地理信息會議管理制度

地理信息會議管理制度第一章總則

一、為了加強地理信息會議的管理，確保會議效率和質量，促進決策的民主化和科學化，根據(jù)國家有關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于公司內(nèi)部所有與地理信息相關的會議，包括但不限于項目評審會、技術研討會、市場分析會等。

三、會議應遵循以下原則：

1.實事求是原則：會議討論內(nèi)容應客觀、公正、真實，嚴禁虛假匯報和誤導性發(fā)言；

2.效率優(yōu)先原則：會議應注重實效，減少形式主義，嚴格控制會議時間；

3.民主集中制原則：充分發(fā)揚民主，尊重不同意見，最終形成統(tǒng)一決策；

4.分類管理原則：根據(jù)會議性質和內(nèi)容，實行分類管理，確保會議效果。

四、公司設立會議管理制度歸口管理部門，負責會議的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和評估等工作。

五、公司全體員工應認真遵守本制度，積極參與會議，充分發(fā)揮會議作用，為公司發(fā)展提供有力支持。

六、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。各部門可根據(jù)本制度制定實施細則，報公司批準后執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議的分類及組織

1.確定會議類型：根據(jù)會議目的和內(nèi)容，將會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等；臨時會議包括項目評審會、問題協(xié)調(diào)會等。

2.會議的組織：會議歸口管理部門負責組織會議，明確會議主題、時間、地點、參會人員等。

3.會議通知：會議組織者應在會議召開前至少3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議目的、議程、準備工作等。

二、會議議程設置

1.議程征集：會議組織者應提前向參會人員征集會議議題，匯總后形成初步議程。

2.議程確定：會議組織者根據(jù)初步議程，結合公司實際情況，確定會議議程，并報公司領導審批。

3.議程通知：會議組織者應在會議召開前至少1個工作日，將最終確定的會議議程通知參會人員。

三、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負責簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議主持：會議主持人應嚴格按照議程進行，確保會議有序進行。

3.會議發(fā)言：參會人員應圍繞會議主題積極發(fā)言，嚴禁跑題、偏題。

4.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議議程、參會人員、發(fā)言要點、決策結果等。

四、會議決策與表決

1.決策建議：會議討論結束后，主持人可根據(jù)討論情況提出決策建議。

2.表決：會議決策應進行表決，參會人員應對決策事項表明態(tài)度，可采取口頭表決或書面表決方式。

3.決策結果：會議組織者應在會議結束后及時整理決策結果，形成會議紀要。

五、會議總結與反饋

1.會議紀要：會議組織者應在會議結束后3個工作日內(nèi)，完成會議紀要的編寫，并報公司領導審批。

2.會議紀要的傳達：會議紀要經(jīng)審批通過后，由會議組織者及時傳達給參會人員。

3.會議反饋：參會人員應認真閱讀會議紀要，如有異議，可在3個工作日內(nèi)向會議組織者提出，由會議組織者協(xié)調(diào)解決。

六、會議資料的歸檔

會議組織者應將會議通知、會議議程、會議紀要等相關資料進行歸檔，以備查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與通知

1.會議紀要完成后，由會議組織者進行審核，確保紀要內(nèi)容準確無誤。

2.會議紀要經(jīng)公司領導審批通過后，應及時發(fā)布，并通過郵件、公告等方式通知所有參會人員及相關部門。

二、任務分工與責任落實

1.會議紀要中明確的任務和決策，應明確責任人和完成時限。

2.各責任部門和個人應根據(jù)會議紀要的要求，制定具體實施計劃，并嚴格按照計劃執(zhí)行。

3.會議組織者應跟蹤督促任務進展，確保會議決策得到有效落實。

三、進度匯報與協(xié)調(diào)

1.責任人應定期向會議組織者匯報任務進展情況，遇到問題及時反饋，尋求協(xié)調(diào)解決。

2.會議組織者應定期匯總任務進展情況，向公司領導匯報，并根據(jù)實際情況調(diào)整工作計劃。

四、監(jiān)督檢查與評估

1.會議組織者應建立監(jiān)督檢查機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查，確保各項工作按計劃推進。

2.對會議決策執(zhí)行不力的部門和個人，應視情況給予通報批評，并納入績效考核。

3.定期對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，總結經(jīng)驗教訓，為今后類似會議提供借鑒。

五、會議紀要的修訂與更新

1.如會議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變化，會議組織者應負責對會議紀要進行修訂，并重新報批、發(fā)布。

2.修訂后的會議紀要應明確標注修訂內(nèi)容，確保參會人員了解最新決策情況。

六、歸檔管理與查閱

1.會議紀要及其修訂版應作為公司重要檔案進行歸檔管理，確保資料的安全和完整。

2.公司員工可根據(jù)工作需要，申請查閱相關會議紀要，了解會議決策內(nèi)容。

3.會議組織者應做好會議紀要的保密工作，防止泄露公司內(nèi)部信息。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，需使用會議室的部門或個人應提前向會議組織者提出申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

2.會議組織者根據(jù)預訂需求，合理安排會議室，避免沖突，確保會議順利進行。

二、會議室布置與設備管理

1.會議室布置應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行，保證舒適、實用的會議環(huán)境。

2.會議室設備包括投影儀、音響、話筒等，使用前應進行檢查，確保設備正常運行。

3.會議組織者應指定專人負責會議室設備的維護與管理，定期進行保養(yǎng)，及時修復故障。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應保持安靜、整潔，嚴禁吸煙、大聲喧嘩等不文明行為。

2.參會人員應愛護會議室設施，不得隨意損壞，如有損壞，需照價賠償。

3.會議結束后，參會人員應將座椅歸位，關閉電源，清理垃圾，保持會議室整潔。

四、會議室安全與保密

1.會議室應配置必要的安全設施，如消防器材、安全出口等。

2.會議組織者應確保會議室在使用過程中的安全，制定應急預案，提高應對突發(fā)事件的能力。

3.會議室應做好保密工作，會議內(nèi)容、資料等不得泄露給無關人員。

五、會議室維護與更新

1.定期對會議室進行維護，包括設施設備的檢查、維修、更新等，確保會議室設施完好。

2.根據(jù)公司發(fā)展需求，適時對會議室進行改造、擴建，提高會議室的使用效率。

六、會議室服務與反饋

1.會議組織者應提供優(yōu)質的服務，包括會前準備、會中協(xié)調(diào)、會后整理等。

2.參會人員如有關于會議室的意見和建議，可向會議組織者反饋，會議組織者應認真對待并改進。

第五章附則