會議室值班室管理制度范本

會議室值班室管理制度范本第一章總則

為確保會議的高效、有序進行，提高會議質(zhì)量，規(guī)范會議室及值班室的管理，制定本制度。本制度適用于會議室及值班室的預(yù)約、使用、管理及維護，適用于公司全體員工。

一、目的

1.規(guī)范會議室及值班室的使用，提高資源利用率。

2.保障會議的順利進行，提高會議效率。

3.強化會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策的執(zhí)行力。

4.維護會議室及值班室的設(shè)施設(shè)備，延長使用壽命。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會議室及值班室的管理。

2.本制度適用于公司全體員工。

三、基本原則

1.公平、公正、公開原則：會議室及值班室的使用遵循預(yù)約順序，公平分配資源，確保各部門利益平衡。

2.效率優(yōu)先原則：以提高會議效率為核心，合理安排會議室及值班室的使用。

3.環(huán)保節(jié)能原則：合理利用會議室及值班室資源，降低能源消耗，保護環(huán)境。

4.安全保障原則：確保會議室及值班室的安全，預(yù)防安全事故發(fā)生。

四、責(zé)任主體

1.會議組織者：負責(zé)會議的籌備、組織和主持，確保會議的順利進行。

2.會議室管理員：負責(zé)會議室及值班室的預(yù)約、使用、管理及維護工作。

3.參會人員：遵守會議紀律，積極參與會議討論，按時完成會議紀要的落實工作。

五、制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要，結(jié)合實際情況，定期進行修訂和完善。修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后公布實施。

六、附則

1.本制度自發(fā)布之日起實施。

2.本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程，制定以下會議流程規(guī)范：

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需要和實際工作情況，明確會議主題和目標(biāo)，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.擬定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題和目標(biāo)，擬定詳細的會議議程，包括會議時間、地點、議題、參會人員、發(fā)言順序等。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

4.預(yù)約會議室：會議組織者需提前與會議室管理員預(yù)約會議室，確保會議場地和設(shè)備滿足會議需求。

5.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的各種材料，包括會議議程、發(fā)言稿、相關(guān)文件等，并在會議召開前至少1個工作日送達參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，會議室管理員負責(zé)組織參會人員進行簽到，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人宣布會議開始：會議主持人簡要介紹會議主題、目標(biāo)和議程，宣布會議正式開始。

3.按議程進行會議討論：會議組織者按照議程安排，引導(dǎo)參會人員進行議題討論，確保會議內(nèi)容有序進行。

4.會議記錄：指定專人負責(zé)記錄會議討論內(nèi)容，特別是重要決策、措施和責(zé)任分工。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論成果進行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

三、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束：會議主持人對會議成果進行簡要回顧，感謝參會人員的積極參與，并宣布會議結(jié)束。

2.會議紀要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人需在2個工作日內(nèi)整理出會議紀要，并提交會議組織者審核。

3.會議紀要發(fā)布：會議組織者對會議紀要進行審核，確認無誤后，及時發(fā)布給參會人員。

4.會議紀要落實：參會人員根據(jù)會議紀要內(nèi)容，按照責(zé)任分工，按時完成相關(guān)工作。

四、會議評估

1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后，對會議效果進行評估，了解會議目標(biāo)的達成情況，收集參會人員的意見和建議。

2.根據(jù)會議評估結(jié)果，會議組織者對會議流程、會議組織等方面進行持續(xù)改進，提高會議質(zhì)量。

3.定期對會議管理制度進行回顧和修訂，確保制度的有效性和實用性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，加強對會議紀要的跟蹤落實，提高工作執(zhí)行力，制定以下會議紀要跟蹤落實措施：

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議討論內(nèi)容，特別是關(guān)鍵決策、任務(wù)分工和完成時限。

2.會議紀要編制完成后，由會議組織者進行審核，確保內(nèi)容無誤，并注明審批通過日期。

3.審批通過的會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會人員，并抄送相關(guān)部門。

二、會議紀要的閱讀確認

1.參會人員收到會議紀要后，應(yīng)在1個工作日內(nèi)進行閱讀確認，并對涉及自身工作的內(nèi)容進行重點關(guān)注。

2.如參會人員對會議紀要內(nèi)容有疑問或異議，應(yīng)及時向會議組織者反饋，以便及時澄清和調(diào)整。

三、任務(wù)分工與責(zé)任落實

1.會議紀要中明確的任務(wù)分工，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀要的要求，制定具體工作計劃，確保按時完成工作任務(wù)。

3.會議組織者應(yīng)定期對任務(wù)完成情況進行跟蹤，督促責(zé)任人按計劃推進工作。

四、進度反饋與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任人需定期向會議組織者報告工作進度，遇到問題應(yīng)及時溝通，尋求支持和協(xié)調(diào)。

2.會議組織者應(yīng)關(guān)注工作進展，對存在的問題及時進行協(xié)調(diào)，確保工作順利進行。

3.如任務(wù)完成過程中出現(xiàn)重大問題，影響工作進度和效果，會議組織者應(yīng)及時組織相關(guān)人員召開專題會議，研究解決方案。

五、會議紀要落實的監(jiān)督與考核

1.定期對會議紀要的落實情況進行檢查，對未按期完成任務(wù)的責(zé)任人進行提醒和督促。

2.將會議紀要落實情況納入員工績效考核，對完成任務(wù)情況良好的責(zé)任人給予表彰和獎勵，對未完成任務(wù)的進行責(zé)任追究。

3.通過會議紀要落實情況的監(jiān)督與考核，促進會議決策的執(zhí)行，提高公司整體執(zhí)行力。

六、持續(xù)改進

1.定期對會議紀要跟蹤落實過程中出現(xiàn)的問題進行總結(jié)，分析原因，制定改進措施。

2.不斷完善會議紀要跟蹤落實制度，優(yōu)化流程，提高工作效率。

3.加強培訓(xùn)，提高員工對會議紀要落實的重視程度，提升團隊執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用，維護良好的會議環(huán)境，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)約

1.會議室預(yù)約采用先到先得的原則，各部門需提前與會議室管理員預(yù)約所需會議室。

2.預(yù)約時，需提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便會議室管理員合理分配會議室資源。

3.會議室管理員負責(zé)審核預(yù)約申請，如有沖突，應(yīng)及時與申請部門溝通，協(xié)商解決。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食，不得亂丟雜物。

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，需恢復(fù)原狀，確保設(shè)備完好。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，保持會場安靜。

4.未經(jīng)允許，不得隨意更改會議室布局和設(shè)備設(shè)置。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由會議室管理員負責(zé)維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時報告會議室管理員。

3.會議室管理員定期對設(shè)備進行檢查、保養(yǎng)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

四、會議室安全保障

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.會議室管理員負責(zé)檢查會議室的安全設(shè)施，如滅火器、疏散指示牌等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

3.參會人員應(yīng)熟悉會議室的安全出口位置，遇緊急情況時，有序疏散。

五、會議室開放時間

1.會議室管理員根據(jù)公司作息時間，合理安排會議室的開放時間，并在顯著位置進行公示。

2.特殊情況下，如需在非開放時間使用會議室，需提前向會議室管理員申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

六、會議室使用費用

1.會議室使用費用根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，由會議室管理員負責(zé)收取。

2.各部門使用會議室，應(yīng)按時足額繳納費用，如有特殊情況，需提前向會議室管理員申請減免。

3.會議室管理員定期對會議室使用費用進行核算，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報