會議和會務(wù)管理制度

會議和會務(wù)管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度的目的是為了規(guī)范和管理企業(yè)內(nèi)部的會議和會務(wù)活動，提高會議效率，保證信息傳遞的準(zhǔn)確性和時效性，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部溝通和協(xié)作。本制度依據(jù)《公司章程》和相關(guān)法律法規(guī)，涵蓋會議組織、會議主持、會議紀(jì)要、會議布置等方面的規(guī)定。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全部部門、員工以及與企業(yè)有業(yè)務(wù)合作關(guān)系的各方。全部參加會議和籌辦會務(wù)的人員必需遵守本制度。第三條會議定義會議是指為了處理事務(wù)、溝通信息、決策問題、推動工作等目的而集合的一群人之間的溝通活動。第四條會務(wù)定義會務(wù)是指為了順利召開會議而進(jìn)行的各項籌辦工作，包含場合預(yù)訂、設(shè)備準(zhǔn)備、會議資料準(zhǔn)備等。第二章會議組織第五條會議召集會議召集人應(yīng)提前明確會議目的、議題、參會人員以及會議時間和地方，并通過企業(yè)通信工具或正式書面方式通知相關(guān)人員。會議召集人應(yīng)確保參會人員充分準(zhǔn)備，供應(yīng)會議資料并提前布置時間，以確保會議效果。第六條參會資格會議依據(jù)議題確定參會人員，參會人員應(yīng)依據(jù)工作職責(zé)和權(quán)限確定。如有特殊情況需額外邀請人員參會，需提前報備并經(jīng)批準(zhǔn)。第七條會議議程會議召集人應(yīng)在會議前訂立會議議程，明確議題次序、時間布置等。參會人員可提前提議，將議題提交給會議召集人，會議召集人依據(jù)實際情況決策是否納入會議議程。第八條會議紀(jì)要會議召集人應(yīng)指定有責(zé)任和本領(lǐng)的人員擔(dān)負(fù)會議記錄人，負(fù)責(zé)記錄會議進(jìn)行情況和緊要決策。會議紀(jì)要應(yīng)包含會議日期、地方、參會人員、議題內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項、行動計劃等內(nèi)容。會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，審核后發(fā)送給參會人員，并存檔備查。第三章會議主持第九條主持人選定會議召集人應(yīng)依據(jù)會議性質(zhì)和議題的緊要性選擇合適的主持人。主持人應(yīng)具備良好的溝通本領(lǐng)、組織本領(lǐng)和應(yīng)變本領(lǐng)，并對會議議程和相關(guān)事項有全面了解。第十條會議秩序主持人應(yīng)在會議開始前提示與會人員關(guān)注會議紀(jì)律，保持會場安靜，禁止喧嘩和個人攀談。參會人員在會議期間應(yīng)敬重主持人和其他人員的發(fā)言權(quán)，不得擅自打斷他人發(fā)言或產(chǎn)生言語沖突。第十一條發(fā)言次序主持人應(yīng)依據(jù)會議議程確定發(fā)言次序，并平衡各方發(fā)言機會。參會人員在發(fā)言時應(yīng)保持簡明扼要、切題明確，并遵守發(fā)言時間限制。第十二條會議掌控主持人應(yīng)掌控會議進(jìn)程，確保會議依照議程順利進(jìn)行。主持人有權(quán)力要求參會人員遵守會議紀(jì)律，提出不合規(guī)行為的警告和矯正。第四章會議布置第十三條會議室預(yù)訂會議召集人應(yīng)提前預(yù)訂合適的會議室，確保會議場合符合要求。會議室預(yù)訂應(yīng)依據(jù)會議規(guī)模和需求合理布置座位、設(shè)備和其他配套服務(wù)。第十四條會議設(shè)備準(zhǔn)備會議召集人應(yīng)提前確定會議所需設(shè)備，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門或人員進(jìn)行準(zhǔn)備。會議設(shè)備應(yīng)包含但不限于投影儀、音響系統(tǒng)、會議桌椅、紙筆等。第十五條會議資料準(zhǔn)備參會人員應(yīng)提前準(zhǔn)備會議所需的資料并帶到會場。會議召集人應(yīng)提前向會議參加人員供應(yīng)必需的會議資料，確保參會人員了解會議內(nèi)容和議題。第十六條會議時間布置會議召集人應(yīng)依據(jù)會議緊要性和參會人員的日程布置，合理選擇會議時間。如有必需，可以提前征求參會人員看法，并進(jìn)行協(xié)商調(diào)整。第五章附則第十七條例外情況在特殊情況下，為了及時處理緊要事項，會議召集人可以適度調(diào)整本制度的相關(guān)規(guī)定，但需事后向相關(guān)人員說明原因并及時恢復(fù)正常。第十八條修訂和解釋本制度的修訂應(yīng)經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后生效。本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)負(fù)責(zé)人。第六章附件本制度的具體操作細(xì)則、相關(guān)表格和會議模板等內(nèi)容，由企業(yè)相關(guān)部門進(jìn)行訂立并作