辦公室工作與管理課件-第6-9章-辦公室事務(wù)工作-辦公室工作自動(dòng)化

辦公室工作與管理第一章辦公室管理概論第二章辦公室環(huán)境管理第三章辦公室時(shí)間管理第四章辦公室用品管理第五章辦公室信息管理辦公室工作與管理第六章辦公室事務(wù)工作（上）第七章辦公室事務(wù)工作（下）第八章辦公室保密工作第九章辦公室工作自動(dòng)化第六章辦公室事務(wù)工作（上）學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)通信聯(lián)絡(luò)工作第二節(jié)文書(shū)工作第三節(jié)會(huì)議辦理工作第四節(jié)印章和介紹信管理拓展導(dǎo)向?qū)W習(xí)目標(biāo)識(shí)記：電話機(jī)的常用功能、文書(shū)工作的任務(wù)和內(nèi)容、印章的式樣與種類(lèi)、會(huì)議要素了解：電話機(jī)的基本類(lèi)型、文書(shū)工作的原則和要求、傳真接發(fā)的程序、會(huì)議保障工作明確：電話接發(fā)的禮儀、會(huì)中及會(huì)后服務(wù)事項(xiàng)、會(huì)議文書(shū)的擬寫(xiě)掌握：電話接發(fā)的程序、收發(fā)文處理的要求和程序、印章與介紹信的管理和使用、會(huì)前籌備事項(xiàng)第一節(jié)通信聯(lián)絡(luò)工作一、如何接打電話二、如何收發(fā)傳真一、如何接打電話（一）電話機(jī)的基本類(lèi)型和基本功能（二）電話機(jī)的常用服務(wù)功能（三）接聽(tīng)電話的程序與技巧（四）撥打電話的程序與技巧1．做好通話準(zhǔn)備2．正確撥出電話3．確認(rèn)受話對(duì)象4．主動(dòng)自我介紹5．清楚陳述內(nèi)容6．撥錯(cuò)電話致歉7．禮貌結(jié)束通話8．整理電話記錄二、如何收發(fā)傳真（一）發(fā)送傳真的準(zhǔn)備工作（二）發(fā)送傳真（三）接收傳真第二節(jié)文書(shū)工作一、文書(shū)工作的任務(wù)和內(nèi)容二、文書(shū)工作的原則和要求三、發(fā)文處理四、收文處理一、文書(shū)工作的任務(wù)和內(nèi)容（一）對(duì)所形成的文書(shū)加以必要的規(guī)范（二）對(duì)文書(shū)的行移運(yùn)轉(zhuǎn)制定必要的制度（三）對(duì)文書(shū)內(nèi)容的辦理規(guī)定統(tǒng)一的要求（四）對(duì)文件的管理采取妥善的措施二、文書(shū)工作的原則和要求（一）準(zhǔn)確（二）及時(shí)（四）簡(jiǎn)便（三）安全（五）黨政分開(kāi)（六）統(tǒng)一三、發(fā)文處理（一）交擬、擬稿（二）審核、簽發(fā)（三）印制、校對(duì)（四）用印、登記（五）封發(fā)、傳遞四、收文處理（一）收文、閱文1．收文。收文包括簽收、分類(lèi)、登記3個(gè)流程。檢查、清點(diǎn)無(wú)誤后方可簽字接收，之后對(duì)所收文件進(jìn)行正確分類(lèi)。所收文件可分為6大類(lèi)：上級(jí)機(jī)關(guān)指令性和指導(dǎo)性文件；下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、平行及不相隸屬機(jī)關(guān)商洽件；上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)件及平行、不相隸屬機(jī)關(guān)復(fù)函；內(nèi)部各部門(mén)調(diào)查性及下級(jí)機(jī)關(guān)陳述性來(lái)件；內(nèi)部刊物、工作簡(jiǎn)報(bào)等類(lèi)文書(shū)；公關(guān)性文書(shū)。登記方法則主要采取分類(lèi)登記法和流水式登記法。2．閱文（二）篩選、傳閱（三）擬辦、批辦（四）承辦、催辦（五）立卷歸檔第三節(jié)會(huì)議辦理工作一、會(huì)前準(zhǔn)備工作二、會(huì)中服務(wù)工作一、會(huì)前準(zhǔn)備工作（一）制訂會(huì)議方案1．確定會(huì)議的主題2．確定會(huì)議的名稱(chēng)3．確定會(huì)議的議程4．確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)5．確定會(huì)議所需設(shè)備和工具6．確定與會(huì)代表的組成7．確定會(huì)議文件，做好文件的印制和發(fā)放工作8．確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算9．確定會(huì)議住宿和餐飲安排10．確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)（二）確定開(kāi)會(huì)時(shí)間（三）確定會(huì)議地點(diǎn)1．地點(diǎn)適中3．環(huán)境安靜5．成本適中（四）確定會(huì)議的議程和日程1．會(huì)議議程2．會(huì)議日程3．會(huì)議議程和日程安排應(yīng)注意的問(wèn)題（五）會(huì)議文件的準(zhǔn)備1．會(huì)議文件的類(lèi)型2．準(zhǔn)備會(huì)議文書(shū)的部門(mén)和人員（六）會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備1．會(huì)場(chǎng)的整體布局2．主席臺(tái)的座位布局3．場(chǎng)內(nèi)其他人員座次的安排（七）會(huì)議通知的寫(xiě)作2．空間足夠4．設(shè)施完善二、會(huì)中服務(wù)工作（一）組織簽到和登記（二）做好會(huì)議的記錄工作1．為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作2．會(huì)議記錄的內(nèi)容3．會(huì)議記錄的方法（三）提供會(huì)議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)（四）做好會(huì)議的后勤保障服務(wù)工作1．食宿服務(wù)2．車(chē)輛服務(wù)3．娛樂(lè)服務(wù)4．醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)6．照相服務(wù)第四節(jié)印章和介紹信管理一、印章管理二、介紹信的保管和使用一、印章管理（一）印章概述1．印章的作用和地位2．印章的式樣3．印章的種類(lèi)（二）印章的管理和使用1．印章的刻制2．印章的頒發(fā)3．印章的啟用和停用4．印章的管理5．印章的使用二、介紹信的保管和使用（一）介紹信的保管（二）介紹信的使用拓展導(dǎo)向1．辦公室事務(wù)工作（1）辦公室事務(wù)工作（2）辦公室日常事務(wù)管理（3）辦公室事務(wù)工作流程2．相關(guān)資源（1）《辦公室事務(wù)管理》（2）《辦公室主任工作手冊(cè)》（3）會(huì)議倒水知識(shí)第七章辦公室事務(wù)工作（下）學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)安排值班工作第二節(jié)辦理上司臨時(shí)交辦的事項(xiàng)第三節(jié)差旅事務(wù)第四節(jié)現(xiàn)金使用與保管拓展導(dǎo)向?qū)W習(xí)目標(biāo)識(shí)記：上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)、差旅錢(qián)的準(zhǔn)備事項(xiàng)、差旅計(jì)劃的內(nèi)容了解：值班工作的意義、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍、商務(wù)報(bào)銷(xiāo)的手續(xù)明確：值班工作的任務(wù)、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的內(nèi)容和處理、各種值班記錄的填寫(xiě)、上司差旅前和后辦公室工作的內(nèi)零用現(xiàn)金管理的一般程序容、掌握：值班時(shí)突發(fā)事件處理的程序和方法、差旅計(jì)劃的制作、差旅手續(xù)的辦理第一節(jié)安排值班工作一、值班的含義二、值班工作的意義三、值班工作的任務(wù)與要求四、注意事項(xiàng)五、突發(fā)事件的處理一、值班的含義值班是指一個(gè)組織有相關(guān)的專(zhuān)門(mén)人員（即值班員）或由有關(guān)人員輪流交替堅(jiān)守崗位，負(fù)責(zé)處理組織一些臨時(shí)性的綜合事務(wù)或?qū)ｍ?xiàng)性的特定事務(wù)（如安全值班）。二、值班工作的意義我國(guó)有很多組織比如衛(wèi)生、醫(yī)療、能源、安全、交通等部門(mén)在節(jié)假日并不休息，需要連續(xù)工作，而且隨著各組織間信息交流和業(yè)務(wù)往來(lái)的日益頻繁，許多工作也不可能僅僅在法定的工作時(shí)間內(nèi)完成；另外，每個(gè)組織還有可能遇到緊急或突發(fā)性事件，這些都需要有專(zhuān)門(mén)人員及時(shí)進(jìn)行處理。而上述工作一般都是由各個(gè)組織的辦公室通過(guò)值班工作來(lái)完成的，因此，值班工作對(duì)于每個(gè)組織和整個(gè)社會(huì)都具有重大的意義三、值班工作的任務(wù)與要求（一）堅(jiān)守值班崗位（二）認(rèn)真處理事務(wù)（三）做好值班記錄（四）熱情接待來(lái)人（五）加強(qiáng)安全保衛(wèi)（六）應(yīng)付突發(fā)事件四、注意事項(xiàng)其一，注意建立和健全值班制度，應(yīng)有明確的交接班制度、請(qǐng)假制度和安全保密制度，使值班工作制度化、規(guī)范化。其二，做好值班工作的督促檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理。五、突發(fā)事件的處理（一）偶發(fā)性自然災(zāi)害的處置1．火災(zāi)2．風(fēng)雹災(zāi)害的處置（二）偶發(fā)性人為事故的處置1．較大食物中毒事件的處理2．較大交通事故的處置第二節(jié)辦理上司臨時(shí)交辦的事項(xiàng)一、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍二、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)三、辦理上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的原則四、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的主要內(nèi)容一、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍上司臨時(shí)交辦的事項(xiàng)非常廣泛，而且因人而異，大致范圍包括在辦文、辦會(huì)、辦事、信息、調(diào)研、督察、接待、協(xié)調(diào)等工作中的臨時(shí)性事項(xiàng)。二、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)（一）廣泛性（二）臨時(shí)性（三）事務(wù)性(四)緊迫性三、辦理上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的原則（一）認(rèn)真積極，耐心細(xì)致（二）堅(jiān)持原則，靈活變通（三）節(jié)約時(shí)間，確?？?jī)效四、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的主要內(nèi)容（一）臨時(shí)性的會(huì)議通知（二）臨時(shí)受托催辦（三）受委托做好接待工作（四）臨時(shí)受托辦理上級(jí)考察事宜（五）向有關(guān)單位人員轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)的指示等第三節(jié)差旅事務(wù)一、旅行前的準(zhǔn)備二、旅行計(jì)劃三、上司外出旅行時(shí)辦公室人員的工作四、上司回公司上班后辦公室人員的工作一、旅行前的準(zhǔn)備為上司的旅行作好相應(yīng)的準(zhǔn)備，是旅行管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它關(guān)系到整個(gè)旅行行程是否順利。表7-4是旅行準(zhǔn)備的一些主要內(nèi)容。二、旅行計(jì)劃（一）地點(diǎn)（二）時(shí)間（三）交通工具（四）住宿（五）旅行內(nèi)容（六）資料、物品攜帶（七）工作時(shí)間表（八）制作總表（九）備注三、上司外出旅行時(shí)辦公室人員的工作1.上司外出旅行時(shí)，要確定臨時(shí)負(fù)責(zé)人。2.上司旅行時(shí)，還未完成的日常工作材料，應(yīng)整理清楚，日常事務(wù)，不能積壓，要照常進(jìn)行。3.電話及來(lái)訪者的接待，要與代理上司一起處理。4.做好文件的收發(fā)、整理、傳閱工作。5.與在外地的上司保持暢通的聯(lián)系，并制作聯(lián)系備忘錄和上司的活動(dòng)時(shí)間表。6.及時(shí)處理上司傳回的指示。7.上司回來(lái)時(shí)，準(zhǔn)備好接站的車(chē)輛，如有時(shí)間，要親往迎接。四、上司回公司上班后辦公室人員的工作1.向上司匯報(bào)其旅行期間單位的工作情況。2.上司回來(lái)后應(yīng)立即與有關(guān)人員聯(lián)系。3.把整理好的重要文件盡快轉(zhuǎn)交給上司。4.把上司旅行中的材料按重要、緊急的順序進(jìn)行整理。5.對(duì)旅行中幫助、關(guān)照過(guò)上司的人，盡快寫(xiě)好感謝信發(fā)出。6.差旅費(fèi)應(yīng)按規(guī)定時(shí)間盡快報(bào)銷(xiāo)。第四節(jié)現(xiàn)金使用與保管一、零用現(xiàn)金的管理要求二、零用現(xiàn)金管理一般程序三、辦理商務(wù)報(bào)銷(xiāo)一、零用現(xiàn)金的管理要求1.辦公室人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫(kù)”。2.辦公室人員應(yīng)按照組織要求保持一定金額的零用現(xiàn)金，金額不得隨意增減。3.零用現(xiàn)金借支應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)政策，并按照組織規(guī)定的程序進(jìn)行相關(guān)手續(xù)的辦理。4.辦公室人員保管備用金應(yīng)符合組織規(guī)定的作業(yè)程序，詳細(xì)記錄辦公室開(kāi)支的明細(xì)賬，以備查驗(yàn)和賬目管理。二、零用現(xiàn)金管理一般程序（一）零用金的設(shè)置劃分（二）零用金額規(guī)定（三）零用金借支程序（四）零用金保管及作業(yè)程序（五）零用金應(yīng)由保管人出具保管收據(jù)，存財(cái)務(wù)部，如有短少，概由保管人員負(fù)責(zé)賠償。（六）本細(xì)則經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。三、辦理商務(wù)報(bào)銷(xiāo)（一）商務(wù)報(bào)銷(xiāo)的要求（二）商務(wù)報(bào)銷(xiāo)的一般程序拓展導(dǎo)向1．辦公室實(shí)務(wù)（1）《現(xiàn)代秘書(shū)實(shí)務(wù)》（2）領(lǐng)導(dǎo)的差旅事務(wù)（3）日程安排與值班工作2．相關(guān)資源（1）論做好辦公室事務(wù)工作的幾點(diǎn)思考-233校網(wǎng)-論文中心（2）公司值班管理制度（3）中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法第八章辦公室保密工作學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)辦公室保密工作基礎(chǔ)知識(shí)第二節(jié)文件保密第三節(jié)會(huì)議保密、新聞報(bào)道保密與計(jì)算機(jī)保密拓展導(dǎo)向?qū)W習(xí)目標(biāo)識(shí)記：秘密、保密、保密工作的含義了解：辦公室保密工作的意義、特點(diǎn)和原則明確：辦公室保密工作的責(zé)任和紀(jì)律掌握：辦公室保密工作的措施和方法第一節(jié)辦公室保密工作基礎(chǔ)知識(shí)一、秘密、保密和保密工作的含義二、秘密三、保密四、保密工作五、保密的責(zé)任和紀(jì)律一、秘密、保密和保密工作的含義（一）秘密（二）保密（三）保密工作二、秘密（一）秘密的類(lèi)型1．按層次劃分2．按內(nèi)容劃分3．按表現(xiàn)形式劃分（二）國(guó)家秘密的密級(jí)劃分、保密期限和秘密標(biāo)志1．國(guó)家秘密的等級(jí)2．國(guó)家秘密的保密期限3．國(guó)家秘密的標(biāo)志4．國(guó)家秘密的密級(jí)和保密期限的變更三、保密（一）保密范圍1．國(guó)家秘密范圍2．組織秘密范圍（二）保密的特點(diǎn)1．封閉性2．利益性3．相對(duì)性四、保密工作（一）保密工作的意義1．保密工作關(guān)系到國(guó)家命運(yùn)2．保密工作關(guān)系到國(guó)家聲譽(yù)3．保密工作關(guān)系到社會(huì)的安定4．保密工作關(guān)系到經(jīng)濟(jì)發(fā)展5．保密工作關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)者的安全（二）保密工作的原則1．預(yù)防為主2．突出重點(diǎn)3．內(nèi)外有別五、保密的責(zé)任和紀(jì)律（一）保密的責(zé)任1．紀(jì)律責(zé)任2．法律責(zé)任（二）保密的紀(jì)律第二節(jié)文件保密一、收文保密二、閱文保密三、制文保密四、傳遞保密五、攜帶保密六、保管保密七、交接保密八、歸檔保密九、清查保密十、銷(xiāo)毀保密一、收文保密簽收“密件”要嚴(yán)格履行簽收手續(xù)，做到事事有手續(xù)，件件有著落。按“密件”的不同密級(jí)和緩急程度在“密件”上標(biāo)明“發(fā)授范圍”和“閱讀級(jí)限”。二、閱文保密第一，秘密文件應(yīng)由機(jī)要人員或指定的人員統(tǒng)一掌握第二，確定秘密文件的閱知范圍第三，規(guī)定秘密文件的借閱地點(diǎn)三、制文保密第一，一切文件在印制前應(yīng)準(zhǔn)確定性，標(biāo)明密級(jí)和保密期限，規(guī)定發(fā)放范圍，注明是否可以翻印和復(fù)制第二，涉密文件在制文中形成的草稿、修改稿、簽發(fā)稿、校對(duì)清樣等，凡需要保存的，應(yīng)按正式文件的密級(jí)和保密期限管理，不需要保存的，應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀第三，打印、印刷過(guò)程中形成的蠟紙、襯紙、廢頁(yè)、廢件應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀，不能亂堆亂放第四，印制時(shí)，要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的份數(shù)執(zhí)行，不得擅自多印多留第五，復(fù)印文件必須經(jīng)過(guò)請(qǐng)示，履行審批、登記手續(xù)，對(duì)復(fù)印件要等同原件一樣管理四、傳遞保密傳遞保密工作要做到如下方面：第一，文件的傳遞應(yīng)履行登記手續(xù)。第二，遞送秘密文件，應(yīng)由秘書(shū)科機(jī)要部門(mén)人員遞送。若通過(guò)郵局遞送，不得通過(guò)普通郵政郵寄。機(jī)要人員傳遞絕密件應(yīng)實(shí)行兩人護(hù)送制。第三，機(jī)要通信人員外出遞送秘密文件時(shí)，要密不離人；不得辦理與遞送文件無(wú)關(guān)的事，堅(jiān)持專(zhuān)程遞送。第四，要自覺(jué)服從機(jī)要交換站的管理，嚴(yán)格公文交換制度。第五，以電子郵件形式上網(wǎng)傳遞的文件，要有嚴(yán)格的審批手續(xù)。五、攜帶保密不準(zhǔn)攜帶秘密文件和秘密資料參加社交活動(dòng)或出入公共場(chǎng)所。確因工作需要必須攜帶秘密文件的，應(yīng)采取必要的保密措施，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，采取安全措施，并遵照有關(guān)部門(mén)的規(guī)定執(zhí)行六、保管保密秘密文件必須放在保密有保障的庫(kù)房或文件柜內(nèi)，絕密文件應(yīng)單獨(dú)存放，并經(jīng)常檢查保密情況。對(duì)平時(shí)工作使用的秘密文件，應(yīng)在用后隨手入柜加鎖。個(gè)人不得保存秘密文件七、交接保密文書(shū)工作人員在工作調(diào)動(dòng)或離退休時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)。在移交文件時(shí)，要造冊(cè)、核對(duì)，并辦理簽字手續(xù)，決不能搞“信任交接”八、歸檔保密辦理完畢的秘密文件，有查考、保存價(jià)值的要及時(shí)立卷歸檔；無(wú)查考、保存價(jià)值的要立即銷(xiāo)毀九、清查保密定期清查秘密文件。分發(fā)和借出去的應(yīng)按時(shí)清退；若發(fā)現(xiàn)有丟失的，要及時(shí)追查處理十、銷(xiāo)毀保密銷(xiāo)毀秘密文件時(shí)，必須先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，然后登記造冊(cè)。秘密、機(jī)密級(jí)文件應(yīng)派專(zhuān)人護(hù)送到指定的造紙廠監(jiān)督銷(xiāo)毀；絕密文件和密碼電報(bào)應(yīng)指定專(zhuān)人在組織內(nèi)焚燒干凈第三節(jié)會(huì)議保密、新聞報(bào)道保密與計(jì)算機(jī)保密一、會(huì)議保密二、新聞報(bào)道保密三、電子計(jì)算機(jī)信息保密一、會(huì)議保密（一）會(huì)前保密1．嚴(yán)格審定到會(huì)人員2．聯(lián)系保衛(wèi)部門(mén)3．選擇會(huì)址，確保設(shè)施4．通知保密5．文件保密（二）會(huì)中保密1．嚴(yán)格管理會(huì)場(chǎng)出入2．重視保密教育3．搞好安全保衛(wèi)工作。（三）會(huì)后保密1．及時(shí)做好會(huì)議文件的清退工作2．及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)住地的清查工作3．做好秘密文件的保密投遞工作4．確定會(huì)議傳達(dá)范圍5．文件保密二、新聞報(bào)道保密新聞報(bào)道保密措施和方法第一，劃清保密范圍和保密項(xiàng)目第二，建立審查制度第三，嚴(yán)格區(qū)分內(nèi)外第四，加強(qiáng)對(duì)秘密刊物和內(nèi)部刊物的管理三、電子計(jì)算機(jī)信息保密（一）確保計(jì)算機(jī)工作人員的純潔可靠（二）確保電子計(jì)算機(jī)房的安全保密（三）計(jì)算機(jī)啟用前要進(jìn)行安全保密檢查（四）加強(qiáng)教育，建立健全制度（五）維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的保密安全拓展導(dǎo)向相關(guān)資料1．《中華人民共和國(guó)保密法》2．《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》3．《保密法實(shí)施辦法》4．《黨和國(guó)家工作人員保密守則》第九章辦公室工作自動(dòng)化學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述第二節(jié)辦公室局域網(wǎng)第三節(jié)資源管理自動(dòng)化第四節(jié)事務(wù)處理自動(dòng)化拓展導(dǎo)向?qū)W習(xí)目標(biāo)識(shí)記：辦公自動(dòng)化的相關(guān)概念了解：辦公自動(dòng)化的功能、發(fā)展趨勢(shì)和注意事項(xiàng)明確：IE常用設(shè)置和局域網(wǎng)的建立、設(shè)置掌握：辦公事務(wù)處理和辦公資源管理自動(dòng)化的操作方法第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述一、辦公自動(dòng)化的含義二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能三、辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)——網(wǎng)絡(luò)化辦公四、辦公自動(dòng)化的注意事項(xiàng)一、辦公自動(dòng)化的含義辦公自動(dòng)化一個(gè)典型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)大致包括人員、辦公信息、組織機(jī)構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具和辦公環(huán)境等要素。二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能（一）事務(wù)處理（二）資源管理（三）決策支持三、辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)——網(wǎng)絡(luò)化辦公（一）網(wǎng)絡(luò)化辦公的特點(diǎn)1．資源共享2．便于合作3．便于管理（二）網(wǎng)絡(luò)化辦公的應(yīng)用范圍1．共享數(shù)據(jù)資源2．共享硬件資源3．實(shí)現(xiàn)即時(shí)通信四、辦公自動(dòng)化的注意事項(xiàng)（一）做好設(shè)備的購(gòu)置１．適用性原則2．擇優(yōu)選用原則3．?dāng)U充繼承原則4．價(jià)格合理原則（二）注重應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)（三）抓好辦公人員的培訓(xùn)第二節(jié)辦公室局域網(wǎng)一、Windows7電腦中創(chuàng)建家庭組二、自定義共享資源一、Windows7電腦中創(chuàng)建家庭組在Windows7系統(tǒng)中打開(kāi)“控制面板”→“網(wǎng)絡(luò)和Internet”，點(diǎn)擊其中的“家庭組”，顯示家庭組的設(shè)置區(qū)域。如果當(dāng)前使用的網(wǎng)絡(luò)中沒(méi)有其他人已經(jīng)建立的家庭組存在的話，則會(huì)看到Windows7提示你創(chuàng)建家庭組進(jìn)行文件共享。此時(shí)點(diǎn)擊“創(chuàng)建家庭組”，就可以開(kāi)始創(chuàng)建一個(gè)全新的家庭組網(wǎng)絡(luò)，即局域網(wǎng)。見(jiàn)圖9-1。二、自定義共享資源在Windows7系統(tǒng)中，文件夾的共享比WindowsXP方