地產(chǎn)企業(yè)會(huì)議管理制度

地產(chǎn)企業(yè)會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范地產(chǎn)企業(yè)會(huì)議的組織、召開(kāi)和管理工作，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高決策效能。制定和執(zhí)行會(huì)議管理制度應(yīng)遵循以下原則：

1.明確會(huì)議目的，務(wù)實(shí)高效；

2.尊重與會(huì)人員，公平參與；

3.嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律，保守機(jī)密；

4.注重會(huì)議成果，強(qiáng)化落實(shí)。

第二條適用范圍

本制度適用于地產(chǎn)企業(yè)各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)、部門(mén)例會(huì)等。

第三條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，將會(huì)議分為以下幾類：

1.決策性會(huì)議：涉及企業(yè)重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等方面的會(huì)議；

2.協(xié)調(diào)性會(huì)議：解決跨部門(mén)、跨項(xiàng)目協(xié)同問(wèn)題的會(huì)議；

3.專題性會(huì)議：針對(duì)某一特定主題進(jìn)行研討、匯報(bào)的會(huì)議；

4.例行性會(huì)議：定期召開(kāi)的部門(mén)或項(xiàng)目工作匯報(bào)、總結(jié)會(huì)議。

第四條會(huì)議召開(kāi)條件

會(huì)議召開(kāi)應(yīng)具備以下條件：

1.明確的會(huì)議主題和議程；

2.與會(huì)人員名單及職責(zé)；

3.充分的會(huì)前準(zhǔn)備；

4.合適的會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)；

5.必要的會(huì)議設(shè)施和資料。

第五條會(huì)議組織與管理

會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人應(yīng)具備以下職責(zé)：

1.制定會(huì)議議程；

2.確定與會(huì)人員；

3.組織會(huì)前準(zhǔn)備；

4.維持會(huì)議秩序；

5.匯總會(huì)議成果；

6.跟蹤會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)。

第六條會(huì)議保密

與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容、討論情況及企業(yè)內(nèi)部敏感信息。

第七條制度修訂

本制度根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制定，如有需要，可適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修訂。修訂后的制度應(yīng)廣泛征求意見(jiàn)，并報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后公布實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議主持人根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，制定會(huì)議議程，并在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日將會(huì)議議程和資料通知與會(huì)人員。

2.會(huì)議主持人確定與會(huì)人員名單，并通知相關(guān)人員做好會(huì)前準(zhǔn)備。

3.會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)安排會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)施、資料準(zhǔn)備等工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

4.與會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)反饋是否能參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘到場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)施和資料準(zhǔn)備情況。

2.會(huì)議開(kāi)始時(shí)，會(huì)議主持人宣布會(huì)議主題、議程和紀(jì)律。

3.與會(huì)人員按照議程進(jìn)行發(fā)言和討論，會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議有序進(jìn)行，避免跑題和偏題。

4.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，如有緊急事項(xiàng)需離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

5.會(huì)議主持人應(yīng)做好會(huì)議記錄，特別是重要決策、意見(jiàn)和建議。

三、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議接近尾聲時(shí)，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工。

2.與會(huì)人員對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行討論確認(rèn)，如有異議，可提出意見(jiàn)和建議。

3.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行梳理，形成會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，感謝與會(huì)人員的參與。

2.與會(huì)人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)收拾會(huì)議場(chǎng)地，整理會(huì)議資料。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)由會(huì)議主持人或指定人員整理完畢，并發(fā)送至與會(huì)人員。

五、會(huì)議延期與取消

1.如因特殊情況需延期或取消會(huì)議，會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少1個(gè)工作日通知與會(huì)人員。

2.延期或取消的會(huì)議，應(yīng)重新安排時(shí)間、地點(diǎn)，并重新通知與會(huì)人員。

3.會(huì)議延期或取消的決定應(yīng)記錄在案，并在下次會(huì)議中通報(bào)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議主持人或指定人員負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容包括但不限于會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、主要討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分工等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、詳盡地記錄會(huì)議內(nèi)容，特別是決策事項(xiàng)和行動(dòng)計(jì)劃。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)盡快發(fā)送給所有與會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)，以便于跟蹤執(zhí)行和監(jiān)督。

4.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)完成。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的責(zé)任分工，各責(zé)任人應(yīng)按計(jì)劃和時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成任務(wù)。

2.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)向會(huì)議主持人或相關(guān)部門(mén)匯報(bào)工作進(jìn)展，確保任務(wù)按時(shí)按質(zhì)完成。

3.會(huì)議主持人或指定人員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中涉及的各項(xiàng)工作進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保決策執(zhí)行到位。

三、問(wèn)題反饋與協(xié)調(diào)解決

1.在會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主持人或相關(guān)部門(mén)。

2.會(huì)議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析、協(xié)調(diào)，尋求解決方案，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。

3.對(duì)于重大問(wèn)題，會(huì)議主持人可召開(kāi)專題會(huì)議進(jìn)行研究，必要時(shí)調(diào)整責(zé)任分工和行動(dòng)計(jì)劃。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備日后查閱。

2.企業(yè)應(yīng)建立健全會(huì)議紀(jì)要查閱制度，確保會(huì)議紀(jì)要的透明度和可追溯性。

3.與會(huì)人員和相關(guān)責(zé)任人有權(quán)查閱會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議決策和執(zhí)行情況。

五、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤評(píng)估與改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題和不足，提出改進(jìn)措施。

2.根據(jù)跟蹤評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理制度和流程進(jìn)行優(yōu)化，提高會(huì)議效率和決策執(zhí)行力。

3.跟蹤評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為企業(yè)內(nèi)部管理改進(jìn)的重要依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.企業(yè)應(yīng)設(shè)立會(huì)議室預(yù)訂平臺(tái)或指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議室預(yù)訂工作，確保會(huì)議室使用合理、有序。

3.預(yù)訂者應(yīng)在會(huì)議前至少1個(gè)工作日完成預(yù)訂，并告知會(huì)務(wù)組所需設(shè)施和材料，以便會(huì)務(wù)組做好準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，與會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，如有緊急事項(xiàng)需離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，不得隨意挪動(dòng)會(huì)議設(shè)施，不得在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩。

三、會(huì)議室設(shè)施管理

1.會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

2.定期檢查會(huì)議室設(shè)施，如投影儀、音響、話筒等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修。

3.根據(jù)會(huì)議需要，提前為與會(huì)人員準(zhǔn)備好所需材料、文具等。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置在相對(duì)獨(dú)立、安靜的區(qū)域，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

2.會(huì)議室入口應(yīng)設(shè)置門(mén)禁或安排專人值守，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，確保消防安全。

4.會(huì)議涉及企業(yè)內(nèi)部敏感信息時(shí)，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

五、會(huì)議室使用效率提升

1.會(huì)務(wù)組應(yīng)合理安排會(huì)議室使用，避免時(shí)間沖突，提高會(huì)議室使用效率。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，節(jié)省會(huì)議室資源。

3.定期收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議室使用的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理規(guī)定，提高會(huì)議質(zhì)量。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門(mén)，會(huì)務(wù)組有權(quán)進(jìn)行提醒、制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.對(duì)于惡意損壞會(huì)議室設(shè)施、嚴(yán)重?cái)_亂會(huì)議秩序等行為，將按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第五章附則

1.本制度自發(fā)布之