第四章-公務(wù)文書

第四章行政公文

本章重點1.掌握公文的概念和特點2.了解公文的分類和格式3.掌握各類公文的用途4.重點掌握通知、通報、報告、請示、批復(fù)的寫法5.掌握請示與報告的異同主要內(nèi)容第一節(jié)行政公文概述第二節(jié)通知第三節(jié)通報第四節(jié)報告第五節(jié)請示第六節(jié)批復(fù)第一節(jié)行政公文概述一、行政公文的概念、特點及作用二、行政公文的種類三、公文的書面格式一、行政公文的概念、特點及作用（一)概念行政公文是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理公務(wù)時使用的，具有法定效力和規(guī)范體式的行政文書。（廣義）狹義的行政公文：國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布、自2001年1月1日實施的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的13種公文，命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀(jì)要。本章主要介紹狹義公文。

（一）命令（令）

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。例：《國務(wù)院關(guān)于嚴(yán)格保護(hù)珍貴稀有野生動物的命令》（二）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。例：《中共中央關(guān)于嚴(yán)厲打擊刑事犯罪活動的決定》，《XX市工商局關(guān)于表彰個體模范工商戶和文明私營企業(yè)的決定》（三）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。例1：《中國人民銀行關(guān)于進(jìn)一步改革外匯管理體制的公告》。例2：按《中華人民共和國專利法》規(guī)定，公布申請專利的公告。(四）通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。例1：法規(guī)性通告《關(guān)于對××市互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)服務(wù)營業(yè)場所進(jìn)行清理整頓并加強(qiáng)管理的通告》例2：事務(wù)性通告《××市電話號碼升八位號前割接試驗通告》。（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。例：《××省關(guān)于進(jìn)一步做好城市蔬菜產(chǎn)銷工作的通知》。（六）通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。例1：《國務(wù)院辦公廳關(guān)于表彰獎勵中國女子足球隊的通報》，例2：《關(guān)于××學(xué)校相繼發(fā)生食物中毒事件的通報》。（七）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。例：《國務(wù)院關(guān)于提請審議設(shè)立海南省的議案》。（八）報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。例：《××省人民政府關(guān)于工業(yè)生產(chǎn)情況的報告》。（九）請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。例：《××公司關(guān)于請撥設(shè)備改造資金問題的請示》

（十）批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。例：《國務(wù)院關(guān)于建設(shè)中關(guān)村科技園區(qū)有關(guān)問題的批復(fù)》（十一）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。例：《國家基本建設(shè)委員會關(guān)于基本建設(shè)推行合同制的意見》（十二）函適用于平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。例：《公安部關(guān)于調(diào)整新護(hù)照收費標(biāo)準(zhǔn)的函》（十三）會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。例：《全國江河堤防建設(shè)現(xiàn)場會議紀(jì)要》（二）行政公文的特點1、公文具有鮮明的政治性2、公文的制發(fā)者須是法定作者3、公文的制發(fā)具有嚴(yán)格的程序性4、公文具有法定的權(quán)威性和約束力5、公文具有規(guī)范的體式6、公文具有較強(qiáng)的時效性（三）行政公文的作用（P101—102）二、公文種類（一）按行文方向上行文下上下行文上下平行文同級不相隸屬泛行文同時上行、下行或平行（二）按秘密程度有保密要求

無保密要求絕密、文件機(jī)密、文件秘密、文件（三）緊急程度

急件平件（四）按功能（五）按行文

發(fā)文收文特急急件法規(guī)性公文指揮性公文報請性公文知照性公文聯(lián)系性公文實錄性公文三、行政公文的格式（一）眉首部分（二）主體部分（三）版記部分一片完整的公文（一）眉首部分公文眉首標(biāo)識規(guī)則：公文眉首為置于公文首頁紅色反線（寬度為版心規(guī)格156毫米）以上的各要素，按排列順序依次為：1.公文份數(shù)序號2.秘密等級和保密期限3.緊急程度4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識5.發(fā)文字號6.簽發(fā)人7.紅色反線聯(lián)合行文發(fā)文字號（二）主體部分公文主體標(biāo)識規(guī)則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：1.公文標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)名稱3.正文4.附件5.成文日期6.公文生效標(biāo)識7.附注上行文普發(fā)性下行文公布性公文公文標(biāo)題制作方法一．規(guī)范式：即“發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種”用于重要、莊重的公務(wù)。

例：《中共中央關(guān)于嚴(yán)厲打擊刑事犯罪活動的決定》二．靈活式：（一）兩部分1.事由＋文種例：《關(guān)于××學(xué)校相繼發(fā)生食物中毒事件的通報》2.發(fā)文機(jī)關(guān)＋文種例：《中華人民共和國主席令》3.轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原通知標(biāo)題”例：《轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于費改稅的通知》或者“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原文件標(biāo)題+通知”例：《轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于費改稅的決定的通知》（二）一部分只有“文種”。常常是不大重要的公務(wù)，帶周知性。

例：《通知》公文標(biāo)題排列方法蓋章原則印章加蓋要端正、居中、清晰，上不壓正文。用紅印錯誤蓋章圓圈章月牙章斜式章倒立章錯誤蓋章陰陽章壓文章藍(lán)印章單一發(fā)文印章聯(lián)合行文印章需要加蓋兩個印章聯(lián)合行文印章需要加蓋三個以上印章（三）版記部分公文版記標(biāo)識規(guī)則：公文版記為主題詞及其主題記號以下部分，置于公文最后一頁，按排列順序依次為：1.主題詞2.抄送機(jī)關(guān)，3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、印數(shù)。主題詞標(biāo)注方法類別詞+類屬詞+文種類別詞：文件所在系統(tǒng)的屬性；類屬詞：內(nèi)容特征；文種例：《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”值得注意的是，在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時，主題詞中的文種，是標(biāo)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種，還是標(biāo)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種呢？

如果只選擇一個主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞的通知》，其主題詞是“文秘工作公文辦法”，標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個文種同時標(biāo)注。

第二節(jié)通知一、通知的概念適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。二、通知的特點1、知照性。通知的主要功能在于知照。2、廣泛性。通知的廣泛性表現(xiàn)在多方面。3、時效性。通知有一定的時效要求。三、通知的分類（根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)）1.指示性通知。這種通知帶有政策性、指導(dǎo)性，主要用于對重要工作、重大問題闡明方針政策，提出工作原則。它對現(xiàn)實工作針對性強(qiáng)，有一定的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威。例：《文化部關(guān)于轉(zhuǎn)交各類文化經(jīng)營許可證印制發(fā)放工作的通知》2.批示性通知。批示性通知含“頒發(fā)”型通知、“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知和“批轉(zhuǎn)”型通知三種。例:《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)科技部等部門關(guān)于推進(jìn)縣（市）科技進(jìn)步意見的通知》

3.周知性通知。用于向下級機(jī)關(guān)宣布某些應(yīng)知事項，不具有強(qiáng)制性。例：《××縣人民政府關(guān)于撤銷××縣鹽化廠項目建設(shè)指揮部的通知

》

4.會議通知。用于通知下級或平級機(jī)關(guān)人員參加重要會議。

例：《國務(wù)院關(guān)于召開全國勞動模范和先進(jìn)工作者表彰大會的通知》5.任免通知。用于向下級機(jī)關(guān)告知人員任免情況。

例：《××縣人民政府關(guān)于胡××等同志職務(wù)任免的通知》四、通知的寫法（一）指示性通知正文1、開頭：（1）寫明發(fā)文緣由，如布置工作的目的、意義、依據(jù)和原因等；（2）寫明工作名稱；（3）用過渡句引起下文。2、主體：寫明應(yīng)辦事項，如開展工作的措施、方法、步驟、要求等。一般要分條開列。3、結(jié)尾：可用專用結(jié)語，如“特此通知，請遵照辦理”等，也可省略不用。例文（二）批示性通知1、標(biāo)題正確確定批示性通知的性質(zhì)：“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“發(fā)布”（或“印發(fā)”、“頒發(fā)”等）2.正文A.“頒發(fā)”型通知“頒發(fā)”型通知又稱“發(fā)布”或“印發(fā)”型通知，是指用來頒發(fā)行政法規(guī)和規(guī)章或印發(fā)有關(guān)文件的通知。開頭：發(fā)布（印發(fā)）文件（規(guī)章）的原因、目的或依據(jù)，頒布法規(guī)的名稱現(xiàn)將……發(fā)（印發(fā)）給你們主體：寫明發(fā)布事項結(jié)尾：提出執(zhí)行要求例文B.“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知是指用來轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文的通知。正文只寫轉(zhuǎn)發(fā)決定和執(zhí)行要求，十分簡潔。正文包括兩部分開頭：先寫明轉(zhuǎn)發(fā)文件的名稱，表明態(tài)度，提出原則要求。最后以“現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”，“請結(jié)合具體情況，參照執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”等慣用語句來過渡。主體：介紹情況，反映問題，說明根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)的公文的內(nèi)容和本地實際發(fā)問作出決定的內(nèi)容。例文例文C.“批轉(zhuǎn)”型通知是指轉(zhuǎn)發(fā)下級機(jī)關(guān)發(fā)來的公文的通知，其寫法與“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知基本相同。開頭：正文一般先寫明批轉(zhuǎn)文件的名稱，宣布批轉(zhuǎn)決定，執(zhí)行要求。主體：具體工作要求，工作意義.例文（三）周知性通知周知性通知是告知收文機(jī)關(guān)應(yīng)知事項的通知，所聯(lián)系的公務(wù)一般無需收文機(jī)關(guān)辦理。如機(jī)構(gòu)的設(shè)立與撤銷、印章的起用、單位更名等。

1.開頭：發(fā)文緣由2.主體：通知事項3.結(jié)尾：落實要求例文正文（四）會議通知

1、開頭：（1）寫明召開會議的根據(jù)、目的意義、原因等；（2）寫明會議名稱；（3）用過渡句引起下文。2、主體：寫明有關(guān)事項，包括會議的議題；開會的時間、地點、出席人；以及其他注意事項（如經(jīng)費、食宿、交通安排等）。3、結(jié)尾：可用“特此通知”，也可省略。例文正文（五）任免通知從性質(zhì)看，任免通知也屬周知性通知，只是所通知事項比較特殊而已。任免通知1.開頭：任免依據(jù)2.主體：任免決定3.結(jié)尾：特此通知例文第二節(jié)通報一、通報的概念通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。二、通報的特點1.嚴(yán)肅性2.教育性3.典型性4.時間性三、通報的分類（根據(jù)作用的不同）1.表揚性通報2.批評性通報3.情況通報四、通報的寫法從寫法上看，表揚性通報和批評性通報寫法類似，而情況通報則有較大差別。（一）表揚性通報１.開頭：多采用導(dǎo)語式，概述表彰對象的基本事實。２.主體：通?？砂ㄈ缦聝?nèi)容：敘述事實：敘述被表彰者的先進(jìn)事跡。闡述意義：闡明先進(jìn)事跡蘊(yùn)含的教育意義。3.結(jié)尾：有兩項內(nèi)容：作出決定：宣布表彰決定。這是針對被表彰者的嘉獎，是發(fā)通報的目的之一。提出要求：提出向先進(jìn)學(xué)習(xí)的有關(guān)要求。這是針對收文機(jī)關(guān)或有關(guān)人員提出的要求，是發(fā)通報的又一目的。

例文（二）批評性通報１.開頭：多采用導(dǎo)語式，概述被批評對象的基本錯誤事實。２.主體：通?？砂ㄈ缦聝?nèi)容：敘述事實：敘述被批評者的錯誤事實。分析錯誤：對所犯錯誤進(jìn)行分析，指出錯誤的性質(zhì)和危害性，分析問題出現(xiàn)的原因，總結(jié)應(yīng)吸取的教訓(xùn)。３.結(jié)尾：有兩項內(nèi)容：作出決定：提出對被通報者的處理意見。這是針對被批評者的處分，以示對其懲戒。提出要求：針對通報事實，向收文機(jī)關(guān)及有關(guān)人員提出應(yīng)引以為戒的具體要求。例文（三）情況通報1.開頭：多采用導(dǎo)語式開頭，概述基本事實；有時也采用目的式開頭，交待行文的目的、意義或原因；也可直接寫情況，不另加開頭。2.主體：主要包括如下內(nèi)容：介紹情況：對所通報的重要情況進(jìn)行具體介紹。分析情況：即分析重要情況所蘊(yùn)含的意義，指出應(yīng)注意的問題。3.結(jié)尾：提出要求:多針對上述情況，提出今后工作的要求。注意：一些內(nèi)容簡單的情況通報往往只介紹情況，既不進(jìn)行分析，也不提出要求。如何處理，這要視情況而定。

例文第四節(jié)報告一、報告的概念適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。二、報告的特點1.行文的單向性2.表達(dá)的陳述性三、報告的分類（根據(jù)內(nèi)容）工作報告：向上級機(jī)關(guān)匯報工作開展和完成情況的報告。情況報告：向上級機(jī)關(guān)匯報工作中偶然出現(xiàn)的重大問題或重要情況的報告。答復(fù)報告：答復(fù)上級機(jī)關(guān)對于某些問題的詢問的報告。四、報告的寫法（一）工作報告1.開頭：概述工作開展的基本情況或交代開展工作的依據(jù)、目的等。2.主體：匯報工作開展的具體情況、取得的成績和成功的做法、存在的問題與原因及今后打算等。3.結(jié)尾：可用結(jié)語“特此報告”、“特此報告，請指正”等，也可省略。（二）情況報告1.開頭：多用導(dǎo)語式，概述基本情況。2.主體：敘述具體情況，交代事件的前因后果、來龍去脈。3.結(jié)尾：可用結(jié)語“特此報告”、“特將情況匯報如上”等，也可省略。例文（三）答復(fù)報告1.開頭：引述上級來文的標(biāo)題、文號、日期、文種等。如“分行關(guān)于×××的來文（×銀〔2005〕×號）收悉”。2.主體：回答上級詢問的問題。3.結(jié)尾：可用結(jié)語“特此報告”，也可省略。第五節(jié)請示一、請示的概念適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。二、請示的特點1.針對性2.具體性3.提前性4.單一性5.求復(fù)性6.請求性三、請示的分類（根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)

）1.請求指示性請示

是請示單位對有關(guān)方針政策的理解和執(zhí)行有不夠明確、把握不準(zhǔn)或者存在著不同理解之處，需要上級機(jī)關(guān)給予原則上的指示的一種上行公文。2.請求批準(zhǔn)性請示

是請示單位對管轄區(qū)域的變更、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員定編、人事安排、資產(chǎn)購置、財款動用等問題向上級機(jī)關(guān)請示辦理的一種上行公文。3.請求批轉(zhuǎn)性請示

是請示單位將請示的事項報請上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)執(zhí)行的一種上行公文。（這類請示一般是業(yè)務(wù)主管部門就某一帶有全局性的問題提出解決辦法，請求上級批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行）四、請示的寫作１、述由：陳述請示的緣由。請求指示者，說明問題出現(xiàn)的具體情況；請求批準(zhǔn)者，闡明提出請求的理由。2、請示事項：寫明要求上級機(jī)關(guān)給予指示或批準(zhǔn)的事項。3、期復(fù)性結(jié)語：如“以上意見妥否，請指示”、“是否可行，請審批”、”、“特此請示，請批復(fù)”以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行”等。請示與報告是有嚴(yán)格區(qū)別的，表現(xiàn)在：第一，行文目的不同。請示是要求上級對請示事項給以指示、批準(zhǔn)或答復(fù)的；而報告則是下情上達(dá)、陳述情況，不要求答復(fù)。第二，行文時機(jī)不同。請示必須在事前行文，在得到上級的批準(zhǔn)、指示后方能行事，不允許“先斬后奏”；而報告則