政府階梯會(huì)議室管理制度

政府階梯會(huì)議室管理制度政府階梯會(huì)議室管理制度

第一章總則

為確保政府階梯會(huì)議室的高效使用，提高會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議流程，加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)律，制定本管理制度。

一、適用范圍

本管理制度適用于政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及各部門在階梯會(huì)議室召開的各種會(huì)議。

二、會(huì)議目的

1.傳達(dá)政策、法規(guī)和上級(jí)指示；

2.研究解決工作中的重大問題；

3.交流工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率；

4.統(tǒng)一思想，凝聚力量，推動(dòng)工作落實(shí)。

三、會(huì)議原則

1.精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)；

2.重視會(huì)議質(zhì)量，注重會(huì)務(wù)工作；

3.遵守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密；

4.節(jié)約會(huì)議資源，降低會(huì)議成本。

四、會(huì)議分類

1.例會(huì)：定期召開，研究日常工作；

2.專題會(huì)：針對(duì)特定問題或工作進(jìn)行研究；

3.總結(jié)會(huì)：總結(jié)階段性工作，部署下一階段任務(wù)；

4.其他會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開。

五、會(huì)議組織

1.會(huì)議的召集、組織、主持和總結(jié)等工作由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)；

2.會(huì)務(wù)工作由會(huì)議主持人所在部門或指定部門負(fù)責(zé)；

3.會(huì)議參加人員應(yīng)按時(shí)參加，因特殊情況不能參加的，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)安靜，不得隨意進(jìn)出；

3.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)保密，未經(jīng)許可，不得泄露；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按要求整理會(huì)場(chǎng)，愛護(hù)公共設(shè)施。

七、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議效率。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的具體流程，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議從籌備到結(jié)束的整個(gè)流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和議程：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，擬定會(huì)議議程，并在會(huì)前通知參會(huì)人員。

2.確定參會(huì)人員：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，確定參會(huì)人員范圍，確保相關(guān)人員參會(huì)。

3.通知參會(huì)人員：會(huì)議主持人或會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的相關(guān)材料，包括報(bào)告、方案、數(shù)據(jù)等，并于會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

5.會(huì)場(chǎng)布置：會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)提前布置會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)議設(shè)施設(shè)備齊全、功能正常，包括音響、投影、話筒等。

6.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，會(huì)務(wù)工作人員負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員簽到，確保會(huì)議的出勤情況。

二、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

2.按照會(huì)議議程，依次進(jìn)行各項(xiàng)議題的討論。議題討論應(yīng)注重實(shí)效，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見。

3.會(huì)議主持人應(yīng)控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議不偏離主題，避免無關(guān)議題的討論。

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議題、討論情況、決策結(jié)果等。

5.會(huì)議期間，如需表決或作出決策，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行投票或表決。

三、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確決策結(jié)果和下一步工作安排。

2.對(duì)會(huì)議中提出的問題和建議，責(zé)成相關(guān)部門或人員及時(shí)跟進(jìn)解決。

3.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，并對(duì)參會(huì)人員表示感謝。

四、會(huì)議后續(xù)

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，分發(fā)給參會(huì)人員。

2.跟進(jìn)落實(shí)：相關(guān)部門或人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)情況。

3.反饋與評(píng)估：會(huì)議主持人或會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)定期收集會(huì)議決策落實(shí)情況的反饋，并對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，為今后會(huì)議提供改進(jìn)方向。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，本章將重點(diǎn)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程，以保障會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)立即根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任部門及人員、完成時(shí)限等要素。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過后，及時(shí)分發(fā)給所有參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟進(jìn)

1.各責(zé)任部門或人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人，確保會(huì)議決策得到落實(shí)。

2.責(zé)任部門或人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成相關(guān)工作任務(wù)，并及時(shí)向會(huì)議主持人或指定人員匯報(bào)進(jìn)展情況。

3.會(huì)議主持人或指定人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤了解，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中遇到的問題。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.會(huì)議主持人或會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)設(shè)立反饋渠道，收集參會(huì)人員及相關(guān)部門對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的意見和建議。

2.定期組織評(píng)估會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行效果，對(duì)未按期完成或完成質(zhì)量不高的情況，分析原因，制定整改措施。

3.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況，對(duì)相關(guān)責(zé)任部門或人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲，激發(fā)工作積極性。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，應(yīng)設(shè)置查閱權(quán)限，確保會(huì)議內(nèi)容的保密性。

3.需要查閱會(huì)議紀(jì)要的人員，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效利用和良好秩序，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議室的管理規(guī)定，以保障各類會(huì)議的順利進(jìn)行。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門需提前向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議性質(zhì)等信息。

2.會(huì)議室管理部門根據(jù)申請(qǐng)順序、會(huì)議室使用情況等因素，統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知申請(qǐng)部門。

3.申請(qǐng)部門在預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，應(yīng)確保會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息準(zhǔn)確無誤，避免造成會(huì)議室資源浪費(fèi)。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，不得隨意挪動(dòng)設(shè)施設(shè)備。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，按時(shí)到場(chǎng)，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)安靜。

3.使用會(huì)議室期間，如需使用投影、音響等設(shè)備，應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門申請(qǐng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

4.會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)部門應(yīng)負(fù)責(zé)整理會(huì)場(chǎng)，將座椅歸位，清理垃圾，關(guān)閉電源，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，對(duì)損壞設(shè)備及時(shí)進(jìn)行維修或更換。

2.使用會(huì)議室的部門應(yīng)愛護(hù)公共設(shè)施，若因使用不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.會(huì)議室管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)設(shè)備使用進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高設(shè)備使用效率。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室的安全管理，確保消防設(shè)施齊全，通道暢通。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)谋Ｃ艽胧?，如密碼鎖、監(jiān)控設(shè)備等，保障會(huì)議內(nèi)容的保密性。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議保密規(guī)定，未經(jīng)許可，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

五、會(huì)議室維護(hù)與優(yōu)化

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)，包括墻面、地面、照明等設(shè)施的檢查與維修。

2.根據(jù)實(shí)際需求，會(huì)議室管理部門可對(duì)會(huì)議室布局、設(shè)備等進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，提高會(huì)議室使用效果。

3.鼓勵(lì)各部門提出會(huì)議室管理與優(yōu)化的建議，共同提升會(huì)議室的整體品質(zhì)。

第五章附則

為確保政府階梯會(huì)議室管理制度的實(shí)施，特制定以下附則：

一、本管理制度解釋權(quán)歸政府階梯會(huì)議室管理