ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理體系之14：“7支持-7.5成文信息”解讀、實(shí)施流程和風(fēng)險(xiǎn)描述(雷澤佳編制-2024)

“7支持-7.5成文信息”解讀、實(shí)施流程和風(fēng)險(xiǎn)描述ISO∕IEC42001-2023《信息技術(shù)-人工智能管理體系》之14：“7支持-7.5成文信息”解讀、實(shí)施流程和風(fēng)險(xiǎn)描述(雷澤佳編制，2024年9月)第1部分：“7.5成文信息”解讀“7.5成文信息”條文“7.5成文信息”標(biāo)準(zhǔn)條文解讀7.5成文信息成文信息定義成文信息：指組織在人工智能管理體系中需要控制和持續(xù)保持的信息及其載體；多樣格式與靈活載體：成文信息可以以任何格式存在，包括但不限于文字、圖表、流程圖、音頻、視頻等，同時(shí)其載體也多樣化，可以是紙質(zhì)文檔、電子文件、云存儲(chǔ)等；成文信息的廣泛來(lái)源：成文信息不僅來(lái)源于組織內(nèi)部，還可以來(lái)自任何外部來(lái)源，如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、政策文件、研究報(bào)告等。這種廣泛的來(lái)源確保了成文信息的全面性和權(quán)威性，為組織提供了豐富的參考和依據(jù)；成文信息涉及：人工智能管理體系：包括人工智能方針、目標(biāo)、過(guò)程、程序等，為管理體系的運(yùn)作、行提供了明確的指導(dǎo)和規(guī)范；為組織運(yùn)行而產(chǎn)生的信息（一組文件）：如操作手冊(cè)、工作指南、政策文件等。這些信息以文件的形式存在，為組織的日常運(yùn)行提供了詳細(xì)的指導(dǎo)和支持；實(shí)現(xiàn)結(jié)果的證據(jù)（記錄）：這些證據(jù)通常以記錄的形式存在，記錄了管理體系運(yùn)行過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)、決策和成果。7.5.1總則組織的人工智能管理體系應(yīng)包括：a）本文件要求的成文信息；b）組織確定的人工智能管理體系有效性所必需的成文信息。7.5.1總則組織的人工智能管理體系應(yīng)包括：ISO∕IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息；成文信息要求對(duì)應(yīng)條款I(lǐng)SO∕IEC42001-2023組織應(yīng)建立、實(shí)施、保持、持續(xù)改進(jìn)人工智能管理體系，并形成文件4.4人工智能管理體系人工智能方針應(yīng)以文件形式提供，并在組織內(nèi)得到溝通，必要時(shí)可為相關(guān)方所獲取5.2人工智能方針組織應(yīng)保留為識(shí)別和應(yīng)對(duì)人工智能風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)而采取的措施的成文信息6.1.1確定風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的措施組織應(yīng)保留有關(guān)人工智能風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程的成文信息6.1.2人工智能風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織應(yīng)保留所有人工智能風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)結(jié)果的成文信息6.1.3人工智能風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)影響評(píng)估的結(jié)果應(yīng)形成成文信息，并在適當(dāng)情況下提供給相關(guān)方6.1.4人工智能系統(tǒng)影響評(píng)估成文信息應(yīng)作為監(jiān)視和測(cè)量結(jié)果的證據(jù)可獲取9.1監(jiān)視、測(cè)量、分析和評(píng)價(jià)應(yīng)提供成文信息，作為審核方案實(shí)施和審核結(jié)果的證據(jù)9.2內(nèi)部審核成文信息應(yīng)作為管理評(píng)審結(jié)果的證據(jù)可獲取9.3管理評(píng)審成文信息應(yīng)作為不符合的性質(zhì)和所采取的任何后續(xù)措施的證據(jù)可獲取10.2不符合和糾正措施組織確定的人工智能管理體系有效性所必需的成文信息；成文信息類(lèi)別成文信息名稱(chēng)成文信息（文件/記錄）內(nèi)容概述方針與政策文件人工智能方針明確組織在人工智能領(lǐng)域的意圖和方向，包括滿(mǎn)足適用要求的承諾和對(duì)持續(xù)改進(jìn)管理體系的承諾相關(guān)政策與人工智能管理相關(guān)的其他組織政策，如數(shù)據(jù)保護(hù)政策、隱私政策、信息安全政策等目標(biāo)與指標(biāo)文件人工智能目標(biāo)與方針一致的可測(cè)量目標(biāo)，包括戰(zhàn)略性和操作性的目標(biāo)績(jī)效指標(biāo)用于監(jiān)控和測(cè)量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況的定量或定性指標(biāo)程序與作業(yè)指導(dǎo)書(shū)管理過(guò)程程序如風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、系統(tǒng)影響評(píng)估、內(nèi)部審核、管理評(píng)審等流程的具體步驟和要求作業(yè)指導(dǎo)書(shū)針對(duì)特定任務(wù)或活動(dòng)的詳細(xì)操作步驟，如數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)處理、模型訓(xùn)練等記錄與報(bào)告風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告詳細(xì)記錄人工智能風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的過(guò)程、結(jié)果和應(yīng)對(duì)措施系統(tǒng)影響評(píng)估報(bào)告評(píng)估人工智能系統(tǒng)對(duì)個(gè)人和社會(huì)潛在影響的報(bào)告內(nèi)部審核報(bào)告內(nèi)部審核的結(jié)果報(bào)告，包括發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、糾正措施建議等管理評(píng)審報(bào)告管理評(píng)審的輸出報(bào)告，包括持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)和變更管理體系的決定計(jì)劃與控制文件資源計(jì)劃包括人力資源、數(shù)據(jù)資源、系統(tǒng)資源等的分配計(jì)劃培訓(xùn)計(jì)劃針對(duì)員工的人工智能知識(shí)、技能提升的培訓(xùn)計(jì)劃變更控制計(jì)劃對(duì)管理體系變更進(jìn)行控制的計(jì)劃，包括變更申請(qǐng)、審批、實(shí)施和驗(yàn)證等步驟合規(guī)性文件合規(guī)性證明證明組織遵守相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求的文件合規(guī)性評(píng)估報(bào)告定期對(duì)組織合規(guī)性進(jìn)行評(píng)估的報(bào)告技術(shù)文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)文檔包括需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、設(shè)計(jì)文檔、測(cè)試報(bào)告等系統(tǒng)操作手冊(cè)指導(dǎo)用戶(hù)如何操作和維護(hù)人工智能系統(tǒng)的手冊(cè)技術(shù)架構(gòu)圖展示系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)的圖表溝通文件內(nèi)部溝通文件如會(huì)議紀(jì)要、通知、簡(jiǎn)報(bào)等，用于組織內(nèi)部的信息傳遞外部溝通文件如向相關(guān)方提供的報(bào)告、通知、合同等人工智能系統(tǒng)生命周期中可能涉及的不同類(lèi)別的文件和記錄。生命周期階段成文信息類(lèi)別人工智能系統(tǒng)生命周期成文信息概述起始需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)詳細(xì)描述了系統(tǒng)的功能性和非功能性需求業(yè)務(wù)案例解釋了系統(tǒng)的業(yè)務(wù)價(jià)值、預(yù)期ROI和長(zhǎng)期目標(biāo)業(yè)務(wù)或任務(wù)分析業(yè)務(wù)或任務(wù)分析報(bào)告定義了業(yè)務(wù)問(wèn)題或機(jī)會(huì)，并建議了潛在的解決方案相關(guān)方需求和要求定義需求矩陣將相關(guān)方的要求映射到系統(tǒng)特性上系統(tǒng)要求定義系統(tǒng)要求規(guī)格說(shuō)明書(shū)詳細(xì)列出了系統(tǒng)的技術(shù)需求，包括性能、安全、隱私等要求系統(tǒng)架構(gòu)定義系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)文檔描述了系統(tǒng)的整體架構(gòu)和組件間的交互方式知識(shí)獲取知識(shí)獲取報(bào)告記錄了收集到的領(lǐng)域知識(shí)及其來(lái)源人工智能數(shù)據(jù)工程數(shù)據(jù)集清單列出了所有用于訓(xùn)練、驗(yàn)證和測(cè)試的數(shù)據(jù)集數(shù)據(jù)標(biāo)注指南描述了數(shù)據(jù)標(biāo)注的標(biāo)準(zhǔn)和流程數(shù)據(jù)質(zhì)量報(bào)告評(píng)估了數(shù)據(jù)集的完整性、準(zhǔn)確性和偏差實(shí)施算法選擇報(bào)告解釋了為何選擇特定機(jī)器學(xué)習(xí)算法模型訓(xùn)練日志記錄了模型訓(xùn)練過(guò)程中的參數(shù)、迭代次數(shù)和性能指標(biāo)模型調(diào)優(yōu)報(bào)告描述了如何調(diào)整模型以?xún)?yōu)化性能集成集成測(cè)試計(jì)劃描述了如何測(cè)試系統(tǒng)各組件的集成效果驗(yàn)證驗(yàn)證計(jì)劃描述了驗(yàn)證活動(dòng)的范圍、方法和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)證報(bào)告記錄了驗(yàn)證結(jié)果，包括測(cè)試數(shù)據(jù)和性能指標(biāo)轉(zhuǎn)換部署計(jì)劃描述了如何將系統(tǒng)部署到生產(chǎn)環(huán)境轉(zhuǎn)換驗(yàn)收?qǐng)?bào)告記錄了部署過(guò)程中的問(wèn)題和解決方案確認(rèn)用戶(hù)驗(yàn)收測(cè)試計(jì)劃描述了如何測(cè)試系統(tǒng)是否滿(mǎn)足用戶(hù)需求用戶(hù)驗(yàn)收測(cè)試報(bào)告記錄了用戶(hù)驗(yàn)收測(cè)試的結(jié)果和用戶(hù)反饋運(yùn)行運(yùn)行手冊(cè)提供了操作和維護(hù)系統(tǒng)的指南性能監(jiān)控報(bào)告定期記錄了系統(tǒng)的運(yùn)行性能和穩(wěn)定性維護(hù)維護(hù)記錄記錄了所有系統(tǒng)維護(hù)活動(dòng)，包括錯(cuò)誤修復(fù)和模型再訓(xùn)練模型再訓(xùn)練報(bào)告描述了模型再訓(xùn)練的原因、過(guò)程和結(jié)果風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃描述了風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和緩解的策略風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告定期評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)，記錄新識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)和處理情況質(zhì)量管理質(zhì)量保證計(jì)劃描述了如何確保系統(tǒng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的策略質(zhì)量審核報(bào)告記錄了質(zhì)量審核的結(jié)果和改進(jìn)建議處置退役計(jì)劃描述了系統(tǒng)退役的步驟和資源回收計(jì)劃數(shù)據(jù)銷(xiāo)毀記錄記錄了敏感數(shù)據(jù)的銷(xiāo)毀過(guò)程和結(jié)果注：對(duì)于不同組織，人工智能管理體系成文信息的多少與詳略程度可以不同，取決于：——組織的規(guī)模，以及活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類(lèi)型；——過(guò)程及其相互作用的復(fù)雜程度；——人員的能力。人工智能管理體系成文信息的差異性與影響因素人工智能管理體系的成文信息在制定時(shí)，會(huì)根據(jù)不同組織的特定情況進(jìn)行調(diào)整，對(duì)于不同組織，人工智能管理體系成文信息的多少與詳略程度主要取決于以下三個(gè)關(guān)鍵因素：組織的規(guī)模，以及活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類(lèi)型對(duì)成文信息詳略程度的影響；組織規(guī)模：小型組織：通常資源和能力有限，其人工智能管理體系的成文信息可能較為精簡(jiǎn)，聚焦于關(guān)鍵過(guò)程和決策點(diǎn)。這樣的組織更傾向于制定核心策略和控制措施，以確保基本的人工智能活動(dòng)得到有效管理；中型組織：隨著規(guī)模的擴(kuò)大，成文信息會(huì)相應(yīng)增加，以覆蓋更廣泛的活動(dòng)、過(guò)程和人員。這類(lèi)組織可能需要制定更詳細(xì)的政策和程序，以指導(dǎo)各部門(mén)之間的協(xié)作和資源共享；大型組織：由于活動(dòng)范圍廣泛、產(chǎn)品和服務(wù)多樣化，其人工智能管理體系的成文信息往往最為詳盡。大型組織需要建立全面的管理體系，包括詳細(xì)的策略、政策、程序、工作指令和記錄，以確?？绮块T(mén)的協(xié)調(diào)一致和高效運(yùn)行。活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類(lèi)型：高度專(zhuān)業(yè)化的活動(dòng)：對(duì)于專(zhuān)注于特定領(lǐng)域或技術(shù)的組織，其成文信息會(huì)針對(duì)該領(lǐng)域的特定要求和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行詳細(xì)闡述；復(fù)雜的產(chǎn)品和服務(wù)：提供復(fù)雜產(chǎn)品或服務(wù)的組織，其成文信息需要覆蓋從設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)到部署和運(yùn)維的全生命周期，以確保每個(gè)環(huán)節(jié)都能滿(mǎn)足高質(zhì)量和高安全性標(biāo)準(zhǔn)；多樣化的業(yè)務(wù)線(xiàn)：擁有多條業(yè)務(wù)線(xiàn)的組織，其成文信息需要適應(yīng)不同業(yè)務(wù)線(xiàn)的特定需求和挑戰(zhàn)，可能包括行業(yè)特定的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和最佳實(shí)踐?！斑^(guò)程及其相互作用的復(fù)雜程度”對(duì)成文信息詳略程度的影響；簡(jiǎn)單過(guò)程：對(duì)于組織內(nèi)部相對(duì)簡(jiǎn)單且獨(dú)立的過(guò)程，成文信息可以較為簡(jiǎn)潔，主要關(guān)注過(guò)程的基本步驟、關(guān)鍵控制點(diǎn)和職責(zé)分配；復(fù)雜過(guò)程網(wǎng)絡(luò)：當(dāng)組織內(nèi)部存在多個(gè)相互關(guān)聯(lián)、相互依賴(lài)的復(fù)雜過(guò)程時(shí)，成文信息需要更加詳盡。這不僅包括每個(gè)過(guò)程的具體描述和控制措施，還需要明確過(guò)程之間的接口、交互方式和數(shù)據(jù)流，以確保整個(gè)系統(tǒng)的協(xié)同運(yùn)行和風(fēng)險(xiǎn)控制；動(dòng)態(tài)過(guò)程：對(duì)于經(jīng)常變化或需要快速響應(yīng)市場(chǎng)需求的過(guò)程，成文信息需要具有足夠的靈活性和可擴(kuò)展性。這可能包括制定動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制、應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃和持續(xù)改進(jìn)策略等。組織工作人員的能力對(duì)成文信息詳略程度的影響。高能力團(tuán)隊(duì)：當(dāng)組織擁有高度專(zhuān)業(yè)化的工作人員時(shí)，其成文信息可以相對(duì)簡(jiǎn)潔。這些員工通常具備豐富的經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，能夠迅速理解和適應(yīng)復(fù)雜情況。因此，人工智能管理體系可以更側(cè)重于原則和指導(dǎo)方針，而非詳盡的操作細(xì)節(jié)；中等能力團(tuán)隊(duì)：對(duì)于能力適中的團(tuán)隊(duì)，成文信息應(yīng)提供足夠的指導(dǎo)和支持，以確保員工能夠準(zhǔn)確理解和執(zhí)行關(guān)鍵任務(wù)。這可能包括詳細(xì)的操作步驟、示例案例和常見(jiàn)問(wèn)題解答等；初創(chuàng)或低能力團(tuán)隊(duì)：對(duì)于經(jīng)驗(yàn)不足或新成立的團(tuán)隊(duì)，成文信息需要更加詳盡和全面。除了基本的過(guò)程描述和控制措施外，還需要提供詳細(xì)的培訓(xùn)材料、模擬演練和實(shí)時(shí)指導(dǎo)等，以幫助員工快速掌握關(guān)鍵技能和知識(shí)。7.5.2創(chuàng)建和更新成文信息在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模篴）標(biāo)識(shí)和說(shuō)明（如標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)）；7.5.2創(chuàng)建和更新成文信息在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模簶?biāo)識(shí)和說(shuō)明（如標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)）；標(biāo)題：每份成文信息都應(yīng)有一個(gè)清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)題，以便于識(shí)別其主題和內(nèi)容。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠迅速傳達(dá)文檔的核心信息；日期：記錄成文信息的創(chuàng)建日期或修訂日期，有助于了解文檔的時(shí)效性，便于跟蹤和管理文檔的版本變更；作者：標(biāo)明成文信息的作者或編制人員，有助于了解文檔的來(lái)源和背景，增強(qiáng)文檔的可信度，并便于后續(xù)的溝通和協(xié)作；索引編號(hào)：為成文信息分配一個(gè)唯一的索引編號(hào)或標(biāo)識(shí)碼，便于文檔的存儲(chǔ)、檢索和管理。索引編號(hào)應(yīng)遵循組織的內(nèi)部規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，確保編號(hào)的唯一性和一致性。b）形式（如語(yǔ)言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的）；除了上述提到的標(biāo)識(shí)和說(shuō)明要素外，根據(jù)組織的具體需求和慣例，還可能包括以下典型的標(biāo)識(shí)和說(shuō)明：版本號(hào)：對(duì)于多次修訂的文檔，應(yīng)記錄版本號(hào)，以便于區(qū)分不同版本的內(nèi)容；保密級(jí)別：對(duì)于涉及敏感信息的文檔，應(yīng)明確標(biāo)注保密級(jí)別，以確保信息的適當(dāng)保護(hù)；審批狀態(tài)：記錄文檔的審批狀態(tài)，如“已審批”、“待審批”等，以便于流程的跟蹤和管理；關(guān)鍵字：為文檔添加關(guān)鍵字或標(biāo)簽，以便于通過(guò)搜索引擎快速檢索相關(guān)信息。形式（如語(yǔ)言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的）；成文信息的形式要求；在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織需要確保采取適當(dāng)?shù)男问揭员阌谛畔⒌臏?zhǔn)確表達(dá)、易于理解及長(zhǎng)期保存。這包括：語(yǔ)言：應(yīng)選用清晰、準(zhǔn)確且普遍能夠理解的語(yǔ)言，避免使用過(guò)于專(zhuān)業(yè)化的術(shù)語(yǔ)或行業(yè)俚語(yǔ)，除非這些術(shù)語(yǔ)在特定上下文中是必要且已明確定義的。確保信息的受眾能夠理解所傳達(dá)的內(nèi)容；軟件版本：對(duì)于電子格式的成文信息，應(yīng)明確指定使用的軟件版本。這有助于確保信息的兼容性，避免因軟件更新導(dǎo)致的格式錯(cuò)亂或數(shù)據(jù)丟失。例如，使用MicrosoftWord2019版本編輯的文檔，在發(fā)送前應(yīng)明確告知接收方相應(yīng)的軟件版本需求；圖表：當(dāng)信息中包含大量數(shù)據(jù)或復(fù)雜邏輯時(shí)，使用圖表（如柱狀圖、折線(xiàn)圖、餅圖、流程圖等）可以有效地簡(jiǎn)化信息呈現(xiàn)，提高可讀性。圖表應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，標(biāo)注完整，確保讀者能夠迅速捕捉關(guān)鍵信息；PDF文檔：優(yōu)點(diǎn)：跨平臺(tái)兼容性好，格式固定，不易被輕易編輯或篡改，便于打印和保存。應(yīng)用場(chǎng)景：適合發(fā)布最終版本的報(bào)告、手冊(cè)、標(biāo)準(zhǔn)等，確保內(nèi)容的權(quán)威性和一致性。演示文稿（如PowerPoint,Keynote）：優(yōu)點(diǎn)：便于展示和講解，支持多媒體元素（如圖片、視頻、動(dòng)畫(huà)），增強(qiáng)信息傳遞的生動(dòng)性和互動(dòng)性。應(yīng)用場(chǎng)景：培訓(xùn)、會(huì)議匯報(bào)、產(chǎn)品演示等場(chǎng)合。電子表格（如Excel）：優(yōu)點(diǎn)：便于數(shù)據(jù)整理、分析和計(jì)算，支持排序、篩選、圖表生成等功能。應(yīng)用場(chǎng)景：財(cái)務(wù)管理、庫(kù)存管理、數(shù)據(jù)分析等需要處理大量數(shù)據(jù)的場(chǎng)景。思維導(dǎo)圖：優(yōu)點(diǎn)：直觀展示概念之間的層次和邏輯關(guān)系，幫助理清復(fù)雜問(wèn)題。應(yīng)用場(chǎng)景：戰(zhàn)略規(guī)劃、項(xiàng)目管理、知識(shí)整理等。項(xiàng)目計(jì)劃工具（如MicrosoftProject）：優(yōu)點(diǎn)：支持復(fù)雜項(xiàng)目的時(shí)間管理、資源分配、成本估算等，具有強(qiáng)大的項(xiàng)目規(guī)劃和監(jiān)控功能。應(yīng)用場(chǎng)景：大型項(xiàng)目管理，確保項(xiàng)目按時(shí)、按預(yù)算、按質(zhì)量要求完成。視頻教程和動(dòng)畫(huà)：優(yōu)點(diǎn)：生動(dòng)形象，易于吸引注意力，適合復(fù)雜概念或操作過(guò)程的直觀展示。應(yīng)用場(chǎng)景：?jiǎn)T工培訓(xùn)、產(chǎn)品演示、客戶(hù)服務(wù)等。信息看板（如Trello,Jira）：優(yōu)點(diǎn)：實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度、任務(wù)分配、問(wèn)題解決情況，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。應(yīng)用場(chǎng)景：敏捷開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目管理和團(tuán)隊(duì)協(xié)作。流程圖和工作流：優(yōu)點(diǎn)：清晰展示業(yè)務(wù)流程、審批流程、工作步驟等，便于理解和優(yōu)化。應(yīng)用場(chǎng)景：業(yè)務(wù)流程管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)控制等。Wiki和知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)：優(yōu)點(diǎn)：集中存儲(chǔ)和管理組織的知識(shí)資源，便于多人協(xié)作編輯和查閱。應(yīng)用場(chǎng)景：內(nèi)部知識(shí)管理、客戶(hù)服務(wù)支持、產(chǎn)品文檔管理等。電子郵件和消息通信：優(yōu)點(diǎn)：即時(shí)傳遞信息，支持附件和多媒體內(nèi)容，便于遠(yuǎn)程溝通和協(xié)作。應(yīng)用場(chǎng)景：日常溝通、項(xiàng)目協(xié)調(diào)、通知公告等。成文信息的載體要求。成文信息的載體決定了信息的存儲(chǔ)、傳播和訪(fǎng)問(wèn)方式，組織在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要選擇合適的載體。常見(jiàn)的載體包括：紙質(zhì)載體：紙質(zhì)文檔便于攜帶、閱讀和批注，適合需要長(zhǎng)時(shí)間保存或頻繁查閱的信息。但需注意防潮、防火和防蟲(chóng)蛀等保護(hù)措施，以確保信息的完整性和安全性；電子載體：電子文檔（如PDF、Word文檔、Excel表格等）易于復(fù)制、編輯和分發(fā)，適合大規(guī)模、快速的信息傳遞。同時(shí)，電子載體也便于利用技術(shù)手段進(jìn)行加密、備份和版本控制，提高信息的安全性和可追溯性。然而，電子載體依賴(lài)于特定的設(shè)備和軟件，存在潛在的兼容性和安全性風(fēng)險(xiǎn)；云存儲(chǔ)平臺(tái)：云存儲(chǔ)平臺(tái)如Dropbox、GoogleDrive、OneDrive等提供了遠(yuǎn)程存儲(chǔ)和訪(fǎng)問(wèn)文件的能力。這些平臺(tái)便于團(tuán)隊(duì)成員之間共享和協(xié)作編輯文檔，同時(shí)確保信息的安全性和備份；專(zhuān)業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)（CMS）：專(zhuān)業(yè)的內(nèi)容管理系統(tǒng)如Confluence、Wiki、SharePoint等，不僅可以存儲(chǔ)文本信息，還能管理圖片、視頻等多種格式的文件。這些系統(tǒng)通常具備版本控制、權(quán)限管理等功能，適合需要復(fù)雜文檔管理和團(tuán)隊(duì)協(xié)作的場(chǎng)景；數(shù)據(jù)庫(kù)：對(duì)于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如項(xiàng)目信息、員工資料等，可以存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS）如MySQL、Oracle、SQLServer等能夠高效地組織、存儲(chǔ)和檢索這類(lèi)信息，并支持復(fù)雜的查詢(xún)和報(bào)表生成；項(xiàng)目管理軟件：如Jira、Trello、Asana等項(xiàng)目管理工具，這些軟件不僅用于任務(wù)分配和進(jìn)度跟蹤，還可以作為文檔和會(huì)議記錄的存儲(chǔ)平臺(tái)。它們通過(guò)標(biāo)簽、分類(lèi)和搜索功能幫助用戶(hù)快速定位所需信息；企業(yè)社交網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)：如Yammer、Slack、MicrosoftTeams等，這些平臺(tái)不僅用于即時(shí)通訊，還支持文件和消息的歸檔。用戶(hù)可以在這些平臺(tái)上分享和討論文檔，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的積累和傳承；專(zhuān)用硬件（如USB閃存盤(pán)、外接硬盤(pán)）：對(duì)于需要高度保密或離線(xiàn)存儲(chǔ)的信息，可以使用USB閃存盤(pán)、外接硬盤(pán)等專(zhuān)用硬件設(shè)備。這些設(shè)備便于攜帶，但在使用過(guò)程中需要注意物理安全和防病毒措施；音頻和視頻文件：對(duì)于會(huì)議記錄、培訓(xùn)資料等，可以采用音頻和視頻文件的形式存儲(chǔ)。這些文件不僅包含了文字信息，還記錄了語(yǔ)氣、表情等非文字信息，有助于更準(zhǔn)確地傳達(dá)意圖和情感。常見(jiàn)的格式包括MP3、WAV、MP4等；移動(dòng)應(yīng)用APP：隨著移動(dòng)設(shè)備的普及，許多企業(yè)開(kāi)發(fā)了專(zhuān)屬的移動(dòng)應(yīng)用來(lái)管理成文信息。這些應(yīng)用結(jié)合了移動(dòng)設(shè)備的便攜性和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的實(shí)時(shí)性，支持離線(xiàn)查看和在線(xiàn)同步功能。c）評(píng)審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。評(píng)審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。評(píng)審的必要性；評(píng)審的目的是對(duì)成文信息的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行驗(yàn)證，確保其符合組織的信息安全管理體系要求、相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及內(nèi)部政策等；通過(guò)評(píng)審，可以發(fā)現(xiàn)并糾正成文信息中的錯(cuò)誤、遺漏或不一致之處，從而避免在實(shí)際應(yīng)用中產(chǎn)生誤導(dǎo)或風(fēng)險(xiǎn)。批準(zhǔn)的重要性；批準(zhǔn)是成文信息正式發(fā)布和使用的關(guān)鍵步驟。它標(biāo)志著成文信息已經(jīng)通過(guò)了必要的評(píng)審和驗(yàn)證，被組織認(rèn)定為是準(zhǔn)確、有效和適用的；批準(zhǔn)過(guò)程通常涉及具有相應(yīng)職責(zé)和權(quán)限的人員或團(tuán)隊(duì)，他們會(huì)對(duì)成文信息進(jìn)行綜合評(píng)估，并做出是否批準(zhǔn)的決定。這一決定對(duì)成文信息的有效性和權(quán)威性具有重要影響。保持適宜性和充分性；適宜性：指成文信息應(yīng)符合組織的實(shí)際情況和具體需求，能夠指導(dǎo)組織的信息安全活動(dòng)并達(dá)到預(yù)期的效果；充分性：指成文信息必須完整、全面，覆蓋所有關(guān)鍵的信息安全方面，確保組織在應(yīng)對(duì)各種信息安全挑戰(zhàn)時(shí)都有據(jù)可依、有章可循。通過(guò)持續(xù)的評(píng)審和批準(zhǔn)過(guò)程，組織可以確保成文信息始終與組織的目標(biāo)、業(yè)務(wù)環(huán)境和外部要求保持一致，從而保持其適宜性和充分性。操作層面的具體要求。在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)制定明確的評(píng)審和批準(zhǔn)程序，包括評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)、方法、參與人員及其職責(zé)等；評(píng)審和批準(zhǔn)過(guò)程應(yīng)留下詳細(xì)的成文記錄，以便追溯和審核。這些記錄應(yīng)包括評(píng)審的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、評(píng)審意見(jiàn)、修改建議以及最終的批準(zhǔn)決定等；在成文信息發(fā)布前，應(yīng)確保所有相關(guān)的評(píng)審和批準(zhǔn)手續(xù)已經(jīng)完備，避免未經(jīng)評(píng)審或批準(zhǔn)的信息流入使用環(huán)節(jié)。7.5.3成文信息的控制應(yīng)控制人工智能管理體系和本文件要求的成文信息，以確保其：a）在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，均可獲得并適用；7.5.3成文信息的控制組織應(yīng)控制人工智能管理體系和ISO∕IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息，以確保其：成文信息的可獲得性與適用性控制：在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，成文信息應(yīng)均可獲得并適用；可獲得性；確保隨時(shí)訪(fǎng)問(wèn)：成文信息應(yīng)確保在需要的時(shí)候能夠迅速被相關(guān)人員訪(fǎng)問(wèn)。這要求組織建立一套高效的文件管理系統(tǒng)，使得信息能夠按照預(yù)定的路徑和方式流通；多渠道分發(fā)：除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，組織還可以利用數(shù)字化手段，如企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、知識(shí)管理系統(tǒng)等，將成文信息電子化，便于遠(yuǎn)程訪(fǎng)問(wèn)和實(shí)時(shí)更新；定期備份：為了防止信息丟失，組織應(yīng)定期對(duì)成文信息進(jìn)行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。適用性。準(zhǔn)確性與最新性：成文信息必須準(zhǔn)確反映當(dāng)前的人工智能管理體系狀態(tài)，避免過(guò)時(shí)或錯(cuò)誤的信息誤導(dǎo)決策。組織應(yīng)建立信息更新機(jī)制，確保所有成文信息都是最新的；相關(guān)性：成文信息應(yīng)與人工智能管理體系的實(shí)際運(yùn)行緊密相關(guān)，能夠直接指導(dǎo)實(shí)際工作。在編寫(xiě)成文信息時(shí)，應(yīng)明確其目的和適用范圍，避免產(chǎn)生冗余或無(wú)關(guān)的內(nèi)容；易于理解：成文信息應(yīng)以清晰、簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言編寫(xiě)，便于不同背景和層次的人員理解。對(duì)于專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的內(nèi)容，應(yīng)提供必要的解釋和說(shuō)明，以確保信息的有效傳達(dá)。b）予以妥善保護(hù)（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。成文信息的妥善保護(hù)要求：成文信息應(yīng)予以妥善保護(hù)（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）；防止泄密；定義與重要性：泄密指成文信息未經(jīng)授權(quán)被泄露給外部人員或機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致組織敏感信息外泄，可能引發(fā)商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)或法律風(fēng)險(xiǎn)。防止泄密是成文信息保護(hù)的首要任務(wù)；實(shí)施措施：組織應(yīng)采取物理安全措施（如安全存儲(chǔ)柜、門(mén)禁系統(tǒng)）和技術(shù)安全措施（如數(shù)據(jù)加密、訪(fǎng)問(wèn)控制）來(lái)保護(hù)成文信息。同時(shí)，應(yīng)制定嚴(yán)格的文件管理制度，限制接觸敏感信息的人員范圍，并對(duì)這些人員進(jìn)行背景調(diào)查和保密協(xié)議簽署。防止不當(dāng)使用；定義與重要性：不當(dāng)使用指成文信息被授權(quán)人員以非預(yù)期的方式使用，導(dǎo)致信息被濫用或誤用。這可能影響組織的決策質(zhì)量或運(yùn)營(yíng)效率；實(shí)施措施：組織應(yīng)明確成文信息的使用權(quán)限和目的，確保信息僅用于授權(quán)范圍內(nèi)的活動(dòng)。通過(guò)培訓(xùn)和教育，提高員工對(duì)信息使用的合規(guī)意識(shí)，并建立監(jiān)控機(jī)制來(lái)跟蹤信息的使用情況。防止缺失；定義與重要性：缺失指成文信息在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中丟失，導(dǎo)致信息無(wú)法被檢索或使用。信息缺失可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷、決策失誤或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)施措施：組織應(yīng)建立備份和恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)成文信息進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的位置。同時(shí)，應(yīng)制定災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)意外情況導(dǎo)致的信息丟失。此外，還應(yīng)定期進(jìn)行信息審核，確保信息的完整性和可用性。綜合措施。制定成文信息管理政策：明確成文信息的分類(lèi)、存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)、使用、備份和恢復(fù)等方面的要求，為信息保護(hù)提供政策指導(dǎo)。加強(qiáng)員工培訓(xùn)：定期對(duì)員工進(jìn)行信息安全和成文信息管理方面的培訓(xùn)，提高員工的信息保護(hù)意識(shí)和能力。采用先進(jìn)技術(shù)：利用加密技術(shù)、訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段，提升成文信息的安全防護(hù)水平。實(shí)施定期審核與監(jiān)控：定期對(duì)成文信息進(jìn)行審核和監(jiān)控，確保信息保護(hù)措施的有效性和合規(guī)性。為控制成文信息，適用時(shí)，組織應(yīng)進(jìn)行下列活動(dòng)：——分發(fā)、訪(fǎng)問(wèn)、檢索和使用；注1：對(duì)于成文信息的“訪(fǎng)問(wèn)”可能意味著僅允許查閱或者意味著允許查閱和并授權(quán)修改。——存儲(chǔ)和防護(hù)，包括保持可讀性；——更改控制（如版本控制）；——保留和處置。成文信息的全面控制與管理。為控制成文信息，適用時(shí)，組織應(yīng)進(jìn)行下列活動(dòng)：分發(fā)、訪(fǎng)問(wèn)、檢索和使用；分發(fā)：確保成文信息能夠被準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞給需要的人員或部門(mén)，避免信息孤島，保證信息的流通性和共享性；訪(fǎng)問(wèn)：設(shè)定合理的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)相關(guān)信息，防止信息泄露或?yàn)E用。注1中特別強(qiáng)調(diào)了成文信息“訪(fǎng)問(wèn)”權(quán)限的靈活性。這里的“訪(fǎng)問(wèn)”可能包含兩層含義：僅允許查閱：在某些情況下，為了確保信息的保密性和安全性，組織可能僅允許相關(guān)人員查閱成文信息，而不允許其進(jìn)行修改。這種權(quán)限設(shè)置適用于敏感或機(jī)密信息的保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的篡改；允許查閱并授權(quán)修改：對(duì)于非敏感或需要?jiǎng)討B(tài)更新的信息，組織可能會(huì)授權(quán)相關(guān)人員查閱并修改成文信息。這種權(quán)限設(shè)置有助于保持信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，同時(shí)需要建立相應(yīng)的審核和批準(zhǔn)機(jī)制，確保修改后的信息仍然符合組織的要求和標(biāo)準(zhǔn)。檢索：建立便捷的信息檢索機(jī)制，便于人員快速找到所需信息，提高工作效率；使用：在使用過(guò)程中，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，避免因信息錯(cuò)誤或遺漏導(dǎo)致的不良后果。成文信息的存儲(chǔ)與防護(hù)，包括保持可讀性；存儲(chǔ)活動(dòng)的重要性；存儲(chǔ)需求：組織應(yīng)根據(jù)成文信息的性質(zhì)和用途，選擇合適的存儲(chǔ)方式和介質(zhì)。這些存儲(chǔ)介質(zhì)可以是紙質(zhì)文檔、電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等，確保信息能夠被長(zhǎng)期、安全地保存；集中管理：為了方便信息的檢索和管理，組織應(yīng)對(duì)成文信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)，并建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)和索引系統(tǒng)，便于快速定位和訪(fǎng)問(wèn)。防護(hù)措施的必要性；物理安全：對(duì)于紙質(zhì)文檔，應(yīng)存放在防火、防水、防盜的專(zhuān)用檔案室或文件柜中，確保文檔不受外界物理因素的破壞。對(duì)于電子文件，應(yīng)采用加密、備份、訪(fǎng)問(wèn)控制等技術(shù)手段，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和篡改；信息安全：確保存儲(chǔ)環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)安全，防止黑客攻擊和病毒入侵。同時(shí)，對(duì)敏感信息進(jìn)行加密處理，即使信息被非法獲取，也無(wú)法被輕易解讀。保持可讀性。格式兼容：在存儲(chǔ)成文信息時(shí)，應(yīng)注意保持文件的格式兼容性。確保在未來(lái)能夠使用合適的軟件或工具打開(kāi)和查看這些信息，避免因技術(shù)更新導(dǎo)致的信息丟失或無(wú)法訪(fǎng)問(wèn)；定期維護(hù)：定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保信息的完整性和可讀性。對(duì)于紙質(zhì)文檔，注意防潮、防蟲(chóng)；對(duì)于電子文件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保備份的有效性。成文信息的更改控制（如版本控制）；通過(guò)版本控制，組織可以追蹤每一份成文信息的修改歷史，確保每次修改都被準(zhǔn)確記錄，并且新版本的發(fā)布得到妥善管理。具體來(lái)說(shuō)，版本控制包括以下幾個(gè)方面：標(biāo)識(shí)與編號(hào)：為每一份成文信息分配唯一的版本號(hào)，并確保每次修改后版本號(hào)遞增。這樣，任何查閱成文信息的人員都能清楚地知道當(dāng)前版本是第幾版，以及它相較于前一版有何改動(dòng)；修改記錄：每次對(duì)成文信息進(jìn)行修改時(shí)，必須記錄修改的內(nèi)容、時(shí)間、修改者以及修改原因。這些記錄有助于后續(xù)的審計(jì)和追溯，確保所有修改都有據(jù)可查；審批流程：對(duì)于重要的成文信息修改，應(yīng)設(shè)立審批流程。修改提議需經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人的審核，確保修改內(nèi)容符合組織的政策、目標(biāo)和信息安全要求。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行版本更新；發(fā)布與分發(fā)：新版本成文信息發(fā)布前，應(yīng)確保所有舊版本已被妥善存檔，并通知相關(guān)人員新版本的存在。新版本的分發(fā)應(yīng)有序進(jìn)行，避免新舊版本混用導(dǎo)致的混亂；培訓(xùn)與溝通：對(duì)于涉及廣泛應(yīng)用的成文信息修改，組織應(yīng)組織培訓(xùn)活動(dòng)，確保相關(guān)人員了解新版本的內(nèi)容及其重要性。同時(shí)，通過(guò)內(nèi)部溝通渠道廣泛宣傳新版本的存在及其變化點(diǎn)。成文信息的保留和處置。保留成文信息；目的：保留成文信息的目的是為了確保組織在需要時(shí)能夠隨時(shí)訪(fǎng)問(wèn)和使用這些信息，以支持ISMS的運(yùn)行、監(jiān)視、測(cè)量、審核和管理評(píng)審等活動(dòng)；內(nèi)容：需要保留的成文信息包括但不限于信息安全方針、目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)處置計(jì)劃、適用性聲明（SoA）、監(jiān)控記錄、審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告等所有與ISMS相關(guān)的關(guān)鍵文件；要求：保留的成文信息應(yīng)當(dāng)清晰、準(zhǔn)確、易于理解，并且隨時(shí)可供授權(quán)人員查閱。同時(shí)，組織需要定期對(duì)這些信息進(jìn)行評(píng)審和更新，以確保其與當(dāng)前的安全環(huán)境和業(yè)務(wù)需求保持一致。成文信息的處置；目的：當(dāng)成文信息不再需要時(shí)，組織應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處置，以避免信息冗余、混亂和潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)；流程：成文信息的處置應(yīng)遵循一定的流程，包括識(shí)別不再需要的信息、評(píng)估其敏感性和保密性、采取適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀或歸檔措施，并記錄整個(gè)處置過(guò)程；注意事項(xiàng)：在處置成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保不會(huì)違反任何相關(guān)法律法規(guī)或合同條款的要求。對(duì)于敏感或機(jī)密信息，應(yīng)采取額外的安全措施來(lái)防止信息泄露或被不當(dāng)使用。綜合控制。全生命周期管理：組織應(yīng)對(duì)成文信息進(jìn)行全生命周期管理，從創(chuàng)建、審批、發(fā)布、使用、更新到最終處置的每一個(gè)階段都應(yīng)進(jìn)行有效控制；信息安全屬性維護(hù)：在成文信息的整個(gè)生命周期中，組織應(yīng)確保其完整性、保密性和相關(guān)性。完整性指信息在傳輸、存儲(chǔ)和使用過(guò)程中未被未經(jīng)授權(quán)的修改或破壞；保密性指信息只能被授權(quán)的人員訪(fǎng)問(wèn)和使用；相關(guān)性指信息與當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求和安全目標(biāo)保持一致；技術(shù)與管理結(jié)合：成文信息的控制不僅依賴(lài)于技術(shù)手段（如加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等），還需要與管理措施相結(jié)合（如制定信息分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施定期評(píng)審等），以形成全面的信息安全防護(hù)體系。對(duì)于組織所確定的策劃和運(yùn)行人工智能管理體系所必需的來(lái)自外部的成文信息，組織應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識(shí)別，并予以控制。外部成文信息的識(shí)別與控制:對(duì)于組織所確定的策劃和運(yùn)行人工智能管理體系所必需的來(lái)自外部的成文信息，組織應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識(shí)別，并予以控制。外部成文信息的識(shí)別；在策劃和運(yùn)行人工智能管理體系的過(guò)程中，組織首先需要明確哪些外部成文信息是必要的。這些外部信息可能包括行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、最佳實(shí)踐指南、技術(shù)規(guī)格說(shuō)明等。組織應(yīng)對(duì)這些信息的來(lái)源進(jìn)行全面評(píng)審，確保不會(huì)遺漏任何對(duì)管理體系構(gòu)建和運(yùn)行至關(guān)重要的外部成文信息。人工智能管理體系相關(guān)外來(lái)成文信息示例外來(lái)成文信息分類(lèi)外來(lái)成文信息具體內(nèi)容外來(lái)成文信息概述法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)歐盟通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例（GDPR）確保人工智能系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理符合隱私保護(hù)要求蒙特利爾人工智能道德準(zhǔn)則為人工智能的發(fā)展和應(yīng)用提供道德指導(dǎo)ISOIEC80001-1-2021《IT網(wǎng)絡(luò)合并醫(yī)療設(shè)備用風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)用程序.第1部分:作用,職責(zé)和行為》醫(yī)療電氣設(shè)備的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)特定行業(yè)對(duì)技術(shù)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)要求行業(yè)特定標(biāo)準(zhǔn)（如）ISO/IEC80001-1醫(yī)療IT網(wǎng)絡(luò)中的風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)報(bào)告與指南人工智能治理框架如世界經(jīng)濟(jì)論壇發(fā)布的AI治理框架，提供實(shí)施人工智能戰(zhàn)略的指導(dǎo)原則最佳實(shí)踐案例研究行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)實(shí)施人工智能項(xiàng)目的成功案例市場(chǎng)研究報(bào)告分析人工智能技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)、市場(chǎng)規(guī)模、競(jìng)爭(zhēng)格局等技術(shù)文檔與規(guī)范開(kāi)源框架與庫(kù)文檔如TensorFlow、PyTorch的使用手冊(cè)和API文檔機(jī)器學(xué)習(xí)算法論文學(xué)術(shù)論文描述新算法的原理、實(shí)現(xiàn)和實(shí)驗(yàn)結(jié)果安全性與隱私保護(hù)指南針對(duì)人工智能系統(tǒng)的安全性設(shè)計(jì)、隱私保護(hù)措施的指南合作伙伴與供方提供的信息供方合同與SLA明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任劃分等第三方工具與平臺(tái)文檔使用第三方平臺(tái)或工具的用戶(hù)手冊(cè)、API文檔等國(guó)際組織與機(jī)構(gòu)的建議聯(lián)合國(guó)教科文組織（UNESCO）的AI道德原則為全球范圍內(nèi)的人工智能應(yīng)用提供道德指導(dǎo)經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（OECD）的AI原則為政府和企業(yè)提供在人工智能領(lǐng)域決策的指導(dǎo)框架用戶(hù)反饋與市場(chǎng)需求分析市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告收集并分析目標(biāo)客戶(hù)群體的需求和偏好客戶(hù)反饋現(xiàn)有客戶(hù)對(duì)人工智能產(chǎn)品或服務(wù)的評(píng)價(jià)和建議外部成文信息的控制。一旦識(shí)別出必要的外部成文信息，組織應(yīng)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的控制。這包括確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性。組織應(yīng)建立有效的機(jī)制來(lái)定期更新這些信息，以反映行業(yè)和技術(shù)發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)。此外，組織還應(yīng)確保這些信息在組織內(nèi)部得到適當(dāng)?shù)姆职l(fā)和使用，同時(shí)防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和泄露。為了有效控制外部成文信息，組織可以采取以下措施：建立信息庫(kù)：將所有外部成文信息存儲(chǔ)在統(tǒng)一的信息庫(kù)中，便于檢索和管理；權(quán)限管理：設(shè)置合理的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)和使用這些信息；定期評(píng)審：定期對(duì)信息庫(kù)中的內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審，刪除過(guò)時(shí)或無(wú)效的信息，補(bǔ)充新的信息；培訓(xùn)和溝通：定期對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，確保他們了解并遵守外部成文信息的使用規(guī)定。同時(shí)，通過(guò)內(nèi)部溝通渠道，及時(shí)將重要信息的更新通知到相關(guān)人員。第2部分：“7.5成文信息”流程控制表一級(jí)流程二級(jí)流程三級(jí)流程流程節(jié)點(diǎn)控制要點(diǎn)所期望輸出成文信息策劃確定成文信息需求需求分析與定義分析管理體系成文信息需求，包括標(biāo)準(zhǔn)要求和組織特定需求；確定成文信息類(lèi)別和范圍，考慮組織的規(guī)模、活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類(lèi)型，以及過(guò)程復(fù)雜性和人員能力。成文信息需求清單制定成文信息管理策略管理策略制定制定成文信息管理策略，包括信息的收集、編寫(xiě)、評(píng)審、批準(zhǔn)、分發(fā)、存儲(chǔ)、版本控制、保留與處置等方面的政策；設(shè)定成文信息管理的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPIs）。成文信息管理策略文檔成文信息創(chuàng)建與編制收集成文信息來(lái)源信息收集從內(nèi)部和外部來(lái)源廣泛收集成文信息，包括行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、政策文件、研究報(bào)告等；整理并篩選收集到的信息，確保其準(zhǔn)確性和相關(guān)性。收集的成文信息資料庫(kù)編寫(xiě)成文信息內(nèi)容內(nèi)容編寫(xiě)根據(jù)信息需求編寫(xiě)成文信息內(nèi)容，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和清晰度；明確成文信息的目的和適用范圍，避免冗余或無(wú)關(guān)內(nèi)容。成文信息初稿設(shè)計(jì)成文信息格式與載體格式與載體設(shè)計(jì)選擇合適的成文信息格式（如文字、圖表、視頻等），確保信息表達(dá)的準(zhǔn)確性和易讀性；確定成文信息的存儲(chǔ)和分發(fā)載體（如紙質(zhì)、電子、云存儲(chǔ)等），考慮信息的可訪(fǎng)問(wèn)性和安全性。成文信息設(shè)計(jì)稿（含格式和載體說(shuō)明）成文信息評(píng)審與批準(zhǔn)成文信息內(nèi)部評(píng)審組織內(nèi)部評(píng)審組織內(nèi)部專(zhuān)家對(duì)成文信息進(jìn)行評(píng)審，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和適用性；收集并整理評(píng)審意見(jiàn)，提出修改建議。內(nèi)部評(píng)審報(bào)告及修改建議成文信息外部審核（如需要）第三方審核邀請(qǐng)第三方專(zhuān)家對(duì)成文信息進(jìn)行審核，確保信息的客觀性和中立性；處理外部審核意見(jiàn)，進(jìn)一步修改和完善成文信息。外部審核報(bào)告及最終修改稿成文信息批準(zhǔn)與發(fā)布高層批準(zhǔn)與發(fā)布高層管理人員對(duì)成文信息進(jìn)行最終批準(zhǔn)，確保其符合組織戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求；發(fā)布成文信息，并確保其在組織內(nèi)部的可達(dá)性和易用性。成文信息正式發(fā)布稿及發(fā)布通知成文信息控制成文信息分發(fā)與訪(fǎng)問(wèn)控制分發(fā)與訪(fǎng)問(wèn)控制制定成文信息分發(fā)計(jì)劃，確保信息能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞給相關(guān)人員；設(shè)定合理的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限和角色，控制信息的訪(fǎng)問(wèn)和修改權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和修改。成文信息分發(fā)計(jì)劃和訪(fǎng)問(wèn)控制策略成文信息存儲(chǔ)與保護(hù)存儲(chǔ)與保護(hù)選擇安全的存儲(chǔ)介質(zhì)和位置，實(shí)施數(shù)據(jù)加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等安全措施，確保信息的安全性和完整性；定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止信息丟失或損壞。存儲(chǔ)介質(zhì)選擇和安全措施實(shí)施記錄成文信息版本管理版本管理管理成文信息的版本更新，記錄每次更新的內(nèi)容和原因；分配唯一的版本號(hào)，確保版本的可追溯性。版本更新記錄及當(dāng)前版本說(shuō)明成文信息保留與處置保留與處置確定成文信息的保留期限，制定并執(zhí)行成文信息的處置計(jì)劃；對(duì)于不再需要的成文信息，按照規(guī)定的流程進(jìn)行安全處置，防止信息泄露。成文信息保留期限表及處置計(jì)劃執(zhí)行記錄外部成文信息管理識(shí)別外部成文信息需求需求識(shí)別分析并確定所需的外部成文信息類(lèi)型，如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、最佳實(shí)踐等，確保這些信息對(duì)管理體系的構(gòu)建和運(yùn)行至關(guān)重要。外部成文信息需求清單獲取外部成文信息信息獲取從相關(guān)機(jī)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)組織、行業(yè)協(xié)會(huì)等渠道獲取所需的外部成文信息；驗(yàn)證信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。獲取的外部成文信息資料庫(kù)評(píng)審與整合外部成文信息評(píng)審與整合對(duì)獲取的外部成文信息進(jìn)行評(píng)審，評(píng)估其對(duì)管理體系的適用性和價(jià)值；將評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的外部成文信息整合到內(nèi)部管理體系中，確保信息的一致性和協(xié)調(diào)性。評(píng)審報(bào)告及整合后的外部成文信息控制外部成文信息的分發(fā)與使用分發(fā)與使用控制制定外部成文信息的分發(fā)計(jì)劃，確保信息在組織內(nèi)的適當(dāng)傳播和使用；監(jiān)控外部成文信息的使用情況，防止信息的濫用或泄露。外部成文信息分發(fā)計(jì)劃和使用監(jiān)控記錄第3部分：“7.5成文信息”過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)清單一級(jí)流程二級(jí)流程