辦公室工作與管理課件-第6-9章-辦公室事務(wù)工作-辦公室工作自動化

辦公室工作與管理第一章辦公室管理概論第二章辦公室環(huán)境管理第三章辦公室時間管理第四章辦公室用品管理第五章辦公室信息管理辦公室工作與管理第六章辦公室事務(wù)工作（上）第七章辦公室事務(wù)工作（下）第八章辦公室保密工作第九章辦公室工作自動化第六章辦公室事務(wù)工作（上）學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)通信聯(lián)絡(luò)工作第二節(jié)文書工作第三節(jié)會議辦理工作第四節(jié)印章和介紹信管理拓展導(dǎo)向?qū)W習(xí)目標(biāo)識記：電話機的常用功能、文書工作的任務(wù)和內(nèi)容、印章的式樣與種類、會議要素了解：電話機的基本類型、文書工作的原則和要求、傳真接發(fā)的程序、會議保障工作明確：電話接發(fā)的禮儀、會中及會后服務(wù)事項、會議文書的擬寫掌握：電話接發(fā)的程序、收發(fā)文處理的要求和程序、印章與介紹信的管理和使用、會前籌備事項第一節(jié)通信聯(lián)絡(luò)工作一、如何接打電話二、如何收發(fā)傳真一、如何接打電話（一）電話機的基本類型和基本功能（二）電話機的常用服務(wù)功能（三）接聽電話的程序與技巧（四）撥打電話的程序與技巧1．做好通話準(zhǔn)備2．正確撥出電話3．確認受話對象4．主動自我介紹5．清楚陳述內(nèi)容6．撥錯電話致歉7．禮貌結(jié)束通話8．整理電話記錄二、如何收發(fā)傳真（一）發(fā)送傳真的準(zhǔn)備工作（二）發(fā)送傳真（三）接收傳真第二節(jié)文書工作一、文書工作的任務(wù)和內(nèi)容二、文書工作的原則和要求三、發(fā)文處理四、收文處理一、文書工作的任務(wù)和內(nèi)容（一）對所形成的文書加以必要的規(guī)范（二）對文書的行移運轉(zhuǎn)制定必要的制度（三）對文書內(nèi)容的辦理規(guī)定統(tǒng)一的要求（四）對文件的管理采取妥善的措施二、文書工作的原則和要求（一）準(zhǔn)確（二）及時（四）簡便（三）安全（五）黨政分開（六）統(tǒng)一三、發(fā)文處理（一）交擬、擬稿（二）審核、簽發(fā)（三）印制、校對（四）用印、登記（五）封發(fā)、傳遞四、收文處理（一）收文、閱文1．收文。收文包括簽收、分類、登記3個流程。檢查、清點無誤后方可簽字接收，之后對所收文件進行正確分類。所收文件可分為6大類：上級機關(guān)指令性和指導(dǎo)性文件；下級機關(guān)請示、平行及不相隸屬機關(guān)商洽件；上級機關(guān)批復(fù)件及平行、不相隸屬機關(guān)復(fù)函；內(nèi)部各部門調(diào)查性及下級機關(guān)陳述性來件；內(nèi)部刊物、工作簡報等類文書；公關(guān)性文書。登記方法則主要采取分類登記法和流水式登記法。2．閱文（二）篩選、傳閱（三）擬辦、批辦（四）承辦、催辦（五）立卷歸檔第三節(jié)會議辦理工作一、會前準(zhǔn)備工作二、會中服務(wù)工作一、會前準(zhǔn)備工作（一）制訂會議方案1．確定會議的主題2．確定會議的名稱3．確定會議的議程4．確定會議的時間和地點5．確定會議所需設(shè)備和工具6．確定與會代表的組成7．確定會議文件，做好文件的印制和發(fā)放工作8．確定會議經(jīng)費預(yù)算9．確定會議住宿和餐飲安排10．確定會議的籌備機構(gòu)（二）確定開會時間（三）確定會議地點1．地點適中3．環(huán)境安靜5．成本適中（四）確定會議的議程和日程1．會議議程2．會議日程3．會議議程和日程安排應(yīng)注意的問題（五）會議文件的準(zhǔn)備1．會議文件的類型2．準(zhǔn)備會議文書的部門和人員（六）會場準(zhǔn)備1．會場的整體布局2．主席臺的座位布局3．場內(nèi)其他人員座次的安排（七）會議通知的寫作2．空間足夠4．設(shè)施完善二、會中服務(wù)工作（一）組織簽到和登記（二）做好會議的記錄工作1．為會議記錄做好準(zhǔn)備工作2．會議記錄的內(nèi)容3．會議記錄的方法（三）提供會議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)（四）做好會議的后勤保障服務(wù)工作1．食宿服務(wù)2．車輛服務(wù)3．娛樂服務(wù)4．醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)6．照相服務(wù)第四節(jié)印章和介紹信管理一、印章管理二、介紹信的保管和使用一、印章管理（一）印章概述1．印章的作用和地位2．印章的式樣3．印章的種類（二）印章的管理和使用1．印章的刻制2．印章的頒發(fā)3．印章的啟用和停用4．印章的管理5．印章的使用二、介紹信的保管和使用（一）介紹信的保管（二）介紹信的使用拓展導(dǎo)向1．辦公室事務(wù)工作（1）辦公室事務(wù)工作（2）辦公室日常事務(wù)管理（3）辦公室事務(wù)工作流程2．相關(guān)資源（1）《辦公室事務(wù)管理》（2）《辦公室主任工作手冊》（3）會議倒水知識第七章辦公室事務(wù)工作（下）學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)安排值班工作第二節(jié)辦理上司臨時交辦的事項第三節(jié)差旅事務(wù)第四節(jié)現(xiàn)金使用與保管拓展導(dǎo)向?qū)W習(xí)目標(biāo)識記：上司臨時交辦事項的特點、差旅錢的準(zhǔn)備事項、差旅計劃的內(nèi)容了解：值班工作的意義、上司臨時交辦事項的范圍、商務(wù)報銷的手續(xù)明確：值班工作的任務(wù)、上司臨時交辦事項的內(nèi)容和處理、各種值班記錄的填寫、上司差旅前和后辦公室工作的內(nèi)零用現(xiàn)金管理的一般程序容、掌握：值班時突發(fā)事件處理的程序和方法、差旅計劃的制作、差旅手續(xù)的辦理第一節(jié)安排值班工作一、值班的含義二、值班工作的意義三、值班工作的任務(wù)與要求四、注意事項五、突發(fā)事件的處理一、值班的含義值班是指一個組織有相關(guān)的專門人員（即值班員）或由有關(guān)人員輪流交替堅守崗位，負責(zé)處理組織一些臨時性的綜合事務(wù)或?qū)ｍ椥缘奶囟ㄊ聞?wù)（如安全值班）。二、值班工作的意義我國有很多組織比如衛(wèi)生、醫(yī)療、能源、安全、交通等部門在節(jié)假日并不休息，需要連續(xù)工作，而且隨著各組織間信息交流和業(yè)務(wù)往來的日益頻繁，許多工作也不可能僅僅在法定的工作時間內(nèi)完成；另外，每個組織還有可能遇到緊急或突發(fā)性事件，這些都需要有專門人員及時進行處理。而上述工作一般都是由各個組織的辦公室通過值班工作來完成的，因此，值班工作對于每個組織和整個社會都具有重大的意義三、值班工作的任務(wù)與要求（一）堅守值班崗位（二）認真處理事務(wù)（三）做好值班記錄（四）熱情接待來人（五）加強安全保衛(wèi)（六）應(yīng)付突發(fā)事件四、注意事項其一，注意建立和健全值班制度，應(yīng)有明確的交接班制度、請假制度和安全保密制度，使值班工作制度化、規(guī)范化。其二，做好值班工作的督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。五、突發(fā)事件的處理（一）偶發(fā)性自然災(zāi)害的處置1．火災(zāi)2．風(fēng)雹災(zāi)害的處置（二）偶發(fā)性人為事故的處置1．較大食物中毒事件的處理2．較大交通事故的處置第二節(jié)辦理上司臨時交辦的事項一、上司臨時交辦事項的范圍二、上司臨時交辦事項的特點三、辦理上司臨時交辦事項的原則四、上司臨時交辦事項的主要內(nèi)容一、上司臨時交辦事項的范圍上司臨時交辦的事項非常廣泛，而且因人而異，大致范圍包括在辦文、辦會、辦事、信息、調(diào)研、督察、接待、協(xié)調(diào)等工作中的臨時性事項。二、上司臨時交辦事項的特點（一）廣泛性（二）臨時性（三）事務(wù)性(四)緊迫性三、辦理上司臨時交辦事項的原則（一）認真積極，耐心細致（二）堅持原則，靈活變通（三）節(jié)約時間，確?？冃?、上司臨時交辦事項的主要內(nèi)容（一）臨時性的會議通知（二）臨時受托催辦（三）受委托做好接待工作（四）臨時受托辦理上級考察事宜（五）向有關(guān)單位人員轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)的指示等第三節(jié)差旅事務(wù)一、旅行前的準(zhǔn)備二、旅行計劃三、上司外出旅行時辦公室人員的工作四、上司回公司上班后辦公室人員的工作一、旅行前的準(zhǔn)備為上司的旅行作好相應(yīng)的準(zhǔn)備，是旅行管理的第一個環(huán)節(jié)，也是很重要的一個環(huán)節(jié)，它關(guān)系到整個旅行行程是否順利。表7-4是旅行準(zhǔn)備的一些主要內(nèi)容。二、旅行計劃（一）地點（二）時間（三）交通工具（四）住宿（五）旅行內(nèi)容（六）資料、物品攜帶（七）工作時間表（八）制作總表（九）備注三、上司外出旅行時辦公室人員的工作1.上司外出旅行時，要確定臨時負責(zé)人。2.上司旅行時，還未完成的日常工作材料，應(yīng)整理清楚，日常事務(wù)，不能積壓，要照常進行。3.電話及來訪者的接待，要與代理上司一起處理。4.做好文件的收發(fā)、整理、傳閱工作。5.與在外地的上司保持暢通的聯(lián)系，并制作聯(lián)系備忘錄和上司的活動時間表。6.及時處理上司傳回的指示。7.上司回來時，準(zhǔn)備好接站的車輛，如有時間，要親往迎接。四、上司回公司上班后辦公室人員的工作1.向上司匯報其旅行期間單位的工作情況。2.上司回來后應(yīng)立即與有關(guān)人員聯(lián)系。3.把整理好的重要文件盡快轉(zhuǎn)交給上司。4.把上司旅行中的材料按重要、緊急的順序進行整理。5.對旅行中幫助、關(guān)照過上司的人，盡快寫好感謝信發(fā)出。6.差旅費應(yīng)按規(guī)定時間盡快報銷。第四節(jié)現(xiàn)金使用與保管一、零用現(xiàn)金的管理要求二、零用現(xiàn)金管理一般程序三、辦理商務(wù)報銷一、零用現(xiàn)金的管理要求1.辦公室人員應(yīng)該嚴格遵守辦公程序和財務(wù)制度，不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”。2.辦公室人員應(yīng)按照組織要求保持一定金額的零用現(xiàn)金，金額不得隨意增減。3.零用現(xiàn)金借支應(yīng)符合國家有關(guān)財務(wù)政策，并按照組織規(guī)定的程序進行相關(guān)手續(xù)的辦理。4.辦公室人員保管備用金應(yīng)符合組織規(guī)定的作業(yè)程序，詳細記錄辦公室開支的明細賬，以備查驗和賬目管理。二、零用現(xiàn)金管理一般程序（一）零用金的設(shè)置劃分（二）零用金額規(guī)定（三）零用金借支程序（四）零用金保管及作業(yè)程序（五）零用金應(yīng)由保管人出具保管收據(jù)，存財務(wù)部，如有短少，概由保管人員負責(zé)賠償。（六）本細則經(jīng)批準(zhǔn)后實施。三、辦理商務(wù)報銷（一）商務(wù)報銷的要求（二）商務(wù)報銷的一般程序拓展導(dǎo)向1．辦公室實務(wù)（1）《現(xiàn)代秘書實務(wù)》（2）領(lǐng)導(dǎo)的差旅事務(wù)（3）日程安排與值班工作2．相關(guān)資源（1）論做好辦公室事務(wù)工作的幾點思考-233校網(wǎng)-論文中心（2）公司值班管理制度（3）中央和國家機關(guān)差旅費管理辦法第八章辦公室保密工作學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)辦公室保密工作基礎(chǔ)知識第二節(jié)文件保密第三節(jié)會議保密、新聞報道保密與計算機保密拓展導(dǎo)向?qū)W習(xí)目標(biāo)識記：秘密、保密、保密工作的含義了解：辦公室保密工作的意義、特點和原則明確：辦公室保密工作的責(zé)任和紀(jì)律掌握：辦公室保密工作的措施和方法第一節(jié)辦公室保密工作基礎(chǔ)知識一、秘密、保密和保密工作的含義二、秘密三、保密四、保密工作五、保密的責(zé)任和紀(jì)律一、秘密、保密和保密工作的含義（一）秘密（二）保密（三）保密工作二、秘密（一）秘密的類型1．按層次劃分2．按內(nèi)容劃分3．按表現(xiàn)形式劃分（二）國家秘密的密級劃分、保密期限和秘密標(biāo)志1．國家秘密的等級2．國家秘密的保密期限3．國家秘密的標(biāo)志4．國家秘密的密級和保密期限的變更三、保密（一）保密范圍1．國家秘密范圍2．組織秘密范圍（二）保密的特點1．封閉性2．利益性3．相對性四、保密工作（一）保密工作的意義1．保密工作關(guān)系到國家命運2．保密工作關(guān)系到國家聲譽3．保密工作關(guān)系到社會的安定4．保密工作關(guān)系到經(jīng)濟發(fā)展5．保密工作關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)者的安全（二）保密工作的原則1．預(yù)防為主2．突出重點3．內(nèi)外有別五、保密的責(zé)任和紀(jì)律（一）保密的責(zé)任1．紀(jì)律責(zé)任2．法律責(zé)任（二）保密的紀(jì)律第二節(jié)文件保密一、收文保密二、閱文保密三、制文保密四、傳遞保密五、攜帶保密六、保管保密七、交接保密八、歸檔保密九、清查保密十、銷毀保密一、收文保密簽收“密件”要嚴格履行簽收手續(xù)，做到事事有手續(xù)，件件有著落。按“密件”的不同密級和緩急程度在“密件”上標(biāo)明“發(fā)授范圍”和“閱讀級限”。二、閱文保密第一，秘密文件應(yīng)由機要人員或指定的人員統(tǒng)一掌握第二，確定秘密文件的閱知范圍第三，規(guī)定秘密文件的借閱地點三、制文保密第一，一切文件在印制前應(yīng)準(zhǔn)確定性，標(biāo)明密級和保密期限，規(guī)定發(fā)放范圍，注明是否可以翻印和復(fù)制第二，涉密文件在制文中形成的草稿、修改稿、簽發(fā)稿、校對清樣等，凡需要保存的，應(yīng)按正式文件的密級和保密期限管理，不需要保存的，應(yīng)及時銷毀第三，打印、印刷過程中形成的蠟紙、襯紙、廢頁、廢件應(yīng)及時銷毀，不能亂堆亂放第四，印制時，要嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的份數(shù)執(zhí)行，不得擅自多印多留第五，復(fù)印文件必須經(jīng)過請示，履行審批、登記手續(xù)，對復(fù)印件要等同原件一樣管理四、傳遞保密傳遞保密工作要做到如下方面：第一，文件的傳遞應(yīng)履行登記手續(xù)。第二，遞送秘密文件，應(yīng)由秘書科機要部門人員遞送。若通過郵局遞送，不得通過普通郵政郵寄。機要人員傳遞絕密件應(yīng)實行兩人護送制。第三，機要通信人員外出遞送秘密文件時，要密不離人；不得辦理與遞送文件無關(guān)的事，堅持專程遞送。第四，要自覺服從機要交換站的管理，嚴格公文交換制度。第五，以電子郵件形式上網(wǎng)傳遞的文件，要有嚴格的審批手續(xù)。五、攜帶保密不準(zhǔn)攜帶秘密文件和秘密資料參加社交活動或出入公共場所。確因工作需要必須攜帶秘密文件的，應(yīng)采取必要的保密措施，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，采取安全措施，并遵照有關(guān)部門的規(guī)定執(zhí)行六、保管保密秘密文件必須放在保密有保障的庫房或文件柜內(nèi)，絕密文件應(yīng)單獨存放，并經(jīng)常檢查保密情況。對平時工作使用的秘密文件，應(yīng)在用后隨手入柜加鎖。個人不得保存秘密文件七、交接保密文書工作人員在工作調(diào)動或離退休時，必須嚴格履行交接手續(xù)。在移交文件時，要造冊、核對，并辦理簽字手續(xù)，決不能搞“信任交接”八、歸檔保密辦理完畢的秘密文件，有查考、保存價值的要及時立卷歸檔；無查考、保存價值的要立即銷毀九、清查保密定期清查秘密文件。分發(fā)和借出去的應(yīng)按時清退；若發(fā)現(xiàn)有丟失的，要及時追查處理十、銷毀保密銷毀秘密文件時，必須先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，然后登記造冊。秘密、機密級文件應(yīng)派專人護送到指定的造紙廠監(jiān)督銷毀；絕密文件和密碼電報應(yīng)指定專人在組織內(nèi)焚燒干凈第三節(jié)會議保密、新聞報道保密與計算機保密一、會議保密二、新聞報道保密三、電子計算機信息保密一、會議保密（一）會前保密1．嚴格審定到會人員2．聯(lián)系保衛(wèi)部門3．選擇會址，確保設(shè)施4．通知保密5．文件保密（二）會中保密1．嚴格管理會場出入2．重視保密教育3．搞好安全保衛(wèi)工作。（三）會后保密1．及時做好會議文件的清退工作2．及時做好會場住地的清查工作3．做好秘密文件的保密投遞工作4．確定會議傳達范圍5．文件保密二、新聞報道保密新聞報道保密措施和方法第一，劃清保密范圍和保密項目第二，建立審查制度第三，嚴格區(qū)分內(nèi)外第四，加強對秘密刊物和內(nèi)部刊物的管理三、電子計算機信息保密（一）確保計算機工作人員的純潔可靠（二）確保電子計算機房的安全保密（三）計算機啟用前要進行安全保密檢查（四）加強教育，建立健全制度（五）維護計算機網(wǎng)絡(luò)的保密安全拓展導(dǎo)向相關(guān)資料1．《中華人民共和國保密法》2．《國家秘密保密期限的規(guī)定》3．《保密法實施辦法》4．《黨和國家工作人員保密守則》第九章辦公室工作自動化學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)辦公自動化概述第二節(jié)辦公室局域網(wǎng)第三節(jié)資源管理自動化第四節(jié)事務(wù)處理自動化拓展導(dǎo)向?qū)W習(xí)目標(biāo)識記：辦公自動化的相關(guān)概念了解：辦公自動化的功能、發(fā)展趨勢和注意事項明確：IE常用設(shè)置和局域網(wǎng)的建立、設(shè)置掌握：辦公事務(wù)處理和辦公資源管理自動化的操作方法第一節(jié)辦公自動化概述一、辦公自動化的含義二、辦公自動化系統(tǒng)的功能三、辦公自動化的發(fā)展趨勢——網(wǎng)絡(luò)化辦公四、辦公自動化的注意事項一、辦公自動化的含義辦公自動化一個典型的辦公自動化系統(tǒng)大致包括人員、辦公信息、組織機構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具和辦公環(huán)境等要素。二、辦公自動化系統(tǒng)的功能（一）事務(wù)處理（二）資源管理（三）決策支持三、辦公自動化的發(fā)展趨勢——網(wǎng)絡(luò)化辦公（一）網(wǎng)絡(luò)化辦公的特點1．資源共享2．便于合作3．便于管理（二）網(wǎng)絡(luò)化辦公的應(yīng)用范圍1．共享數(shù)據(jù)資源2．共享硬件資源3．實現(xiàn)即時通信四、辦公自動化的注意事項（一）做好設(shè)備的購置１．適用性原則2．擇優(yōu)選用原則3．?dāng)U充繼承原則4．價格合理原則（二）注重應(yīng)用軟件的開發(fā)（三）抓好辦公人員的培訓(xùn)第二節(jié)辦公室局域網(wǎng)一、Windows7電腦中創(chuàng)建家庭組二、自定義共享資源一、Windows7電腦中創(chuàng)建家庭組在Windows7系統(tǒng)中打開“控制面板”→“網(wǎng)絡(luò)和Internet”，點擊其中的“家庭組”，顯示家庭組的設(shè)置區(qū)域。如果當(dāng)前使用的網(wǎng)絡(luò)中沒有其他人已經(jīng)建立的家庭組存在的話，則會看到Windows7提示你創(chuàng)建家庭組進行文件共享。此時點擊“創(chuàng)建家庭組”，就可以開始創(chuàng)建一個全新的家庭組網(wǎng)絡(luò)，即局域網(wǎng)。見圖9-1。二、自定義共享資源在Windows7系統(tǒng)中，文件夾的共享比WindowsXP方