公司班組會(huì)議管理制度

公司班組會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

1.為規(guī)范公司班組會(huì)議的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議內(nèi)容的貫徹落實(shí)，根據(jù)公司相關(guān)制度，特制定本制度。

2.本制度適用于公司內(nèi)部各班組會(huì)議的組織、召開(kāi)和管理工作。

二、定義

1.班組會(huì)議：指公司內(nèi)部各班組為了溝通工作、解決問(wèn)題、部署任務(wù)、提高工作效率而召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議。

2.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)組織、主持會(huì)議的人員。

3.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、整理會(huì)議紀(jì)要的人員。

三、基本原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間、規(guī)模和費(fèi)用。

2.會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，反對(duì)形式主義，禁止召開(kāi)無(wú)關(guān)緊要的會(huì)議。

3.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)具有針對(duì)性和操作性，確保會(huì)議決策的貫徹執(zhí)行。

四、會(huì)議類(lèi)別

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)決定召開(kāi)的會(huì)議。

3.專(zhuān)題會(huì)議：針對(duì)特定問(wèn)題或項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議。

五、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：由各班組長(zhǎng)或負(fù)責(zé)人擔(dān)任。

2.必須參會(huì)人員：與會(huì)議議題直接相關(guān)的班組成員。

3.邀請(qǐng)參會(huì)人員：與會(huì)議議題有一定關(guān)聯(lián)的其他部門(mén)或人員。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，參會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘到場(chǎng)，會(huì)議主持人有權(quán)對(duì)遲到人員進(jìn)行批評(píng)。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意接打電話、玩手機(jī)。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，積極參與討論，發(fā)言要簡(jiǎn)明扼要。

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送至相關(guān)人員進(jìn)行落實(shí)。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門(mén)所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，公司管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議主持人應(yīng)提前制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)、順序和預(yù)期目標(biāo)。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少1個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程和參會(huì)人員名單等內(nèi)容。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)，明確會(huì)議紀(jì)律。

3.會(huì)議討論：根據(jù)議程安排，依次進(jìn)行議題討論。會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，確保討論充分、深入。

4.會(huì)議決策：針對(duì)討論的議題，會(huì)議主持人組織參會(huì)人員進(jìn)行表決或決策，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議記錄與紀(jì)要整理

1.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、參會(huì)人員發(fā)言和會(huì)議決議等信息。

2.紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容和會(huì)議決議等內(nèi)容。

3.紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人審批。會(huì)議主持人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作。

四、會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)與落實(shí)

1.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要審批通過(guò)后，由會(huì)議記錄人及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送至參會(huì)人員和相關(guān)人員。

2.落實(shí)會(huì)議決議：參會(huì)人員和相關(guān)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，執(zhí)行會(huì)議決議，確保工作任務(wù)的完成。

五、會(huì)議反饋與總結(jié)

1.會(huì)議反饋：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果、組織等方面的反饋意見(jiàn)，以便改進(jìn)會(huì)議管理。

2.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人應(yīng)定期對(duì)會(huì)議召開(kāi)情況進(jìn)行總結(jié)，分析會(huì)議效果，為今后會(huì)議召開(kāi)提供借鑒。

六、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)將會(huì)議簽到表、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議反饋等資料整理歸檔，保存期限為一年。

2.歸檔資料應(yīng)便于查閱，確保公司班組會(huì)議管理的連續(xù)性和完整性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審批通過(guò)后，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布前，應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

二、會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.各參會(huì)人員和相關(guān)人員收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)按照會(huì)議決議要求，立即開(kāi)展相關(guān)工作。

2.會(huì)議主持人或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。

3.對(duì)于涉及跨部門(mén)協(xié)作的事項(xiàng)，會(huì)議主持人應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)，推動(dòng)工作順利進(jìn)行。

三、會(huì)議決議的反饋與匯報(bào)

1.各責(zé)任人在會(huì)議決議執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人反饋工作進(jìn)展、遇到的問(wèn)題及解決方案。

2.會(huì)議主持人定期組織會(huì)議，聽(tīng)取各責(zé)任人關(guān)于會(huì)議決議執(zhí)行情況的匯報(bào)，并對(duì)存在問(wèn)題予以協(xié)調(diào)解決。

四、會(huì)議決議的檢查與評(píng)估

1.會(huì)議主持人或指定專(zhuān)人定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，評(píng)估工作成效。

2.對(duì)未按期完成或執(zhí)行不力的會(huì)議決議，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并督促責(zé)任人盡快落實(shí)。

五、會(huì)議紀(jì)要的更新與閉環(huán)

1.會(huì)議紀(jì)要中的事項(xiàng)完成后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要，注明完成情況。

2.對(duì)于已完成的會(huì)議決議，會(huì)議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)工作成果進(jìn)行驗(yàn)收，確保會(huì)議目標(biāo)達(dá)成。

3.會(huì)議紀(jì)要的更新和閉環(huán)情況應(yīng)作為會(huì)議管理的一項(xiàng)重要指標(biāo)，納入相關(guān)人員的工作考核。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與應(yīng)用

1.完成更新的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)歸檔，以便于今后的查詢(xún)和應(yīng)用。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行，確保資料的完整性和可追溯性。

3.會(huì)議紀(jì)要中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)應(yīng)作為今后工作改進(jìn)的依據(jù)，為公司發(fā)展提供支持。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，由會(huì)議主持人或指定人員負(fù)責(zé)。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需填寫(xiě)會(huì)議室申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息。

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，對(duì)于沖突情況，由管理部門(mén)協(xié)調(diào)解決。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、白板、音響設(shè)備等。

2.管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)維修或更換損壞設(shè)備。

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔，會(huì)議前后需進(jìn)行衛(wèi)生清理，確保為參會(huì)人員提供良好的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，愛(ài)護(hù)設(shè)施，不得隨意移動(dòng)或損壞設(shè)備。

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室空氣流通，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)確保關(guān)閉所有設(shè)備電源，關(guān)閉門(mén)窗，確保會(huì)議室安全。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施正常。

2.管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行會(huì)議室安全檢查，排除安全隱患。

3.會(huì)議期間，如發(fā)生緊急情況，會(huì)議主持人應(yīng)立即組織人員疏散，并按照公司應(yīng)急預(yù)案處理。

五、會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間

1.會(huì)議室的開(kāi)放時(shí)間應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況制定，并在顯著位置公示。

2.特殊情況下，管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間，并及時(shí)通知相關(guān)人員。

六、會(huì)議室費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用，如耗材、設(shè)備維修等，由使用部門(mén)承擔(dān)。

2.管理部門(mén)應(yīng)建立健全會(huì)議室費(fèi)用管理制度，合理控制成本，提高會(huì)議室使用效率。

七、會(huì)議室管理與改進(jìn)

1.管理部門(mén)應(yīng)定期收集會(huì)議室使用反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議室配置和管理制度。

2.鼓勵(lì)員工提出會(huì)議室管理改進(jìn)建議，提高會(huì)議室使用滿(mǎn)意度，為公司各項(xiàng)工作提供支持。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門(mén)