會議決議管理制度

會議決議管理制度第一章總則

為確保會議決議的效率與質(zhì)量，加強(qiáng)會議的組織管理，提高決策的執(zhí)行力，特制定本會議決議管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度適用于會議決議管理制度下的所有會議，包括但不限于定期會議、臨時(shí)會議、專題會議等。

一、目的與原則

1.本制度旨在通過明確會議的組織、流程、記錄及跟蹤等環(huán)節(jié)，提高會議效率，確保會議決議的科學(xué)性、合理性和有效性。

2.會議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保決策的科學(xué)性。

3.會議應(yīng)遵循務(wù)實(shí)高效原則，注重會議質(zhì)量，減少無效、重復(fù)性會議。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

2.本制度適用于公司全體員工，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定時(shí)間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時(shí)會議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會議。

3.專題會議：針對特定議題召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的召集、主持、記錄、跟蹤等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。

2.各級管理部門應(yīng)明確會議職責(zé)，確保會議的順利進(jìn)行。

3.參會人員應(yīng)按時(shí)參加，因故不能參加者，需提前請假并說明原因。

五、會議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議決議應(yīng)明確責(zé)任單位、責(zé)任人、完成時(shí)限等要素。

2.各責(zé)任單位應(yīng)及時(shí)將會議決議執(zhí)行情況反饋至?xí)h組織者。

3.會議組織者應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，確保決議落到實(shí)處。

六、保密規(guī)定

1.會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

2.會議紀(jì)要等文件應(yīng)妥善保管，防止丟失、泄露。

本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。參會人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護(hù)會議秩序，提高會議效率。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，提前收集議題，明確會議目的和議題內(nèi)容。

2.發(fā)送通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前，通過郵件、電話等方式通知參會人員，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等。

3.準(zhǔn)備材料：會議組織者應(yīng)確保會議相關(guān)材料在會前送達(dá)參會人員，以便參會人員提前了解議題內(nèi)容。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會議室，進(jìn)行簽到，確保會議的出勤情況。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹參會人員，明確會議主題和議程。

3.議題討論：按照會議議程，依次對各個(gè)議題進(jìn)行討論。發(fā)言人應(yīng)充分準(zhǔn)備，簡明扼要地闡述觀點(diǎn)。

4.決策表決：會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進(jìn)行表決，形成會議決議。

三、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、表決結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，反映會議過程和決議內(nèi)容。

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時(shí)整理，并以書面形式發(fā)送給參會人員。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束前，對會議討論的議題進(jìn)行簡要總結(jié)，明確會議成果。

2.對未達(dá)成共識的議題，應(yīng)明確后續(xù)處理方式，如繼續(xù)討論、提交上級決策等。

五、會議決議的發(fā)布與執(zhí)行

1.會議決議經(jīng)參會人員確認(rèn)無誤后，由會議組織者發(fā)布。

2.各責(zé)任單位應(yīng)按照會議決議，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人、完成時(shí)限等。

3.會議組織者應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，確保決議落到實(shí)處。

六、會議反饋

1.參會人員對會議組織、議題討論等方面如有意見和建議，可向會議組織者反饋。

2.會議組織者應(yīng)認(rèn)真對待反饋意見，及時(shí)調(diào)整會議組織方式，提高會議質(zhì)量。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會議流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會議召開，提高會議效率，確保會議決議的貫徹落實(shí)。參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議流程，共同維護(hù)會議秩序。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容包括但不限于會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、表決結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會議過程和決議內(nèi)容，語言簡練、條理清晰。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核無誤后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布給所有參會人員，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

二、會議紀(jì)要的審批與確認(rèn)

1.發(fā)布會議紀(jì)要前，應(yīng)提交給會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。

2.審批通過后，會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)送給參會人員，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)。

3.參會人員對會議紀(jì)要如有異議，應(yīng)及時(shí)提出，會議組織者應(yīng)予以核實(shí)并作出相應(yīng)調(diào)整。

三、會議決議的分解與執(zhí)行

1.會議紀(jì)要中明確的決議事項(xiàng)應(yīng)進(jìn)行分解，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人、完成時(shí)限等。

2.各責(zé)任單位應(yīng)根據(jù)會議決議，制定詳細(xì)的實(shí)施方案，確保決議的順利執(zhí)行。

3.會議組織者應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)決議按期完成。

四、會議決議的監(jiān)督與評估

1.會議組織者應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，了解實(shí)施進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決過程中出現(xiàn)的問題。

2.對會議決議的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似議題的決策提供參考。

3.對未按期完成的會議決議，應(yīng)查明原因，制定整改措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀(jì)要?dú)w檔后，應(yīng)便于查閱，為公司內(nèi)部相關(guān)人員提供參考。

3.會議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，防止泄露公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。

本章旨在規(guī)范會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會議決議的貫徹執(zhí)行，提高公司決策執(zhí)行力。參會人員和相關(guān)責(zé)任單位應(yīng)嚴(yán)格按照本章規(guī)定執(zhí)行，共同推進(jìn)會議決議的落實(shí)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需使用會議室的單位或個(gè)人應(yīng)提前向會議室管理部門提交申請。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會議時(shí)間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便管理部門合理安排會議室資源。

3.會議室管理部門應(yīng)建立預(yù)訂檔案，及時(shí)更新會議室使用情況，確保信息的準(zhǔn)確性。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)配置相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.會議室管理部門應(yīng)定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，避免會議期間出現(xiàn)故障。

3.會議室應(yīng)保持整潔、安靜，提供舒適的環(huán)境，以提高會議效率。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開前，參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議室，做好會議準(zhǔn)備工作。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持手機(jī)靜音，不得隨意離開會議室。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，整理桌面、清理垃圾，關(guān)閉設(shè)施設(shè)備。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)制定安全管理制度，確保會議室使用過程中的安全。

2.會議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩O(shè)施，如消防器材、緊急疏散指示等。

3.會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

五、會議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備完好。

2.對于損壞的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，以免影響會議的正常召開。

3.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行衛(wèi)生清潔，保持環(huán)境整潔。

本章規(guī)定了會議室的管理規(guī)定，旨在為會議提供良好的環(huán)境，確保會議的順利進(jìn)行。各部門和員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會議室的秩序和設(shè)施。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所