外事與公關(guān)管理制度

外事與公關(guān)管理制度1.前言本規(guī)章制度旨在建立一個規(guī)范、高效的外事與公關(guān)管理體系，確保企業(yè)在與外部機構(gòu)、個人的溝通和合作中能夠維護良好的形象和關(guān)系，促進企業(yè)的發(fā)展和合作伙伴的互利共贏。2.適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)外全部與外部機構(gòu)、個人進行溝通和合作的業(yè)務(wù)，包含但不限于國內(nèi)外客戶、供應(yīng)商、媒體、合作伙伴等。3.外事部門的職責(zé)與權(quán)限3.1外事部門負責(zé)公司對外事務(wù)的組織和協(xié)調(diào)工作，包含外事接待、商務(wù)宴請、參觀考察、國際會議等。3.2外事部門負責(zé)與外國駐華機構(gòu)、駐華的外國企業(yè)等進行聯(lián)系和溝通，建立外事合作關(guān)系并維護良好的外事關(guān)系。3.3外事部門負責(zé)訂立并執(zhí)行外事活動預(yù)算，確保外事活動的經(jīng)費得到恰當(dāng)掌控。3.4外事部門具備簽署合同、協(xié)議等相關(guān)文件的權(quán)限，但需經(jīng)過法務(wù)部門審核。4.公關(guān)部門的職責(zé)與權(quán)限4.1公關(guān)部門負責(zé)企業(yè)形象的塑造和維護工作，包含公關(guān)活動的策劃、組織和執(zhí)行等。4.2公關(guān)部門負責(zé)與媒體的聯(lián)系和溝通工作，包含新聞稿件的撰寫、發(fā)布和宣傳等。4.3公關(guān)部門負責(zé)幫助其他部門處理與媒體相關(guān)的事務(wù)，例如新聞發(fā)布會、媒體采訪等。4.4公關(guān)部門負責(zé)幫助其他部門進行品牌推廣和市場傳播工作。5.外事與公關(guān)活動的申請與審批流程5.1任何外事與公關(guān)活動需提前向外事部門或公關(guān)部門進行申請，并填寫相應(yīng)的申請表。5.2申請表中需包含活動的目的、時間、地方、參加人員、預(yù)算以及其他相關(guān)信息。5.3外事部門或公關(guān)部門接收到申請后，進行初步審查，并與申請人進行溝通、協(xié)調(diào)。5.4若申請符合規(guī)定要求且有必需舉辦的，外事部門或公關(guān)部門將向上級領(lǐng)導(dǎo)提出活動的具體方案，并征得上級領(lǐng)導(dǎo)的批準。5.5下級部門經(jīng)上級批準后，可依據(jù)批準的方案連續(xù)進行后續(xù)工作，包含活動的組織、布置和執(zhí)行等。5.6活動結(jié)束后，外事部門或公關(guān)部門應(yīng)及時進行活動的總結(jié)和評估，并將評估結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門。6.外事與公關(guān)活動的預(yù)算管理6.1外事部門和公關(guān)部門在開展活動前，應(yīng)訂立認真的預(yù)算計劃，并提交到財務(wù)部門進行審核。6.2預(yù)算計劃應(yīng)包含活動的各項費用，例如場合租賃費、餐飲費、禮品費、廣告費等。6.3預(yù)算計劃的編制應(yīng)合理，費用的使用應(yīng)符合公司的財務(wù)管理制度。6.4預(yù)算執(zhí)行過程中，外事部門和公關(guān)部門應(yīng)及時掌握費用的使用情況，并做好相應(yīng)的記錄和報賬工作。6.5預(yù)算使用情況的核算和審查工作由財務(wù)部門負責(zé)，確保費用的合理使用和資金的安全。7.外事與公關(guān)活動的效果評估7.1外事部門和公關(guān)部門應(yīng)對外事與公關(guān)活動的效果進行評估，包含活動的影響力、參加者的反饋等。7.2評估過程中，應(yīng)手記相關(guān)數(shù)據(jù)、回顧活動過程和效果，以及參加者的看法和建議等。7.3評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，用于改進和優(yōu)化外事與公關(guān)活動的策劃和執(zhí)行。7.4依據(jù)評估結(jié)果，外事部門和公關(guān)部門應(yīng)及時調(diào)整和改進工作，提高活動效果和管理水平。8.外事與公關(guān)活動中的法律風(fēng)險防范8.1外事部門和公關(guān)部門在組織和執(zhí)行外事與公關(guān)活動中，應(yīng)嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的內(nèi)部規(guī)定。8.2外事部門和公關(guān)部門應(yīng)加強對活動參加人員的培訓(xùn)和引導(dǎo)，讓其清楚了解法律風(fēng)險和規(guī)范要求。8.3若外事與公關(guān)活動涉及法律問題，應(yīng)及時尋求法律部門的看法和幫助，妥當(dāng)處理相關(guān)問題。8.4外事部門和公關(guān)部門應(yīng)對活動場合、設(shè)備等進行全面檢查，盡量避開潛在的安全風(fēng)險和法律漏洞。9.附則9.1本規(guī)章制度由企業(yè)管理負責(zé)人負責(zé)解釋和修訂。9.2本規(guī)章制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，旨在提高企業(yè)的外事與公關(guān)管理水平，促進企業(yè)的發(fā)展和合作伙伴的互利共贏。9.3本規(guī)章制度如與國家法律法規(guī)相沖突的，以國家法律法規(guī)為準。9.4本規(guī)章制度如需進行修改或增補，應(yīng)經(jīng)過充分的討論和評估，并經(jīng)企