辦公用品管理規(guī)定辦公用品的分類、保管與發(fā)放規(guī)定

辦公用品管理規(guī)定

第一章總則

第一條為規(guī)范公司辦公用品的使用管理，制定本規(guī)定。

第二條行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品的管理與發(fā)放。（電腦及附屬設(shè)備的購置與

管理，由信息部設(shè)專人負(fù)責(zé)）。

第二章分類

第三條辦公用品分為：辦公文具、印刷品及低值易耗品三種。

1、辦公文具分為文具消耗品、管理消耗品、管理品三種。

a.文具消耗品：鉛筆、筆芯、刀片、膠水、大頭針、圖釘、筆記本、復(fù)寫

紙、修正液、復(fù)印紙、卷宗、標(biāo)簽、便簽、記錄紙、橡皮、夾子及各種

表格等。

b.管理消耗品：簽字筆、圓珠筆、熒光筆、電池等。

c.管理品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、尺子、計算器、印泥、筆筒、文件

夾、文件筐等。

2、低值易耗品：辦公用文件柜、辦公桌椅、電腦桌椅、電話機(jī)、應(yīng)急燈、

電風(fēng)扇、電暖氣、飲水機(jī)等。

3、印刷品：各種原始記錄、辦公用表格、名片、信封等。

第三章管理內(nèi)容

第四條每月20日，各部門及子公司將下月所需辦公用品計劃提交行政部，

行政部依據(jù)各部門的使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，編制公司辦公用品采購計一劃，W

1000元由總裁審批，＞1000元由董事長審批。（各部門月度所需打印紙

由本部門在每月25日前報信息部，由信息部統(tǒng)一匯總編制采購計劃，報

公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購部依照采購程序?qū)嵤┎少?，由信息部統(tǒng)一編號登

記發(fā)放）。

第五條行政部依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的采購計劃，編制比價審批表送監(jiān)審部審核

比價，監(jiān)審部組織對辦公用品的供方進(jìn)行資質(zhì)認(rèn)定，對《購銷合同》進(jìn)行

審核、比價后逐級上報，經(jīng)批準(zhǔn)后實施。

第六條采購部接到辦公用品采購計劃后，應(yīng)在7日內(nèi)采購到位。

第七條辦公用品采購到位后，由采購員、行政部、倉儲共同進(jìn)行驗收合格

后，由采購員辦理入庫手續(xù)，具體程序嚴(yán)格按照《倉庫管理規(guī)定》的相關(guān)

條款執(zhí)行。

第八條經(jīng)驗收合格的辦公用品，由行政部辦理出庫手續(xù)統(tǒng)一領(lǐng)回。于每月

5—10日按計劃進(jìn)行發(fā)放。其他時間不予辦理。

第九條辦公用品由行政部設(shè)專庫存放，專人管理，并建立辦公用品管理臺

帳，

做到日清月結(jié)，帳、物相符。各部門要建立辦公用品使用臺帳，筆記本領(lǐng)

用要以舊換新，部門登記號碼。

第十條公司新聘工作人員的辦公用品，行政部根據(jù)其部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的

名

單和用品清單，按標(biāo)準(zhǔn)給予配備。

第十一條文具消耗品要本著節(jié)約使用的原則，由行政部確定實際耗用天數(shù)，

規(guī)

定領(lǐng)用管理標(biāo)準(zhǔn)（如鉛筆每月每人發(fā)放一支），管理消耗品必須實行“以

舊換

新”原則。

第十二條各部門使用的各類表格要結(jié)合公司實際設(shè)計，由分管總監(jiān)確認(rèn)，報

企

劃部審核。各部門于每年11月份提報下年度常規(guī)用印刷品計劃及印刷申

請，

經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)行政部審核簽字，報總裁或董事長批準(zhǔn)，常規(guī)印刷品由總裁批

準(zhǔn)，

秘密級印刷品必須由董事長批準(zhǔn)后由行政部統(tǒng)一外出印刷。印刷數(shù)量要節(jié)

約、

合理，無特殊原因同一表格在一年內(nèi)不能重復(fù)印刷。

第十三條行政部接到表格外印計劃后，應(yīng)在25日內(nèi)完成。

第十四條首次印刷品，初稿必須通過部門自報，自檢，分管總監(jiān)確認(rèn)，企劃

部審核，總裁或董事長批準(zhǔn)定稿后印刷，審核過程應(yīng)設(shè)計固定表格，由審

核人簽字確認(rèn)，形成臺帳備查。

第十五條每件價值在20元以上，使用年限在1年以上的辦公器具，須經(jīng)總

裁

批準(zhǔn)領(lǐng)用，并登記個人器具臺帳。

第十六條辦公桌椅、文件柜等低值易耗品由行政部根據(jù)實際需要統(tǒng)一調(diào)配，

并

進(jìn)行編號登記，建立總帳和部門分臺帳。

第十七條辦公用品的報廢，要做好登記，在報廢申請表上注明用品名稱、價

格、

數(shù)量及報廢處理的相關(guān)事項報總裁批準(zhǔn)后核銷。

第十八條標(biāo)準(zhǔn)限額

1、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：以實際工作需求為標(biāo)準(zhǔn)，董事長、總裁每月標(biāo)準(zhǔn)不超過10

元，部門負(fù)責(zé)人及總監(jiān)每月不超過6元，普通職員每月不超過4元。

2、例會記錄本、電話登記本、交接記錄、檔案袋、繪圖紙、復(fù)寫紙等，

根據(jù)各部門的需求量，列入月度和年度領(lǐng)用計劃，由各部門按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，

并由行政部監(jiān)督考核。

第十九條辦公用品如超計劃領(lǐng)用，必須由分管總監(jiān)審核確認(rèn)后，行政部方可

給

予發(fā)放。

第二十條行政部每年1月5日前將上年度各部門辦公用品實際使用情況（包

括

印刷品費用）匯總制表上報總裁。

第四章檢查與考核

第二十一條各部門辦公用品的領(lǐng)用，由行政部每月匯總統(tǒng)計，并與計劃數(shù)對

比

審核，將審核結(jié)果及處理意見報上級批準(zhǔn)后兌現(xiàn)，對超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)

人扣罰5分。

第二十二條對無故損壞或丟失用品的責(zé)任人，由行政部負(fù)責(zé)做出經(jīng)濟(jì)處罰或

部門名稱行政部流程名稱賠

層次2概要公司辦公用品的管理償?shù)奶?/p>

部門董事會總裁分管總監(jiān)監(jiān)察審計部行政部使用部門物流部

節(jié)點ABCDEFG理意見

經(jīng)公司

領(lǐng)導(dǎo)批

準(zhǔn)后兌

現(xiàn)。

第五章

附則

第二十

三條

本規(guī)定

自頒布

之日起

實施，

同時舊

版本自

行廢

止。

第二十

四條

本規(guī)定

由行政部負(fù)責(zé)解釋，修改亦同。

公用品

管理流

程

結(jié)束

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題目辦公用品的管理制度

編號SMP-014-01頁數(shù)共5頁第1頁

頒發(fā)部門行政部QA審核年月日

起草人年月日批準(zhǔn)人年月日

部門審核年月日生效日期年月日

分發(fā)部門公司各部門、車間

目的：為使公司辦公用品管理合理化，滿足工作需要及節(jié)約費用，本著“計劃管理、

統(tǒng)一采購”的原則，特制訂本規(guī)定。

適用范圍：所有辦公用品。

責(zé)任人：行政部經(jīng)理、采購員、倉庫管理員、行政部辦公用品管理員。

內(nèi)容：

1.本規(guī)定所指的辦公文具分為消耗品、管理消耗品、管理品三類；辦公設(shè)備是指用于

文件處理、財務(wù)管理、文件資料管理等事務(wù)的計算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備、資料保管設(shè)

備、會議室設(shè)備、辦公區(qū)生活保障設(shè)備等；辦公器材是指辦公事務(wù)使用的各種常用低

值易耗品和低值耐用品。

1.2申購程序

1.2.1辦公文具用品由行政部每月30日集中采購，各部門每月25日前提出下月辦公用

品文具需求計劃交至行政部。行政部根據(jù)庫存量情況及正常消耗水平，確定訂購數(shù)

量，編制采購計劃及所購用品價格預(yù)算表，由行政部經(jīng)理審核，常務(wù)副總經(jīng)理審批后

方可購買。

1.2.2辦公設(shè)備及器材采取定期計劃與臨時申請相結(jié)合。對于可預(yù)見的必須品，實行定

期計劃采購；對于無法預(yù)見的、專項性的和臨時應(yīng)急使用的物品，可臨時申請采購，

其申購程序與辦公文具一致。

1.2.3行政部將已批復(fù)的采購計劃和預(yù)算原件交至財務(wù)部，復(fù)印件留底備查。

1.3.采購程序

L3.1辦公用品由行政部派專人，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的采購申請單統(tǒng)一采購，為了獲取

折扣節(jié)約成本，在對價格和質(zhì)量進(jìn)行比較后，應(yīng)固定在一、二家店購買。

1.3.2購買時，采購人員須對辦公用品的質(zhì)量認(rèn)真挑選，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時退貨或更

換。

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1.3.3行政部指定專人負(fù)責(zé)對采購的辦公用品進(jìn)行核實清點，并在《入庫單》上簽字驗

收，保留采購清單復(fù)印件備用。

1.3.4采購人員應(yīng)按照公司關(guān)于費用報銷的規(guī)定及時報銷。

L4領(lǐng)用程序

1.4.1行政部應(yīng)建立辦公文具用品、辦公設(shè)備及器材領(lǐng)用臺帳，臺帳應(yīng)與采購入庫單、

領(lǐng)用單和實際庫存總額相符。

1.4.2員工統(tǒng)一在行政部領(lǐng)取辦公用品，并在《辦公用品個人領(lǐng)用表》上簽字。

1.4.3新員工到職，由行政部負(fù)責(zé)發(fā)給常用辦公用品一套（包括：筆筒、剪刀、圓珠

筆、書寫筆、膠棒、回形針），并讓新員工在《辦公用品個人領(lǐng)用表》上簽字。

1.4.4員工應(yīng)在自己領(lǐng)取的辦公用品上貼標(biāo)識，以防混用或丟失。

1.4.5各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則，有計劃地領(lǐng)取辦公用品，杜絕浪費。

1.5管理

1.5.1辦公用品須帳物數(shù)目一致，設(shè)立庫存最高量和最低量，以避免出現(xiàn)領(lǐng)用不足或積

存的現(xiàn)象。同時辦公用品管理員須定期進(jìn)行庫存盤點并填寫《辦公用品盤存表》。

1.5.2凡屬各部門可共用或價格較高的大型辦公用品應(yīng)擺放在一固定地點，各部門用后

歸放原處，以便其他員工使用，也利于統(tǒng)一管理。

1.5.3個人領(lǐng)用的辦公文具用品每三個月進(jìn)行核算一次，對于超出使用標(biāo)準(zhǔn)的，將從工

資中扣除所超出的費用。

1.5.4辦公用品僅供員工辦公使用，不得另作他用或拿回家私用。

1.5.5員工離職時，應(yīng)將《個人辦公用品領(lǐng)用表》上所列的辦公用品一并退回（消耗品

除外）。

2.附則

2.1本規(guī)定自頒布之日起試行；

2.2本規(guī)定解釋權(quán)歸行政部。

附件1：部分非消耗辦公用品領(lǐng)用限額表

2：入庫單、出庫單

3：辦公用品個人領(lǐng)用表

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附件1：

部分非消耗辦公用品領(lǐng)用限額表

編號品名數(shù)量時間

1圓珠筆5一年內(nèi)

2書寫筆5一年內(nèi)

3筆筒1長期

長期

4打孔機(jī)1

長期

5訂書機(jī)1

長期

6取釘器1

長期

7計算器1

長期

8尺子1

長期

9剪刀1

長期

10卷筆刀1

11衛(wèi)生紙1?個月

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附件2：

入庫單

交貨單位：年月

H

產(chǎn)品名稱規(guī)格批號