文件和資料控制程序文件

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文件和資料控制程序

1目的

對(duì)公司范圍內(nèi)與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行有效控制，確保在各部

室、專業(yè)公司和項(xiàng)目部及各個(gè)場(chǎng)所可獲得相應(yīng)文件的最新有效版本，防止使用作廢文件。

2合用范圍

本程序合用于公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件和資料的控制，包括外部提供的

有關(guān)文件和資料。

3職責(zé)

3.1最高管理者負(fù)責(zé)《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》批準(zhǔn)。

3.2管理者代表負(fù)責(zé)審核《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》和批準(zhǔn)程敘文件。

3.3公司辦公室負(fù)責(zé)管理本程序。負(fù)員對(duì)全公司范圍內(nèi)的文件管理進(jìn)行監(jiān)督檢查；負(fù)責(zé)以公司名義制

發(fā)的與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理有關(guān)的行政文件，國家機(jī)關(guān)、地方政府和上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的有關(guān)工

程施工質(zhì)量安全管理、污染預(yù)防和職業(yè)健康安全方面的文件和資料的管理，以及本部門范圍內(nèi)的文件和

資料的管理與控制。

3.4安環(huán)質(zhì)計(jì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系文件和資料，以及本部門范圍內(nèi)的文件和資

料的管理與控制。

3.5工程部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件資料，以及本部門范圍內(nèi)的文件和資料管理與控制。

3.6其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門與工程施工質(zhì)量安全管理、污染預(yù)防和職業(yè)健康安全有關(guān)的文件和資料，

以及本部門范圍內(nèi)的文件和資料的管理與控制。

3.7專業(yè)公司、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本公司、項(xiàng)目部與工程質(zhì)量安全管理、污染預(yù)防和職業(yè)健康安全有關(guān)的文

件和資料的管理與控制。

4工作程序

4.1總則

質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系文件和資料是指與工程施工質(zhì)量安全管理、污染預(yù)防和職業(yè)健

康安全有關(guān)的文件和資料，文件分為受控文件資料和非受控文件資料。受控文件和資料是指與質(zhì)量、環(huán)

境和職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行及其有效性有直接關(guān)系，必須確保質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系

中各部門、各專業(yè)公司和項(xiàng)目部及各場(chǎng)所、崗位使用其有效版本的文件和資料。

4.2文件和資料的控制范圍

4.2.1國家、地方政府及行業(yè)的法規(guī)、規(guī)章、規(guī)定等。

4.2.2規(guī)范性文件：國家及行業(yè)頒布的規(guī)范、規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)。

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4.2.3技術(shù)文件和資料：包括企皿技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、T程施T組織設(shè)計(jì)、施T方案、施T圖紙、設(shè)計(jì)變更、

技術(shù)措施、技術(shù)設(shè)計(jì)、技術(shù)（質(zhì)量安全）交底記錄或者記要、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理方案等。

4.2.4合同文件和資料包括：物資采購合同、工程施工合同、勞務(wù)分包合同等。

4.2.5質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件和資料包括：管理手冊(cè)、程敘文件、作業(yè)指導(dǎo)書、崗

位責(zé)任制及支持性文件等。

4.2.6其他管理文件資料包括：外部、上級(jí)及公司的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理的文件資料（

如管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度）。

4.2.7記錄。

4.3文件和資料的編寫、審批和批準(zhǔn)

4.3.1公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系方針目標(biāo)和管理手冊(cè)山最高管理者策劃；管理體系方

針目標(biāo)由辦公室結(jié)合公司實(shí)際情況策劃編寫，管理手冊(cè)由質(zhì)計(jì)部組織編寫，管理者代表審核，最高管理

者批準(zhǔn)。

4.3.2程敘文件由主管部門組織編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)部門會(huì)簽，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；管理標(biāo)準(zhǔn)、

工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度、作業(yè)指導(dǎo)書、合同文件等，由業(yè)務(wù)主管部門組織編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，需要時(shí)

經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.3.3各部門以公司名義制發(fā)的管理文件和資料，由業(yè)務(wù)主管部門組織編寫，辦公室核稿，分管領(lǐng)導(dǎo)

會(huì)簽審核，最高管理者批準(zhǔn)簽發(fā)（見附表1）。辦公室保留各類文件和資料底稿，并附正文以便存檔備

查。

4.3.4工程施工組織總設(shè)計(jì)（含質(zhì)量安全計(jì)劃、污染預(yù)防方案），由公司總工程師策劃，工程部組織相關(guān)專

業(yè)公司編寫，公司總工程師審核，最高管理者代表批準(zhǔn)；單項(xiàng)（位）工程施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、項(xiàng)目計(jì)

劃書、污染預(yù)防方案、檢驗(yàn)試驗(yàn)計(jì)劃，由工程部策劃，專業(yè)公司、項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人組織編寫，工程部

組織相關(guān)部門審核，公司總工程師批準(zhǔn)；關(guān)鍵工序、特殊過程的技術(shù)設(shè)計(jì)、技術(shù)（質(zhì)量安全）交底、污

染預(yù)防措施，由專業(yè)公司或者項(xiàng)目部技術(shù)人員組織編寫，技術(shù)負(fù)責(zé)人審批：采用新工藝、新技術(shù)、新材

料施工的工程施工方案和技術(shù)設(shè)計(jì)，由專業(yè)公司或者項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人組織編寫，工程部組織相關(guān)部門

審核，公司總工程師批準(zhǔn)。

4.4文件和資料的評(píng)審

4.4.1文件和資料在實(shí)施過程中和實(shí)施結(jié)束后應(yīng)進(jìn)行必要的評(píng)審，評(píng)審時(shí)主要評(píng)價(jià)文件和資料的適宜性

和充分性，確定是否需要更改，若評(píng)審結(jié)果確認(rèn)文件和資料需要更改或者換版時(shí)，應(yīng)按更改或者換版規(guī)

定進(jìn)行。文件和資料評(píng)審應(yīng)做好記錄，并予以保存。評(píng)審的方式可采用會(huì)議評(píng)審或者會(huì)簽評(píng)審。

4.4.2公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系方針目標(biāo)每年在管理評(píng)審時(shí)評(píng)審；管理體系文件和資

料由主管部門組織評(píng)審，每年在內(nèi)部宙核后進(jìn)行一次。

4.4.3各部門以公司名義制發(fā)的管理文件和資料，由業(yè)務(wù)主管部門自行評(píng)審，每年評(píng)審一次。

4.4.5技術(shù)文件和資料的評(píng)審在施工過程中進(jìn)行，工程施工中，若情況發(fā)生重大變化，由工程部組織

對(duì)文件和資料進(jìn)行必要的評(píng)審。

4.5文件和資料的發(fā)放和標(biāo)識(shí)

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4.5.1管理體系文件和以公司名義制發(fā)的管理文件由辦公室統(tǒng)?發(fā)放：技術(shù)文件和資料,由T程部發(fā)

放：以專業(yè)公司或者項(xiàng)目部名義編制的文件和資料，由專業(yè)公司或者項(xiàng)目部發(fā)放。

4.5.2受控文件和資料發(fā)放時(shí)，加蓋“受控”章予以標(biāo)識(shí)，文件管理員要填寫《文件和資料發(fā)放登記表》

（見附表3）,經(jīng)發(fā)放部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部審核、批準(zhǔn)后，按己批準(zhǔn)的范圍進(jìn)行發(fā)放，并確保發(fā)放

到位。如受控文件和資料發(fā)放范圍內(nèi)人員發(fā)生變化，文件管理員要及時(shí)從變動(dòng)人員處收回受控文件和資

料，并在《文件和資料發(fā)放登記表》中予以注明；對(duì)于進(jìn)入發(fā)放范圍內(nèi)的人員，文件管理員也要填寫

《文件和資料發(fā)放登記表》，經(jīng)發(fā)放部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部審核、批準(zhǔn)后，進(jìn)行發(fā)放。文件領(lǐng)用人

在發(fā)放登記表上簽字領(lǐng)用，便于追溯c

4.5.3各部門、專業(yè)公司和項(xiàng)目部對(duì)領(lǐng)用的文件和資料應(yīng)及時(shí)登記，填寫《文件和資料接收登記表》（

見附表4）.

4.6文件和資料的更改和換版

4.6.1受控文件和資料在實(shí)施過程中由使用部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部提出，以及經(jīng)評(píng)審確認(rèn)需要更

改時(shí)，原制發(fā)部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部應(yīng)說明更改原因及更改內(nèi)容，并填寫《文件和資料更改申請(qǐng)表》

（見附表6）,報(bào)原審核人或者批準(zhǔn)人允許（若原批準(zhǔn)人變動(dòng)，可由其接替人認(rèn)可）后進(jìn)行更改。

462文件和資料更改的內(nèi)容，由原制發(fā)部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部用《文件和資料更改通知單》（見附

表7）,按照《文件和資料發(fā)放登記表》上的名單，通知文件和資料持有者：持有文件和資料的部門或

者人員，接到通知后，應(yīng)在《現(xiàn)行受控文件和資料清單》（見附表2）中注明更改標(biāo)識(shí)和更改生效時(shí)間，

也可將《文件和資料更改通知單》裝訂在原文件和資料中。

463文件經(jīng)多次更改或者需要進(jìn)行大幅度更改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件作廢，換發(fā)新版文件。

4.6.4更改、換版后的文件審批、發(fā)放按4.3和4.5有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.6.5文件和資料的更改、換版應(yīng)在新發(fā)文件和資料中注明，接收部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)

撤換作廢文件和資料，并做好記錄。

4.7文件和資料的作廢與處理

4.7.1文件和資料主管部門每半年向辦公室提供作廢信息，辦公室以《作廢文件和資料通知單》（見附

表5）及時(shí)發(fā)布：各使用部門、專業(yè)公司、項(xiàng)目部接到通知后，應(yīng)在相應(yīng)文件和資料上加蓋“作廢”章標(biāo)

識(shí)，并在《現(xiàn)行受控文件和資料清單》中加以注明，同時(shí)從使用場(chǎng)所撤回作廢文件和資料。

4.7.2有年度性規(guī)定的管理文件和資料，跨年度后自然失效，再也不另發(fā)作廢通知，使用部門、專業(yè)公

司、項(xiàng)目部可自行處理。專業(yè)公司或者項(xiàng)目部自編的技術(shù)文件和資料，除留作存檔和交工使用外，在工

程施工結(jié)束后即自行失效，自動(dòng)作廢，再也不另發(fā)作廢通知，使用專業(yè)公司或者項(xiàng)目部，以及相關(guān)人員

可以自行處理。

4.7.3對(duì)需作資料保存的作廢文件和資料，文件管理員要填寫《作廢文件和資料留用審批表》（見附表8）,

報(bào)經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門允許，并在《現(xiàn)行受控文件和資料清單》中注明“留用”，同時(shí)在留用的文件和資料上

加蓋“留用資料”章標(biāo)識(shí)。

4.7.4對(duì)需回收的作廢文件和資料，由發(fā)放部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部按《文件和資料發(fā)放登記表》

的名單，予以收回，填寫《受控文件和資料回收登記表》（見附表9）。

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4.7.5對(duì)需集中銷毀的作廢文件和資料，由發(fā)放部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部填寫《銷毀文件和資料登記

表》（見附表10）,將回收的作廢文件和資料交辦公室按照規(guī)定集中銷毀，并做好記錄。

4.8文件和資料的管理

4.8.1文件和資料應(yīng)有惟一性的準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)，以確保有效使用，各部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部要按照《文

件和資料編號(hào)管理辦法》實(shí)施。

4.8.2各部門、專業(yè)公司和項(xiàng)目部應(yīng)依據(jù)辦公室每年初發(fā)布的《現(xiàn)行受控文件和資料清單》，建立各自使

用的文件和資料清單，并在清單中標(biāo)明所有文件和資料的現(xiàn)行修訂狀態(tài)，以確保各類人員能夠識(shí)別，

并按文件和資料規(guī)定的范圍使用現(xiàn)行有效版本。

4.8.3當(dāng)所用文件和資料破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，文件和資料持有人應(yīng)到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交

回破損文件和資料，補(bǔ)發(fā)新的文件和資料，其分發(fā)號(hào)沿用原有分發(fā)號(hào)，發(fā)放部門補(bǔ)發(fā)新的文件和資料時(shí)

執(zhí)行4.5條有關(guān)規(guī)定。

484文件和資料使用人丟失文件和資料后，應(yīng)按483條有關(guān)規(guī)定辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)，但責(zé)任人必須說明丟

失原因，發(fā)放部門在補(bǔ)發(fā)文件和資料時(shí)，給出新的分發(fā)號(hào)，并注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢。

4.8.5文件和資料使用人在借閱有關(guān)文件和資料時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方

可借閱，并保證在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，到期未歸還的，應(yīng)由文件管理人員收回；原版文件和資料一律不

得外借，以防止其丟失或者損壞。公司外部人員借閱文件和資料，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.8.6管理手冊(cè)和程敘文件的復(fù)制，應(yīng)經(jīng)管理者代表審批允許后，由辦公室負(fù)責(zé)復(fù)制。其它文件和資

料的復(fù):制必須經(jīng)本部門或者文件和資料主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按兔制的份數(shù)復(fù):制。受控文件和資料的

復(fù)制必須加蓋“受控”章，夏制件的發(fā)放按4.5條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.8.7各使用人員在現(xiàn)行文件和資料的使用、管理中，應(yīng)注意文件和資料的保密性，對(duì)保密內(nèi)容不得

向外透露，必要時(shí)應(yīng)進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)。

4.9外來文件和資料的控制

4.9.1辦公室收到外來的與質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件和資料，經(jīng)識(shí)別后，應(yīng)填寫《文件

和資料接收登記表》，進(jìn)行登記、編號(hào)，并按照有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行處理；業(yè)務(wù)主管部門收到外來的與

質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件和資料應(yīng)交辦公室，由辦公室填寫《文件和資料接收登記

表》，進(jìn)行登記、編號(hào)，并進(jìn)行處理。

4.9.2各部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部采集的法律法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等文件和資料，由各部門、專業(yè)公司

或者項(xiàng)目部自行填寫《文件和資料接收登記表》，進(jìn)行登記、編號(hào)、標(biāo)識(shí)和發(fā)放，并報(bào)辦公室發(fā)布。

4.9.3顧客發(fā)來的施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄、技術(shù)文件和顧客、監(jiān)理制發(fā)的與工程質(zhì)量、施工安

全、污染預(yù)防有關(guān)的文件和資料，由接收部門、專業(yè)公司和項(xiàng)目部填寫《文件和資料接收登記表》，

進(jìn)行登記、編號(hào)、標(biāo)識(shí)，再填寫《文伶和資料發(fā)放登記表》，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，進(jìn)行發(fā)放（施工圖紙由工

程部登記發(fā)放）。

4.9.4對(duì)外來文件的作廢處理按4.7條款有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.10文件和資料的保管、移交和歸檔

4.10.1文件和資料的保管：

a）各部門、專業(yè)公司或者項(xiàng)目部應(yīng)將文件和資料分類單獨(dú)立卷保管。卷盒應(yīng)編目，卷盒內(nèi)應(yīng)有目錄，

4

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便于查找:

b)外來文件和資料應(yīng)盡可能單獨(dú)立卷存放；

c)文件和資料應(yīng)有良好的存放環(huán)境，并整齊有序。

4.10.2文件和資料的移交和歸檔

各部門、專業(yè)公司、項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)兼職文件管理員(或者資料員)，負(fù)責(zé)本部門、專業(yè)公司、項(xiàng)目部

文件和資料的采集、整理、移交和歸檔工作。

4.10.2.1文件和資料的移交

a)各部門、專業(yè)公司、項(xiàng)目部的文件管理員每年要按照辦公室制定的綜合歸檔計(jì)劃，及時(shí)采集、

整理應(yīng)歸檔的文件和資料，定期向檔案室移交，具體按照《檔案管理制度》辦理；

b)工程項(xiàng)目完工撤銷時(shí)，專業(yè)公司或者項(xiàng)目部對(duì)凡公司下發(fā)的有效文件和資料，均應(yīng)交回發(fā)放部門，

并填寫《文件和資料(記錄)移交清單》(見附表11)辦理移交于續(xù)，其它文件和資料除已列入

竣工文件和資料移交或者歸檔均可按《記錄控制程序》要求移交業(yè)務(wù)主管部門保管的外，可由

專業(yè)公司或者項(xiàng)目部按作廢文件和資料處理，需銷毀的應(yīng)交辦公室集中銷毀，并做好記錄；發(fā)

放部門根據(jù)《文件和資料(記錄)移交清單》在《文件和資料發(fā)放登記表》上賦予注銷。

4.10.2.2文件和資料的歸檔

a)文件和資料歸檔按照公司《檔案管理制度》辦理；

b)已經(jīng)更改過的文件和資料，《文件和資料更改通知單》應(yīng)附在該文件和資料后進(jìn)行歸檔。

5相關(guān)文件

《管理手冊(cè)》TGJA/SC01—2022

《文件和資料編號(hào)管理辦法》TGJA/BF01—2022

《糾正和預(yù)防措施控制程序》TGJA/CX22—2022

《檔案管理制度》Q/TLYS-TGJA16G004-2022

6記錄與表格

6.1記錄

各種記錄隨文件保存，保存期限與文件相同；工程施工文件保存期限，按國家和地方政府的規(guī)定執(zhí)

行。

6.2表格

附表1……一公司發(fā)文審批表CX01—01—()

附表2現(xiàn)行受控文件和資料清單CX01-02-()

附表3文件和資料發(fā)放登記表CX01—03—()

附表4文件和資料接收登記表CX01—04—()

附表5作廢文件和資料通知單CX01—05—()

附表6文件和資料更改申請(qǐng)表CX01—06—()

附表7文件和資料更改通知單CX01—07—()

附表8作廢文件和資料保留審批表CX01—08—()

附表9受控文件和資料回收登記表CX01-09—()

附表10銷毀文件和資料登記表CX01—10—()

附表11文件和資料(記錄)移交清單CX01—11—()

5

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附表1

......公司發(fā)文審批表

CX10~~01—()

簽發(fā)：會(huì)簽：

辦公室審稿：審稿：擬稿:

標(biāo)題：

文

號(hào)

主送單位

抄報(bào)單位

抄送單位

受控狀態(tài)

□受控□非受控

發(fā)文機(jī)關(guān)

印刷份數(shù)發(fā)文時(shí)間

6

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10

/CX10—2022

附表6

文件和資料更改申請(qǐng)表

CXK)—06—()

名稱編號(hào)

申請(qǐng)單位申請(qǐng)人

更改原因：

更改前內(nèi)容：更改后內(nèi)容：

審核意見：

年月日

枇準(zhǔn)人意見:

年月日

11

/CX10—2022

附表7

文件和資料更改通知單

______________________________________________________________________CX10—07—()

名稱編號(hào)

受控號(hào)更改日期

更改原因：

更改前內(nèi)容：更改后內(nèi)容：

更改人：批準(zhǔn)人：

12

/CX10—2022

附表8

作廢文件和資料保留審批表

部門：CX10—08—()

序號(hào)名稱編號(hào)留存原因批準(zhǔn)人日期備注

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