學(xué)生會會議室管理制度

學(xué)生會會議室管理制度學(xué)生會會議室管理制度

第一章總則

第一條學(xué)生會會議室管理制度（以下簡稱“制度”）旨在規(guī)范學(xué)生會會議的組織、召開及管理，確保會議的高效、有序進(jìn)行。

第二條本制度適用于學(xué)生會各類會議，包括全體會議、常務(wù)委員會會議、各部門工作會議等。

第三條會議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，保證參會人員充分發(fā)表意見，確保決策的科學(xué)性、合理性。

第四條會議分為定期會議和臨時(shí)會議。定期會議包括全體會議、常務(wù)委員會會議等，臨時(shí)會議根據(jù)工作需要召開。

第五條參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時(shí)參加會議，不得無故缺席、遲到、早退。

第六條會議期間，參會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)需離開會場，應(yīng)向會議主持人請示。

第七條會議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，會議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員，以便落實(shí)會議決策。

第八條會議室的管理和使用應(yīng)遵循本制度規(guī)定，確保會議室設(shè)施設(shè)備完好，環(huán)境整潔。

第九條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，學(xué)生會全體成員應(yīng)認(rèn)真遵守，共同維護(hù)會議秩序。

第十條本制度的解釋權(quán)歸學(xué)生會所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和調(diào)整。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.定期會議的召開，由學(xué)生會主席團(tuán)負(fù)責(zé)組織，臨時(shí)會議由相關(guān)部門提出申請，報(bào)主席團(tuán)審批。

2.會議籌備組應(yīng)提前確定會議主題、議程、參會人員、會議時(shí)間及地點(diǎn)，并在會議召開前至少三天通知參會人員。

3.會議籌備組應(yīng)準(zhǔn)備會議所需資料、設(shè)備（如投影儀、音響、白板等），并確保會議室環(huán)境整潔。

二、會議簽到

1.參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達(dá)會場，進(jìn)行簽到。

2.會議簽到采用簽到表或簽到機(jī)等方式，確保簽到信息的準(zhǔn)確性。

3.會議主持人應(yīng)在會議開始前5分鐘，對參會人員到會情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并對未到會人員予以提醒。

三、會議議程

1.會議主持人應(yīng)按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行會議討論，確保會議內(nèi)容全面、有序。

2.會議討論過程中，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員充分發(fā)表意見，鼓勵(lì)開展有益的爭論，避免跑題。

3.會議主持人應(yīng)控制好會議時(shí)間，確保會議高效進(jìn)行。

四、會議決策

1.會議決策應(yīng)充分聽取各方意見，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則，形成會議決議。

2.會議決議應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策的落實(shí)。

3.會議決議應(yīng)形成書面文件，由會議主持人簽發(fā)，并分發(fā)給相關(guān)人員。

五、會議記錄

1.會議記錄應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

2.會議記錄應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理完畢，并發(fā)送給相關(guān)人員。

六、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)組織參會人員進(jìn)行簡要總結(jié)，梳理會議成果，查找不足之處。

2.會議總結(jié)應(yīng)形成書面材料，由會議主持人簽發(fā)，并存檔備查。

七、會議資料的歸檔

1.會議籌備組應(yīng)及時(shí)整理會議資料，包括會議通知、會議議程、會議紀(jì)要、簽到表等。

2.會議資料應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間歸檔，便于日后查詢和審計(jì)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)整理，并在會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿。

2.會議紀(jì)要初稿需經(jīng)會議主持人審核批準(zhǔn)后，及時(shí)發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

3.對于未參會人員，會議紀(jì)要的傳達(dá)應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，確保信息傳達(dá)到位。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，并報(bào)主席團(tuán)備案。

3.學(xué)生會主席團(tuán)應(yīng)加強(qiáng)對決策執(zhí)行情況的監(jiān)督，定期檢查進(jìn)展情況，確保決策得到有效落實(shí)。

三、會議決策的反饋與評估

1.責(zé)任人應(yīng)按照完成時(shí)限，及時(shí)向會議主持人匯報(bào)決策執(zhí)行情況。

2.會議主持人應(yīng)對決策執(zhí)行情況進(jìn)行評估，對存在的問題提出改進(jìn)措施。

3.評估結(jié)果應(yīng)以書面形式反饋給相關(guān)人員，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高會議決策的質(zhì)量。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間歸檔，便于日后查詢和審計(jì)。

2.歸檔后的會議紀(jì)要應(yīng)設(shè)置查閱權(quán)限，確保信息安全。

3.如有需要查閱會議紀(jì)要的人員，應(yīng)向會議主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

五、會議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.學(xué)生會主席團(tuán)應(yīng)定期對會議紀(jì)要的整理、發(fā)布、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)進(jìn)行總結(jié)，查找不足之處。

2.針對存在的問題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，不斷提高會議紀(jì)要的質(zhì)量和決策落實(shí)的效果。

3.定期對會議紀(jì)要相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂者需向?qū)W生會相關(guān)部門提交書面申請，明確會議時(shí)間、參會人數(shù)、會議主題等。

2.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循先申請、先審批、先使用的原則。

3.預(yù)訂者應(yīng)在會議開始前至少一天完成預(yù)訂，以便相關(guān)部門進(jìn)行會議室安排和設(shè)施準(zhǔn)備。

二、會議室使用規(guī)范

1.使用會議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾。

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)恢復(fù)原狀，確保設(shè)施完好。

3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自攜帶外來設(shè)備進(jìn)入會議室，以免影響會議設(shè)施正常運(yùn)行。

三、會議室設(shè)施管理

1.會議室設(shè)施由學(xué)生會相關(guān)部門負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。

2.定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，及時(shí)維修損壞設(shè)備。

3.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的會議用品，如投影儀、白板、筆紙等，以滿足會議需求。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，應(yīng)確保安全出口暢通，禁止堆放雜物。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備消防器材，并定期檢查，確保消防安全。

3.會議涉及保密內(nèi)容時(shí)，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管，借用鑰匙需向保管人申請，并在使用完畢后及時(shí)歸還。

2.鑰匙保管人應(yīng)做好鑰匙的領(lǐng)用、歸還記錄，確保鑰匙安全。

3.會議室鑰匙丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門，并查明原因，采取相應(yīng)措施。

六、會議室使用情況的反饋

1.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)對會議室設(shè)施、環(huán)境等情況進(jìn)行反饋，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。

2.學(xué)生會相關(guān)部門應(yīng)定期收集會議室使用情況的反饋，不斷提高會議室管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

1.本制度的修改和補(bǔ)充，由學(xué)生會主席團(tuán)提出，并經(jīng)全體會議表決