縣檔案館依法規(guī)范收集檔案實(shí)施細(xì)則

XX縣檔案館依法規(guī)范收集檔案實(shí)施細(xì)則

第一條為了全面推進(jìn)檔案收集移交規(guī)范化建設(shè)和加強(qiáng)

法治檔案建設(shè)，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化XX縣檔案館館藏，建成

服務(wù)保障縣委、縣中心工作和方便服務(wù)群眾的檔案信息資源

提供利用中心，規(guī)范完善信息發(fā)布平臺(tái)，根據(jù)《檔案法》《檔

案法實(shí)施辦法》、《XX省檔案管理?xiàng)l例》以及檔案局9號(hào)令關(guān)

于《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，結(jié)合我縣實(shí)際

情況，依法科學(xué)界定XX縣檔案館檔案收集規(guī)范，制定本實(shí)

施細(xì)則。

第二條本細(xì)則適用于XX縣檔案館接收范圍的政機(jī)關(guān)、

團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱單位）和個(gè)人。

第三條本細(xì)則所稱收集，是指按照有關(guān)規(guī)定，XX縣檔

案館定期接收單位和個(gè)人形成的各種文字、圖表、聲像、實(shí)

物、電子等形態(tài)的檔案；有助于了解檔案內(nèi)容和立檔單位歷

史的各種資料；以及有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)

備。

第四條檔案收集工作貫徹科學(xué)發(fā)展、以人為本的理

念，本著維護(hù)XX歷史真實(shí)面貌、全面反映我縣發(fā)展歷程、

便于社會(huì)各方面利用的原則，按照收集齊全、整理規(guī)范、編

目準(zhǔn)確、移交及時(shí)的要求依法開展。

第五條列入XX縣檔案館接收范圍的單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔

1

案資料管理，按規(guī)定時(shí)限和要求向縣檔案館移交檔案資料，

任何單位和個(gè)人不得將屬于所有的檔案資料據(jù)為己有，違者

按監(jiān)察部第30號(hào)令查處。

第六條XX縣檔案館依法接收下列組織機(jī)構(gòu)的檔案：

KXX縣委及其所屬各部門；縣代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu);

縣及其所屬各部門和單位；縣政協(xié)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；XX縣紀(jì)律

檢查委員會(huì)；縣法院、縣檢院。

同時(shí)接收以上機(jī)構(gòu)的下屬單位和直屬的臨時(shí)性機(jī)構(gòu)形

成的應(yīng)移交進(jìn)館的檔案。

2、民革XX支委，民盟XX支委，民建XX支委等各民

主派機(jī)關(guān)。

3、縣總工會(huì)、共青團(tuán)XX縣委、縣婦聯(lián)、縣科協(xié)、縣

文聯(lián)、縣殘聯(lián)、縣工商聯(lián)、縣紅十字會(huì)等團(tuán)體。

4、縣屬文化、教育、衛(wèi)生、體育、科研等事業(yè)單位。

5、縣屬國有企業(yè)。

6、縣直屬工作部門的派出性單位，其形成的檔案一般

作為派出單位全宗的組成部分。

7、屬于縣和上級(jí)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，其形成的檔案以

反映本縣某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的單位。

8、撤銷的縣直機(jī)關(guān)、團(tuán)體和撤銷、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制、合并

的縣屬企業(yè)、事業(yè)單位。

第七條縣檔案館依法收集新成立前下列各個(gè)歷史時(shí)

9

期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、著名人物的檔案：

1、全縣各級(jí)組織、政權(quán)、地方和群眾團(tuán)體。

2、歷代縣級(jí)政權(quán)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位。

3、與XX有關(guān)的著名歷史人物。

第八條縣檔案館依法收集本縣下列重大活動(dòng)、重要事

件形成的檔案：

1、XX省委、省在本縣召開的重要會(huì)議；XX市委、市

在本縣召開的重要會(huì)議。

2、領(lǐng)導(dǎo)人在本縣參加的重要會(huì)議、視察、考察、調(diào)查

研究和工作指導(dǎo)等活動(dòng)。

3、外國元首、首腦等高級(jí)政界人士和境外各界知名人

士、友好團(tuán)體在本縣的考察、訪問等重要外事活動(dòng)。

4、XX縣委、縣人大、縣、縣政協(xié)、縣X委召開的重要

會(huì)議。

5、XX縣委、縣人大、縣、縣政協(xié)、縣X委主要負(fù)責(zé)人

出國訪問、考察等外事公務(wù)活動(dòng)。

6、全縣性重大經(jīng)濟(jì)、科技、文化、體育、外事、宗教

活動(dòng)，嚴(yán)重自然禍患和重大責(zé)任事故搶救處理，其它具有

重大影響或較大規(guī)模的活動(dòng)。

7、全縣重大工程項(xiàng)目的科研論證、項(xiàng)目申報(bào)、審查批

復(fù)、計(jì)劃安排、勘測設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行使用

等文件材料。

第九條凡涉及到與民生相關(guān)的材料，包括社會(huì)保險(xiǎn)檔

案、就業(yè)人員檔案、失業(yè)人員檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、

城市拆遷檔案、環(huán)境檢測檔案、學(xué)籍檔案和企業(yè)職工檔案等

專業(yè)檔案均列入檔案館的收集范圍。

第十條經(jīng)協(xié)商同意，縣檔案館收集或代存本縣社會(huì)組

織、重要的中外合資、集體、民營企事業(yè)單位和典型個(gè)體工

商專業(yè)戶、基層群眾自治組織、家庭和各階層、各行業(yè)代表

人物形成的對(duì)和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案。

第十一條縣直單位和個(gè)人形成的以下各種門類、各種

載體形態(tài)的檔案，均列入接收范圍：

1、文書檔案

2、科技檔案

3、專門檔案

4、聲像檔案

5、實(shí)物檔案

6、電子檔案及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本

第十二條縣檔案館依法接收保管期限為永久和30年

以上（含30年）的檔案。

第十三條縣檔案館在收集檔案時(shí)，同時(shí)收集反映本縣

歷史與本縣經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展有關(guān)的歷代文獻(xiàn)資料，收集有助

于了解檔案內(nèi)容及其立檔單位情況的各種資料，包括各種文

件匯集、資料匯編、統(tǒng)計(jì)資料、大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、傳

4

記、回憶錄、報(bào)紙、刊物、圖片、年鑒、史志、家譜、族譜

和反映本縣民間習(xí)俗、風(fēng)土人情、宗信、文物古跡等方面的

資料。

第十四條縣檔案館在收集檔案時(shí)，同時(shí)收集有助于管

理和利于特殊載體檔案所必需的電子、音像等專用設(shè)備。

第十五條縣檔案館收集與本縣有關(guān)的、經(jīng)省部級(jí)以上

單位認(rèn)定的地方名牌、名勝等檔案。

第十六條縣檔案館收集與本縣有關(guān)的下列人物的手

跡、手稿、著述、信件、日記、聲像、譜、地契、地圖、實(shí)

物等檔案材料：

1、擔(dān)任過副縣級(jí)以上政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)或相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)

人。

2、被授予中將以上軍銜或擔(dān)任過正軍職以上領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)

的軍人，獲軍委英模榮譽(yù)稱號(hào)的英模人物，其他具有一定社

會(huì)影響的著名軍人。

3、勞模、“五一”勞動(dòng)獎(jiǎng)?wù)芦@得者，具有重要影響和

名望的企業(yè)家。

4、擔(dān)任科學(xué)院院士、工程院院士一級(jí)在某項(xiàng)科學(xué)技術(shù)

領(lǐng)域有突出成就的專家、學(xué)者、最高科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)獲得者。

5、奧運(yùn)會(huì)獎(jiǎng)牌獲得者，亞運(yùn)會(huì)及其他重大國際體育比

賽項(xiàng)目冠軍、亞軍及在國內(nèi)外知名度較高的運(yùn)動(dòng)員、教練員。

6、在國內(nèi)外有重要影響、成就突出的社會(huì)活動(dòng)家、文

A

學(xué)家、藝術(shù)家、教育家、醫(yī)學(xué)家、著名華僑領(lǐng)袖、宗教界著

名人士，非遺傳人及代表性人物，著名民間藝（匠）人和其

他著名人士。

第十七條全面加強(qiáng)縣檔案館發(fā)布信息平臺(tái)，縣檔案館

統(tǒng)接收、管理縣級(jí)各部門形成的信息，包括單位公開文件、

涉密文件及其它文書資料須一并移交。

第十八條進(jìn)館單位和檔案門類，由縣檔案局以文件形

式按計(jì)劃分批公布。

第十九條縣檔案館對(duì)涉密檔案按特別程序管理，單位

移交涉密檔案時(shí)需注明涉密范圍和解密時(shí)限，未注明的縣檔

案館將按有關(guān)信息解密規(guī)定執(zhí)行。

第二十條進(jìn)館檔案應(yīng)當(dāng)保持全宗的完整性，一個(gè)立檔

單位形成的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案作為一個(gè)整體，

不得割裂分散。

第二十一條進(jìn)館單位要嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，

做到檔案分類科學(xué)、文件排列有序、檔號(hào)編制規(guī)范、檢索體

系完備。

1、文書檔案的整理。2003（不含）年以前以卷為單位

的文書檔案整理標(biāo)準(zhǔn)按照《XX省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范》執(zhí)行。

案卷按不同保管期限分別編流水號(hào)，一卷一號(hào)，不能出現(xiàn)重

號(hào)或空號(hào)。案卷卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表項(xiàng)目的填寫要規(guī)范、

工整，要逐頁編寫卷內(nèi)文件頁號(hào)，并準(zhǔn)確填寫全宗號(hào)、目錄

A

號(hào)、案卷號(hào)。

2003(含)年以后以件為單位的文書檔案的整理要符

合《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2000)的要求。

2、科技檔案的整理要符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的

一般要求》(GB/T11822—2008)o

3、照片檔案的整理要符合《照片檔案整理規(guī)范》

(GB/T11821—2002)的要求。

4、電子文件的整理要符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》

(GB/T18894—2002)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

5、磁性載體檔案，如：錄音、錄像等檔案的整理要符

合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15—1995)的要

求。

6、專門檔案的整理要符合業(yè)務(wù)主管部門和檔案行政管

理部門聯(lián)合制發(fā)的專門檔案管理辦法的要求。

7、實(shí)物檔案按照XX省檔案館的有關(guān)要求整理編目。

第二十二條進(jìn)館單位要嚴(yán)格按照有關(guān)要求建立全宗

卷，編制全宗指南、案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、

機(jī)讀目錄等必備的檢索工具，隨同檔案資料一并移交。

1、依據(jù)《全宗卷規(guī)范》(DA/T12—1994)和《全宗指

南編制規(guī)范》(DA/T14—1994)建立全宗卷、編寫全宗指南。

2、文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，以卷為單位的編制案卷目錄、

全引目錄；以件為單位的編制歸檔文件目錄。

7

3、編制科技檔案總目錄和分類目錄。

4、編制會(huì)計(jì)檔案目錄。

5、編制人物檔案目錄。

6、編制重大活動(dòng)檔案登記目錄。

7、編制公開信息目錄。

8、編制照片、錄音、錄像檔案的文件級(jí)目錄。

9、編制實(shí)物檔案登記目錄。

10、編制資料登記目錄。

以上檢索工具必須使用符合規(guī)定的檔案管理系統(tǒng)錄入

計(jì)算機(jī)；各種檢索工具打印一份并用專用裝具裝訂，機(jī)讀目

錄刻錄成光盤。

第二十三條列入縣檔案館接收范圍的檔案資料，應(yīng)當(dāng)

以全宗為單位，按門類有計(jì)劃分步驟地向縣檔案館移交。

第二十四條列入縣檔案館接收范圍的檔案，依法應(yīng)當(dāng)

按規(guī)定時(shí)間向縣檔案館移交：

1、縣直機(jī)關(guān)、團(tuán)體形成的文書檔案和專門檔案，一般

自形成之日起滿10年移交；照片檔案、錄音錄像檔案、實(shí)

物檔案、電子檔案等隨文書一并移交。

2、重大活動(dòng)檔案，設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，活動(dòng)結(jié)束時(shí)移交;

未設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，按有關(guān)規(guī)定辦理。

3、信息（紙質(zhì)和電子版）須依照形成時(shí)間于次月時(shí)限按

成文編號(hào)全部移交縣檔案館，違者依照監(jiān)察部第30號(hào)令查

處。

4、縣直機(jī)關(guān)、團(tuán)體在撤銷時(shí)，縣屬企業(yè)、事業(yè)單位在

撤銷、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制、合并時(shí)，臨時(shí)性單位在工作結(jié)束時(shí)，其

永久、長期、短期檔案全部移交縣檔案館。

5、其他單位和個(gè)人檔案的接收時(shí)間，可以參照政機(jī)關(guān)

檔案接收時(shí)間確定，也可以協(xié)商確定。

6、確因?qū)嶋H需要，經(jīng)縣檔案館同意，可以提前或延期

移交。如由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的

檔案，經(jīng)縣檔案館同意，可以提前接收；專業(yè)性較強(qiáng)或者需

要保密的檔案，可以適當(dāng)延長接收時(shí)間。

7、附件中名單一所列單位為本細(xì)則發(fā)布之日起執(zhí)行移

交單位；名單二所列單位具體移交進(jìn)館時(shí)間由縣檔案館視情

況而定。

第二十五條縣檔案館依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)進(jìn)館檔案質(zhì)量

檢查驗(yàn)收，合格后方可移交進(jìn)館。移交時(shí)，依據(jù)目錄清單核

對(duì)進(jìn)館檔案資料，填寫檔案資料交接文據(jù)。

第二十六條縣委、縣每年對(duì)在檔案資料移交進(jìn)館工作

中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，依據(jù)《檔案法》及實(shí)施辦法、

《XX省檔案管理?xiàng)l例》和《XX省重大活動(dòng)檔案管理辦法》

的規(guī)定給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)不按規(guī)定移交的或無正當(dāng)理由拒

不移交的單位，在全縣范圍進(jìn)行通報(bào)批評(píng)；造成檔案損毀流

失嚴(yán)重者，按照監(jiān)察部第30號(hào)令《檔案管理違法違紀(jì)行為