智能領域的成就、戰(zhàn)略和未來規(guī)劃，增強透明度和公信力；行業(yè)活動與會議：參加或舉辦行業(yè)會議、展覽和技術研討會，與業(yè)界同行交流經驗，展示組織的技術實力和管理水平；客戶關系管理：通過客戶拜訪、電話溝通、在線支持等方式，及時了解客戶需求和反饋，提供個性化的解決方案和服務；合作伙伴與供方協作：建立緊密的合作關系，定期與合作伙伴和供方進行溝通，確保技術、數據和服務的高效協同；社交媒體與公眾互動：利用社交媒體平臺發(fā)布信息、回應關切，增加公眾對組織及其人工智能管理體系的認知和認同。確保溝通內容的準確性和及時性。無論內部還是外部溝通，都應確保信息的準確性和及時性。在準備溝通材料時，應仔細核對數據的真實性和完整性，避免誤導或錯誤信息的傳播。同時，應根據事態(tài)的發(fā)展和受眾的需求，及時調整溝通內容，確保信息的時效性和針對性。第2部分：“7.4溝通”流程控制表一級流程二級流程流程節(jié)點控制要點所期望的輸出溝通策劃確定溝通內容明確需要溝通的信息，如人工智能管理體系方針、目標、績效、變更、問題和風險，以及內外部的要求、期望和反饋。溝通內容清單確定溝通對象和時機識別內外部溝通對象（員工、管理層、客戶、供方、合作伙伴、監(jiān)管機構等），確定溝通的合適時機（項目啟動、里程碑節(jié)點、定期評審等）。溝通對象及時機表制定溝通策略設計溝通方式（口頭、書面、會議等）、溝通頻率、信息發(fā)布渠道和形式等。溝通策略文檔溝通實施執(zhí)行溝通計劃按照溝通計劃，及時、準確地與內外部溝通對象分享相關信息。信息分享記錄監(jiān)控溝通效果跟蹤溝通的執(zhí)行情況，確保信息被正確傳遞和理解。溝通執(zhí)行報告溝通檢查收集反饋主動收集溝通對象的反饋，了解他們對信息的接收和理解情況。反饋收集匯總表評估溝通效果根據反饋和實際情況，評估溝通是否達到預期目標。溝通效果評估報告溝通改進改進溝通計劃根據評估結果，對溝通計劃進行調整和改進。溝通計劃修訂版標準化與持續(xù)改進將經過驗證的溝通方法和最佳實踐標準化，并納入人工智能管理體系的持續(xù)改進流程中。標準化的溝通流程和最佳實踐文檔第3部分：“7.4溝通”過程風險清單一級流程二級流程風險描述（風險源、過程運行可能發(fā)生什么并產生什么后果及其對實現業(yè)務流程目標產生的影響）溝通策劃確定溝通內容風險源:對溝通需求的識別不充分可能發(fā)生的情況:未能全面識別內外部相關方的溝通需求，導致關鍵信息未能及時傳達后果:相關方對組織的人工智能管理體系理解不足，影響合作與信任對實現目標的影響:可能導致人工智能管理體系實施受阻，影響目標的達成溝通策劃確定溝通對象和時機風險源:對溝通對象的識別不準確或溝通時機選擇不當可能發(fā)生的情況:與不相關或優(yōu)先級低的對象頻繁溝通，關鍵時機錯過有效溝通后果:溝通效率低下，資源浪費，關鍵信息延誤對實現目標的影響:延誤決策，降低人工智能管理體系運行效率溝通策劃制定溝通策略風險源:溝通策略制定不合理或缺乏針對性可能發(fā)生的情況:溝通方式、渠道選擇不當，信息傳達不清晰、不準確后果:接收方誤解信息，導致行動偏差對實現目標的影響:影響人工智能管理體系的順利實施和監(jiān)控溝通實施執(zhí)行溝通計劃風險源:執(zhí)行不力或監(jiān)控不到位可能發(fā)生的情況:溝通計劃執(zhí)行不嚴格，監(jiān)控措施缺失，無法確保溝通效果后果:溝通目標未達成，信息失真對實現目標的影響:影響相關方的支持和配合，降低人工智能管理體系有效性溝通檢查收集反饋風險源:反饋機制不健全或收集不及時可能發(fā)生的情況:反饋渠道不暢，相關方意見無法及時收集后果:決策依據不足，問題難以及時發(fā)現并解決對實現目標的影響:人工智能管理體系優(yōu)化滯后，影響持續(xù)改進溝通檢查評估溝通效果風險源:評估標準不明確或主觀性過強可能發(fā)生的情況:溝通效果評估缺乏客觀標準，評估結果主觀性強后果:無法準確判斷溝通是否達到預期效果，無法為改進提供依據對實現目標的影響:人工智能管理體系改進方向不明確，影響效率提升溝通