協(xié)會(huì)管理制度會(huì)議制度

協(xié)會(huì)管理制度會(huì)議制度第一章總則

為確保協(xié)會(huì)管理制度的高效實(shí)施，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議目的，制定本會(huì)議制度。本制度適用于協(xié)會(huì)內(nèi)所有會(huì)議，包括但不限于會(huì)員大會(huì)、理事會(huì)、專(zhuān)業(yè)委員會(huì)會(huì)議等。以下內(nèi)容為本會(huì)議制度總則：

一、會(huì)議目的

1.傳達(dá)政策、法規(guī)及協(xié)會(huì)重要決策；

2.分析、討論協(xié)會(huì)工作計(jì)劃及存在的問(wèn)題；

3.交流經(jīng)驗(yàn)，提高協(xié)會(huì)工作水平；

4.增進(jìn)會(huì)員間的溝通與合作。

二、會(huì)議原則

1.實(shí)事求是，公正公平；

2.集思廣益，民主決策；

3.高效務(wù)實(shí)，注重執(zhí)行；

4.保守秘密，遵守紀(jì)律。

三、會(huì)議類(lèi)型

1.定期會(huì)議：按照協(xié)會(huì)章程及工作計(jì)劃定期召開(kāi)的會(huì)議；

2.臨時(shí)會(huì)議：因工作需要或其他特殊情況，經(jīng)會(huì)長(zhǎng)或理事會(huì)決定臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議；

3.專(zhuān)題會(huì)議：針對(duì)特定議題召開(kāi)的會(huì)議。

四、參會(huì)人員

1.會(huì)員大會(huì)：全體會(huì)員；

2.理事會(huì)：理事會(huì)成員；

3.專(zhuān)業(yè)委員會(huì)會(huì)議：相關(guān)專(zhuān)業(yè)委員會(huì)成員；

4.臨時(shí)會(huì)議及專(zhuān)題會(huì)議：根據(jù)會(huì)議議題，邀請(qǐng)相關(guān)人員參加。

五、會(huì)議組織

1.會(huì)議籌備：由協(xié)會(huì)秘書(shū)處或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)；

2.會(huì)議通知：提前通知參會(huì)人員，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等；

3.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前簽到，確保持久缺席；

4.會(huì)議主持：由會(huì)長(zhǎng)或指定人員主持；

5.會(huì)議記錄：由秘書(shū)處指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持安靜，手機(jī)等通訊工具應(yīng)調(diào)至靜音；

2.參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退；

3.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)保密，未經(jīng)允許不得泄露；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按要求簽署會(huì)議紀(jì)要。

本會(huì)議制度自發(fā)布之日起實(shí)施，協(xié)會(huì)內(nèi)各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)協(xié)會(huì)的正常秩序，提高工作效率。后續(xù)章節(jié)內(nèi)容將根據(jù)本總則制定，以保證會(huì)議管理制度的有效執(zhí)行。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各階段任務(wù)，制定以下會(huì)議流程：

一、會(huì)議籌備階段

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)協(xié)會(huì)工作計(jì)劃或臨時(shí)工作需要，明確會(huì)議主題；

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議主要議題，明確各議題討論時(shí)間及順序；

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題及議程，邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)；

4.通知參會(huì)人員：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等；

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料、報(bào)告等，提前分發(fā)給參會(huì)人員；

6.會(huì)議場(chǎng)地及設(shè)備準(zhǔn)備：根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議需求，預(yù)訂會(huì)議室，檢查會(huì)議設(shè)備。

二、會(huì)議進(jìn)行階段

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前簽到，確保持久缺席；

2.會(huì)議開(kāi)幕：由主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹參會(huì)人員及會(huì)議主題；

3.會(huì)議議題討論：

a.主持人介紹議題背景及相關(guān)要求；

b.相關(guān)部門(mén)或人員匯報(bào)議題內(nèi)容；

c.參會(huì)人員針對(duì)議題展開(kāi)討論，提出建議及意見(jiàn)；

d.主持人總結(jié)討論成果，形成共識(shí)；

4.會(huì)議決策：針對(duì)議題進(jìn)行投票或表決，形成會(huì)議決策；

5.會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行及后續(xù)工作安排。

三、會(huì)議結(jié)束階段

1.會(huì)議紀(jì)要：由指定人員記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策及后續(xù)工作安排；

2.會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)：參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審閱，確認(rèn)無(wú)誤后簽字；

3.會(huì)議資料歸檔：將會(huì)議紀(jì)要、簽到表等資料整理歸檔，以備后續(xù)查閱；

4.會(huì)議通知與反饋：將會(huì)議決策及相關(guān)事項(xiàng)通知至相關(guān)人員，并收集反饋意見(jiàn)。

四、會(huì)議后續(xù)跟蹤

1.跟蹤會(huì)議決策執(zhí)行情況：對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保工作落實(shí)；

2.反饋問(wèn)題及改進(jìn)：針對(duì)會(huì)議過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)反饋并提出改進(jìn)措施；

3.定期檢查會(huì)議制度執(zhí)行情況：對(duì)會(huì)議制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保制度落實(shí)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議決策的有效執(zhí)行，明確各部門(mén)及人員的責(zé)任，確保會(huì)議目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)記錄，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題討論、決策及后續(xù)工作安排等；

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由主持人或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核；

4.審核無(wú)誤后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送至相關(guān)部門(mén)及人員，并進(jìn)行公告。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門(mén)及人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議決策；

2.會(huì)長(zhǎng)或指定人員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保工作落實(shí)；

3.對(duì)于會(huì)議決策中明確的任務(wù)，各部門(mén)應(yīng)制定具體實(shí)施方案，并明確責(zé)任人；

4.跟蹤過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或困難，應(yīng)及時(shí)反饋至協(xié)會(huì)秘書(shū)處，并尋求解決方案。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議決策的執(zhí)行，并向會(huì)長(zhǎng)或指定人員反饋執(zhí)行情況；

2.會(huì)長(zhǎng)或指定人員對(duì)反饋情況進(jìn)行評(píng)估，提出改進(jìn)措施，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改；

3.定期召開(kāi)會(huì)議，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題，為后續(xù)工作提供借鑒。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照協(xié)會(huì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料齊全、便于查閱；

2.秘書(shū)處負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的日常管理，包括歸檔、借閱、銷(xiāo)毀等；

3.對(duì)于涉及重要決策的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)加強(qiáng)保密工作，防止信息泄露。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效利用，營(yíng)造良好的會(huì)議環(huán)境，制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)或人員需提前向秘書(shū)處或指定管理部門(mén)提交會(huì)議室申請(qǐng)；

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型等信息；

3.秘書(shū)處或指定管理部門(mén)根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議室資源；

4.會(huì)議室預(yù)訂需提前一定時(shí)間，以便于會(huì)議籌備及設(shè)備檢查。

二、會(huì)議室布置

1.根據(jù)會(huì)議類(lèi)型及參會(huì)人數(shù)，合理安排座位布局，確保會(huì)議室空間充分利用；

2.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方，符合會(huì)議主題；

3.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施應(yīng)齊全、完好，包括但不限于投影儀、音響、話(huà)筒、白板等；

4.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持良好的通風(fēng)、照明及溫度，為參會(huì)人員提供舒適的環(huán)境。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境整潔；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，手機(jī)等通訊工具應(yīng)調(diào)至靜音；

3.未經(jīng)允許，不得隨意調(diào)整會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)置；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，帶走個(gè)人物品，保持會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.定期檢查設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，避免影響會(huì)議進(jìn)行；

3.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，防止損壞；

4.會(huì)議室設(shè)備借用需經(jīng)管理部門(mén)批準(zhǔn)，并做好借用登記。

五、會(huì)議室安全

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患；

2.會(huì)議室內(nèi)的消防設(shè)施應(yīng)定期檢查，確保完好；

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)了解緊急疏散路線(xiàn)，遇緊急情況時(shí)，有序撤離；

4.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

第五章附則

為確保本會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)