永輝集團會議管理制度

永輝集團會議管理制度永輝集團會議管理制度

第一章總則

第一條本管理制度旨在規(guī)范永輝集團（以下簡稱“集團”）會議的組織、召開及管理，確保會議效率，提升決策質(zhì)量，加強各部門間的溝通與協(xié)作。

第二條本制度適用于集團及子公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

第三條會議應(yīng)遵循以下原則：

1.實事求是：會議討論內(nèi)容應(yīng)客觀、公正，符合集團實際情況；

2.高效有序：會議組織、召開及跟蹤落實應(yīng)確保高效、有序；

3.集思廣益：鼓勵與會人員積極參與討論，充分發(fā)表意見；

4.保密原則：會議內(nèi)容涉及集團機密事項，與會人員應(yīng)嚴格保密。

第四條集團設(shè)立專門的會議室，配備必要的會議設(shè)施，為各類會議提供場地保障。

第五條集團設(shè)立會議管理制度監(jiān)督小組，負責對會議管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查，并提出改進意見。

第六條各部門應(yīng)嚴格遵守本管理制度，確保會議的順利召開和高效進行。

第七條本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。各部門如有特殊需求，可向集團會議管理制度監(jiān)督小組提出建議，經(jīng)審批通過后予以實施。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)集團工作需要，明確會議主題，并在會議通知中注明。

2.會議通知：會議發(fā)起人應(yīng)在會議召開前至少3個工作日向與會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等。

3.會議議程：會議議程應(yīng)明確會議討論的重點、順序及時間安排，會議議程應(yīng)在會議召開前至少2個工作日發(fā)送給與會人員。

4.會議資料：會議發(fā)起人應(yīng)準備與會議主題相關(guān)的資料，并在會議召開前至少1個工作日發(fā)送給與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到。

2.會議主持：會議由會議主持人負責組織，主持人應(yīng)確保會議按照議程進行，控制會議時間，保證會議效率。

3.會議發(fā)言：與會人員在會議討論過程中，應(yīng)主動發(fā)言，表達自己的觀點和意見。

4.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議討論的重點、結(jié)論以及待解決的問題。

三、會議決策

1.會議決策依據(jù)：會議決策應(yīng)基于充分討論和論證，確保決策的科學性、合理性。

2.表決：對于需要表決的事項，會議主持人應(yīng)組織與會人員進行表決，表決結(jié)果需超過半數(shù)同意方可通過。

3.決策記錄：會議決策結(jié)果應(yīng)詳細記錄，并由會議主持人簽字確認。

四、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)：會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對會議進行簡要總結(jié)，概括會議成果，指出存在的問題和不足。

2.會議紀要：會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成，內(nèi)容包括會議議程、與會人員、會議討論重點、決策結(jié)果等。

3.會議紀要發(fā)送：會議紀要完成后，應(yīng)發(fā)送給與會人員，以便于了解會議內(nèi)容和跟蹤落實。

五、會議跟蹤落實

1.任務(wù)分配：會議主持人應(yīng)根據(jù)會議決策，將任務(wù)分配給相關(guān)人員，明確責任人和完成時限。

2.進度反饋：責任人應(yīng)按照會議決策要求，及時反饋工作進度，確保會議決策的落實。

3.跟蹤監(jiān)督：會議管理制度監(jiān)督小組負責對會議決策的落實情況進行跟蹤監(jiān)督，督促相關(guān)部門按時完成工作任務(wù)。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要完成后，由會議主持人或指定負責人進行審核，確保紀要內(nèi)容準確、完整。

2.審核通過的會議紀要需在2個工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會人員，以便于各方了解會議內(nèi)容和后續(xù)工作要求。

3.對于涉及重大決策的會議紀要，應(yīng)抄送集團領(lǐng)導，以便領(lǐng)導了解會議情況。

二、任務(wù)分解與責任落實

1.會議紀要中明確的工作任務(wù)應(yīng)進行分解，明確責任部門、責任人和完成時限。

2.責任人接到任務(wù)后，應(yīng)立即制定工作計劃，明確工作步驟和進度安排。

3.責任部門應(yīng)加強對責任人的督促和指導，確保工作任務(wù)按期完成。

三、進度監(jiān)控與反饋

1.責任人需定期向會議主持人或指定負責人報告工作進展，確保工作進度與會議決策要求保持一致。

2.會議管理制度監(jiān)督小組應(yīng)定期檢查會議決策的落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。

3.對于未按期完成的工作任務(wù)，責任人需向會議主持人說明原因，并制定整改措施。

四、會議決策落實評估

1.會議紀要中涉及的工作任務(wù)完成后，會議主持人或指定負責人應(yīng)組織對工作成果進行評估。

2.評估內(nèi)容包括任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、是否存在遺留問題等，評估結(jié)果作為對相關(guān)部門和人員績效考核的依據(jù)。

3.對于未達到預(yù)期效果的工作任務(wù)，應(yīng)分析原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后類似工作提供借鑒。

五、會議紀要歸檔與管理

1.會議紀要需按照集團檔案管理規(guī)定進行歸檔，以便于今后的查詢和審計。

2.會議紀要的歸檔應(yīng)確保完整性、安全性，防止泄露集團機密信息。

3.會議管理制度監(jiān)督小組定期對會議紀要歸檔情況進行檢查，確保管理制度的有效執(zhí)行。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部提交會議室申請，注明會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.行政管理部根據(jù)申請情況進行協(xié)調(diào)安排，確保會議室合理使用。

3.會議室預(yù)訂實行優(yōu)先級原則，重要會議和緊急會議優(yōu)先安排。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食，不得隨意移動室內(nèi)設(shè)施。

2.與會人員應(yīng)按時進入會場，會議開始后，非會議相關(guān)人員不得擅自進入會議室。

3.會議室內(nèi)嚴禁談?wù)撆c會議無關(guān)的話題，確保會議高效進行。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由行政管理部負責維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護設(shè)備，遵循設(shè)備操作規(guī)程，如遇問題及時與行政管理部聯(lián)系。

3.會議室設(shè)備使用完畢后，責任人應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，避免長時間待機。

四、會議室安全保障

1.會議室應(yīng)定期進行安全檢查，確保消防設(shè)施、電源線路等安全可靠。

2.會議室內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品，確保會議安全。

3.行政管理部負責制定會議室應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)事件。

五、會議室衛(wèi)生與環(huán)保

1.會議室衛(wèi)生由行政管理部負責，定期進行清潔，確保衛(wèi)生條件良好。

2.與會人員應(yīng)遵守環(huán)保規(guī)定，減少一次性用品的使用，提倡綠色會議。

3.會議結(jié)束后，責任人應(yīng)確保會議室衛(wèi)生整潔，垃圾分類投放。

六、會議室費用管理

1.會議室使用費用由行政管理部進行統(tǒng)計，按照實際使用情況向各部門進行分攤。

2.各部門應(yīng)合理控制會議室使用成本，避免資源浪費。

3.行政管理部定期對會議室使用情況進行匯總分析，優(yōu)化會議室資源配置。

第五章附則

1.本管理制度自發(fā)布之日起實施，集團各部門應(yīng)嚴格遵守。

2.本管理制度如有