企業(yè)資料檔案與保管管理制度

企業(yè)資料檔案與保管管理制度第一章總則第一條文檔目的本制度旨在確保企業(yè)資料檔案的合規(guī)、安全、有序保管，提高檔案管理效率，保障企業(yè)信息資產(chǎn)的安全性和完整性。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部涉及各類紙質(zhì)和電子資料的管理和保管。第三條定義和縮寫詞解釋企業(yè)資料檔案：指企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的各類文件、記錄、合同、協(xié)議、報表等文書資料。紙質(zhì)資料：指以紙張為媒介的文件、記錄、合同等紙質(zhì)形式的資料。電子資料：指以電子文件、數(shù)據(jù)庫、磁帶、光盤等電子媒介形式存儲的資料。檔案管理員：指被企業(yè)委派負責檔案管理和保管的人員。第二章檔案管理第四條檔案管理原則檔案管理應遵從以下原則：1.真實性原則：檔案內(nèi)容必需真實、準確、完整。2.完整性原則：檔案應以全套原始資料為準，不得隨便刪減、加添或改動。3.秘密性原則：涉及企業(yè)敏感信息的檔案應采取相應的安全措施保密。4.有序性原則：檔案應依照肯定的分類和編碼系統(tǒng)進行有序的存放和管理。5.利用性原則：檔案應為企業(yè)的決策和業(yè)務需求供應可靠的信息支持。第五條檔案分類依照文件形式和內(nèi)容的特點，將檔案分類為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大類。1.紙質(zhì)檔案分類紙質(zhì)檔案分為以下幾個重要類別：—通用檔案：包含企業(yè)管理各個方面的文件、報表、會議紀要等?！耸聶n案：包含員工檔案、招聘檔案、薪酬檔案等?！贤瑱n案：包含合同文本、協(xié)議、批復等?！N售檔案：包含銷售合同、客戶備案資料等?！少彊n案：包含供應商備案、采購合同等。2.電子檔案分類電子檔案依據(jù)存儲媒介和文件格式的不同，可分為以下幾個類別：—文本文檔：包含Word、Excel、PDF等格式的文檔?！獔D片文檔：包含各類圖片、照片等。—音頻文檔：包含各類音頻文件?！曨l文檔：包含各類視頻文件?！獢?shù)據(jù)庫文件：包含各類數(shù)據(jù)庫備份和文件。第六條檔案編碼與標識為了便于檔案的查找和歸檔，每個檔案應具有唯一的編碼和標識，并建立相應的檔案目錄及電子檔案庫。1.檔案編碼規(guī)定檔案編碼應依據(jù)檔案的類別和檔案庫的層級建立編碼規(guī)定，以確保編碼的唯一性和次序性。2.檔案標識每個紙質(zhì)檔案應貼有標識標簽，標明檔案的編號、名稱、責任者、歸檔日期等信息。電子檔案應在文件屬性中注明相應信息。第七條檔案保管期限依據(jù)相關法律法規(guī)的規(guī)定和企業(yè)的實際需要，訂立檔案的保管期限和存檔周期，并保證檔案的及時歸檔及時銷毀。1.歸檔期限不同類別的檔案有不同的歸檔期限，應依據(jù)相關規(guī)定執(zhí)行。2.銷毀期限實現(xiàn)銷毀期限的檔案應及時銷毀，銷毀程序應記錄并保存相關資料。第八條檔案借閱與歸還檔案借閱需遵從規(guī)定程序，僅限于企業(yè)內(nèi)部工作需要。借閱檔案應填寫借閱申請表，并按規(guī)定時限歸還。1.借閱程序員工填寫借閱申請表，并注明借閱目的和時限。由檔案管理員審批借閱申請，核實借閱資格。檔案管理員按申請記錄借閱檔案的檔案編號、借閱者、借閱日期等信息。2.歸還程序借閱檔案到期前，由借閱者填寫歸還申請。檔案管理員核實檔案完整性，有無損壞或遺失。檔案管理員登記歸還信息，并將檔案歸還原位。第九條檔案安全管理為保護企業(yè)檔案的安全性，應加強檔案防火、防水、防盜措施，并建立健全的檔案安全管理制度和檔案保密責任制。1.檔案防火、防水、防盜規(guī)定檔案保管地方不得設置易燃、易爆物品，保證通風良好。配備滅火器材、防火設施，并定期檢查和維護。防水措施應包含提高存放高度、保護好紙質(zhì)資料等。設置安全防護措施，保證檔案的安全。2.檔案保密檔案管理員應簽訂保密協(xié)議，保證檔案信息不外泄。設置權限掌控，確保檔案只能被授權人員訪問。訂立檔案查閱和復印的管理制度，嚴格掌控檔案的外部傳遞。第十條檔案丟失與禍害恢復對于發(fā)生檔案丟失或禍害的情況，應及時采取應急措施，并按相關政策、法規(guī)進行報告和處理。1.檔案丟失檔案管理員應定期檢查檔案的完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案遺失應及時報告上級。復查檔案借閱記錄，了解檔案遺失的可能范圍和情況。上報領導并成立調(diào)查組，追查檔案遺失原因和責任人。2.禍害恢復顯現(xiàn)禍害事件后，立刻采取應急措施保護檔案。檔案管理員依照應急預案進行禍害恢復工作，并及時報告上級。供應禍害恢復后的檔案備份和修復方案。第三章監(jiān)督與考核第十一條監(jiān)督機制企業(yè)應建立健全檔案管理的監(jiān)督機制，由專人負責監(jiān)督檔案管理過程中的規(guī)范性和合規(guī)性。1.監(jiān)督內(nèi)容監(jiān)督檔案管理制度的有效落實情況。監(jiān)督檔案管理過程中的違規(guī)行為和安全隱患。2.監(jiān)督方式定期進行檔案管理的現(xiàn)場檢查和抽查。建立檔案管理違規(guī)行為舉報制度，接受員工舉報。第十二條考核制度為確保檔案管理質(zhì)量，應建立健全檔案管理的考核制度，對檔案管理工作予以定期評估和考核。1.考核指標考核指標包含檔案管理的合規(guī)性、安全性和效率性等方面。2.考核周期考核周期應依據(jù)實際情況設定，并在每次考核后及時進行改進和調(diào)整。第四章附則第十三條其他制度和規(guī)定除本制度外，企業(yè)還應訂立相應的文件管理制度、數(shù)據(jù)備份與恢復制度等相關制度和規(guī)定。第十四條制度的訂立和修訂本制度由企業(yè)內(nèi)部相關部門負責訂立和修訂，并報企業(yè)高層領導批準后生效。第十五條附加說明對于在執(zhí)行本制度中遇到的特殊情況和問題，應及時進行溝通和協(xié)商，訂立相應的解決方案，并報領導批準后執(zhí)行。第十六條生效日期本制度自批準之日起生效，有任